提升事业单位管理信息化建设的方法和策略.pdf

管理观察 Management Observer 总第 580 期 第 17 期 2015 年 6 月 中旬出版 34 随着我国经济发展的脚步不断向前迈进，互联网技 术也与时俱进，人们对计算机技术的应用已经逐步渗透 到各行各业。互联网成了人们生活和工作的主要工具， 自然也运用到了规范化的信息管理之中。社会在不断进 步，我国的事业单位也在逐渐发展扩大，人才培养、人 才输送越来越多，备份文件档案也络绎不绝，于是问题 开始显现， 很多单位并不能系统地保管处理好单位档案， 导致人员不能合理协调、输送和培养。事业单位的档案 管理是一部本单位的成长史，以前这项工作一直是由专 业人员人工处理、搜集、整理，分类保管，不仅工作速 度慢，而且很容易出现差错，因此，以互联网为主体的 信息化管理建设将成为一种必然的趋势，管理档案软件 的出现将工作人员从繁琐的工作中解放出来，并且更加 快速、准确、系统、全面，查找资料也方便许多。事业 单位的管理信息化使档案管理变得更加简单，在这个科 技飞速发展的时代，事业单位更应该大力推进信息化的 管理建设，以促进事业单位整体发展跟上时代步伐。 一、事业单位档案管理的现状 （一）事业单位档案管理工作没有被很好地重视 现在事业单位的很多领导甚至不能完整了解档案管 理这份工作主要的工作职能，重点只是集中在人力资源 的把控和技术人员的培养上，殊不知事业单位的档案管 理工作与单位的成长业绩息息相关，极有可能因此出现 人才流失技术纰漏，只有把档案管理作为重点落实好， 才能推动该事业单位稳定发展与人才团结一致。 （二）缺乏专职管理档案人才 其实在我国很少有经过专业化培训的专业管理档案 人才，就我国国情而言，档案管理人员老龄化严重，很 多都是从别的岗位调动过来的，不具备这方面的知识， 很难接受档案管理信息化的节奏，工作中缺乏责任心与 耐心，把这份原本重要的工作当成是享清福，一旦出现 纰漏，不要说改正，甚至发现都很难，所以我们首先要 改进的就是人员专业化，好让管理工作顺利完成。 （三）档案管理信息化没有完全实现 随着科技的不断发展和进步，互联网确实已经被运 用得频繁，管理档案的新型软件也逐渐出炉，可是仍有 很多重要的文档文件仍由纸质资料进行收集保管。纸质 文件已破损、腐蚀、丢失，恢复起来非常不便，也很难 进行系统性的查找和整理。所以事业单位的档案系统化 管理非常有必要，使相关工作简单化，也提高了资料保 管的安全性。 二、档案管理信息化的优势 随着互联网的普及与档案管理软件的出现，我国的档 案信息化管理有了有力的技术支持，信息化管理逐渐显露 端倪，显现出传统档案管理不可比拟的优点。 （一）档案信息可以永久保存 我们都知道，从前的档案都是纸张记录，而纸张极容 易受外界天气影响，破损、泛黄或被侵蚀，也会因为搬运 而意外损坏，极易丢失，丢失的资料又无从补全，导致很 多重要的信息从此消失。将纸质文件信息化后，不仅可以 备份，以备不时之需，而且不需要担心天气，不怕资料损 坏丢失，携带方便，提高了档案保管的安全性和永久性。 （二）查阅所需信息更加简单快捷 用传统的档案管理方法查找我们所需信息是非常繁 琐的，这就为后续的工作造成了极大的不便。而且还会 经常出现纰漏和差错， 造成资料不完整、 不全面等等问题。 在查找的过程中，纸张会跟空气及手指上的汗液细菌接 触， 容易对文件造成很大程度的损害。 而档案信息化管理， 可以使我们快速完整地查阅到我们想了解的信息，并且 对原文件不造成丝毫损坏，简单快捷高效准确，这是传 提升事业单位管理信息化建设的方法和策略 夏 丹 （秦皇岛市山海关区就业服务局，河北 秦皇岛 0 6 6 0 0 0 ） 摘要：随着中国社会的进步与发展，事业单位编制成员的数量及相关文件不断增加，因此，事业单位管 理信息化建设有了新的需求，新的要求推动了档案管理的发展，促进了信息化管理政策的完善。本文就 目前事业单位档案管理的建设提出了有针对性的方案，希望能够促进档案管理的发展，使其科学化和系 统化。 关键词：事业单位 档案管理 信息化建设 政府与公共管理 35 统纸张管理无法达到的。 三、目前管理信息化建设中所出现的问题 （一）对档案信息资源开发不彻底 我国的事业单位并没有彻底开发利用档案信息化资 源，收集的资料单一，内容单薄，极易重复，长久如此， 档案信息化资源质量迅速下降甚至有些并没有参考价值。 不仅如此，我国档案资料开放度也很低，很难查到真正 有用的信息，虽然全国都在大力建设数据库资料库，但 是真正有用的资料很少，利用率也非常低。 （二）电子信息档案没有保全其安全程度 事业单位的档案管理资料中有些是绝对机密的，甚 至涉及国家机密，所以必须小心谨慎、以防万一。互联 网的优势就是资源共享，所以我们必须设立一些保密程 序，以保全机密信息。遗憾的是，事业单位这一点做得 并不好，程序不完善，总是会出现一些漏洞，降低档案 管理资料的安全度。所以我们必须严密稽查，聘请专业 电脑技术人员做加密保护。 （三）档案管理人员素质能力良莠不齐 随着中国经济的飞速发展，科技的不断提高，档案 管理信息化势在必行，我们需要的是经过专业培训后考 核合格的专业优秀人才。可是就目前看来，档案管理人 员普遍高龄化，不屑于学习很难掌握新的技术，管理人 员素质普遍较低。对此单位应该采取应对策略，赏罚分 明或者重新培养一批专业性人才。 三、事业单位管理信息化建设的主要策略 我国事业单位档案管理信息化程度很低，然而一个 单位的事业发展好坏及人才流失速度却是与档案管理水 平强弱密切相关的。 对此我们首先要做到两点基本处理， 首先建立一个数据库，在完善档案信息时，要先对档案 所属资源进行归类整理，特殊文件特殊对待，比如需要 保存时间较长的，较易损坏较为重要的文件，要仔细录 入并且备份。要做到当年的资料当年入库，之前 15 年的 资料也要逐一录入， 保管妥帖， 做到随时调用且完善细致。 其次加强录入文件的完整性、保密性，所存储位置必须 规范，电子化普及事业单位势在必行。所以在做到上述 两点的同时必须还要加强我国信息化管理的建设，对此 我们做出以下几个决策任务。 （一）领导层加大对信息化建设的重视 只有单位领导意识到一份工作一个岗位的重要性， 才会加大力度去抓，使整个单位都意识到管理档案信息 化这一工作的重要性。既然重视，就要做到安全第一， 防患于未然，保护这些资料，最好有一个单独的办公室 有专人办公，电脑加密，严格控制进出，做好登记工作 以便今后查证。 （二）档案信息化与传统文档文件结合 就目前来看，我国的绝大多数事业单位还是以传统 纸质文件文档来保管单位档案，突然信息化过于仓促， 很难一下子彻底地进行调整和转换。慢慢地将传统档案 管理与管理信息化相结合，巧妙的过渡才能逐渐的实现我 们的最终目标。随着中国科技的不断进步，互联网的逐步 普及，管理信息化的方式方法、角度手段也愈加多样化、 专业化，因此更需要我们培养一批年轻的，精力旺盛，学 习能力强的专业性人才。不仅要掌握管理信息化的基本操 作，更要懂得升级和进行维护，我们就是要依靠这批人才 将传统档案管理向管理信息化加以转换过渡。 （三）完善档案管理信息化的基本制度 有制度，才有执行力。所以只有建立起规范严谨的事 业单位档案管理信息化的制度，才会顺利将信息化管理进 行下去。每个单位要根据自己的实际情况，所面临的问题， 制定一套属于自己的信息化管理规范来促进员工的工作。 比如有明确的赏罚制度， 将管理信息化工作作为一个目标， 先完成者可以参与评奖评优，开会表彰，当然落后者也要 接受惩罚，赏罚分明，以此充分调动大家的积极性，提高 此次革新的完成度，使员工乃至整个事业系统都投入到管 理信息化的建设中，使工作能够顺利开展实施。 （四）加强管理信息化的基础建设 什么是管理信息化的基础建设呢？首先我们需要一 个数据库，用来保存档案，信息检索工具及相关资料， 促进信息化技术的提升，使互联网技术的具体应用更为 广泛，影响力更深。既然是信息化就要自成一体，自然 要电子档案处拟定一份规章制度来约束电子档案部。有 了自己的赏罚制度，管理档案人员对待工作更是认真负 责，努力争取好的成绩。除此之外，档案信息化记录不 仅仅是文字，将来也可以拓展到图片，影像，声音等等， 更加丰富全面有突破性意义。 时代的进步注定电子信息化时代的到来，这对事业 单位的管理是一次巨大的挑战，有困难却也是机遇，事 业单位要敢于接受新的事物，将自身的优势和先进的软 件技术相结合，将新技术新理念融入管理信息化的建设 中，向更高处迈进。 参考文献： 1 于明明 . 浅论事业单位人事档案管理创新 J. 城建档