新时期人事档案管理信息化建设策略探究.pdf

File management 档案管理 P.310 摘要：人事档案信息是在新时期的社会状态下一种具有重要社会 价值的信息资源， 人事档案信息承载着每个人重要的个人资料与成长 信息， 对新时期人才发展与引进非常重要。 人事档案的管理工作是国 家人力资源管理工作中重要的组成部分， 在信息化时代的背景下 ， 传 统意义下的时间与空间、 思维方式都发生了翻天覆地的变化， 这些变化 对于社会的飞速发展起到了重要的影响。 因此， 人事档案管理模式也 需要与现阶段的社会发展现状相适应， 同时也要利用信息化、 现代化 与网络化的技术优势， 建立信息化的档案管理模式。 关键词：人事档案 新时期 管理 信息化建设 人事档案管理工作的内容就是针对各个企事业单位内部的人才信息 进行集中系统的管理工作。 在当前社会经济发展、 信息化水平以及人才管 理改革的潮流下， 针对人才管理的方式方法进行变革也是促进企事业单位 发展的重要组成部分。 作为企事业单位人力资源管理工作中的重要内容， 推进人事档案管理的改革与创新对于引进人才、 刺激人才工作的积极性、 人才的全面发展都具有重要的战略意义。 在现在的社会形势下， 人事档案 管理的模式也要不断创新适应新形势下的社会现状与要求， 因此革新人事 档案管理模式， 推进信息化与网络化在人事档案管理上的应用， 使其发挥 信息时代的优势， 更好满足实际要求。 一、 建设信息化的人事档案管理模式的重要意义 1.建设信息化的人事档案管理模式是必然的发展要求 进入21世纪以来， 电子信息技术与网络技术如雨后春笋般发展， 同 时， 我国也在逐步推进社会信息化建设的步伐， 信息的获取与传递已经是 社会发展过程中具有重要作用的资源形式， 越来越多的人们已经意识到 信息的获取方式与获取速度对决策的实施与结果都具有举足轻重的战略 作用。 在传统的人事档案管理模式与理念中， 人才是社会发展、 生产力组 成与技术获取的重要主题， 是重要的社会资源， 因此人们已经意识到人事 档案的管理工作的重要性。 随着信息化时代的到来， 信息技术与网络技术 的推广与发展， 对传统的社会形态、 工作习惯等方方面面都产生重要的 影响， 人事档案的管理工作也要顺应社会潮流， 向信息化的方向转变与发 展， 这是新时期人事档案管理模式革新的必然要求。 人事档案管理中最基本的内容应该就是民众的基本要求， 而服务社 会则是其根本目的所在， 建立信息化的人事档案管理模式是推进政府部 门业务信息化建设的重要组成， 同时加快政府部门业务信息化的建设也 会提高档案管理信息化的水平与进程。 所以说， 档案管理信息化建设的步 伐是与时俱进的， 只有符合世道潮流的趋势， 才能使得人事档案更好的发 挥起作用。 2.人事档案信息化建设在提高工作质量和劳动效率方面的积极 作用 信息化时代下， 传统的人事档案管理模式已经完全不能适应新时代下 的社会环境与发展现状， 建立信息化的人事档案管理模式， 充分利用信息 化、 网络化的便捷优势， 提高操作、 管理与信息处理的效率。 信息化程度的 逐步推广 ， 相关的操作人员可以利用信息化与网络化的优势， 对各种人事信 息、 数据搜集、 人事管理等日常管理工作更加高效、 迅速的完成， 还可以利 用信息化的档案管理针对员工的学习、 生活等细节进行人性化的管理与关 怀， 不仅仅缓解了传统人事档案管理上重复机械的工作内容， 更加减轻了 工作强度， 提高工作效率。 信息化的人事档案管理模式上引入互联网和局域网， 其可以有效避免 传统管理上信息的重复录入现象， 降低工作失误出现的概率。 此外， 根据 信息化技术的诸多特点， 可以根据实际工作中情况进行信息的实时更新， 保证人事档案信息的实效性与准确性。 在档案管理方面， 管理者完全可以 根据局域网的交流互动特点对人事评审等工作进行网络会议沟通， 充分发 挥信息技术与互联网技术的优势。 人事档案管理的信息化过程会大大提高 人事管理工作的效率， 丰富人事管理模式与手段。 二、 当前人事档案信息化建设过程中面临的问题 1.基础设施配备不完善 深化信息技术在人事档案管理上的应用， 不但需要掌握信息技术的操 作技术， 而且硬件设备的配备与技术培训也是非常重要的， 例如保证计算 机与相关操作人员的匹配， 才能够保证信息化的档案储存与管理。 现阶段 在不少地方的信息技术设备都匹配不到位或者设备老化、 软件不完善， 人 员操作技能掌握不够， 所以也限制了信息化建设的步伐。 2.档案管理人员素质有待提高 所有工作的操作主体都是人， 思考的长度决定执行的程度， 任务的决 定于执行都是靠人的思想与意识决定的。 同理， 信息化人事档案管理的水 新时期人事档案管理信息化建设策略探究 胡艳华 广东省有色矿山地质灾害防治中心 展， 与信息化管理相结合， 创建电子版的卫生档案， 应该注意的是要保证两 者信息的及时性和同步性， 不能只专注于一方， 要全面的记录， 这样可以保 证在信息出错时及时的找出错误， 并改正， 以便于查漏补缺， 从而实现对 档案的有效管理， 提高档案的利用率。 综合来看， 要想对医疗卫生档案进行科学有效的管理， 首先就要树立 良好的管理意识， 认识到管理的重要性； 其次， 要不断对现有的管理体制 进行完善与优化， 创新体制； 最后， 要善于利用科技， 使其与之很好的相结 合。 只有这样才可以使档案的管理更加全面， 服务更到位， 使医学的发展更 长久。 参考文献 1 刘银茂 , 朱秀红 . 浅谈新时期医院档案管理的现状与对策 J. 黑龙江 史志 ,2008(20):39,27 2 贾英阁 . 新时期高校档案管理人员素质现状分析及建设对策 J. 科 技情报开发与经济,2011(25):153-155 3 刘 银 茂 . 浅 谈 新 时 期医 院 档 案 管 理 的 现 状与 对 策 J. 兰台世 界 ,2013(S5):112-113 4 薛晓峰 . 浅析新时期高校档案管理的现状与对策 J. 吕梁教育学院 学报 ,2009(3):19-20 5 季立宇 . 浅谈新时期医院档案管理的现状与对策 J. 办公室业 务 ,2015(11):68 File management 档案管理 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.311 平， 实际管理程度与个人的决定了与执行力是相关的。 现阶段我国专业档 案管理人员很多对于专业的人事档案管理知识与方法没有进过系统的专 业培训， 其工作经验也不够丰富， 对于专业的信息技术知识掌握不够， 不 能够适应信息化时代人事档案模式。 3.信息化管理标准不明确 信息化的人事档案管制模式需要针对性的明确目标， 才能确保改革的 方向。 对于人事档案管理制度需要根据时代特征建立正确的管理标准， 只 有明确了具体的标准， 才能保证在全国范围内进行的信息化管理制度的建 设是统一的标准的， 避免各地有各地的标准， 建设的结果五花八门不够统 一， 不能够进行全国性的统一管理。 同时， 针对相关工作人员的管理制度不 够明确， 就会伤害那些努力工作同志的工作积极性， 造成社会不公平现象 的发生， 影响工作环境与工作效率。 三、 在新阶段人事档案管理信息化建设的重要策略 1.进一步完善信息化建设的基本思想 信息化建设如今倍受瞩目， 人事档案管理也应该顺应时代变化进行信 息化管理。 采用信息化管理其优点在于通过对互联网信息技术的学习和利 用， 使人事档案管理做到信息即时更改传输， 操作方便高效， 信息处于动态 变化中， 以此方法能够更好的完善人事档案管理工作。 所以， 非常有必要学 习档案信息化建设的主要思想和理论， 明白人事档案管理信息化的目的及 影响， 因此， 相关工作人员必须具备较高的专业水平和工作素养。 第一， 要有一颗向上的心， 保持不断学习的状态， 做事有创造力， 利用 新知识、 新技术改善工作中的不足。 第二， 培养和加强他们对工作的认知， 使得该工作可以有组织有系统 的进行， 首先以大局为重， 各方面考虑周全， 以人为根本， 部署好每项工 作， 让管理人员发挥主动能动性， 利用自身优势， 积极完成工作。 第三， 档案信息化建设并不是一项短期工作， 需要根据现实情况， 一 步一步探索， 通过实际工作发现问题， 不断摸索学习提升实际应用能力， 从 信息化管理的主要工作内容跟信息系统维护等多方面出发， 对出现的各种 情况及时处理， 保证这项工作以良好状态运作下去。 2.采用一体化管理 实现人事档案管理的信息化， 必须重视建设过程的管理， 采用科学先 进的方法管理电子人事档案， 保证其人事资料是全面准确， 有价值的， 并且 确保其安全不泄漏， 信息资料能够快速、 高效、 有保障的得到传递。 利用网 络和计算机技术作为支撑， 信息化建设完成后可以应用到人事档案管理的 方方面面， 包括建立档案、 档案的分类保管、 信息资料查询、 档案传递等， 能够使管理工作中档案的建立、 接收、 派发、 保存、 使用、 查询等实现一体 化， 信息化管理可让档案管理工作更加高效便捷。 3.加快人事档案管理软件的研发 信息化的人事档案管理的平台的搭建对于信息化建设是非常重要的 组成部分， 而信息化的管理平台就是具体的信息化认识档案管理软件。 加 快相关管理软件的开发进程， 建立系统的人事档案管理网络系统的建设和 利用， 在硬件与软件方面提高软件系统的综合适应能力。 同时， 将人事档 案管理软件与实际的人事档案数据库进行联系， 推进人事档案信息化普及 的力度。 在实际的运行与操作过程中， 增加对相关操作人员的实际培训与 理论学习。 注重管理软件的实际操作能力与人性化考虑安排， 在保证管理 软件基本的人事档案管理功能的基础上， 注意人事档案信息安全性与保密 性， 将人事档案电子化操作的进程不断完善。 4.加强相关信息之间的沟通 将人事档案资源之间建立充分的信息沟通与联系是非常重要的， 对 相应的管理部门与直接企业都是具有直接关系的。 针对相应的问题， 建立 通畅的信息沟通与交流渠道， 增加其相互沟通协调， 保障相关档案信息的 完整性与正确性， 针对具体的建立档案管理数据库， 丰富数据库内容的建 设， 完善相关资源与信息的保障， 提高资源沟通的水平， 加快信息化与网络 化建设的步伐。 在社会改革开发、 经济全球化、 信息技术飞速发展的阶段， 计算机早 已经进入千家万户， 信息技术已经在社会生活的各个领域得到应用。 在新 的人事档案管理模式中， 计算机技术的引进推动了人事档案管理向信息化 转变的速度， 大大提高了人事档案收集、 处理与管理的工作效率。 在实际 的人事档案管理操作中， 将新的技术与方案逐步与开发， 不断将人事档案 管理工作更加系统化、 完善化， 使其在新时期发挥更大的积极作用。 参考文献 1 吴长虹 , 陈琦 . 新时期医院人事档案管理信息化建设探究 J. 信息化 建设 ,2016(2):193-193 2 刘 佳 宁 . 人事 档 案 管 理 信 息化 建 设 的 策 略 探 讨 J. 办 公室 业 务 ,2012(11):105-106 3 程 培 英 . 高 校 人 事 档 案 信 息 化 管 理 策 略 探 究 J. 办 公 室 业 务 ,2014(15):169-171 作者简介 胡艳华， 1982， 女， 湖北省公安县， 经济师， 本科， 从事工作： 办公室行 政事务、 人事档案管理、 计算机和单位网站相关事务。 摘要：现代机关事业单位以及企业中的管理工作更加倾向于人的 管理， 尤其是作为现代管理核心的人力资源管理工作更是也到了相关 部门、 企业的重视。 人事档案是人力资源管理工作的重要部分， 也是 企业信息化、 数据的表现形式， 其发挥着自己的重要作用。 但是在目前 情况下 ， 相关单位的人力资源管理当中存在着或多或少的问题， 这些都 在一定程度上影响