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管理观察 2012 年 8 月中旬刊 李志梧 企业协同办公管理系统的应用探讨 (山西省电力公司太原供电公司，山西太原030012) 摘要： 以下是针对企业协同办公管理系统的应用进行了协同办公模式建立的技 术支持以及理论、企业协同办公管理软件为客户解决实际问题以及巩固系统成果，持续 优化管理系统，做到协同办公系统常态化的探讨。 关键词：企业管理协同办公信息化 随着社会信息化应用的迅猛发展和 不断深入，企业协同办公管理系统也逐渐 被各大企业接受并且使用1。目前，协同办 公管理系统已经成为各个企业提高工作 效率和降低成本的有利手段。 企业当中的不同组织或不同地域以 及不同部门的工作人员在工作的时候相 互进行沟通和共同完成订单处理、 销售、 内部资源利用、流程审批、评审以及项目 执行等这样的过程就是协同办公的过程。 企业协同办公管理系统主要强调的 是工作的效率，就是在执行协同办公的时 候的过程以及结果都要符合企业所要求 的效果和要求。 符合协同办公要求的依据 就是责任，就是指把工作、人、绩效和制度 以及业务整合在一起，以此来实现比手工 完成任务更高效的工作管理。 1. 协同办公模式建立的技术支持以 及理论 协同办公是一种以现代化网络和信 息技术为依托的新型的办公模式，它是以 现代管理理论为基础和依据的。 然而，现 代管理理论的核心思想指的是为协同办 公管理模式的有效建立提供了充分的理 论依据。 从现代企业管理的观点来看，协 同办公符合管理性柔性化的角度来着手， 利用高科技的硬件工具和科技软件以及人 性化的管理手段和更具有系统的流程的方 式完成工作。 按照流程管理新的办法来对 流程的设计、 规划以及调控和构造等进行 系统的管理。 在进行管理的同时应该把 “ 软 环境”和 “ 硬环境”这两种理论机密的结合 起来， 体现在协同办公软环境和硬环境 中。 协同办公是对企业或公司 “ 软环境”和 “ 硬环境”的有效的协调，并且通过信息化 的方式来实现的办公优化的管理和实施。 它的主要特点就是实现移动办公、提高日 常办公效率、缩短业务办理时间以及减轻 工作强度、节约办公经费等等。 现代科学技术的日新月异为企业的 协同办公的发展提供了有力的支持，在这 种办公模式当中，无论是知识文档的建立 还是信息发布都可以借助自动化管理的 方式来进行，内部的通讯平台可以建立短 息系统、邮件系统以及即时通讯系统和个 人博客以及论坛等等。 然而，计算机科学 技术和网络技术的迅猛发展也为协同办 公提供了有利的技术支持。 2.企业协同办公管理软件为客户解决 实际问题 2.1.实现业务管理整合 企业产品的采购、生产、资源的输入、 销售以及库存、项目的管理、行政、财务和 人力资源等等这些业务之间进行工作都 不是孤立的，他们是一个有机的整体。 因 此，协同办公管理系统就是要对这些业务 的管理整合进行实现，而孤岛式的管理模 式不符合现代化企业的管理需求。 它的意义是指提高部门和部门之间、 同事和同事之间以及组织和组织之间的 协调合作能力；在业务执行的过程中要负 责为各个不同部门提供管理的数据，方便 部门之间对工作和做出的决策进行评价。 2.2.提高工作的执行能力 协同办公管理系统是要帮助企业的 每一位员工完成一般性质的工作，来满足 企业对员工工作的基本要求。 督促员工把工作的重点放在重要和 主要的工作上，帮助员工实现个人目标和 提高工作价值。 便于发现员工工作中的问题，促进员 工爱岗敬业精神，和相互尊重的工作氛围 2。 对不熟悉业务流程的不适合工作岗位 的人员及时剔除。 2.3.实现内审和内控 企业的制度就像是我国的法律法规， 每一项工作要求都需要制定符合的要求。并 且通过相应的办公软件来把制度具体落实 到日常的工作当中，通过内部的管理和控制 减少工作人员因素而导致的工作风险。 对出现问题而且能够通过倒序追查的 方式来进行对内部审计的实现，强化工作人 员的责任心。 以此来实现有效的工作评价。 通过协同办公管理系统把每个员工目标和 部门目标以及企业目标结合起来，制定管理 规则和衡量的标准，实现考试的积极性。 2.4.提高整体的工作能力， 发挥团队 效应的积极作用 对资源配置的有效性实现最大化，使 企业当中水平高、能力强的人充分发挥作 用。 在过去传统的手工作业当中，能力强 的人员往往只停留在一两项工作上面，成 为企业发展的瓶颈。 但是通过协同办公管 理系统的应用，把能力强的人配置在更多 的业务和工作当中，并且通过搭建 “ 工作 团队”来发挥工作的带头作用，提高企业 的工作效率和工作质量。 3. 巩固系统成果， 持续优化管理系 统，做到协同办公系统常态化 在协同办公管理系统的具体应用中， 要选择一些基层的企业和单位作为试点。 在对协同办公管理系统进行深化的过程 中，要突出重点，明确任务，逐步使各个模 块的设置和人员的配置进行完善，不断的 提高和深化以及学习系统的覆盖率，使企 业的员工对推广协同办公管理系统的必 要性得到认识3。并且，根据实际情况来制 定企业的 协同办公系统各个模块应用评 价标准，按照 “ 定期考核、常态评价以及 数量和质量并重”的原则，对系统的常态 化应用做以明确的要求，对应用的成果要 不断的巩固。 4.总结 一个完好的企业协同办公管理系统， 能够实现跨网络、跨组织以及跨地区的进 行应用。 在企业进行管理的过程中，通过协 同办公模式的实施， 辅助企业的管理制度， 优化企业的管理工作，规范企业的业务流程 4。相信在不久的将来，功能更加强大的企业 协同管理系统会起到重要的作用，协同办 公也必将有更广阔的发展空间。 参考文献： 1 吴克忠.OA 的新发展与协同办公 OA2006 办公自动化学术研讨会大会主题报告 J办公自动化 （ 综合版）2009(1)：12-15. 2鲁仁