人事档案管理在人力资源管理中的重要作用.pdf

File management 档案管理 P.258 摘要：随着社会的不断发展， 企业单位也在迅速的崛起。 企业单 位中人事档案的建立是对人力进行管理的重要形式。 人事档案是正确 评价和使用人才的依据。 科学合理的人事档案管理可以帮助企业充 分的发掘人才。 因此， 人事档案的建立必须符合现代化人才管理的模 式， 不断的对人事档案的能力进行挖掘， 这样才能保证人力资源更好 的开发。 所以， 企业单位需要从人力资源管理的多方面进行入手， 深入 发掘人事档案管理在企业中的作用， 这样才能站在全新的视角中去认 识人事档案管理。 关键词：人事档案管理 人力资源管理 重要作用 人力资源管理的发展经历了多个发展阶段。 人事档案管理是人力资源 管理中最重要的一部分， 但是， 随着人力资源管理的快速发展， 人事档案 人事档案管理在人力资源管理中的重要作用 李艳 大唐洛阳热电有限责任公司 体现在各个单位、 研究所没有统一由上级主管部门进行人事档案集 中管理， 各个单位、 研究所还通常根据各管理部门职能的不同， 将科研人 员的有关材料分散在几个部门管理。 例如， 科研部门管理反映人员申请专 利、 论文发表、 科研立项的科研档案材料， 人事管理反映人员社会经历、 政 治面貌、 奖惩、 薪酬等情况的人事档案。 人事档案的这种分散、 非专业管理 不仅易造成档案材料的损坏， 而且造成人事管理体制的混乱， 并且破坏了 人事档案的完整性。 3.人事档案管理方法落后、 手段陈旧 目前很多科研单位人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保 管层面上， 管理的重心还是实体管理， 没有随着科学技术手段的不断更新 而实现人事档案的电子化。 一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目 录， 无法进行人事信息的查询和检索， 更无法实现对人事信息的筛选、 排 序、 分类、 汇总， 信息化水平比较低， 由此导致很多人事统计工作只能靠手 工完成， 造成人力资源的极大浪费。 4.人事档案管理投入不足 人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求， 如档 案库房多是普通办公用房， 有的把档案库房安排在办公楼顶楼、 底层或者 地下室， 档案长期受到高温潮湿的危害； 库房门窗多为普通门窗， 封闭不 严， 起不到防盗、 防光及控制库房温湿度的作用， 没有配置档案安全保管 “八防” 设施， 与档案安全保管要求差距很大。 人事档案信息化、 现代化水 平不高。 另外， 人员配备不足， 档案室很少设置有专职的档案管理人员， 少数有专职人事档案管理人员的， 也往往没有接受过系统的档案专业知识 和技术培训； 兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管 理， 导致人事档案建设滞后， 档案管理只能在低水平层面上进行。 5.人事档案过度实行内向型、 封闭式的模式 受国家人事档案管理政策限制， 由于保密观念的束缚， 科研单位很 难对人事档案进行信息开发， 更谈不上与其他单位实现人才信息的 “互通 有无” 。 二、 如何建立适应现代科研单位管理要求的人事档案管理体制 我们应从具有个性的人事档案材料入手， 加大人事档案管理投入， 建 立一支高素质的管理队伍， 努力提高人事档案材料的质量。 同时， 要紧紧抓 住人事档案管理的难点问题， 改分散多头管理为集中统一管理， 建设区域 性人事档案管理中心， 加快人事档案信息化建设， 建立社会化开放式管理 模式， 使人事档案向本人有条件地开放， 争取早日建立起适应现代科研单 位管理要求的人事档案管理体制， 为人才开发提供更有价值的信息， 让人 事档案更好地服务社会。 1.建立具有个性的科研单位人事档案材料 针对人事档案内容陈旧和 “千人一面” 的状况， 在人事档案材料内容 建设上注意补充能反映当事人个性的档案材料。 以科研人员档案为例， 应 补充的材料包括:(l)科研人员基本情况登记表， 可反映科研人员专业方面 的基本情况。 (2)科学研究和学术活动情况资料， 可反映出科研人员的科研 水平、 科研地位和学术研究的历史。 (3)业务进修情况资料， 可反映出科研人 员继续教育的状况。 (4)获奖和荣誉情况， 可反映出科研人员在社会和学术 界的影响和地位。 如果科研人员档案在原有人事档案的基础上， 能及时地 补充上述材料， 就能较全面地、 动态地反映科研人员的科研水平， 它有助 于科研单位开展定量化、 科学化工作， 有助于人员队伍建设工作的科学决 策， 有助于提高人员评价的客观性和公正性， 有助于在科研人员中形成良 好的竞争激励机制。 2.加强信息化管理 利用计算机建立人事档案不同类型的数据库， 通过信息统计， 对个人 政绩、 业绩的评价提供量化依据， 形成计算机对人事档案完整、 准确和动 态、 立体的管理体系。 在此基础上， 建立人事档案信息查询系统， 对相关管 理部门和个人设置访问权限， 利用网络平台了解人事档案信息， 在一定范围 内实现人事档案信息公开。 这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档 案收集、 整理、 保管、 检索工作中解放出来， 而且可以更快捷、 更准确地为 人事工作提供全方位的优质服务。 3.加大科研单位人事档案管理投入 首先， 加强档案保管的基础设施建设， 提供必要的物质基础。 要积极 采取措施， 加大基础设施建设力度， 设立专门的档案室， 按照档案安全保 管的要求配备档案柜和必要的防护设备， 确保人事档案的完好保存。 如添 置必要的温湿控制设备、 缩微复印设备、 计算机管理设备， 建立实用性强 的微机人事档案管理系统， 使人事档案信息能够及时输入和输出， 提高检 索效率， 快速准确地为人才开发和经济建设服务。 其次， 增加人事档案管 理人员配备。 要根据档案册数的增长配备足够的专兼职档案管理人员， 确 保有足够的人员、 时间和精力对人事档案进行归档、 建档及对档案材料进 行开发利用。 再次， 不断提高人事档案管理人员自身的政治素质、 业务素 质和职业道德修养， 拓宽知识面， 在职务晋升、 待遇等方面予以优待， 让人 事档案管理人员能专于业务、 精于业务， 有效推进人事档案管理工作的科 学化和规范化 科研单位作为高级专业实用型的人才基地， 人才资源丰富， 人事档案 管理应立足现状采取有效措施加快改革步伐， 提高人事档案的利用率， 为 充分发挥科研人才的作用、 促进社会经济的发展提供更好的服务。 参考文献 1徐燕,朱荣静.关于科研院所人事档案管理信息化的浅探J.大众科 技,2014(5) 2胡清.浅谈新形势下如何搞好科研单位人事档案管理工作J.贵州农机 化,2010(4) File management 档案管理 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.259 所具有的作用渐渐的被企业或者管理人员所忘却。 随着经济全球化和信息 全球化时代的发展， 企业面对的环境更加的复杂， 人员的流动性更大， 为 了更好的适应复杂多变的社会环境， 企业必须对环境中的信息进行搜集、 整理和分析。 人事档案是企业中最为宝贵的资源， 人事档案的作用渐渐的 在人力资源管理中显现出来。 一、 企业人事档案管理对人力资源开发的促进作用 1.确定企业人力资源的现状， 为企业人力资源规划提供帮助。企 业人才的需求来源于企业人力资源的规划。 企业的人事档案将企业内部的 人才类型、 人才层次、 人才数量和人才的水平等信息进行汇总。 人力资源 管理部门可以根据人事档案对人才的类别、 属性进行分类整理， 给企业提 供更加合适的人员信息。 2.促进人力资源的合理配置。企业中的人事档案可以加深管理人员 对员工的认识和了解， 从而对人员进行科学合理的管理和分配。 企业根据 人才类型、 能力、 技术等方面的不同， 将合适的人选分配到合适的岗位中 去， 这样才能最大化的发挥人才的潜能和特点。 3.有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。组织内部的因素 对人才的需求有一定程度的影响。 科学合理的人事档案可以对企业组织内 部的人员情况进行分析， 判断现有的人员是否符合企业当下的发展， 这为 制定科学合理的人力资源管理计划有着极其重要的影响。 完全脱离人事档 案所做出的企业人力资源的需求是不科学的。 4.保证企业外部员工招聘的质量， 为企业内部招聘员工提供依 据。员工的招聘有两部分组成： 内部招聘和外部招聘。 内部招聘是指企业 从现有的员工中选拨出优秀或者需要的人才； 外部招聘是指企业在高校或 者一些招聘会上招聘所需要的人才。 首先， 企业在招聘员工的过程中， 一些 企业内部的员工就会给企业推荐一些自己的亲戚、 朋友或者老乡等， 有的 人员甚至不具备招聘所需要具备的能力， 这就大大降低了企业招聘人员的 质量， 并且员工之间存在直接或者间接的关系， 给企业的正常管理带来了 一定的困扰。 因此， 企业需要对人事档案进行分析和筛选， 在招聘人员时 候， 尽可能少的聘用一些有关系的员工， 这样可以大大保证了企业招聘的 质量。 其次， 企业在内部招聘会上， 需要对现有的员工档案进行分析， 将此 作为员工选聘的关键依据。 二、 人事档案管理中人力资源开发现状 1.档案材料失真现象妨碍了人力资源的合理配置。目前， 人事档案 在人力资源管理中缺乏真实性。 没有真实性的人事档案， 也就丧失了其保 存的价值。 在对人事档案进行管理的过程中， 档案管理人员发现， 有些人 事档案出现涂改的现象， 这使得人事档案失去了真实性和权威性， 使得人 事管理人员在对人员的调配、 解聘等计划中无法正确的执行， 这对企业今 后人力资源的发展造成不利的影响。 2.个人档案材料管理滞后， 影响了人事档案作用的发挥。人事档案 是记录人员信息的关键部分， 但是， 长久以来， 企业对人事档案缺乏正确的 认识和强有力的宣传力度， 使得人事档案渐渐的缺失。 如果人员的工作进 行调动， 那么一部分人事信息会留在原来工作的单位中； 学生毕业之后参 加工作， 学生的档案顺理成章的留在了学校； 取得相应的文凭之后， 学历 的资料由个人进行保存等。 目前， 我国企业的人员流动比较大， 各个单位都 在费尽心思招聘一些高能力、 高水平、 高素质的人才， 并且需要给招聘的人 才建立属于自己的人事档案。 那么就会出现弃档、 重建档案的现象， 这就 破坏了人事档案的统一性， 严重影响了人事档案在人力资源管理中发挥的 作用。 3.档案材料不全， 降低了人事档案对人力资源开发的参考价值。人 事档案记录一个人在社会中的所有经历， 客观的反映一个人在社会中生存 的能力和个人的修养。 企业可以在翻阅人事档案时， 直观清晰的了解到人 员的信息和社会经历。 但是， 现阶段企业的人事档案比较单一， 形式比较陈 旧， 内容比较抽象， 在对人员技能的鉴定中， 出现空话、 假话的现象比较明 显， 无法体现出人员的特点， 从而失去了人员考察的意义， 影响了企业员工 的晋升和选拨， 大大的降低了企业员工的积极性， 给企业单位造成一定程 度的损失。 4.人事档案管理缺专职管理人员， 制约了人力资源的开发。现代化 的人力资源管理需要建立科学、 合理的人事档案管理机制， 及时的给企业 提供各种高技术、 高水平、 高素质的人才信息。 但是， 目前我国在人事档案 管理方面， 档案管理人员缺乏专业化的知识和能力， 仍使用的是传统的人 事档案管理模式， 主要借助人工挑选， 档案管理人员缺乏创新意识、 缺乏 竞争意识， 无法更加高效的给人力资源的发展提供服务。 三、 改进人事档案管理， 为现代人力资源管理服务 1.切实提高档案管理人员的素质。随着经济全球化和信息全球化时 代的到来， 企业的现代化管理水平也在逐步提高。 传统的管理模式已经无 法适用于现阶段的人力资源管理模式。 因此， 企业单位应该积极的选拨和 引进高素质、 高水平、 高能力的管理人才到档案管理部门， 还需要对招聘的 人员进行培训， 提高档案管理人员的整体素质和专业水平， 让其能够更好 的适应信息化时代企业发展的要求。 人力资源管理部门应该帮助档案管理 人员树立正确的价值观和思想， 帮助他们摆正自己的位置， 不断的增强服 务大众的意识， 积极与各部门加强沟通和交流， 及时的给企业提供有效的 信息， 更好的服务于人力资源管理， 提高全民建立档案的意识， 营造人人关 心档案的良好氛围。 2.加快人事档案工作科学化、 现代化进程。随着社会和经济的不断 发展， 企业中的人事档案材料越来越多。 传统的档案管理模式已经无法适 应信息化时代的要求。 因此， 需要建立现代化电子化的人事档案管理系统。 电子化人事档案系统的建立， 可以将企业内部员工的信息进行联网， 借助 计算机和互联网进行传递， 最大化的实现了信息的传递和检索。 3.建立健全合理的人事档案管理制度。企业在建立人事档案时， 需 要对社会的发展形势进行分析， 根据社会的发展需求和相关的规章制度， 建立科学、 合理、 高效、 便捷的人事档案管理体系， 使得人事档案工作更加 的规范化、 具体化和制度化。 档案管理人员在搜集信息材料时需要尽可能 的做到及时和完整； 档案管理人员在对人事档案的鉴别过程中， 必须保证 人事档案的真实性； 档案管理人员在对材料进行分类时， 需要对材料进行 整齐装订； 在进行档案传递过程中， 必须严格按照规章制度进行， 保证人事 档案的安全性和可靠性； 当别人对人事档案进行查阅时， 档案管理人员必 须热情服务， 做好档案的保密工作和安全工作， 并且档案管理人员需要及 时和有关部门进行沟通和交流， 不断的更新和补充档案信息。 总之， 人事档案在企业中的作用越来越重要， 档案人员对人事档案的 分析、 整理， 可以更加便捷的为企业提供服务。