新形式下人事档案管理的信息化建设分析与研究.pdf

File Management 档案管理 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.263HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.263 摘要：人事档案记录着一个人的成长、 工作经历、 相关的成 绩以及思想认识和个人能力等， 它是相关的人事单位进行人才 选拔的重要依据。 因此， 对于人事档案的管理具有十分重要的作 用， 特别是在新形势下 ， 对于人事档案进行信息化的管理更是一 项十分重要的工作。 关键词：新形势 人事档案管理 信息化建设 随着我国经济的发展， 传统的人事档案管理方式已经不再适 应经济发展带来的一系列变化。 人事档案管理作为人事管理工作 中的一个重要环节， 对于档案的管理也是衡量人事管理工作的一 个有效标准， 同时也反映出工作部门和工作人员的工作效率。 一、 人事档案管理存在的问题 第一， 相关部门或者工作人员对于人事档案管理的认识不够 充分。 其中一些工作人员认为只要不发生泄露和丢失的现象， 就 是对人事档案最好的管理。 事实上， 这样的认识使人事档案管理 的工作处于一种应付的状态， 大大降低了工作的质量。 第二， 人事档案管理的相关力量比较薄弱， 管理水平比较 低。 目前， 很多的人事档案管理工作人员没有经过相关的培训， 对于这项工作还是比较陌生的； 还有一些人事档案管理部门的 档案储存设备不够齐全， 而且管理方式也比较落后。 第三， 人事档案的收集工作管理不力。 目前， 对于计算机技 术的应用力度在人事档案方面还是比较不够的。 这严重影响了人 事档案管理工作的效率。 第四， 人事档案管理的信息化水平比较低， 在很多的相关人 事档案管理部门， 计算机技术还没有得到应用。 第五， 人事档案利用水平比较低， 没有使人事档案充分发挥 作用。 众所周知， 人事档案是对个人相关资料和信息的全面收集 和整理以及保管。 人事档案管理， 是为用人单位提供人才选拔的 相关依据。 然而， 目前许多档案管理都是处于十分保密的状态， 致使人事档案的利用率不高， 没有发挥人事档案自身的价值。 二、 人事档案管理中问题的解决 第一， 相关人员必须要加强对人事档案管理的认识。 首先， 一定要对人事档案管理工作的重要性进行宣传， 为档案管理工作 营造一种比较和谐的工作氛围， 从而增强工作人员对档案管理 工作的足够重视。 其次， 相关的领导也应该对档案管理有足够的 重视， 并把这项工作加紧落实。 最后应该加强档案管理工作人员 对档案的认识。 对于工作人员不断加强培训， 提高他们的业务水 平， 为档案管理提供更好的服务。 第二， 不断强化人事档案管理工作的规范化。 首先， 应该对 档案的归档工作进行程序化， 并且不断建立健全人事档案的管 理制度。 其次， 一定要对人事档案管理进行规范， 在管理的过程 中进行有效的鉴定和整理。 再次， 应该建立标准化的管理设施， 配置相关的档案设备， 促使人事档案管理实现现代化。 最后， 应 该督促管理人员严格遵守档案管理的制度， 实现档案管理工作 的制度化。 第三， 加强档案管理工作人员的责任感， 让他们用正确的态 度对待档案管理工作并且在管理的过程中， 进行良好的保密工 作， 使他们更科学地进行档案管理， 促使人事档案管理工作得到 有效的保障。 第四， 不断加强对人事档案管理设备的管理， 进行专门的防 火等检查， 有效确保设备的使用寿命， 确保档案管理工作标准化 和规范化。 第五， 利用计算机技术， 不断实现人事档案管理工作的信息 化， 并且建立一支档案管理的队伍， 促进人事档案管理工作的有 效发展， 进而不断丰富人事档案管理的形式， 有效降低人事档案 管理中的成本， 不断提高人事档案管理工作的效率。 三、 人事档案信息化管理的优越性 第一， 能提高人事档案管理的效率。 人事档案记录的信息是 比较全面的。 如果利用计算机技术进行人事档案管理的信息化， 就可以使相关的工作人员很快捷很迅速地找到相应的信息， 不 断提高工作效率。 第二， 能有效降低人事档案管理的成本。 传统的纸质档案 的管理， 既占有大量的空间， 还需要很多的成本， 还要对其进行 防火防水的保护； 同时纸质档案也容易磨损， 造成信息读取模 糊。 如果利用计算机人事档案管理实现信息化， 并对人事档案实 现有效的共享， 并利用相应的云储存， 使人事档案管理更加安 全、 方便且低成本。 第三， 能丰富人事档案管理的形式。 传统的人事档案管理是 以纸质档的形式出现的， 形式比较单一。 如果利用现代化计算机 技术， 档案管理就可以实现以文字、 图像、 音频或者视频等形式 进行存储。 综上所述， 实现人事档案管理的信息化， 能够不断提高人事 档案管理工作的效率， 降低人事档案管理工作的成本， 提高管理 中的安全性和可靠性。 通过信息化手段， 对管理人员进行云储 存， 实现管理的方便快捷， 从而促进档案资源的相关的开发和利 用， 不断推动档案工作向更高的水平和层次发展， 不断使档案管 理适应新形势的要求。 参考文献 1王静霞.人事档案管理的信息化建设研究J.产业与科技论 坛,2014(2) 2孙冬云.人事档案管理信息化的对策研究J.信息技术,2012(5)