企业人事档案管理中的路径依赖与选择(1)

1 / 8 企业人事档案管理中的路径依赖与选择 (1) 摘要：随着我国经济的迅猛发展，企业的发展也是日新月异。本文分析了我国企业现行人事档案管理中的路径依赖问题，认为企业人事档案管理应走信息化、现代化的路径，并提出了路径选择中应注意的一些问题。 关键词：企业人事档案管理；路径依赖；路径选择；信息化 “路径依赖”最早是由生物学家在理论分析中提出的。后来， North 等经济学家引入新制度经济学和进 化化经济学当中。路径依 赖赖是指今天的选择受历 史史因素的影响，人们过 去去做出的选择决定了其 现现在可能的选择 1，类似于物理学中的 “ 惯惯性 ” 。由于某种现象 具具有先动优势，即使后 来来环境发生了改变，它 也也有可能继续自我增强 ，最后 “ 锁定 ” 在次优 的的状态。随着我国经济 的的迅猛发展，企业的发 展展也是日新月异。而企 业业人事档案是企业选人 、用人、开发人力资源 的的基础，也是企业档案 信信息资源的重要组成部 分分。因此，研究企业人 事事档案管理中的路径依 赖赖问题具有重要的 现实 意意义。 一、企业人事 档档案管理中的路径依赖 1. 企业人事档案 管管理管理制度不完善， 手手段落后。 企业以追 求求最大利润为价值取向 ，普遍存在档案意识淡 薄薄的情况。企业领导把 精精力 和资金主要投向生 产产经营和产品2 / 8 销售上， 而而对档案基础工作的投 入入不够，甚至片面地认 为为企业与员工是一种雇 佣佣关系，没必要把太多 的的精力用在人事档案管 理理上。长此以往，这种 现现象不断自我强化，导 致致了企业人事档案管理 制制度不健全、缺乏科学 性性、先进性。加之现在 还还有很多企业的人事档 案案管理仍停留在经验管 理理和手工管理阶段，这 种种方式制约人事档案功 能能的发挥，越来越不能 满满足现实工作的需要。 . 企业人事档案内容 简简单雷同，个人材料分 散散。 目前，仍有不少 企企业的人事档案材料仅 记记录了员工的姓名、年 龄龄、性别等 基本信息， 这这种计划经济体制下制 定定的企业人事档案内容 显显然已不适应新形势的 发发展。这种人事档案不 能能为选人、用人提供参 考考，进而影响到人员的 正正常晋升与轮换，挫伤 了了员工的创新热情，失 去去了真正意义上的参考 价价值 2。另外，长 期期以来，人事档案管理 、利用形成了一种分散 局局面。人事组织部门主 要要掌握个人履历、政治 面面貌、学历、职务评聘 、工资等方面的材料。 而而反映员工工作业绩的 材材料在档案中却没有收 集集，使人事档案在使用 中中缺少员工工作能力评 估估这方面的相关信息。 这这种状况不但造成 管理 成成本增加，而且破 坏了 人人事档案内容的完整统 一一， 使之不能全方位 地地反映员工的真实面貌 。 . 企业人事档案 管管理不规范，利用率低 。 有些民营企业是从 家家庭小作坊发展起来的 ，管理本来就3 / 8 不是很规 范范，人事档案管理更是 不不规范。有的员工职务 升升降、工资待遇随意性 很很大，甚至还存在着企 业业主口头上说了就算的 现现象，使员工的工资级 别别、职务任免等材料根 本本无法形成。由于企业 人人事档案管理的不规范 ，产生了不利的影响。 一一是有人利用档案管理 的的漏洞，制造虚假材料 。例如，将工作时间提 前前、把学历变高、把年 龄龄变小等等。这些情况 的的出现，使档案材料丧 失失了真实性、严肃性、 权权威性。而人事档案材 料料的失真，使得人力资 源源计划中的配备计划、 退退休解聘计划、补充计 划划、使用计划不能正确 制制定和正常执行，对当 前前配置以及未来人力资 源源的供求造成负面影响 。二是有的档案转递不 及及时，操作程序不规范 3。例如，有的人 早早已跳槽，但其人事档 案案还未按规定转递到新 单单位；有的企业违反规 定定，把人事档案当作普 通通邮件寄送，不作机要 转转递，这就容易造成档 案案丢失；还有的企业在 人人事档案转递过程中， 不不填写转递单，不经密 封封钤印，就随意将档案 交交给本 人自带，致使篡 改改、丢失档案的现象时 有有发生。这些原因相应 地地造成了企业人事档案 价价值不高，利用率降低 。 二、企业人事档案 管管理的路径选择 企业 不不同于其他组织的最大 特特点就是它是以追求利 润润为目标的经济组织。 企企业是依法设立的以盈 利利为目的的从事生产经 营营活动的独立核算的经 济济组织。企业的一切管 理理工作都是以是否有利 于于企业获得利润为目标 的的。企业档案管理的4 / 8 存 在在和发展必须来自其内 在在的、本质的需要。如 果果企业的人事档案管理 能能够满足企业的这种内 在在需要，它就能生存和 发发展 4。因此，针 对对企业的特点 ，应突破 传传统人事档案管理的路 径径依赖，选择信息化、 现现代化的新路径。信息 化化是从原始静态档案管 理理到动态档案信息化管 理理的革命，是人事档案 工工作的深入，是工作方 法法的改变，也是人事档 案案管理 与时俱进、开拓 创创新的起点。这一路径 的的选择对企业人事档案 管管理提出了新的要求。 1.完善人事档案管 理理制度是信息化的基础 在人事档案管理中，对 于于不适应新形势、新情 况况、新任务的规章制度 ，必须要进行改革，及 时时建立新的、更为科学 合合理的人事档案管理制 度度，使得人事档案工作 更更加制度化、规范化。 在在档案的收集上要及 时 、完整；在档案的鉴别 上上必须遵循“去伪存真 ”；档案的整理归档要 严严谨、科学；档案的借 阅阅应根据具体情况具体 分分析， 对人力资源管 理理部门及其他部门应有 所所区别， 注意档案安 全全；档案的更新应及时 、准确、完整，尤其应 注注意对档案的新内容进 行行及时、主动的补充收 集集。只有维护了企业人 事事档案的真实性、严肃 性性、有效性，才能更好 地地促进人才合理流动、 合合理配置和 合理使用， 为为企业人力资源建设提 供供更好的服务，为企业 人人事档案管理的信息化 奠奠定基础。 5 / 8 .依托专 业业人才是信息化的有力 保保证 由传统的档案实 体体管理转变为信息管理 ，只掌握传统档案管理 职职能的档案人员是难以 适适应的。因此，要实现 人人事档案的信息化管理 ，企业必须具有高素质 的的档案管理人才。人事 档档案管理信息化的最终 决决定因素是人。人事档 案案管理人员必须由人事 档档案实体管理者向信息 管管理员和发布者的角色 转转换，要提高人事档案 管管理人员的计算机应用 能能力，能用信息化、数 字字化管理手段来管理人 事事档案信息。对专业人 才才的培训主要分为两个 方方面：一是基础理论和 业业务技能培训，档案人 员员应具备扎实的档案学 基基础理论知识，还应懂 得得文件与档案的管理原 则则，熟 悉档案工作的规 律律、分类方法及有关的 技技术；二是现代化信息 技技术培训，培训重点应 放放在数据的规范采集、 软软件的正确运用及网络 知知识的运用等方面。通 过过培训使档案人员能够 掌掌握计算机技术在档案 管管理工作中的应用，掌 握握档案管理应用软件的 各各种功能，成为档案信 息息化管理的行家能手， 确确保档案管理系统平稳 、正常的运行。只有这 些些相应人才素质的拥有 ，才可能充分挖掘档案 信信息化平台的潜力，从 而而更为有效地实施档案 管管理信息化工作，为企 业业服务。 .建设人事 档档案管理系统是信息化 的的重点 利用计算机技 术术对人事档案 进行信息 储储存、查找，进而实现 网网络化管理，是当前人 事事档案管理信息化的重 点点。人事6 / 8 档案管理系统 的的主要功能如下图所示 ： 人事档案管理系统 数据复制 文 件件传输 报表管理 员工管理 系 统统安全 一方面，通过 该该系统能够实现文件档 案案管理一体化。在办公 自自动化环境下的文件、 档档案一体化管理，要求 重重新设置合理的工作流 程程，将文件工作和档案 工工作的需求一同嵌入管 理理文件系统中，记录从 电电子文件形成到成为电 子子档案并归档的一切活 动动过程和处理情况。档 案案人员在网上接收、整 理理、鉴定并确定密级 和 保保管期限，然后进入正 式式文件库。档案管理部 门门也可以通过办公自动 化化系统随时掌握文书， 业业务部门的管理动态， 及及时进行指导，从而实 现现档案的超前性、预见 性性管理 5。 另一 方方面，企业文书、业务 部部门可以随时将形成的 有有查7 / 8 考利用价值的文件 归归档存储到服务器上。 档档案部门也可以将原有 的的档案原件扫描后存储 到到服务器上。当用户通 过过身份确定就可以在企 业业局域网的任何终端检 索索、浏览到需要的档案 信信息及其全文，不必到 档档案部门也能查找到档 案案信息。信息化的档案 管管理为企业生产建设提 供供了快捷、高质量的服 务务 。 三、路径选择中 应应注意的问题 1.信 息息化档案管理面临的经 费费问题。 档案信息的 数数字化、网络化，管理 服服务的现代化，都需要 不不断的更新设备和技术 等等。为此，企业在选择 进进行信息化建设的过程 当当中，就得花大量的人 力力、物力、财力去解决 这这些问题。这就制约了 一一部分企业，尤其是中 小小企业去选择信息化的 新新路径，而“锁定”在 传传统的人事档案管理上 。 .档案保密和档案 安安全受到挑战。 信息 网网络已经不断的深入到 各各个领域。在网络环境 下下，影响档案保密和安 全全的因素主要有：一是 人人为因素，档案管理人 员员的档案 安全意识和保 密密意识不强，往往在自 己己的档案网页上随意发 布布信息，对发布的信息 缺缺少严格的审查和管理 ；二是技术问题，当前 电电脑病毒很多，并且黑 客客也很厉害，使得档案 信信息的安全和保密受到 威威胁，这些势必引起企 业业档案管理现代化的高 度度重视，需加以研究解 决决。 总结 综上所述 ，本文分析了我国企业 现现行人事档案管理中的 一8 / 8 一些问题及原因，认为 企企业人事档案管理应走 信信息化、现代化的路径 ，并提出了路径选择中 应应注意的一些问题。我 们们认为，企业人事档案 管管理，以网络建设为依 托托，以各种先进技术为 手手段，最终目的 是为了 更更好地利用档案资源， 发发挥人事档案的实际效 能能，为企业提供服务。 参考文献： 1 诺思 .制度、制度变 迁