人事档案管理在人力资源管理中的作用.pdf

管理观察 Management Observer 总第 574 期 第 11 期 2015 年 4 月 中旬出版 58 人事档案是企事业单位、国家机关在人事管理活动 中形成的用来记述和反映个人工作表现、个人经历的一 些文字资料和其他形式的记录。人事档案是以单个个体为 单位进行集体收集和保存起来的，具有机密性和动态性， 是单位全面考核人才、进行职位晋升的重要依据。人事档案 是人力资源管理的重要组成部分，人力资源管理是指在人本 思想指导下，运用科学的方法进行合理的组织、培训与调配， 对组织内外相关人力资源进行有效运用，使人力、物力能够 保持最佳的比例满足组织当前及未来发展的需要，从而能够 更好地实现组织的目标。人力资源管理的目的是优化资源配 置，知人善任，将员工分配到合适的岗位上去，这个过程中 不仅需要尊重和重视人才，更需要了解和熟悉人才，除了对 人才的当前表现进行考核和评价之外，也需要对人才的过往 经历和工作表现进行全方位的了解，而这离不开人事档案的 信息支持和共享，科学的、有效的人事档案管理可以帮助组 织进行人力资源的优化配置。组织在进行人力资源配置时， 可以充分根据人才的专业、能力和特点，使其从事最适合的 工作岗位，并促使人才在不同的部门、岗位和组织之内进行 合理的流动，促进组织单位的迅速发展。另外，通过对人事 档案的分析和了解， 有助于组织了解本单位人才总体的状态， 结合组织未来发展的实际需要，制定科学、合理的人才需求 计划和招聘标准。可见人事档案工作的成效直接影响到组织 人力资源管理的效率。目前，由于各方面因素的影响，我国 传统的人事档案管理滞后于经济社会的发展和现代人力资源 管理的需求，人事档案管理工作改革势在必行。 1 . 创新人事档案管理理念，保障人事档案知情权 人事档案是人才信息资源的载体，其主要目的是服 务组织、服务社会大众，提高其利用价值。人事档案中 的很多信息和材料都是由个人来填写和签名的，这些信 息属于公开的信息资源， 应该取之于民、 用之于民。 但是， 为了保证人事档案信息的机密性，现行的人事档案管理 制度规定任何个人不得查阅与本人有关的人事档案信息 资料。 因此， 长期以来人事档案一直处于比较神秘的地位， 尽管每个人都参与了人事档案的建档工作，但大多数人 对人事档案的价值和作用是陌生的， 这也是社会上很多 “死 档”现象发生的主要原因。随着社会发展和进步，以及公 民知情权的不断提高，现代人对人事档案的信息需求不断 增加，对于人事档案管理者而言，要树立现代社会的档案 服务意识，拿捏好人事档案适度公开和机密安全的尺度， 一方面向本人或者组织适当公开人事档案信息，提高档案 信息的流动性，提升人事档案的价值。例如个人的学历层 次、党龄、职务、年龄等资料都可以进行公开。另一方面， 也要保护好组织和个人的档案隐私权，例如组织对个人的 处分、 考察等资料， 以及个人身体状况的隐私要绝对保密。 2 . 加强人事档案的时效性、完整性和真实性 人事档案是单位在长期的人事管理活动中形成的、 能够反映人才个人情况、工作表现、德能勤绩等诸多方 面的内容。人事档案资料要具备完整性，不然就无法从 档案信息中来了解人才的能力、 特点和工作表现等事项。 然而，在一些机关事业单位中，人事档案资料过于简单， 有时只有员工的一些基本资料，例如姓名性别、籍贯住 址、学历层次、工作经历、家庭成员等资料，缺乏最主 要的对工作业绩和工作表现的描述，这样的人事档案价 值大打折扣，对人力资源管理的作用式微，也无法成为 选拔和任用人才的重要依旧。因此，需要人事档案部门 加大对档案资料的补充，建立完善的档案资料搜集、登 记和整理制度，将散落在各部门的、有价值的额档案资 料及时收集起来，保证档案资料的完整性。同时要加大 对档案资料的审核力度，如果人事档案资料不真实，将 无疑是废纸一堆，不仅起不到优化人力资源的作用，反 而会降低人才配置效率。 而且越是年代久远的档案资料， 失真的可能性就越大，因此人事档案工作者要提高档案 人事档案管理在人力资源管理中的作用 张 岭 （吉林双辽市经济局，吉林 双辽 1 3 6 4 0 0 ） 摘要：人事档案是人力资源管理的重要组成部分，与其关系十分密切，是一个单位或者组织选拔人才、 识别人才的重要依据，为人力资源管理提供着强有力的保障。近年来，随着人力资源管理的发展，人事 档案管理的作用开始被人们所忽视，不仅是企业，甚至国家机关和事业单位的人事档案管理工作都存在 着诸多问题，制约了人事档案管理功能的发挥。鉴于此，本文对人事档案在人力资源管理中的作用进行 了探讨，以期对相关从业人员有所借鉴意义。 关键词：人事档案 人力资源管理 计算机 政府与公共管理 59 资料收集的效率，及时更新个人材料，增加近期人员培 训和绩效表现的材料。还要加大对档案内容的清查，去 除一些虚假的、过时的材料，以方便一个人的全部实际 情况能够及时、 准确地被人力资源管理部门了解和认识。 3 . 提高档案管理人员的素质 人事档案管理是一个专业性很强的工作，需要档案 工作人员具备较高的政治素质、扎实的专业知识、踏实 的工作作风。因此，必须加强人事档案人员队伍的思想 建设和业务建设，而且随着互联网的发展和普及，计算 机和网络技术在人事档案工作中的应用十分广泛，新的 档案管理方式也不断涌现，人事档案从业者要熟练掌握计 算机技术， 熟悉网络环境下如何进行人事档案资料的收集、 整理以及保密工作。这些都对档案管理人员提出了新的要 求和挑战。一方面，需要档案从业者提高服务意识，改变 坐等上门的传统思维，积极与各部门沟通和联系，提高各 部门对人事档案工作重要性的认识，及时、完整的获得各 种有效人事档案信息；另一方面，单位要加大对档案从业 人员的培训，提高人事档案管理工作人员的综合素养，不 断充实有经验、 责任心强的高素质人才到档案管理队伍中， 特别是要重点招聘一些懂得数据系统开发、设计和分析的 人才，使得档案管理工作走向网络化、标准化的道路；同 时加强对现有档案从业人员的培训力度，提高其档案管理 的专业知识和技能，可以请一些档案管理的专家来讲座， 可以建立“一帮一”的帮扶制度，让有经验的老员工指导 新入职的员工，也可以选派学习能力强的档案从业人员 到高校档案管理专业进行深造，最终使人事档案工作为 人力资源管理和为高层的决策提供更好的服务。 4 . 利用先进手段对人事档案进行现代化管理 随着网络时代的到来和网络技术的不断提高，传统 的手工档案管理模式越来越滞后于时代发展的需要。在手 工档案管理时代，人事档案资料大多以纸张为主，需要占 用一定面积的保管空间， 而且对保管环境的要求也比较高， 潮湿、闷热的环境都可能造成纸质资料的受损。而且在纸 质材料收集和整理过程中，也会出现资料的破损甚至丢失 的状况。另外，纸质材料借阅和查询起来非常麻烦，档案 资料利用成本高。 当前的人事档案管理已经步入了自动化、 网络化的时代，利用计算机，档案管理人员可以将海量的 资料存入电脑，建立数据化的档案资料。单位要为档案管 理人员配置数码照相和扫描等仪器，方便档案管理人员迅 速及时的处理档案资料，不仅能提高工作效率，也会大大 减轻档案人员的工作强度。当然，网络是把双刃剑，在给 档案工作带来巨大便利的同时，也使得档案工作面临巨大 的不安全状况。有的档案管理人员缺乏必要的网络安全意 识，也不懂得如何对人事档案资料进行加密和保护，造成 一些重要的档案资料泄露，给个人和单位带来安全威胁； 有的档案管理人员工作责任性不强，由于操作不当或者版 本问题，造成大量电子资料无法阅读。因此需要组织建立 完善的档案使用制度，对重要电子资料进行保密存放，给 专门档案管理人员配置密码和权限，其他人未经许可不允 许接触装有人事档案资料的电脑。 5 . 创新服务方式，构建信息化平台 虽然很多单位都使用了组织人事信息管理系统，人 事档案实现了信息化管理，但由于人事档案信息管理系 统是不允许接入公共网络的，只是在组织人事部门内部 进行数据共享，其他人员和部门无法登录也禁止访问， 使人事档案信息管理系统成为信息孤岛，提供人事档案 信息利用的方式基本上还是“你查我找，你需要我提供” 单一的服务方式。 为推进人事档案工作向 “资源建设型” 、 “服务网络型”、“开发利用型”转变，必须加快人事 档案信息网络化步伐，以实现网络化为切入点，建立档 案信息数据库和管理系统，建立由编研成果目录、专题 目录、档案目录等组成的索引目录数据库，实现信息的 海量存储、长期积累和有效更新，并保持档案的动态性。 同时创新服务方式，通过网络建立统一的信息交换与共 享平台，让每个部门定期将档案信息进行上传，由系统 的管理员对各个学校分散的档案资源系统进行优化组合， 利用网络平台使利用者能够足不出户方便快捷地查找到 所需要的人事档案信息，实现人事档案信息资源有效共 享，为人力资源管理提供真正所需的全面服务。 6 . 结束语 人事档案是我国人才主要信息的来源，是组织单位 知人善用、选拔人才的重要手段。人事档案的基本特性 决定了其在组织的人力资源管理中的作用是不可替代的。 在提倡服务型社会建设的今天，我们要充分发挥人事档 案管理的积极作用，把档案工作延伸到发展的最前沿， 积极拓展服务职能， 为人力资源开发提供强有力的保障， 促进人力资源