会议室管理服务工作规程

1 / 4 会议室管理服务工作规程 1、目的 规范公司会议服务操作 ,确保树立公司良好形象。 、适用范围 适用于会议室控制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。 、职责 .1 办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。 .2 办公室负责会议室全面管理和受理会议使用部门及顾客的各类会议要求 ,并负责会场布置 ,安排会议服务人员。 .3 设备部负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维 护护工作。 .4 业务部 负负责会议室开、关门、 供供水、茶叶、茶杯的供 应应 ,协助办公室布置会 场场和会议室保洁工作。 .5 工程部负责会议 室室墙 面、门窗、锁具等 设设施的维修、维护工作 。 、工作程序 .1 会会议室管理 . 使用 会会议室业务受理 A、 办办公室人员接到用户的 会议申报单后 ,根 据据会2 / 4 议申报单的要 求求 (申报部门、申报时 间间、会议名称、会议室 拟拟用时段、拟开会地点 及及会议室、参会人数、 会会议安排意见等 )填写 会议受理服务单。 B、根据会议申报 单单内容 ,办公室人员 应应立即电话联系会议申 报报部门及顾客 ,详细了 解解会议使用情况及其他 要要求。 C、办公室以 会议申报单和电话 联联系的会议使用情况为 准准 ,填写会议受理服 务务单 ,详 细写明会议 使使用部门、 联系人、 电电话、会议事由、注意 事事项、是否需要会议服 务务、受理部门、受理时 间间、经办人、送会议服 务务单时间、执行部门音 响响、设备的运行是否需 要要监护等内容后 ,立即 将将会议受理服务单 送送至业务部、设备部。 D、业务部针对会议 受受理服务单的内容在 会会议召开前做好供水、 茶茶叶、茶杯、桌椅等准 备备工作。 E、设备部 针针对会议受理服务单 的内容在会议召开前 做做好照明、空调、音响 等等准备工作。 .1.会会场布置及安排 A、 接接用户会议室会场布置 要要求后 ,办公室立即联 系系相关单位、部门 ,按 顾顾客要求布置会议桌椅 ; 检查会议室清洁、供 水水是否完备 ;照明、空 调调、音响是否能正常运 行行 ;及顾客所需的准备 会会标、座次牌、签到台 、花卉、水果、观叶植 物物、茶3 / 4 叶、纸杯等会议 所所需物品。 B、办公 室室负责在会议召开前将 会会场布置完毕 ,并通知 使使用会议室的顾客查看 会会场 ,按用户要求对会 场场作出调整以便满足用 户户要求。 .2 会议室 服服务工作 . 会议服 务务 大会议室应提前开 门门 ,会议开始前 20 分 钟钟再次确认 ;小会议室 提提前 30 分钟开门 ,会 议议开始前 10 分钟再次 确确认。 .2.设备部 人人员必 须提前 30 分钟 到到达大会议室 ,开启音 响响、空调、并保证其正 常常运行。 .2.会议 服服务人员必须着装整齐 、在会议召开前 20 分 钟钟到达现场 ;在会议使 用用中 ,必须每 15 分钟 倒倒 1 次茶水 ,大会议室 召召开会议 ,会务人员不 能能擅自离开 ,对会议室 出出现的紧急情况能做好 相相应处理 ,并及时向办 公公室负责人汇报。 .22.会议使用完毕后 ,会会议服务人员应电话通 知知业务部、设备部负责 人人对会议室进行清理 ,并并向办公室汇报会议室 使使用情况 ,重要会议应 向向总经理室通报。 .3 办公室负责随时做好 会会议服务回单的收集、 整整理工作 ,检 查会议室 使使用是否正常 ,如有异 常常 ,及时更改、整顿 ,以以利于为业主提供更加 完完善的服务。 、相关 文文件及记录 .1