用友系统管理和基础设置.ppt

第二章 系统管理和基础设置,第一节 系统管理 第二节 基础设置,返回总目录,上一章,本章学习目标,1、初步了解用友系统常用操作方式。 2、掌握系统基础设置、建立账套、年度账处理、引入和输出会计数据。,第一节 系统管理,一、系统管理的主要功能 二、系统启用的基本流程 三、系统管理基础设置,一、系统管理的主要功能,（一）账套管理：账套指的是一组相互关联的数据，一般每一个独立核算的单位建立一个账套。账套管理对账套的统一管理，包括建立、修改、引入和输出(恢复备份和备份)。 （二）操作权限管理：对操作员及其功能权限实行统一管理，包括用户、角色和权限设置。 （三）年度账管理：对年度账的管理，包括建立、引入、输出年度账，和结转上年数据，清空年度数据。,二、系统启用的基本流程,（一）新用户操作流程图 安装 启动系统管理模块 设置操作员 新建账套 设置操作员权限企业门户（基础设置） 启动其他系统 （二）老用户操作流程图 启动系统管理 建立下一年度账 结转上年数据 启动其他系统 进入新年度操作,三、系统管理基础设置,（一）启动、登录系统管理 系统允许以两种身份注册进入系统管理：一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。系统管理员从事系统总体控制、设置并负责修改管理员密码，设置账套主管，建立账套，引入和输出账套，管理该系统中的所有账套。账套主管负责所选账套的维护工作以及该账套操作员权限的设置。,单击“开始”,单击“程序”,单击“用友erp-u8”,单击“系统服务”,单击“系统管理”,单击系统,单击注册,单击下拉框选择系统管理员或帐套主管,输入新密码,单击打勾,单击确定,说明:第一次运行时系统管理员为admin,口令为空,（二）设置操作员及权限,1、操作员设置 只有系统管理员才有权限设置操作员，所设置的操作员一旦被使用，便不能被修改和删除。操作员的编号、姓名必须唯一，即使不同的账套，操作员的编号、姓名也不能重复。,单击权限用户,单击增加,输入编号,输入姓名,输入口令,确认口令,输入所属部门,单击增加,:说明:第一次对操作员进行设置,必须经系统管理员进入“系统管理”并注册进入,只有系统管理员才有权设置操作员; 删除与修改的操作与增加相似,2、权限设置。又称为财务分工，即设置允许操作使用本系统的操作人员姓名及操作权限。按会计内部控制制度的要求，单位的财务人员进行严格岗位分工，不允许其越权操作。会计软件系统中只有系统管理员和账管主管有权进行权限设置，但两者的权限有所区别。系统管理员可以指定某账套的账套主管，也可对各个账套的操作员进行授权。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限设置。 在设置操作员权限前，最好先建立系统核算账套。,单击权限权限,(2)操作员权限设置,单击:选定操作员,单击下拉框选定账套名称,单击打勾设定为账套主管,单击“是”,在设置操作员之前,最好选建立系统 核算账套,以系统管理员身份进入,则可以 设置账套主管,如果以账套主管身份进入, 则账套主管不能进行操作.,设置一般操作员,选择好一般操作员及账套,单击:修改,双击一子系统然后再在右边根据需要双击某里细权限,单击:确定,单击:退出,（三）账套管理,1、建立账套 要使用会计软件处理本单位的会计业务，在设定操作员之后，首先应该为本单位建立一个账套。只有系统管理员才有权建立新账套。,单击账套(a)选择建立,输入新建账套的编号,输入新建账套的账套名称,账套路径可以指定新建账套所存储的路径也可使用默认,启用会期输入新建账套被启用的时间,单击下一步,输入单位全称,单击下一步,输入其他信息,输入本代码与本币名称,选择企业类型,选择企业行业性质,选择账套主管,单击打勾,下一步,基础信息四个可选项.若选择某项前面打勾。,完成,这时系统问你是否可以建账套点击“是”,设置分类编码,单击确认,输入欲修改分类编码,设置数据精度,单击:完成,输入小数位 数,单击“否”,2、修改账套,用户可以通过修改账套功能，查看或修改账套功能，只有账套主管才有权修改相应的账套。,单击”系统注册”,输入账套主管,单击“确定”,单击“账套（a）-修改”,根据要求修改账套的相关信息后，单击“下一步”再修改其他信息，直至完成,单击“是”确认账套修改,3、账套的引入与输出,（1）账套的引入：将系统外某账套数据引入本系统中，该功能有利于集团公司的操作，以便进行有关账套数据的分析和合并工作，但各个子公司的账套号不能一致，以免因为账套号相同而覆盖数据。只有系统管理员才有权引入账套。在“系统管理”界面单击“账套/引入”，然后选择所要引入的账套备份文件。,（2）账套的输出：将所选账套数据备份或将原账套删除。只有系统管理员才有权进行账套输出。在“系统管理”界面，单击“账套/输出”，选择要输出的账套（如删除账套，则还在“删除当前输出账套”前的方框单击打“”），确定后，系统自动压缩所选账套的数据，然后选择备份的位置即可。,（四）年度账管理,1、建立年度账：以账套主管身份注册，选定账套，进入系统管理界面，单击“年度账/建立”，系统显示两项不能修改操作的项目：账套和会计年度。单击“确定”即建立年度账。 2、清空年度数据：用户不希望上年度的余额或者其他信息全部转到下一年度，执行“年度账/清空年度数据”。,3、引入和输出年度账。此两项与账套的引入和输出的含义基本相同。只不过，此处针对某一年度账而言。 4、结转上年数据：将上一年度相关账户的余额结转到新年度账中。在结转上年数据之前，先要建立新年度账。执行“年度账/结转上年数据”。如果同时使用采购系统、销售系统、应收应付系统，只有供应链产品执行上年数据结转后，应收应付系统才能进行；如果同时使用了工资、固定资产等系统，只有这些系统执行完毕后，才能结转总账系统。,第二节 基础设置,一、基本信息设置 二、基础档案设置 三、用友财务软件常用操作方式 四、系统启用,在系统管理中，建立好账套后，一个账套由若干个子系统构成，这些子系统共享公用的基础信息。在正式使用新账套之前，应根据单位的具体情况和核算要求，进行相应的基础设置。基础设置信息”企业门户/基本信息”或”基础档案”中完成。,单击“开始”/“程序”/“用友erp-u8”/“企业门户”,启动“企业门户”,输入操作员,选择账套,输入操作日期,输入操作员密码,确定,选择会计年度,一、基本信息设置,（一）编码方案 本系统对基础数据的编码进行分级设置，可分级设置的内容有：科目编码、客户分类编码、部门编码、存货分类编码、地区分类编码、货位编码、供应商分类编码、收发类别编码和结算方式编码。 编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。,单击“基本信息”,单击“编码方案”,在相应的栏目中进行修改,单击“确认”,（二）数据精度,在系统管理部分需要设置的数据精度主要有：存货数量小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位数和换算率小数位数 。用户可根据企业的实际情况来进行设置。,单击“基础信息”/“基本信息”,单击“数据精度”,输入相应的小数位数,单击“确认”,二、基础档案设置,单击”基础信息“/”基础档案“,（一）部门档案,单击”部门档案“,单击“增加”,输入部门编码、部门名称等信息,单击“保存”,说明：此处不能输入负责人的信息，负责人要在建立好职员档案，单击“部门档案”/“修改”输入。选定某一部门后，单击“修改”和“删除”可修改或删除部门档案。,（二）职员档案,单击“职员档案”,单击“增加”,输入职员信息,单击“保存”,(三)客户分类,单击”客户分类”,单击“增加”,输入客户分类信息,单击“保存”,（四）供应商分类,单击”供应商分类“,单击“增加”,输入供应商分类信息,单击“保存”,（五）客户档案,单击“客户档案”,单击“增加”,单击“保存”,输入客户信息,（六）供应商档案,单击“供应商档案”,单击“增加”,单击“保存”,输入供应商信息,（七）地区分类,单击“地区分类”,单击“增加”,单击“保存”,输入地区分类信息,（八）存货分类,单击“存货分类”,单击“增加”,输入存货分类信息,单击“保存”,（九）计量单位,单击“计量单位”,单击“分组”,单击“增加”,输入计量单位信息,单击“保存”,单击“退出”,单击选择相应的计量单位组别,单击“增加”,输入计量单位信息,单击“保存”,（十）存货档案,单击“存货档案”,单击选择存货分类类别,单击“增加”,单击“基本”标签,输入存货的基本信息,单击“成本”等其他标签输入存货其他信息,单击“保存”,（十一）会计科目 会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。电算化系统会计科目的设置是用户应用系统的基础，它是实施各个会计手段的前提。 本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据单位的具体要求增加、插入、修改、查询、打印会计科目。,1、会计科目的设置方式：有两种方式，一是直接采用原有的会计科目，将已整好的会计科目直接录入到计算机中，二是根据预置的会计科目进行调整。 一般情况下，为了充分发挥计算机管理的优势，在单位原有的会计科目基础上，应对原有的一些科目结构进行调整，充分发挥会计软件的辅助核算功能。会计科目中共设置10种辅助核算：部门、个人、客户、供应商、项目五种辅助核算以及部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门项目五种组合辅助核算。当一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在辅助总账和辅助明细账上。,案例：北京科创实业公司原设置会计科目采用明细账核算，如“1133其他应收款”，下设二级明细科目“113301应收职工借款”和三级明细科目“11330101张三”。在使用会计软件后，则只设置一级科目“1133其他应收款”和二级明细科目“113301应收职工借款”，将原三级明细科目设置为个人往来。,2、会计科目设置内容： 设置会计科目应由具有建账权限的操作人员进行，设置时必须从一级会计科目开始逐级设置明细科目。用友v8系统已预置一级会计科目，用户只需设置其他明细科目。,（1）科目编码：科目编码必须唯一；科目编码必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能由数字（09）、英文字母（az及az）及减号（-）、正斜杠（/）表示，其他字符（如 空格等）禁止使用。级次，即科目级次，以数字1、2、3、4、5、6表示，数字即代表科目级次，如“1”代表一级科目，“2”代表二级科目。级次由系统根据科目编码自动定义。 （2）科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（-）、正斜杠（），但不能输入其他字符。科目中文名称最多可输入20个汉字，科目英文名称最多可输入100个英文字母。,（3）科目类型：行业性质为企业时，科目类型分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益，没有成本类的企业可不设成本类；行业性质为行政单位或事业单位时，按新会计制度科目类型设置。 （4）助记码：用于帮助记忆科目，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成 。 （5）账页格式 定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。,（6）辅助核算 也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供以下几种专项核算功能供用户选用：部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算。 设置说明：一个科目可同时设置两种专项核算，如：管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解各项目的使用情况，那么可以同时设置部门核算和项目核算。,案例：如果一个的单位想对管理费用、工资进行分部门核算，同时又想考核一些专项的招待费使用状况，那么可以进行如下设置： 级次 科目编码 科目名称 辅助核算 1 5502 管理费用 部门项目 2 550201 招待费 部门项目 1 2151 工资 部门,（7）其他核算：用于说明本科目是否其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。 （8）科目性质（余额方向）：增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，资产类科目的科目性质为借方，负债类科目的科目性质为贷方。,（9）外币核算：用于设定该科目核算是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。 （10）数量核算：用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如：公斤、件 、吨等。 （11）封存：被封存的科目在制单时不可以使用。此选项只能在科目修改时进行设置。,（12）受控系统：为了加强各系统间的相互联系与控制，在定义会计科目时引入受控系统概念。即设置某科目为受控科目，受控于某一系统，则该受控系统只能使用受控科目制单。例如“应收账款”是应收系统的受控科目，则应收系统只能使用应收账款科目制单。 （13）汇总打印：在同一张凭证中当某科目或有同一上级科目的末级科目有多笔同方向的分录时，如果将这些笔分录按科目汇总成一笔打印，则需要将该科目设置汇总打印，汇总到的科目设置成该科目的本身或其上级科目。,案例：某凭证分录如下： 借： 管理费用-办公费550201 830.00 贷：现金-人民币100101 100.00 现金-人民币100101 200.00 现金-美元100102 420.00 现金-美元100102 110.00 科目设置方式（1）： 科目：现金-人民币100101 汇总到：现金-人民币100101 现金-美元100102 现金-美元100102 打印凭证结果： 科目 借方金额 贷方金额 管理费用-办公费550201 830.00 现金-人民币100101 300.00 现金-美元100101 530.00 科目设置（2）： 科目：现金-人民币100101 汇总到：现金1001 现金-美元100102 现金1001 打印凭证结果： 科目 借方金额 贷方金额 管理费用-办公费550201 830.00 现金1001 830.00,会计科目设置的操作步骤,单击“会计科目”,（1）新增会计科目,单击“增加”,输入会计科目的信息,单击“确定”,单击选定欲修改的会计科目,单击“修改”,单击“修改”,输入欲修改的信息,单击“确定”,（2）修改会计科目,（3）删除会计科目 在“会计科目”界面，选定欲删除的会计科目，单击“删除”按钮，系统弹出“记录删除后不能恢复！真的删除此记录吗？”提示对话框。单击“确定”即可。 说明：已经录入余额或使用的会计科目不能删除，非末级会计科目不能删除，被指定为“现金科目”和“银行科目”的会计科目不能删除。,（4）指定会计科目,单击“编辑/指定科目”,单击确定总账科目的类型,单击选定欲设置的科目,单击单选按钮,单击”确定“,说明：只有将现金和银行存款科目设置成指定科目，才能执行出纳签字功能，才能查看现金和银行存款日记账。,（十二）设置凭证类别,单击“凭证类别”,单击选定凭证的分类方式,单击“确定”,单击“修改”,双击相应凭证类别限制类型及限制科目，输入相应信息,单击“退出”,（十三）外币设置,单击“外币设置”,汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义：“填制凭证”中所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。当汇率变化时，应预先在此进行定义，否则，制单时不能正确录入汇率。,单击“增加”,输入外币的信息,单击“确认”,单击选定外币种类,输入外币汇率,单击“退出”,(十四）项目目录,单击“项目目录”,单击“增加”,输入项目大类名称,单击“下一步”,输入项目级次内容,单击“下一步”,（1）定义项目大类,定义项目栏目,单击“完成”,（2）定义核算科目,单击下拉框选择项目大类,单击“核算科目”标签,选择核算科目,单击单选或全选按钮,单击“确定”,单击“项目分类定义”标签,（3）项目分类定义,输入项目分类信息,单击“确定”,（4）定义项目目录,单击“项目目录”标签,单击“维护”,单击“增加”,输入项目目录信息,单击“退出”,(十五)设置结算方式,单击“结算方式”,单击“增加”,输入结算方式信息”,单击“保存”,（十六）付款条件设置,单击“付款条件”,付款条件也叫现金折扣，是指企业为了鼓励客户偿还货款而允诺在一定期限内给予的规定的折扣优待。这种折扣条件通常可表示为5/10，2/20，n/30，它的意思是客户在10天内偿还贷款，可得到5的折扣，只付原价的95的货款；在20天内偿还货款，可得到2的折扣，只要付原价的98的货款；在30天内偿还货款，则须按照全额支付货款；在30天以后偿还货款，则不仅要按全额支付货款，还可能要支付延期付款利息或违约金。 付款条件将主要在采购订单、销售订单、采购结算、销售结算、客户目录、供应商目录中引用。系统最多同时支持4个时间段的折扣。,单击“增加”,输入付款条件信息,单击“保存”,（十七）设置开户银行,单击“开户银行”,单击“增加”,输入开户银行信息,单击“保存”,（十八）设置仓库档案,单击“仓库档案”,单击“增加”,输入仓库档案内容,单击“保存”,三、用友财务软件常用操作方式,（一）帮助的使用 1、f1快捷键：在当前窗口，按“f1”快捷键，即可弹出帮助。 2、帮助按钮：在当前窗口，点击工具栏右侧的“帮助”按钮，即可弹出帮助。对于弹出窗口，点击窗口下方的“帮助”按钮，即可弹出帮助。 3、帮助菜单：用友系统帮助：选择该功能，或按“f1”键，弹出当前窗口的帮助主题。,（二）参照的使用 u8.50产品在输入中提供参照功能，主要有客户档案参照、供应商档案参照、存货档案参照、部门档案参照、职员档案参照、凭证类别参照等。当将鼠标移至相应栏目中，系统会自动显