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文档简介

书面沟通的特点及其应用,书面沟通是指： 以书面形式作为载体，运用文字、图式进行沟通的信息传递过程，表现为大量的文书工作。,无论是企业内部部门之间的相互沟通，还是企业和供应商、客户等外部部门之间的相互协调、支持、沟通，都应当有书面沟通函件。 在美国沟通杂志刊登的一篇文章中，管理学家克莱姆和史尼德指出，管理者将他们89%的时间花在与沟通有关的事务上，其中59%的时间花在“听”和“说”上，19%的时间花在“读”上，22%的时间花在“写”上。因此，书面沟通是管理沟通的一个重要组成部分，在一定程度上决定了管理的效率。,书面沟通与口头沟通的比较,书面沟通的形式,根据沟通的目的，书面沟通可以大致分为几类：通知型书面沟通（例如通知、通告、会议安排等）、说服型书面沟通（例如广告宣传册等）、指导型书面沟通（例如用户手册、业务流程等）、记录型书面沟通（例如工作总结、会议记录等）。根据不同的形式，书面沟通可分为备忘录、电子邮件、商务信函、建议书、报告、摘要等。根据不同的用途，书面沟通又可分为内部和外部，其中备忘录、电子邮件，建议书、报告和摘要一般是内部的；商务信函一般是外部的。,案例分析,二OO六年三月某日，我给新来的总经理助理曹小姐布置了一个任务，要求她向各个部门下发岗位职责空白表格，并要求各个部门在当天下午两点之前上交总经办。我问曹小姐是否明白我的意思？她说完全明白，于是就去执行。 结果到了下午，事情出来了：到了规定的时间，技术部没有按时上交。我问曹小姐：你向技术部怎么传达的？曹小姐说，完全按正确的意思传达的。我又问为什么技术部没上交？曹小姐说技术部就是没上交，不知道为什么。 我把曹小姐和技术部都召集到总经办会议室，问这个事情。技术部负责人回答说，当时他没有听到曹小姐传达关于上交时间的要求。而曹小姐说，自己确实传达了，为什么公司十二个部门就技术部没听清楚？技术部负责人说，确实没有听到。 到底是曹小姐没传达，还是技术部没听到？没有书面的东西，说不清楚。,在企业传达通知的时候，一定要有书面的文件进行说明，否则出现了上面案例的情况，很难分清是谁的责任，我觉得这是一个专业秘书不应该犯得错误。虽然和口头沟通相比，书面函件成本大，效率低，时间长，但是同时书面函件却具有是非分明、防止扯皮、内容清晰可查、具体明确、具有证据力等众多优势。因此，权衡利弊之
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