采购业务发 票管理办法.doc

采购业务发票管理办法文件编号: 批准:采购业务发票管理办法版次编制审核发布日期实施日期编制部门:密级: 秘密 机密 绝密 公开发布范围:1 目的1.1规范整个采购货物发票管理流程，提高对采购货物发票开具时间的管理水平，有效控制供应商超期开票或不开发票的风险，提高“三单匹配”工作效率，加强公司采购货物发票在采购日常业务环节上的管理。2 适用范围2.1公司货物采购涉及的发票管理。3 依据3.1无4 职责4.1采购工程师负责催交供应商按时开具发票，负责接收发票，审核发票开具是否正确，并负责四单匹配。4.2采购部结算专员负责记录汇总所接收发票并转交财务。5 内容5.1采购货物发票管理遵循货到票到的管理原则，如有特殊原因票未随货到，在交货后半个月之内必须开具，超期半个月的采购工程师要以书面函件的形式催要发票。5.2 “四单”不匹配不允许转交财务部门。“四单匹配”包括采购货物发票采购入库单采购订单和收货验收单。其中，采购货物发票必须票面金额清晰，并且附有所对应货物的清单，发票和清单统一加盖符合规定的发票专用章；采购入库单为收料室审核与签字后的原件；在采购订单和收货验收单方面，生产采购发票匹配时可不打印提交，但采购工程师必须保证采购订单上有供应商的盖章回传，收货验收单上有收料室人员的签字；非生产采购发票时提交有供应商盖章回传的采购订单和有收料室人员签字的收货验收单。由采购助理每月对采购订单归档进行抽查，根据采购部制定的采购订单管理制度，如订单未盖章回传则由采购工程师承担相关责任。5.3采购工程师自收到供应商开具的合格货物发票起，应在五个工作日内将发票三单匹配完毕提交结算专员；供应商每月23日之前包括23日开具的合格发票采购工程师必须在当月25日前提交，如有其它原因不能按时提交，采购工程师必须反馈原因给结算专员，每周五反馈本周提交发票时间延误原因情况表。5.4在采购工程师收到发票到发票转交结算专员前须妥善保管，如在此期间内发生发票丢失现象则由采购工程师承担责任；转交结算专员时应办理交接手续。5.5货物不合格且无法在现场解决，需退换货物，发票管理应参照不合格品物料退换货管理流程执行。必须连同发票（采购工程师负责发票返回供应商过程中的安全性）一起退回供商，如协商达成退换货共识，在退货退票的同时必须与供应商签订退换货协议。5.6 预付货款的发票管理5.6.1预付货款采购开票明细需与入库货物一致，在采购合同中约定分批交货的，需要按照分次入库金额分批开票，严格遵循货到票到的原则，不允许按照预付货款金额提前或延后开票。5.6.2预付货款需记录交付时间，在货物入库后半个月之内必须开具发票。将超过货物入库一个月未开具发票的供应商视为异常，要求供应商出具书面的函件或邮件确认原因。5.6.3预付款发票管理纳入采购工程师绩效考核，货物入库一个月后未开具发票的供应商对应的采购工程师罚款壹佰元整并且绩效评定不超过C；特殊预付货款（如工程款）无法在规定时间内回票，采购工程师需提供具体说明，部门经理签字确认归档，同时将确认回票的时间或者条件反馈给结算专员，以此作为考核的依据。5.6.4离职或转岗需要有结算人员的签核，如所负责的供应商有暂估或预付款发票未回则不予办理相关手续的签核。5.7非预付款发票管理5.7.1采购工程师收到供应商开具的合格发票后，必须在当天核实入库情况，已入库的取得入库单；未入库的，核实具体原因，跟踪入库情况，3个工作日内取得入库单。如因货物质量、规格等原因无法办理入库，经质量部判定后，按照不合格品物料退换货流程将发票同货物一起退回供应商。5.7.2发票提交财务反馈无法匹配，内部原因须当天解决且将发票再次转交结算专员，如确认开具发票有误需当天退回供应商，并要求供应商确认收到发票之日起5个工作日内重新开具，采购工程师收到发票后转交结算专员。5.7.3采购工程师收到供应商逾期提交的合格发票，如影响到供应商记账账龄的必须要有书面的函件或邮件（采购工程师本人归档保存）确认原因可供后期查询。5.7.4非预付货款发票管理纳入采购工程师绩效考核。在货物入库后一个月之内必须开具发票，货物入库一个月后未开具发票的，采购部对主管的采购工程师下达考核通知单，罚款壹佰元整,并转人力资源部实施绩效评定不得为A或B； 如供应商原因所致发票不能及时开具，须书面反馈及告知供应商因发票会导致的付款影响并让其认可该影响；如内部原因所致需向结算专员提交发票反馈表，确认原因