企业公文写作.ppt

1,现代企业公文写作,文书写作培训,2011年5月18日,2,分享目录,一、文书写作概述 二、行政公文写作,3,第一部分：文书写作概述,1.文书写作特点 2.文书写作要求 3.文书写作程序,4,1.文书写作特点,1.使用广泛，对象明确 2.约定俗成，格式固定 3.内容真实，实事求是 4.讲究时效，重视办理 5.语言明确，风格独特,5,文体多为陈述或说明式, ,以叙述为基础对人或事的过程的交代， 反映情况侧重叙述，但要概括 以议论为手段对事情的评价，阐明道理 偏重议论，但要针对主题 以说明为目的摆出事情的真相，提出要 求多用说明，但要简明,6,按作用分类,指挥性文书决定 规范性文书章程 报请性文书请示 知照性文书通知 联络性文书信函 记录性文书会议记录 报导性文书新闻 法律性文书合同,7,2.文书写作要求,意思明确明白无误，让人一目了然 文理通顺即流畅表达，又显示写作水平 观点正确有道理，不搞歪理 实事求是真实，不掩饰，不夸张 及时迅速讲效率，讲效益，不拖拉误事 简明生动增加可读性，防白话、套话、干巴巴 层次分明有先有后，段落清晰，不转圈 标点规范正确运用，防一逗到底 格式适宜不同文种用不同格式,8,l 简明用词简单明了，直截了当 l 准确用词含义明确，不会误解 l 朴实用词通俗自然，恰如其分 l 庄重用词严肃端庄，不多情感 l 规范用词符合语法，讲究逻辑,应用性文字要求,9,标点符号歌,一句话说完，划个小圆圈句号 中间要停顿，圆点加尾尖逗号 并列词语间，点个瓜子片顿号 并列分句间，圆点加逗点分号 总结导语前，上下两圆点冒号 疑惑或发问，耳朵坠耳环问号,10,标点符号歌,命令感叹语，滴水下屋檐感叹号 引文特殊词，蝌蚪上下窜引号 文中要注解，两头各半弦括号 转折或注解，一横写后边破折号 意思说不完，六点紧相连省略号 特别重要处，字下加圆点着重点,11,努力提高写作能力,1.提高文字表达能力 2.积累相应专业知识 3.熟悉文书格式要求 4.掌握政策理论水平 5.具有严谨写作态度,12,3.文书写作程序,明确写作主旨给写作定位，目的？写什么？ 文种？怎么写？ 收集信息资料供写作参考，需要哪些？怎 么收集？如何整理？ 拟定结构提纲搭写作框架，通盘安排，强 化要点，有祥有简 完成正文草稿填写作内容，按照提纲一步 步充实内容，加工成章 认真修改检查定写作终稿，反复推敲斟酌， 直至满意,13,二、行政公文写作,1.公文的作用特点 2.公文的范围类型 7.通知和通报 3.公文的处理方法和程序 8.报告 4.公文的行文规则 9.请示 5.公文的通用格式 10.函 6.公文的种类 11.会议纪要,14,1.行政公文的作用,公文-国家机关、社团组织、企事业单位在公务活动中行使职权制定的 公务文书。 公文性质工具 公文作用-1.贯彻政策、规范行为； 2.通报情况、指导工作； 3.方便查找、积累史料；,15,公文的特点,公文特点-1.制发者的法定性； 2.作用的权威性； 3.效用的现实性； 4.体式的规范性； 5.制作的程序性；,16,2.公文范围类型,按事业范围分-专用公文；通用公文 按行文方向分-上行文；下行文；平行文 按公文来源分-收进文；外发文；内部文 按发文性质分-问文；复文 按处理要求分-参阅性公文；承办性公文 按办文时间分-特急文（特急件）；急办文 （急件）；常规文（平件） 按机密程度分-绝密文；机密文；秘密文；普通文,17,3.公文处理方法和程序,三大环节： （1）发文处理： 拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发 （2）收文处理： 签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办-督办-办复 （3）公文管理： 制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销毁,18,4.公文行文规则,l 行文关系要和隶属关系一致 l 行文方式要根据工作需要灵活掌握 l 行文名义和内容要与发文机关的职权范围 相对应 l 行文线路要尽量缩短 l 处理好主送与抄送的关系 l 经过批准，有些文件可以通过新闻媒介公 开发布 l 如有必要，可以联合行文 l 党政之间的行文关系要按规定执行,19,国家行政机关公文处理办法 （国务院2000年8月24日发布， 2001年1月1日起施行） 国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见 （国办函20011号）,20,行文方向,行文方向，就是以发文机关为立足点，根据工作需要和行文关系，公文向不同层次的机关单位运行的去向。 按行文方向分，公文可分为上行文、平行文、下行文和泛行文四种。 1上行文是下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。 2平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。如函、平行性通知、议案等。 3下行文是上级机关向属下的机关行文。如命令（令）、决定、通报、批复等。 4泛行文是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告、通告等。,21,行文方式,（一）按受文机关或行文对象的范围分类 1逐级行文。发文机关向自己的直接上级上行公文或向直接下级下行公文。 2越级行文。发文机关越过自己的直接上级或直接下级，向非直接上级或非直接下级行文。 3多级行文。发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文。 4普发行文。发文机关向所属所有的机关一次性行文。 5通行行文。发文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。,22,（二）按发文机关的个数分类 1单独行文。只有一个机关署名发出的公文。 2联合行文。由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。 （三）按行文对象的主次分类 1主送。发文机关直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。 2抄送。发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。,23,主送与抄送的关系,1主送。发文机关直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。 2抄送。发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。 3. 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 4. 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。 5. 上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,24,5.通用公文的格式,1.排版自左至右 2.单位国家法定计量单位 3.字体发文单位初号宋体 标题2号小标宋体 正文3号仿宋体 4.用纸A4、B5 5.文头套红，占首页三分之一或五分之二,25,中华人民共和国国家行政机关公文格式（GB/T97041999 代替GB/T97041988） 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。,26,文头部分格式（红头上1/3或2/5）,1.份号 2.秘密等级 3.紧急程度 4.文件版头 5.发文字号 6.签发人：,27,主文部分（下2/3）,1.标 题 2.题注 3.主送单位 4.正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 5.发至级限 6.附件 7.发文机关 8.发文署名 9.成文日期 10.印章,28,文尾部分（最后）,（附注） 1.主题词： 2.抄送单位： 3.印发机关 印发时间 4.页码（单右双左）,29,A4型公文用纸页边及版心尺寸,30,公文首页版式,31,上报公文首页版式 （版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出 ）,32,公文末页版式,33,联合行文公文末页版式1,34,联合行文公文末页版式2,35,公文序码标示,第一层 -一、二、三、四 第二层-（一）、（二）、（三）、 第三层-1.、2.、3.、4.、 第四层-（1）、（2）、（3）、 第五层- 、,36,通用公文惯用语,一、开篇起首的惯用语 根据、遵照、按照、兹将（因、有、介绍、证明、就派）为了、关于、敬悉等。 二、终篇收束的惯用语 此致敬礼、特此、恳请；妥否，请、当否，请、以上如无不当请、为盼、为荷、为感等。,37,公文常用特定用语简表,38,文章修改符号及其用法,39,40,公文正文基本内容模块,关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定 各市、县、自治县人民政府，省府直属单位： 袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省 争了光。为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进 我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精 神，省人民政府决定： （一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元； （二）给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元； （三）给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖 金各五千元。 希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成 绩。 广东省人民政府 一九九三年八月十五日 注：例文中的数字序号为作者所加。,41,上例中，所标的内容为依据；所标的内容为目的；所标的内容为文种承启语；所标的内容为事项；所标的内容为要求。依托例文，阐发公文正文基本内容模块的内涵，便比较便利。 公文正文的基本内容模块一般来说有五个，即“依据”、“目的”、“文种承启语”、“事项” 、“要求”。,42,所谓“依据”，属于公文制作的原由、现实根据或法律根据，以及有关事件的情况交代等公文制作的出发点。每一篇公文的制作皆有依据。在上例中，袁汉辉同学获奖是发文的依据。依据，体现了制发公文的根据。 “目的”，即是制发公文的目的。目的有时表现为惯用语“目的句”（或称为“主旨句”）。目的句常以带“为”、“为了”等介词的提示语句表达。每一篇公文皆有发文目的。目的，其实也包括了发文的意义。目的句的作用，主要是开宗明义，提示发文的目的、意义或动机，以提起、集中受文者的注意力。,43,“文种承启语”为一种承上启下、启示事项的过渡句子。之所以叫文种启示语，是由于这个句子包含着对所发公文属于何种文种的提示。 “事项”是一篇公文的重点，是公文制作者围绕或根据主旨而展开的内容、叙述的情况、分析的问题、提出的做法、措施或执行的方案等一类内容。事项集中体现了行政机关对某项工作具体的政务行为和态度措施。 “要求”，是文末针对或围绕事项而提出（或补充）的希望、号召、倾向。强调的问题以及面向全局而作的指示等。,44,根据以上的分析，内容逻辑关系可构成这种排序 ： 依据 目的 文种承启语 事项 要求 公文正文基本内容显性结构模式,45,决定的写作模板,46,6.行政公文种类13种,（1）命令发布重要行政法规，采取强制性行政措施 （2）决定对重要事项或重大行动的安排 （3）公告 向国内外宣布重要或法定的事项 （4）通告社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 （5）通知批转下级、转发上级和无隶属 机关的公文；发布规章、任免，传 达周知事项,47,行政公文种类13种,（6）通报表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况 （7）议案各级政府向同级人民代表大会或常委会提请审议事项 （8）报告向上级汇报工作，反映情况， 答复上级机关的询问 （9）请示向上级机关请求指示、批准,48,行政公文种类13种,（10）批复答复下级请示事项 （11）意见对重要问题提出意见和处理办法 （12）函无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准 （13）会议纪要记载和传达会议情况和议定事项 （ 2000修订）,49,党的机关公文14种,中国共产党机关公文处理条例规定的14种公文： 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。,50,7.通知,概念向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文 特点适用范围广，使用频率高， 知办时限强，运用种类多 用途用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相隶属机关公文， 传达要求下级机关办理和需要有关单 位周知或者执行的事项， 任免人员。,51,通知的种类,1.指示性通知上级机关向下级机关布置工作、 做相应指示 2.转发性通知有必要转给所属下级机关让其了解该文内容的文件 3.发布性通知除国家的法律用命令颁布之外， 其它文件一般用通知颁布 4.事务性通知传达、安排事务性工作 5.知照性通知告知有关事项，其他说明 6.任免通知传达人事任免事项,52,通知的写作模板,53,事务性通知会议通知,篇段合一式：用于小规模、临时性、内部会议 要素：时间、地点、参加人、会议名称等。 分层表达式：用于规格较高、人数较多、较重 要会议。 导语部分：会议目的、根据、名称等。 主体部分：分项说明时间、地点、参加人、 内容、注意事项、联系方式等。 结尾部分：提出准时到会的要求，或用结语 “特此通知”。,54,撰写通知的注意事项,1.事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。讲究政策法规依据，增强发文的权威性。 2.指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。 3.讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。 4.注重发文时限。,55,请找出以下通知范例中存在的问题：,酒店办公室通知 各部门经理： 经董事会研究决定，定于12月20日，在虎域风景区召开各部门主任会议。会议为期三天，主要汇报各部门全年工作的完成情况并研究明年工作计划。要求各部门主任或副主任至少一人参加。 参加会议的人员，酒店负责提供车辆接送；每人随身所携带的物品体积不得大于三平方米，不得重于两斤；会后酒店会将会议人员送往大约200里外的餐厅。会议时间较长，希望大家准备好必备的生活用品。 2003年12月16日,56,参考答案,（1）通知名称错误； （2）主送单位或对象与正文的不一致，没有顶格写； （3）正文中缺少具体的会议时间和日程安排； （4）计量单位不符合规范； （5）落款缺少发文单位名称并且日期数字不规范； （6）缺少对具体出发以及报道地点的说明。,57,8.通报,概念表彰先进、批评错误、传达重要情况的公文 作用弘扬正气，抵制歪风，指导工作 格式：1.标题 2.主送机关 3.正文 4.签署和日期 注意：及时、真实、典型，突出教育性， 掌握政策性,58,9.报告,概念向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问时使用的陈述性公文 特点只指上行文 只指行政机关公文 不同于一般调查报告、考察报告、预测报告等,59,报告种类,1工作报告-总结工作经验、汇报工作进展、提出工 作意见，向上反映。 2情况报告-汇报出现的新情况、新问题，特别是突发 事件、特殊情况、意外事故及处理情况 。 3建议报告-提出工作中急待解决、需上级关注的意 见或建议，供参考。 4答复报告-如实汇报和答复上级有针对的询问问题 或催办工作。 5报送报告-随着向上级报送文件、物件时写的说明 报送对象和目的报告。,60,报告分类,按要求分： 呈报报告-直接向上级汇报反映情况，不批转。 呈转报告-呈送上级并建议批准转发有关单位 执行或参照。 按性质分： 综合性报告-汇报全面或多方面工作的报告。 专题性报告-汇报某项工作、某一问题、某方情况的单一报告。工作报告，总结报告，情况报告,61,报告格式,1.标题-标准式标题 （公司上半年各类产品质量评比工作的报告） 2.主送机关-多为发文单位的上级单位。 3.正文-缘由：概括基本情况、原由，说明报告主旨、 目的、意义。 事项：系主体内容，情况措施、经验教训、 意见建议等。 结尾：惯用尾语 （特此报告，请审阅；如无不妥，请批转） 4.发文单位和日期：同其他公文。,62,报告的写作模板,63,报告的注意事项,采用记叙为主的表达方式。 按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。 重点突出，点面结合。 突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。 实事求是，如实报告成绩和不足。 节俭篇幅。 报告中不能写请示事项。,64,请合理扩充下面提供的材料，以分公司的名义向总公司起草一份不超过500字的情况报告。,1.年6月4日凌晨2时40分，分公司江南百货大楼发生火灾事故。 2.事故后果：未造成人员伤亡，但该大楼二楼商品被全部烧毁，直接经济损失350万元。 3.事故原因：二楼某个体裁缝经二楼经理同意从总阐自接线路，夜间没断电导致电线起火。 4.施救情况：事故发生后，分公司领导马上拔打火警，市消防队出动了8辆消防车，至清晨6点，火灾才被扑灭。 5.善后工作：分公司经理、副经理多次到现场调查，并对事故进行了认真处理。,65,参考答案,分公司关于百货大楼重大火灾事故的报告 总公司： 年6月4日凌晨2时40分，本公司江南区百货大楼发生重大火灾，经过两个多小时的扑救，于5时明火全部扑灭。该大楼二楼经营的商品以及柜台、货台、门窗等全部烧毁，直接经济损失达了350万元。造成此次重大火灾的直接原因，是二楼一个体裁缝经二楼经理同意从总闸自接线路，夜间没断电导致电线起火。 这次火灾的发生暴露了本公司领导对安全管理工作重视不够，内部管理不到位，安全适度不健全，违章作业严重等问题，因而造成了惨重的经济损失，教训十分深刻。 火灾发生后，本公司领导三次到事故现场进行调查，并对事故进行认真处理，责令该百货大楼二楼经理刘停职检查，对个体裁剪户李罚款元，并听候进一步处理。 今后，我们要吸取教训，切实加强对安全工作的领导，尤其加强对零售企业的安全管理，及时消除各种不安全的因素和隐患，为企业创造良好的经营环境。 分公司 年六月十二日,66,10.请示,概念向上级请求指示、批准时用的公文 分类： 1.请求指示： 适用于遇到疑难问题，须请求上级机关批示的事项。 解决“我们请求该怎样做”的问题。 2.请求批准： 适用于那些主管部门有明确规定，必须经过上级批准才允许办理的事项。 解决“请求批准我们这样做”的问题。 3.请求批转： 请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。 解决“我们请求有关单位这样做”的问题。,67,请示的特点,1事前行文。请示一定要在工作开始前行文，得到上级机关批准后才能付诸实施，不可“先斩后奏”或“边斩边奏”。 2一事一请。即一份请示只能请求指示、批准一件事或解决一个问题。 3需要批复。请示行文的目的非常明确，即要求上级机关对请示的事项作出明确的批复。,68,请示格式,1.标题标准式 （关于开展公司上半年产品质量评比工作的请示） 2.主送单位-根据隶属关系主送一个上级，不可多头 免批复意见不一；一般不越级行文。 3.正文-缘由：请示目的、原因、依据，理由充分， 言之有据。 事项：系主体，要求审批的具体问题或事项， 提出本单位的意见、建议或方案。 要写明确,坚持一文一事. 要求：系结尾，提出肯定性要求 （当否，请批示） 4.发文单位和日期：同公文，写明确，以便批复。,69,请示的写作模式,70,起草请示的注意事项：,1.行文之前要与主管领导充分沟通； 2.请示理由要充分，要求和建议要具体； 3.严格执行一文一事制度； 4.按照隶属关系逐级行文； 5.不能多头请示，只能主送一个上级主管机关； 6.请示与报告不能混用。,71,请示和报告的区别：,1.行文目的不同； 2.行文时间不同； 3.主送机关不同； 4.内容宽窄不同； 5.结尾用语不同； 6.处理方式不同；,72,请找出以下请示存在的问题：,河县税务局文件 （2003）税字第1号 河县税务局关于转发河面粉厂要求免税的请示 市税务局： 据我们了解，该厂2003年计划利润4050万元，如征税企业尚 有一定盈利，是否还给予免税照顾，请市局权衡审定。 现将该面粉厂关于免征2003年国家税金的请示转发给市局。 该面粉厂2000年投入面粉生产以来到2002年底均享受免征工商 税照顾，免征税款7.7万元。这个厂的广大干部和职工在2002年计划 产量增长了30%，但全年计算尚亏损六万元。 以上可否，请批示。 河县税务局 （公章） 二三年一月三日,73,参考答案,该请示存在问题的地方主要有： （1）标题不正确； （2）发文字号不正确； （3） 内容模糊不清，应该表明一个明确的建议和意见，然后提请上级“妥否，请批示”； （4）在内容中颠倒了前后的说明顺序； （5）数字使用不规范。,74,11.函,概念无隶属单位商洽工作、问答问题及向主管部门请求批准事项时使用的公文 分类： 1.商洽函-不相隶属单位商洽工作的行文。 2.答询函-单位、部门间进行问题或事项的询问和答复的行文。 3.请批函-向不相隶属单位和主管部门请求批准 有关事项的行文。,75,函形式,公函-内容比较重要，行文郑重，具有完整的公文 格式。 便函-多用于公务中事务性工作，不需完整公文 格式，不能用私事。 特点： （1）简便轻捷-内容简约，形式精短，商洽联系，及时迅速。 （2）行文多向灵活-不相隶属单位间上下左右均可， 自由灵活。 （3）语言质朴自然-多是陈述、说明性，明白晓畅， 恳切平和。,76,函格式,（1）标题-发函用关于XXXX的函 复函用关于XXXX的复函 正式公函，应在标题下方标注发文字号。 （2）主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。 （3）正文：开头发函说明缘由、目的，商洽工作原由、情况交代清楚； 复函引述来函日期、发文号做 起 首语，表明收到函。,77,函格式,主体-发函写清商洽、询问、请求的事项， 明确具体； 复函要针对来函事项逐一郑重作答， 不能回避不答。 结尾-发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达” 复函用“特此复函”、“此复” （4）发文单位和日期：同公文，有的加盖公章， 有的写明抄送单位。,78,函的写作模式,79,函的写作要求,1.直截了当。简要明确地提出要商洽的事项和要询问的问题，并表明态度，不绕弯子，不含糊其词。 2.写作语言。叙述清楚，语言简洁，注意分寸和礼貌，因为函用于不相隶属机关之间，因此，语言要平和、礼貌、得体，忌用命令、生硬或过于媚上、乞求的语气，本着平等协商、以诚相见的态度，谦和有理，不卑不亢。 3.格式规范。,80,例文赏析,关于给超市总公司商租商场一事的复函 上海超市总公司： 贵公司关于商租商厦五楼的函（沪超函20号）收悉，经研究，现答复如下： 贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市，这是方便顾客的购买需求，有利于盘活我商厦的闲置资源、扩大我商厦的经营规模与商品种类的好事，本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市。具体租金请贵公司来人面洽。 特此复函。 上海商厦 年四月一日,81,提示,这是答复对方商洽事项的函。正文开头引述对方来函标题及发文字号，以作复函缘由，继而用“经研究，现答复如下”一语过渡到主体部分。 主体部分先概括对方来函所商洽的事项及意义，既是对来函的回应，又表达了自己的态度。紧承这句，做出“欢迎”合作的表态，并提出面谈要求。 文章针对性强，态度诚恳，表述严谨，行文规范。,82,病文修改,关于要求报价的函 茶厂经理： 我们对你厂生产的绿茶很有