长宏公司加油卡使用管理规定

湖南长宏新能源材料有限责任公司加油卡管理规定（讨论稿）为减少因加油产生的现金流动、降低行驶运输途中的现金使用风险、提高费用报销和费用结算的效率，结合国家“营改增”的税务改革，公司决定自2016年6月起对公司公务车辆和运营车辆全面实施加油卡管理，为规范公司加油卡的日常使用，特制定本管理规定。（一） 公司加油卡的适用范围因公司业务开展需要使用的：公司自有、公司高管与员工私车公用、及租赁的运营车辆，包括：轿车、货车、铲车、挖机等车辆。（二） 加油卡供应商的选择1、选择中石油、中石化、中海油等二家以上大型企业作为供应商；2、遴选基本原则：通过价格、网点、服务质量来选择供应商；3、不定期与供应商进行商谈，通过竞争取得主动权，获得好的效益；4、综合部负责遴选合适的供应商；综合部应充分了解供应商的促销时间与政策，降低采购成本。（三） 公司加油卡的日常使用管理1. 油卡的开设与保管综合部是公司所属车辆加油卡的归口管理部门，根据每部车的车况和车辆月平均消耗燃油费，由车辆管理人将主卡(总经理保管)所购燃油进行分配充值，并将驾驶员所驾车辆牌号、对应加油卡卡号、加油卡充值时间、金额、余额等录入电子文档存查。财务人员负责车辆加油费用的审核、分析等。加油卡分为主卡和副卡，其中主卡一张由总经理保管，副卡由各运营车辆的驾驶人或主司机进行保管，实行一车一卡制度，每张加油卡限定车辆车号（挖机、铲车等租赁车辆除外），并设密码保护。申请人填写加油卡领用申请表申请领卡，每张卡必须严格执行个人领用签收程序，各领用人对油卡的保管和使用负责。一旦油卡发生遗失本人必须及时申请挂失，由此产生的油卡工本费和由此造成的损失由其本人负责赔偿。2. 油卡的充值与分配1） 主卡采用预存款制，由综合部财务根据主卡的实际使用情况进行金额预存，确保不影响其他副卡的正常业务使用；2） 公司自有车副卡的充值，由使用部门填写加油卡充值申请表，经部门、财务审核和总经理确认后，综合部出纳依照已审批的加油卡充值申请表，通过主卡将金额划拨至副卡；3） 私车公用车辆副卡的充值：以私用为主的私车公用车辆充值：根据公司总经理办公会议决定，确定每月充值金额，按月定额充值；以公用为主的私车公用车辆充值：以“实际工作需要”为原则，按需充值。不得随意滥用或盲目多充。车辆在卡内结余500元时可提出充值申请；由私车车主（或驾驶人）填写加油卡充值申请表，经部门确认和会计的审核后，总经理批准后，出纳依照已审批的加油卡充值申请表，通过主卡将金额划拨至副卡；以私用为主按月定额充值的私车公用车辆每年申请一次；4） 租赁车辆副卡的充值，由车辆使用业务部门根据工作需要，根据租赁协议，填写车辆加油卡申请表，经部门、财务审核和总经理确认后，出纳依照已审批的车辆加油卡申请表，通过主卡将金额划拨至业务车辆副卡；5） 综合部应按时填写加油卡充值台帐；6） 综合部每月的1号（节假日顺延）定期将主卡和各副卡日常充值情况汇总整理，将车辆充值、油耗情况汇总表提交部门、综合部和总经理确认，并于3号（节假日顺延）在公司月度工作例会上报告、并且在微信群内公布所有车辆持卡人油费使用情况。3. 充值油费的发票与报销1） 综合部每月末根据各副卡的实际使用金额，统一要求定点油站开具增值税发票；2） 综合部每月不超过2次根据各副卡的实际使用金额将费用划拨至油卡所属部门、私车车主（驾驶人）、租赁协议帐户，并在每月的财务报表中真实反映，以简化原有的现金报销工作。（四） 公司加油卡的使用的注意事项1. 定点加油所有公务车辆、运营车辆必须在中石油或中石化湖南省内外正规的网点油站使用油卡加油。2. 加油卡的保管与交接加油卡必须指定专人保管，领用人对油卡的保管和使用负全部责任。如发生人员变动必须完成相关的油卡的交接与清算，并重新办理领用手续；3. 异常处理因持卡人保管不善，导致油卡丢失、损毁、泄密等异常情况的发生，持卡人应及时向直接上级书面汇报，经部门确认后，由财务出纳到油站办理相关手续。在此期间，如发生卡内金额被盗由持卡人完全承担损失。在油卡补办期间执行出车任务，由驾驶员自行垫付燃油费，待油卡补办后再由财务出纳根据已审批的加油卡充值申请表，通过主卡将金额划拨至副卡；本制度最终解释权归公司综合部，本制度自2016年6月23日起正式执行。 湖南长宏新能源材料有限责任公司2016年6月23日车辆充值、耗油情况汇总表序号卡号持卡人充值本月实际耗油累计实际耗油本月实际跑里程KM累计实际跑里程KM百公司油耗本月累计金额按前价格折油量金额按前价格折油量金额:元数量：L金额:元数量：L湖南长宏新能源材料有限责任公司加油卡领用申请表车辆号码湘AW9620申请人签字用途私车公用加油充值卡号NO.领用日期2016年6月24日当前车辆里程综合部审核总经理审批湖南长宏新能源材料有限责任公司加油卡领用登记表序号车牌号码车辆型号行驶证人与号码使用性质加油卡卡号核定月充值额领用人签字领用日期湖南长宏新能源材料有限责任公司加油卡充值申请表（年内第 次充值）车辆号码湘AW9620申请人签字充值金额2000元充值卡号NO.大 写2000元卡内余额上次充值日期上次车表公里数申请日期2016年5月6日目前车表公里数综合部审核总