公函写作的四个特性

1 / 4 公函写作的四个特性 公函写作的四个特性 口贺登昆 同其他法定文种相比，公函有四个特性，需要在实际写作中加以注意。 一、格式要求的特定性 这表现在四个方面：一是发文机关名称上边缘距上页边的距离有别于其他公文。一般的下行文（命令除外），发文机关标识距纸张上边缘的距离为 62mm；上行文的距离为117mm。公函此间的距离则是 30mm。二是眉首各要素的标识位置不同于其他公文。一般公文眉首各要素如份号、密级与保密期限、紧急程度、发文字号等都标识在红色反线的上方 ，而公函的眉首要素置于武文线的下方，如将份号、密级与保密期限、紧急程度依次一项一行顶格标识在武文线下一行版心左边缘位置，发文字号顶格标识在武文线下一行版心右边缘位置。三是武文线和文武线与其他公文红色反线的标识有区别。文件格式是在发文字号之下 4mm处印一条红色反线（长2 / 4 156mm），主体最后一行置版记；而公函是在发文机关标识之下 4mm 处印一条武文线（长 170mm上粗下细），在距最后一行（即第 22 行） 6mm 处印一条文武线（长 170mm，上细下粗），没有版记。四是首页页码的标识要求不同。一般公文的首页页码置于首页 公文版心下边缘之下一行右下角，公函的首页则不显示页码，只在第 2 页开始显示页码“ -2-”。 二、行文对象的平等性 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。这里的“不相隶属”包含两方面的含义：一是一个系统内部的平级机关是不相隶属机关，比如省委内部的组织部、宣传部、统战部是不相隶属机关，市政府下属的财政局、人事局、教育局、公安局也是不相隶属机关；二是在行政组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的机关部门，不论级别高低都是不相隶属机关，如 某省水利厅与某省高等院校、某企业与某驻地部队等都是不相隶属关系。可见，不论受文对象是谁，不管行政级别高低，使用公函的单位的地位都是平等的，不存在上级与下级、领导与被领导的关系。所以写作公函时应从整体上把握好公务往来双方主体上的平等性。 3 / 4 三、适用范围的广泛性 函适用范围的广泛性体现在两个层面。一是任何机关部门都能使用。函不同于命令、议案等文种对使用对象有严格限定，不论任何层级的机关、团体、企事业单位，只要与不相隶属 的机关部门有公务往来，都可以使用函这一文种。由此可见函的适用范围之广是其他法定文种无法比拟的。二是功能用途的多样性。一般文种如请示、批复等功能比较单一，而函具有商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项四大功能。如可以用商洽函与不相隶属的机关建立业务关系，用转办函向不相隶属的机关发函协调处理有关事项，用答复函向不相隶属的机关建议落实工作，用请批函向不相隶属的机关寻求政策等。随着社会生活的多样化，函的内容将越来越丰富，用途和作用也将越来越广泛。 四、语言表述的平和性 公文不同 于文学作品和政论文章，它有着独特的语言风格和表达要求。从总体上说，公文用语讲究准确、简洁、质朴、庄重、规范；从行文关系上说，上行文的措辞谦恭礼让，下行文的语言准确庄重，平行文的语气平和诚恳。作为平行文，公函的用语既要体现公文语言的总体要求，又要体4 / 4 现平行文语言的平和性特点。如向不相隶属机关请求协助、商洽解决办理某一问题时使用的商洽函、转办函等，结尾一般多用“当否、妥否、可否、能否”之类的协商语；向不相隶属的主管部门询问有关方针政策的询问函、请批函等，一般多用“恳请、特请、是否同意”等期请语。这些协商语或期请语 ，从字面意思上体现的就是一种平等、和气、协商的态度，而没有上