办公室内常用公文写作培训.ppt

办公室常用公文写作格式,人资部,教学目的,一、了解办公室常用公文的概念与特点 二、熟悉办公室常用公文的写作结构 三、能独立完成办公室公文的撰写,公文概述,通知,报告,请示,简报,会议纪要,公文概述,一、公文概念,二、公文的特点,作者的法定性,文体的规范性,语言的庄重性,严格的程序性,法定的权威性,明确的公务性,公文的特点,三、公文种类,办公室常用的公文种类,通知、报告、请示、会议纪要、简报（事务性文书）,通知,一、通知的适用范围,二、通知的类别,1.批示式通知 这类通知根据用途的不同，又可以分为批转式通知、转发式通知和发布式通知三种。 （1）批转式通知，用于批转下级机关的公文。如：国务院批转国家土地管理局关于加强农村宅基地管理工作的请示的通知 （2）转发式通知，用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。 如：确山组织部关于转发中组部印发关于中国共产党党费收缴、使用和管理的规定的通知的通知,（3）发布性通知，用于发布规范性文件。 如：中共确山县人力资源和社会保障局党组关于印发确山县人力资源和社会保障局党的群众路线教育实践活动实施方案的通知,(四)任免通知 上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。,（五）会议通知,会议通知的正文通常由发文缘由、具体任务、 执行要求等组成。会议通知的内容一般应写明召开 会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。,三、通知的特点,通知是常用公文中使用频率最高的文种。它有三个特点：,四、通知写作的基本格式,标题：发文机关+事由+的+“通知” 主送： 正文：缘由和目的、通知事项、执行要求 落款：署名、日期,(一)发布性通知的写法,1.标题,如：中共确山县人力资源和社会保障局党组关于印发 确山县人力资源和社会保障局党的群众路线教育实践活动实施方案的通知,由发文机关+关于+发布(印发、转发、批转)+被发布文件标题+的+通知组成，也可省去发文机关名称。,(一)发布性通知的写法,2.正文,发布性通知的正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、 “原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、 “参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。,(一)发布性通知的写法,2.正文,如：确山县人力资源和社会保障局党的群众路线教育实践活动实施方案已经党组审议通过，现印发给你们，请结合实际，认真抓好贯彻落实。 根据中共确山县委关于在全县党员中深入开展党的群众路线教育实践活动的实施意见（确发20145号），现就开展我局党的群众路线教育实践活动，制定如下实施方案,(二)指示性通知的写法,1.标题,如：驻马店人力资源和社会保障局关于分解2014年度人力资源社会保障责任目标的通知,由发文机关+关于+主要内容+的+文种组成，也可省去发文机关名称。,(二)指示性通知的写法,2.正文,由缘由、执行事项、执行要求三部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。执行事项要具体明确、条理清楚。执行要求主要对执行事项的检查落实提出要求。,(二)指示性通知的写法,2.正文,如：目前一些单位层层召开表彰大会，并借表彰会之机，巧立名目，滥发奖金实物，不仅浪费了国家资财，增加了财政负担，而且败坏了社会风气，为了加强廉政建设，节约财政开支，各级国家机关采取不同措施加以纠正。市人民政府发出通知，要求各区、县原则上不再召开表彰大会。确需召开的必须报经市人民政府批准，凡经批准召开的县、区和各系统范围的表彰大会，可发奖状或口头表扬，一律不得发奖金、实物、纪念品等。各级财务部门和财会人员必须实行严格的财政监督。凡违反上述规定的，要追究领导责任，严肃处理。,(三)告知性通知的写法,如：今日，全国妇联为认真贯彻习近平总书记在全国妇联新一届领导班子集体谈话精神和党中央提出的“广大妇女要尊老爱幼、勤俭持家、自立自强、科学教子、树立家庭文明新风尚”要求，落实中央关于积极培育和践行社会主义核心价值观的意见以及中国妇女十一大对加强家庭文明建设工作的部署，全国妇联要求在全国各级妇联组织中广泛开展寻找“最美家庭”活动，县妇联为认真贯彻上级妇联组织关于寻找“最美家庭”活动通知要求，结合我县开展的家庭美德促进行动实际，决定在全县范围内开展寻找“最美家庭”活动。现就有关事宜通知如下： ,正文主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。一般包括形成该事项的过程、原因、根据，事项的具体内容(性质、状态)。,(四)任免通知的写法,（）标题。任免通知的标题，应写明发文机关和被任免人员的姓名，同时任免多人职务时，标题中一般只写排列在第一位人员的姓名，后加“等同志”概括。如局关于等同志职务任免的通知。 （）正文。任免通知正文分两部分，一是任免根据，二是任免决定。行文时要注意，任免决定包括了任职、免职和既免又任等几种情况。要区别情况，写清被任、免职务人员的姓名和职务。任免的原因，一般不需要展开说明或发表议论，以体现通知的权威性。,（五）会议通知的写法,会议通知的正文通常由发文缘由、具体任务、 执行要求等组成。会议通知的内容一般应写明召开 会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。,结语： 特此通知。 以上通知请认贯彻执行。 本通知从下发之日起开始执行。,五、通知写作的注意事项,节后复习题,常用公文中使用频率最高的文种是（） A通知 B报告 C请示 D函 任免和聘用干部的公文文种为( ) A命令 B、指示 C、通报D、通知,报 告,一、报告的适用范围和特点,报告的特点：,报告的种类： 工作报告：基本情况、成绩和经验、问题与不足、改进办法 情况报告：情况或问题发生的经过、原因、责任分析、处理意见、应吸取的教训等 答复报告：报告的原因、回答询问,报 告,二、报告写作的基本格式,(一)标题,1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。,如：医保中心关于对县领导在县医院等四家医院就医医疗费的审核报告,2.可以由主要内容+文种构成。,如：关于解决医保中心办公经费的报告,报告,(二)正文,交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。,如： 根据2012年度驻马店市医疗生育保险经办工作考评自查内容及标准，对照我县医疗生育保险经办工作实际情况，逐条逐项进行自查，现将自查结果报告如下：,注： 答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题，然后过渡到下文。,如：前接政发2004106号函，询问我县水质污染原因及治理问题，现将有关情况报告如下：,报告,报告,报告,三、报告写作的注意事项,节后复习题,报告属于？ A、上行文 B、下行文 C、平行文 报告分为那三种？ A、工作报告 B、情况报告 C、请示报告 D、答复报告,请示,一、请示的适用范围和特点,请示,（二）请示的适用范围和特点,请示,二、请示写作的基本格式,(一)标题,1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。,如：学院关于建立计算机中心要求拨款的请示,2.可以由主要内容+文种构成。,如：关于免除医保手册和IC卡工本费调控的请示,请示,二、请示写作的基本格式,(二)正文,正文包括请示缘由、请示事项、请示要求三部分。,请示缘由一般是写请示问题或事项的原因、背景、理由。,如：医保中心仅有一项收费，即医保手册和医保卡（IC卡）工本费，2002年底按照豫计收费20021187号文件中“关于各市医疗保险卡（IC卡）及医疗保险手册收费最高不得超过15元”的规定，经物价部门核定按13元/套收费。医保中心经费本来就十分紧张，正常工作的开展已很难维持，如果将此项收费进行调控的话，医保中心将倒贴办公经费。,请示,二、请示写作的基本格式,(二)正文,将请示上级机关给予指示、批准或批转的具体问题及事情全盘托出，请求上级机关作出答复。,如： 鉴于以上特殊情况，恳请县政府、县财政免除对医保中心医保手册和IC卡工本费的调控。,第四节 请示,二、请示写作的基本格式,(二)正文,请示要求是请示的结语部分，常用的结语有：“是否妥当，请批示”、“以上请求，请批复”、“特此请求”等等。,如： 请领导批示！,第四节 请示,三、请示写作的注意事项,报告、请示均属于报请性上行文，使用的范围和频率都很高。 报告是用来向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问 请示是下级机关请求上级机关对某项工作或问题作出指示、答复或者批准的。 请示和报告是两个不同的文种，注意区分。,小结,节后复习题,请示的结构由以下选项的哪几部分组成( ) A、标题，写明制发机关名称、事由与文种 B、主送机关 C、正文，包括请示理由、请示事项及请示的具体要求 D、制发机关名称与成文日期 关于请示的特点，说法正确的是( ) A、请示的内容必须是属于本机关职权范围内无权或确实难以处理问题与事项 B、使用范围广泛 C、具有执行性 D、有较强的时效性，强调及时快捷,会议纪要,会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，会议纪要是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。,会议纪要,一、会议纪要格式 会议纪要构成。通常由标题、正文、主送、抄送单位等。 标题有两种形式。一是会议名称加纪要。如全国农村工作会议纪要。二是召开会议的机关加内容加纪要。如省经贸委关于企业扭亏会议纪要。 会议纪要正文一般由两部分组成。一是会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。二是会议的精神和议定事项。 常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。 工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。,会议纪要,二、会议纪要的三种写法 根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法： 1.集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。,会议纪要,2.分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。,会议纪要,3.发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。,会议纪要,三、会议纪要的特点 1内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。 2表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。 3称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。,会议纪要,四、会议纪要与会议记录的区别 会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,简 报,一、简报的概念 简报就是各单位对近期发生的内部情况所作的简要报道。,二、简报的特点,简语言简约、 篇幅短小。 真准确反映事物的真相和本质。 快编写快、传递快。 新反映新情况、新事物。,简报,三、简报的写作格式,简报由报头、报核(报体)、报尾三部分构成。,（一）报头 位置: 占首页上三分之一，下用粗横线隔开 主要内容: 1.简报名称(在报头上方居中) 2.期数编号(在简报名称下) 3.编发单位(在编号下面左起顶格写) 4.编发日期(在编发单位平行对称右侧写) 例：,会议简报,第期,区局办公室编,年月日,简报,（二）报核（标题+正文）,标题 1、单行标题：只有一个正题，是消息中心内容的概括或主旨的浓缩。 例：人社局召开2013年度总结表彰会暨2014年度工作部署大会 2、双行标题：正题+副题或引题+正题 例：(正题)上海整治群租动真格 (副题)中远两湾城5