大红山铜矿采购管理综述.doc

大红山铜矿采购管理综述 摘要 本文主要从采购与采购管理的涵义，大红山铜矿采购管理流程与现状入手，在指出当前采购管理存在的问题与不足的基础上，提出一些实际工作中的思考与探索，并提出了几点实质性的设想与建议，希望能够在不断完善中全面推进采购管理的各项工作。关键词采购与采购管理涵义，采购管理流程与现状，思考与探索，设想与建议一、引言近年来，物流作为企业第二利润源泉已得到广泛的关注，而作为物流活动起点的采购，同样受到企业的高度重视。对于生产型矿山企业来说，其成本的主要构成就是直接材料，而采购便是控制该成本的关键环节。如何进行采购管理就是每一位采购人员和相关管理层，必须认真思考与探索的课题。二、采购与采购管理的涵义狭义的采购，是指以购买的方式，以买方支付对等的代价，向卖方换取物品的行为过程，在买卖双方的交易过程中，使物品的所有权发生转移及占有。采购管理是指企业为达成生产或销售计划，保障整个企业物资供应而对企业采购进货活动进行的管理活动，即5R管理：从合适的供应商那里，在确保合适的品质下，在合适的时间，以合适的价格，购入合适数量的物品。其主要包括三项内容：保证企业所需的各种物资的供应；从资源市场获取各种信息，为企业物资采购和生产决策提供信息支持；与资源市场供应商建立起友好且有效的关系，为企业营造一个宽松有效的资源环境。 具体说来，采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，并对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。三、大红山铜矿采购管理的流程与现状（一）管理机构与职能的简要回顾大红山矿物资供应管理工作起步于补堪时期，1986年至1989年设立供应股；1990年改制后的易门矿务局成立大红山矿筹建处，设立供应科；1997年12月3日建矿时成立供应科；1998年底成立矿物资材料供应组（隶属供应科），明确其工作职责是将各单位备品备件、常用材料物资安全送到井下各中段甩车道，并将车队的东风212#及8吨汽车连同驾驶员划入供应科管理，行政科办公用品发放划入供应科；按照“精减、高效、缩短管理环节”的要求，2000年12月底又将办公桌椅、床头床板等发放职能划归供应科；2001年3月撤销大红山矿供应科建制，原供应科工作职能及管理人员归并矿设备能源科管理。随着矿务局物资仓储职能归位矿山，从金泰公司划拨11人回大红山矿，2002年7月22日，成立大红山矿物资材料采购供应站。明确职责为：负责全矿所需物资材料的采购、验收、保管和发放；负责设备、物资材料装卸、入库和库房设施的安全保卫工作；搞好物资材料ABC管理法，加强计划信息反馈，合理搞好采购、库存工作，以满足生产的需要，确保资金周转，开展物资节约代用，修旧利废工作。并正式要求采供站尽快理清工作关系，调整人员结构，建立各种制度，明确各种岗位的工作职责，做到分工明确，结构合理，满足矿山生产生活的需要。2003年3月，大红山矿实施机关机构改革，成立设能供应部，并聘专人分管材料物资供应工作。2004年5月，撤销设能供应部，成立设备能源部和物资采供站，从此正式分立管理至今。（二）采购管理的业务流程随着2002年7月归位矿山自主采购管理以来，大红山铜矿的采购管理工作已从全面起步，到渐趋完善与规范，在建立健全相关规章制度的基础上，也形成了一套基本符合矿山生产发展要求的业务操作流程。具体为：1矿属各单位（部门）根据生产或工作需要，按照规定格式，编制月度物资需求计划或临时计划或报告等，在规定时间内交送矿设备能源部进行审核。2矿设备能源部在接到各单位需求计划时，根据设备状况或生产实际，主要从规格型号、技术参数、需求数量等方面进行严格审核，汇总编制矿物资需求计划报相关矿领导审核后，在规定时期内交送矿物资采供站执行。3物资采供站接到经部门审核、矿领导签字的需求计划后，一边核对实际库存量，一边与计划编制单位、技术部门或供应厂商（家）复核规格型号、技术参数等，调整编制完整的采购计划。并以此采购计划为依据，按照“货比三家”的原则进行广泛而又有针对性的规范化询报价。4根据询报价情况，采供站本着“质量、交货周期、服务、价格”四要素，进行部门审议，确定不需提交订货会讨论的采购计划项目；同时，确定需提交订货会讨论的采购计划项目。5整理需召开订货会确定的报价表等资料，组织召开有矿领导、部门和需用单位等参加的订货会。6采供站相关业务人员，根据部门内审会和矿订货会确定的采购原则，积极组织订货，并与所确定的供应厂商进行商务谈判及合同签订工作。7采供站根据订货合同，经常与供应厂商保持密切联系，进行催货与验收入库等日常管理工作。（三）采购管理的基本现状在各级领导和部门的支持帮助下，通过几年来物资管理人员的不懈努力，大红山铜矿采购管理工作正朝着“六化”目标迈进，即管理科学化、信息网络化、采购规范化、库存最优化、仓储标准化、库区园林化。1组织及人员结构。随着今年1月份玉矿公司机构调整，原机械化公司所管理的无轨设备及备件管理归并矿山统一管理。采供站共有员工19人，其中正副站长各1人，返聘员工1人；其中10名男员工，9名女员工（均为仓管员）。内设一三类、二类、无轨类及综合四个业务管理组，并根据个人申请部门批准而设置了专岗专人负责各项具体业务，明确各自职责与义务。2.规章制度建设。2006年初对已实施的大红山铜矿“物资采购供应管理办法”和“废旧物资管理办法”进行了修改与完善。同时，采供站根据业务分工情况，制定了站长、副站长、管理组长、计划采购员、调拨分配员、仓库管理员六类岗位职责；分别从工作程序与制度、物资采购与仓储管理制度、学习与会议制度、培训与学习计划、作息时间与劳动纪律制度、库区园林化实施纲要等六方面，制定了采供站管理制度汇编。还制定了加强廉政建设的“五个基础”、“十项守则”、“十要十不要”和“十不准”。此外，还将视工作情况不断完善各项管理及制度建设。3. 主要工作概况。几年以来，采供站在矿分管领导的坚强领导下，在“采购供应管理办法”的指引下，克服了人员较少，手工业务操作，物资种类繁多，采购工作量大等困难，做到忙而不乱，有条不紊，加强对计划的及时性、准确性、全面性、超前性和严肃性管理与审查落实，在坚持“打破垄断、货比三家”的“阳光采购”制度的前提下，严格执行“质量、交货周期、服务、价格”采购四要素，明确各自权、责、利，按规定和程序与供应厂商进行商务合同及采供手续，做到细致采购、合理储备、供货及时、服务到位，为矿山生产经营目标的圆满完成提供了强有力的物资保障。本着“服务生产、服务基层、服务现场”的宗旨，不定期地走访基层各单位，加强与供应厂商和使用单位的沟通与交流，并充分利用网络资源不定期地发布物资管理有关信息。按照“超市堆理”概念和“空中发展”观念，量身订制货架，加强实物定置管理，全面推进仓储标准化进程。现已基本形成了二类机械产品、二类电器电气、采掘备件、系统备件、无轨备件、一类钢材木料、一类建材化工、三类劳保工具、三类土杂等九个分类库房，并有专人对应管理。2005年度，采供站在核对库存、落实需求计划、调整采购计划和询报价的基础上，全年共组织二十余次有矿领导、财务、纪检及相关技术职能部门和使用单位共同参加的订货会，在民主集中制的基础上实行集体决策制，圆满完成了各项计划的商务谈判及合同签订，计划实现率和到货率都在95以上。全年共签订209份合同，涉及供应厂商五十余户，除以实际过磅量为结算依据外的直接合同金额约8000万元，实际累计采购量10025.75万元，累计发出量10304.64万元，年末库存为859.1万元。此外，还指定专人加强对废旧物资回收利用和改造设备及其回收的管理，全年共销售各类废旧物资八百多吨，销售收入达180余万元，兑现给各单位70余万元。并对历年形成的积压与不良资产进行统一存放、集中管理，并交由一个人负责。（四）存在的问题与不足虽然说，通过全体物资管理人员的不懈努力，仍存在一些问题与不足。1.物资管理从业人员的专业化水平不高，整体素质不高，自动化程度不高，离物资管理电算化尚有差距。2.受生产组织及作业计划的影响，物资需求计划编制得不规范、不准确，缺乏系统性和超前性；计划审核的不严格，缺乏控制性和科学性，导致采购计划的复核审查难度加大，影响采购管理工作质量。3.外出考察机会不够，市场信息掌握不够，售后服务及跟踪检查的工作力度不够，对质量问题管理的创新意识不够，合同的约定事项及违约责任与索赔管理有待探索。4.探索新的采购模式，如零库存、代储、代理，加强供应商管理，加速物资流通，减少资金占用，保证生产所需。5.加强物资管理从业人员专业归口和采购业务的归口管理，杜绝凌驾于采供站之上或绕过部门执行的现象。6.废旧物资回收特别是设备更新改造的再利用工作，应引起高度重视，并值得进一步探索。7搜集整理和摸索总结物资消耗定额及收发存规律，提高经济储备管理，特别是系统备件及常规消耗件的管理。四、大红山铜矿采购管理的思考与探索为加强采购管理，服从和服务于矿山安全生产经营，适应新型工业化矿山企业对物资管理的要求，以市场为导向，强化服务意识、质量意识、成本意识、竞争意识，重基础、严管理、抓落实，进一步完善和推进采购管理，改进工作方式方法，提高从业队伍素质，推进物资管理电算化，探索物资管理新模式，全面实现物资管理系统的“人、财、物”的垂直型扁平化“大物资管理”。（一）采购管理原则坚持统一计划、统一组织、分级管理、分工负责、层层把关的原则；坚持“阳光采购”和“打破垄断、货比三家、减少中间环节”的原则；坚持商务合同与技术协议相结合的书面形式和“质量、供货周期、服务、价格”四要素的订货采购原则；坚持“不见实物不验收、验收不合格不开验收单、不合格品不入库”和严把数量与质量关的原则；坚持物资分类、分库、分区和“对号入座”与“见缝插针”相结合的“5S管理”的实物定置管理原则；坚持“先进先出”和“三不三核四对五检查”的领发与出库原则；坚持定期清仓盘点与不定期仓库检查相结合的原则；坚持与财务等相关部门密切配合，正确核算、规范处理账卡的原则；坚持物资管理从业人员的业务归口和电算化管理的原则。（二）计划管理计划管理是为确保物资计划能够顺利执行和全面实现而进行的调查研究、监督检查、调节控制和考核总结等活动。物资计划分为需求计划和采购计划。需求计划（含报告、申请）由需用单位（部门）根据生产经营需要，在规定的期限内规范编制报送部门审核汇总。采购计划由采供站在接到经审核的需求计划后，结合库存储量与消耗情况统筹考虑而科学、规范编制的采购明细。随着生产的发展，如今各单位在编制此计划时经常处于一种“计划没有变化快”的状态，进而影响部门的审核把关，以至有时仅是照搬照抄直接汇总而已，这将直接影响到采供站在接计划后制定采购计划的工作进度与效率。因此，采供站必需花更多的时间与精力投入到其数量、规格型号甚至技术参数的复核查实。虽然如此，我们仍然要求业务人员必须轻重缓急、分门别类地，一边完成库存量的核实与消耗规律的分析，一边完成各项参数的核对，并在三至五日内完成采购计划的编制。只有从工作时间和计划质量上进行源头控制，才能为采购赢得主动，创造条件。（三）采购管理采购管理主要是指对采购计划进行询报价、比议价、洽谈订货、协议合同签订等一系列具体业务。采供站是矿物资采购工作归口管理的唯一职能部门，其他单位（部门）均不具备采购管理的权力。由于矿山生产发展速度太快，为确保物资保质、按量、及时采购到位，矿采供站不断地探索与完善采购管理操作程序。1.询报价。坚持“货比三家”的原则，遵循市场经济规律，面向市场，多渠道、多方式、多途径地，全面、及时地将采购计划明细分门别类地，有选择性、有针对性地，以书面传真或电子邮件形式向各供应厂商询价。特别是对有指定厂家或指定品牌的计划项目，我们本着优先品牌代理商或直接对厂家进行询价，尽量避免纯中间商“哄抬物价”式报价，以减少中间环节而形成的交流与沟通障碍。为保证公平、公正和市场灵敏度，一般都规定其报价有效期。2.比议价。坚持“阳光采购、打破垄断”的原则，对接到的全部报价信息进行分类汇总，召开部门管理组会议内部审议，根据计划的时间、数量与技术等要求，结合各业务人员及部门所掌握和积累的供应厂商的有关情况，本着“质择优、价择廉、运距近、守信誉、重时效”的原则，提出各计划项目的部门综合意见，确定哪些项目可在提交分管矿领导审核后直接进行订货采购，哪些项目交由矿领导决定是否有必要召开矿订货会。3.订货会。对于质量要求不明、技术参数不清、指定厂家有变、使用效果无定论、价格波动较大、单项费用偏高等，在部门内审会后提交矿领导决定确需召开矿订货会的，由采供站牵头，矿主管领导及相关领导，矿属相关部门（设能、财务、纪检等）及相关使用单位负责人等参加的物资订货会。会上，坚持“质量、交货周期、服务、价格”四要素，本着“实事求是、科学决策”的原则，在部门提出的建议性意见的基础上，充分发挥民主集中制优势，最后由矿领导确立综合性的可操作原则，并形成会议纪要，交由采供站按此纪要精神和原则进行具体的业务操作。4.商务谈判。根据订货会纪要，由业务人员与指定或意向性的相关供应厂商进行业务洽谈。主要从质量（技术）、交货周期、售后服务等要求方面，与供应厂商进行密切交流与沟通，以从源头控制好产品质量。此外，价格也是洽谈的重要内容，充分利用当前买方市场的优势和供应厂商想开辟市场的心理，在确保质量的前提下，尽可能地压低其供货价格，为矿山节约一定成本。5.订货合同。根据供需双方已取得一致的商谈内容，以及部分须有技术协议要求的，本着“互惠互利、互让共赢”的原则，由采供站按照通用格式拟定书面的订货合同，交由双方经办人及主管领导签字、盖章（合同专用章）后，方才正式生效。合同条款主要包括标的物名称、规格型号、数量、单价、金额、交货期限，技术标准与质量要求，交货地点，运输方式与费用，结算与付款方式，违约责任，其他约定事项等。除部分零星或急件采购，原则上都必须先合同后采购，否则，不予办理验收入库与结算事宜。少量以年合同形式进行采购的项目，若执行途中遇价格大波动，经双方协商并报领导同意后，签订补充协议或重新订立合同。（四）执行管理1.供应商管理。各供应厂商（厂家）随着市场经济的发展而不断变化，严格按照“质量优良、交付及时、服务良好、价格低廉、费用节省”的标准，优胜劣汰地科学管理供应厂商，强化法律与责任意识。对供应厂商实行年检制度和相关书面证明资料交验制度。交验资料主要包括企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法人代表证明材料、委托代理人证明材料、授权委托书、合同章预留印鉴等。对比较稳定和信誉度较高的定向性供应厂商，采取签订分批订货合同与协议相结合的形式进行采购管理；平时执行的少量或零星采购计划（含电话或口头通知），每月必须与供应厂商进行核对与汇总，纳入合同化管理，并签订书面合同或协议。此外，积极推进代储采购、试用引进和采购业务代理等方式，将供应厂商提供的材料物资、备品备件实行专库专管，有偿代储、随用随取、用后结算，降低矿山库存储备，减少库存资金的占用，保障生产经营所需物资的及时供应。2.合同执行管理。按照“指定厂家品牌、代理业务操作、转移费用支付”的原则，特别是对于系统设备、无轨设备等主要零部件、备品备件的采购，直接对应原生产厂家或与生产厂家或国内代理商全面洽谈后，在此价格基础上，给予中间商一定比例的业务代理费用，以此而与中间商确定合同关系，加强了技术交流及售后服务，缓解矿资金压力，同时监督中间商按原约定的价格与指定的厂家或代理商再确立其双方合同关系，且要求以此副本作为矿山与该中间商订货合同的附件。根据“同等条件下，优先改制关联单位”的思路，经泰公司的不少业务就是如此操作，既进一步紧密了“产、消”关系，又加强了“产、供、消”三方合作，还减少了原中间环节所造成的各种不必要的障碍。因此，大大增强了市场的透明度与规范化，有效杜绝了各方的猜疑或不信任，避免了无序竞争甚至是“口袋卖毛”的现象发生。3.业务操作管理。为严肃合同的管理，要求调拨分配员密切跟踪落实而进行相应的催货、验收入库、结算与退换货及索赔等。尤其是加强对入库物资的数量、质量和单据等进行经济技术方面的验收。并以此来倒推而检查计划与合同的执行情况，同时对供应厂商进行评估。为加强与需用单位、技术部门、供应厂商等的交流与沟通，除建立起定期例会制和不定期交流机制外，还在建立健全ABC物资管理制度的基础上，完善重要信息跟踪与反馈制度。五、采购管理的设想与建议由于矿山所处的特定地理位置，对外界信息的了解受到一定制约。伴随着日益发达的市场经济所带来的各种信息鱼目混珠，为了能够仔细甄别和筛选可利用信息，为企业生产经营提供可靠的物资保障，必须本着“走出去引进来”的思路进行必要的市场调研与考察。1由于老牌国有大中型企业的不断改制，少部分业务人员仍假借原企业名义进行其业务活动，倘若我们不“走出去”实地考察，与厂家直接面对面地交流与沟通，搭建起相互了解、信任与合作的平台，最直接地建立“产、消”网络，就很难拨开“鱼目混珠”的市场迷雾。因此，应对东北、中原等老重工业基地，江浙、闽粤等沿海新兴工业基地，以及部分与本企业有长期合作或国内唯一生产的院校与厂家等，特别是部分关键性的时间点与主要的设备，必须通过“定向与定点”的市场考察机制，使生产厂家真正了解到其最终的消费末端是谁，也让我们使用者直接接触到该产品的真正生产厂家在哪、是什么状况等，而形成“一一映射”的往来关系。2由于市场经济的变幻莫测，各种市场信息也千变万化，市场行情也时而扑朔迷离，为了更准确地掌握和分析市场资源，就必须对部分流通性较强、进出频繁、需求数量较大、与铜产业有关等物资，如钢材、电缆、加工件等，就必须分批次、对专业地进行“定期或不定期”市场调研，以全面、及时掌握市场信息，形成企业自身的快速反应与决策机制。否则，长期以往，不仅缺乏市场灵敏度，还可能只