浅析财务管理系统实施过程中的成本分析和控制.doc

浅析财务管理系统实施过程中的成本分析和控制 任建明 摘要：企业在准备启用财务管理系统之前，必须理智地进行投资决策分析。笔者对财务管理系统实施过程中的可控成本和不可控成本进行分析，设计出一个简单的成本控制管理表格，企业可以有重点地对容易成本失控的地方加以控制。针对J企业的案例，笔者又做了一些改进，提出实施财务管理系统的成本控制的建议。 关键词：财务管理；系统；成本控制 对于企业决策者而言，实施财务管理系统不仅仅是购买一套软件，需要投入巨大的资金、人力、物力，投入时间长、风险大。企业在准备启用财务管理系统之前，必须理智地进行投资决策分析,才能投资购置或更新系统，并能更好地实施与应用财务管理系统。 一、财务管理系统的成本分析 依据系统生命周期阶段理论，可以将系统实施成本分成开发成本和运行、维护成本两大类。开发成本包括系统分析设计、代码编写、系统测试、硬件购买和人员培训等；而运行维护成本则包括运行费用，管理费用和维护费用等。 1.咨询费用。任何单位在实施管理系统前，其自身的业务流程一定有需要进行整顿和改革的地方，如果企业有些根本的弊端没有解决，则实施系统后，也无法满足其需求。因此有必要组成一个由外部专家、咨询机构和企业自身的业务行家组成的咨询团队，便于从专业的角度，对其现有流程进行优化甚至重组，对系统的实施进行评估和决策。 2.软、硬件的购买。企业在前期对供应商的选择上，由于信息不对称和投入资金过少，未能找到能结合企业行业特征来开发的软件供应商，无形中加重了软件成本。 3.数据转化费用。通常企业在采用新系统前，都已经存在老系统中或者人工处理的大量数据，如何将这些数据经过处理转化，载入到新系统中去，则是一个不容易预先判定的费用支出。 4.数据分析费用。财务管理系统在建成后，往往会生成大量的数据，而系统自带的数据分析机制往往有其局限性，分析的功能都有一定限度。因此，在对系统生成的数据进行分析上，需要一定的资金，用来支付数据分析机制的建立，相关人员的人工费用等。 5.员工培训费用。信息系统的建立，都意味着相关操作员工作方式和风格的改变，而操作较复杂的财务管理系统，更需要对员工进行足够的培训，这样，才能尽量避免因人为因素，导致系统运行不稳定，给企业效益造成不必要的安全隐患。 6.系统维护费用。财务管理系统的建立，使企业的业务流程对信息系统的依赖性也加强了，所以，在系统运行的后期维护显得至关重要。在这一费用细节上进行细致的预算和控制，非常必要。 二、系统实施成本的可控性分析 企业要在其希望实现的成本目标的基础上，尽量将成本最小化，就必须仔细地对各项成本进行分析和控制。本文提出财务管理系统成本可控性的分析方法，是从企业的角度出发，分析哪些是系统实施可以控制的成本，哪些是无法控制或无法完全控制的不可控成本，并相应的采取措施。此时，企业成为财务管理系统实施的责任成本中心。凡是责任中心能控制的各种耗费均称为“可控成本”，企业可以将可控成本尽量控制在一定的范围。将上文阐述的系统实施成本的可控性进行分析，如表1所示。 加强对财务管理系统实施可控成本的管理，可以从以下几方面着手： 1.在引入系统前，先对自身业务流程、管理体制和单位信息处理机制进行整改，可以减少系统建设时系统需求费用，同时缩短系统的建设周期。事实上，很多企业在平时不注意对自身的优化，上信息化项目也是盲目地随大流，而外部单位不可能在较短的时间内去理清其现存的问题，同时，调研期的延长也加大了系统实施的成本。因此，企业应该预先对自己的核心业务和基础信息处理状况进行整改，上新财务系统的过程，也是优化、改善工作流程的过程。 2.在购买硬件的时候，应该充分考虑财务管理系统软件的需求，选择必要的、合适的硬件。 3.系统建设中，应该安排企业内部的适当人员，参与到系统实施中去。这样，在系统实施完毕后，自身人员不仅知道如何去操作软件的功能模块，还能知晓每个功能模块的基本设计原理。在运行维护阶段，一般的问题不必要请系统实施单位来解决，减少了财务管理系统的维护耗费。 系统实施过程中还存在自身无法控制或无法完全控制的不可控成本，包括财务管理系统的设计，代码编写以及系统运行不稳定所可能造成的损失。企业在实施系统时的不可控成本恰好是系统供应商的可控成本。从自身位的角度出发，在管理不可控成本的时候，必须与系统供应商之间发生利益的博弈。为了尽量减少不可控成本，首先必须选择一个合适的利益博弈对象，也就是需要一个信誉相对高、实施能力比较强，对自身目标需求有较好预期满足度的技术实施单位。一个好的软件供应商，能够利用其丰富的行业经验和强大的技术实现能力，在保证满足客户功能需求的基础上，以较短的产品实施周期，较低的系统分析和代码编写等人工费用，建成稳健的系统，大大减少了系统运行中出现错误甚至崩溃的可能性。 三、系统实施中的隐性成本 成本控制中有例外管理的原则，即成本控制要将注意力集中在那些导致预算超支的超乎常情的成本项上。财务管理系统实施中存在如下隐性成本：数据转换费用和培训费用。通常，企业或者是系统供应商在做成本预算的时候，很少会充分重视在数据转换和员工培训方面的费用。而实际上，在基础数据时，会发现存在许多问题，如数据不完整，部门自身基础数据缺乏，数据处理混乱。因此，要从组织结构入手，去理清数据处理思路，财务管理系统所必需的基础数据，并将其转换载入到新系统中去。 此外，大型财务管理系统在建成后，对操作人员的素质有相当的要求，对系统操作不当，都有可能引起系统出错甚至崩溃，给正常的业务运作造成了隐患。因此，对员工的培训必须引起充分的重视。对于J企业而言，从一开始决定更新财务系统，就由原先负责财务系统维护的科室牵头，负责财务系统更新的全部工作，包括前期的调研、实施中与开发商的沟通和后期的系统维护。在这次财务系统更新中，J企业的信息科的人员全程参与，与供应商多次沟通，不仅知道如何去操作软件的功能模块，还能知晓每个功能模块的基本设计原理。在运行维护阶段，一般的问题不必要请供应商来解决，也节约了系统的维护支出。另外，对不同的业务科室进行培训，针对从事不同业务、使用不同模块的人员进行有针对性的培训，也有利于系统的顺利实施。 成本预算中，必须充分考虑系统实施中存在的隐性成本。如果没有加入隐性成本，势必会低估实际成本，影响成本预算评估，造成企业对实施成本过高的不满，降低了对系统实施的信心。 四、成本预算和控制表格的应用以J企业为例 1.成本预算和控制表格的说明。表2中实施项目是按照财务管理系统实施的时间先后安排的，事业单位在实施过程中按照实际实施情况填写第二行“实施时间”，并与“预计时间”相对比，及时调整系统实施进度。其次，各实施项目中，可控与非可控成本可以用不同格式表示（表格中可控成本项目用加粗表示），可控成本应制定详细附表，如员工培训费用项目应按事业单位各部门员工制定详细的费用明细表，才能更好的控制财务管理系统实施过程的可控成本。 综上所述，企业在准备启用财务管理系统之前，必须理智地进行成本计划的制定，在财务管理系统实施过程中严格执行成本计划，才能做好企业启用财务管理系统的成本控制。 2.从J企业案例看表格的应用 （1）案例介绍。J企业目前使用的财务软件是从xx年开始启用的，系统数据库里的数据日益庞大，且原软件开发公司已解散，后期研发和服务已无保障。期间颁布了新的会计制度，会计核算的内容发生了较大变化，有必要开发一套通用化、标准化、制度化的财务系统应用软件,以确保事业单位预算收支数据的准确、有效,为管理决策提供正确的信息依据。xx年以来，J企业开始在同类单位开展调研，由本单位原先负责财务系统维护的科室牵头，了解国内同类型单位财务信息系统使用的现状，以期更新目前的财务软件。 xx年底，正式签约采用S单位的财务管理系统，软件及系统服务总计在200万人民币左右；系统硬件购置计算机10台，投资约50万人民币；还有调研经费15万元。综上所述，J单位财务系统更新总预算265万元，如表3所示。 （2）对J企业实施财务管理系统过程中的成本控制表格的建议。笔者认为，如此估计财务管理系统实施的成本是远远不够的，系统实施过程中的不少成本费用项目，包括前期的系统需求分析、员工培训费用、系统维护费用都未列入项目预算中去。笔者建议在制定的实施日程表基础上加以改进，加入项目“费用估算”和“实际费用”项目（如表4所示），来协助财务管理系统实施过程中的成本预算和控制工作。 企业实施财务管理系统就是要提高资源利用率，缩短生产周期，提高财务信息的准确性，以更好地支持决策。那么实施财务管理系统过程中的成本控制工作有无成效，是财务管理系统能否成功上马的重要因素，必须重视系统实施过程中的成本