班主任的好帮手——邮件合并的应用实例.doc

班主任的好帮手邮件合并的应用实例 王富才 作为班主任，大家都深有体会，日常工作中会有很多纷繁复杂的重复劳动，如每逢期中、期末考试结束，为了和家长沟通交流，汇报孩子这一阶段时间的学习情况，我们都会制作一份通家书交给家长，主要内容是孩子该阶段的学习情况。一般情况下，大多数班主任都是印制一份空表格，然后手写填上姓名、成绩及一些评语之类。对于一个人数在五六十人以上的班级来说，要完成这项工作，不仅费时、费力，而且一不小心就容易出错。 在教育信息化日益发展的今天，如何利用信息技术手段来提高我们的办公效率、简化我们的办公程序，已经显得尤为重要了。那么，能不能利用计算机来完成这项工作呢？这就是我们今天要学习的内容邮件合并的应用实例。 首先，我们在D:盘或者在E:盘（一般不要存放在C:盘，万一系统出现问题，很容易丢失）创建一个文件夹，命名为“xx年通家书”。 然后，利用Word创建一个主文档，主要内容如图1所示。 输入好内容之后处理一下格式，美化一下版面，然后保存在刚才创建的“xx年通家书”中，到此，才完成我们的第一步工作。 现在我们要完成的是第二步的准备工作，利用Excel作一份全班成绩表，如果已经有了，那就可以直接拿来用了。格式大体上需要的项目如图2所示。 一般来说此表无须过多地格式化操作，将成绩所在的工作表命名为“学生成绩”，然后以“数据源”为名将工作簿保存在“xx年通家书”文件夹中。 现在，进入关键阶段邮件合并。首先，我们来介绍一下邮件合并。 邮件合并过程涉及3个文档：主文档、数据源和合并文档。主文档包含合并文档中都相同的内容，如图1所示，通家书的正文部分，每位同学都是相同的；数据源包含要合并到文档中的信息，如学生姓名、成绩等，在本实例中其实就是Excel的成绩统计表；合并文档是将主文档与数据源合并后得到的结果文档，也就是每位学生的通家书。邮件合并通常包含4个步骤：新建或选择主文档；连接数据源；插入合并域；执行合并。在“邮件合并”任务窗格中，使用“邮件合并向导”，可以轻轻松松地完成“邮件合并”操作。 下面是邮件合并的操作过程： （1）打开主文档通家书.doc。 （2）连接数据源。 我们可以使用邮件合并向导连接数据源，依次选择“工具”“信函与邮件”“邮件合并”命令，调出图右侧的邮件合并向导，如图3所示。 依向导步骤提示，选取文档类型为“信函”，点击“下一步：正在启动的文档”选择“使用当前文档”，点击“下一步：选取收件人”选取“使用现有列表”，点击“下一步：撰写信函”在弹出的“选取数据源”中选择已创建好的数据源“学生成绩”Excel表格并确定在接下来弹出的选择表格中选择“学生成绩$”表并确定选中“通家书”中的学生姓名“”，点击“其他项目”“插入合并域”，选择“姓名”，单击“确定”按钮。用同样的方法将光标定位到“语文”下一单元格，依据向导步骤三撰写信函提示，选择“其他项目”按钮，就会弹出如图4所示的“插入合并域”对话框。在该对话框中的域列表中选择“语文”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置。点击“关闭”按钮返回到主文档。以相同的方法，将“数学”、“英语”等域分别插入主文档中相应的位置。 说明：其中连接数据源和插入域是利用邮件合并向导来完成的，我们还可以利用邮件合并工具来更快地完成。依次选择“工具”“信函与邮件”“显示邮件合并工具”命令，调出邮件合并工具条（如图5），利用工具条上的“打开数据源”和“插入域”命令按钮，也可以完成连接数据源和插入域的工作。 最后，单击下一步：预览信函完成合并。在如图6所示的工具栏中单击“合并到新文档”或“合并到打印机”，即可完成通家书的制作。 需要注意的是，一般尽量使制作的