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公文立卷与管理 胡仙芝 中国行政管理学会研究员 二00九年六月,内容提要,一、基本概念及相关背景 二、文书立卷的组织 （机构、制度、责任、人员） 三、文书立卷的原理和原则 四、文书立卷的方法 五、文书立卷的程序和规范 六、文书立卷、归卷的管理 七、电子文件整理与归档,知识管理与文书立卷,知识经济知识管理 知识管理（Knowledge Management，KM）就是为组织实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，知识管理是利用集体的智慧提高组织的应变和创新能力。,知识管理包括几个方面工作： 建立知识库；促进人员的知识 交流；建立尊重知识的内部环境；把知识作为资产来管理。 公共管理中不能没有知识管理。 行政管理中的知识管理就是文书管理,基本概念,公务文书：国家机构、社会组织在公务活动中 为行使职权所制作的、具有规范体式和法定执 行效用的信息记录。 特征：原始性、真实性、凭证性。 文书立卷：遵循文件形成的自然的联系和特点，剔除无保存价值的文件，将有保存价值的文件 进行立卷，使之成为具有内在联系的文件体， 以方便文件的保管结合以后的查考利用。,文书立卷的主要目标,满足人们的利用需求 有助于文件保管保护 为档案工作奠定基础,文书立卷的组织机构,文书处理部门： 泛指一个组织中所有负责文件 处理的专门部门和文件承办的业务部门等。 文书处理部门立卷制度：就是指文件完成其运转处理程序后，由文书处理部门制定专职或兼职人员负责文书的立卷工作的制度。 优越性： 1.能够充分发挥文件的现实执行效用； 2.内行优势，有利于提高工作效率； 3.能够保证案卷的质量； 4.有利于档案工作的健康发展。,文书处理部门立卷制度,1.建立完善的归档制度 2.纳入岗位职责范围，建立岗位责任制 3.建立完善文书档案人员的培训制度，提高立卷人员的专业素质 4.建立完成归档材料的交接制度,文书立卷的组织形式,就是要素结构及其组合方式。 集中型：文件管理机构集中统一立卷。适用于 规模不大、职能简单、业务工作量不大、驻地 集中的中小型单位或基层单位。 分散型：职能部门负责各自业务文件的立卷， 综合办公部门负责综合性文件立卷。分散而灵活。适用于中央省地级管家机关、大型企事业 单位。 混合型：以上两种的混合。适合各种规模和办公场所分散的单位。,文书立卷的工作责任,一、领导责任各级领导 组织（机关）首长： 综合办公厅室负责人： 职能业务负责人： 专职文件管理机构负责人 二、承办责任专兼职文件人员（承办人） 三、监督指导责任档案部门及其人员,文书立卷的原理和原则,基本原理 文件整体（系统 ）的功效最大最优。 整分合原理 是现代管理基本原理之一。就是在整体规则下明确分工，在分工基础上有效地综合。实行整分合原理，要注意三个环节：对整体详细了解。整体可以是一项工作、一个部门、一个行业、一个产品等等。要详细了解整体的功能目的、历史现状、作用地位及运动规律等。科学分解。即明确各个局部，就是明确分工。没有分工的整体只是混浊的原始物，构成不了现代有序的系统。组织、综合协作。进行强有力的组织管理，使各个方面的环节同步协调、综合平衡地发展。 在纵向的分工之间建立起必要的横向联系等。,文书立卷的原则,联系原则： 把握方法：工作管理周期；工作规律和联系；内容联系 保管原则： 把握方法：区分载体物质；区分保存价值；区分合理规模等 利用原则： 把握方法：注意历史或逻辑联系；区分不同密级采用不同 方法；注意合理分类等,文书立卷的方法,文书立卷的方法实际上就是分类组合的方法。 六特征组卷法 四分四注意立卷法 分类组合法 文件类型立卷法 专门文件立卷法 立小卷法,常用的文书立卷方法,选择方法要注意： 组卷方法的结合使用 分析卷内文件之间联系的紧密程度，合理组卷。 适当照顾文件的不同保存价值。 组卷应与分类、编目等环节相配合，以提高立卷 的整体功效。,书立卷的程序和规范,程序（如图所示） 规范,文书立卷、归档的管理,文书立卷的范围与计划 案例：某地方政府立卷 范 围及分类图,文书立卷,立卷,归档,平时归卷和年终定卷 调整定卷 排序 编目 卷内备考表 卷内说明,归档及使用管理,归档：把编立好的案卷向机关档案室移交并由其集中保管。 归档要求 归档手续：移交目录 （一式三份，附案卷目录备考表） 签字手续或开据,电子文件的整理与归档,电子文件：为了处理事务在计算机系统中形成、处理、传输和存贮的电子信息。 内含三个要点： 1.用计算机生成、读取和处理； 2.一数字代码形式记录信息； 3.符合文件的要求：制作目的是处理公务；用公文固定的 体式，特定的生效标志等。,电子文件的特点,信息载体的非直接可读性 对机器及软硬件环境的依赖性 信息内容和载体的可分离性 信心的可变性,电子文件的收集积累与鉴定整理,收集对象： 1.归档计划中的电子文件； 2.未列入计划的有用的电子文件； 3.电子文件的 软硬件系统设备。 收集方法：及时备份；文件登记；收集本身信息； 自动生成信息系统 鉴定整理： 1.鉴定：文件价值；原始性、准确性、完整性、可用性 及确认价值和保管期限。 2.整理：电子文件分类排序组织、数据库的组织。,电子文件的归档,归档方式 载体传递-网络传递 物理归档-逻辑归档 归档要求 归档电子文件制成归档数据集，用耐久性载体