中国石油抚顺石化公司炼油公用工程施工文件及竣工图归档培训.ppt

,抚顺石化公司石油二厂档案室 竣工文件归档培训,2011年5月4日,本次培训的几个内容 1、几个相关的概念 2、施工单位向建设单位归档文件范围 3、文件编制要求 4、归档文件的整理要求 5、竣工文件的归档审查与归档 6、电子文件的整理 7、 纸质照片的整理与归档 8、竣工文件编目用电子表格的使用,一、概念,项目竣工文件 是指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。,施工文件：项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 竣工图：项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 监理文件 ：是指监理单位对项目工程质量、安全、进度和建设资金使用等进行控制的文件。,交工技术文件,施工单位或其它承建单位按国家现行的施工标准和规范以及股份公司相关规定，在施工和管理过程中所形成的，在工程交接时移交建设单位的工程交付、安全质量、使用性能等技术资料，是项目竣工文件的重要组成,二、施工单位向建设单位归档文件的范围,施工综合管理文件 设备材料验收文件 施工及质量检验记 竣工图 设备随机文件 qhse文件 竣工结算资料及其它施工管理文件（按合同约定向建设单位报送的工程计划等管理文件） 工程施工总结,交工技术文件,施工综合管理文件,1、施工组织设计、施工计划、安全措施方案、重大施工技术方案及审批 2、工程技术要求、技术交底 3、炼油化工建设项目交工技术文件规定施工综合管理用表（附录a 中 sy01）所列的交工技术文件。,设备材料验收文件,1、炼油化工建设项目交工技术文件规定设备材料验收用表（附录a中ys02）所列的交工技术文件 2、原材料及构件出厂证明、质量证明书、合格证、复验单,施工及质量检验记录,1、施工及质量检验通用记录(应将第三方检测单位提供的检测报告汇入相应的案卷中) 2、各专业施工及质量检验记录,设备随机文件,设备、材料装箱单、开箱记录，工具单，备品备件单 设备原材料质量证明文件 设备图纸、使用说明书、零部件目录 设备测绘、验收记录及索赔文件 设备安装调试、测定数据、性能鉴定文件 出厂质量证明 文件,qhse文件,1、作业计划书（项目质量计划、项目hse计划）、作业指导书，化学品和安全设备或器材的安全数据表 2、人员培训记录及资质证书、健康检查记录或报告，医疗依托协议或合同 3、事故调查材料 4、工作计划、总结、会议纪要，来往信函、备忘录,竣工结算资料及其它施工文件,工程预算书 工程结算书 工程审计文件及说明 其它需要归档的施工管理文件,三、文件编制要求,按照炼油化工建设项目交工技术文件规定 6.1.5 交工技术文件应在工程建设过程中汇集和形成，必须与工程实际情况相符，内容要真实反映工程的实际情况，确保资料的原始性、真实性和准确性，做到文件齐全、实物与设计相符、数据准确 、字迹清楚、图形规矩、签证手续完备。 6.1.6 施工承包单位应及时整理、编制交工技术文件，并按规定会同有关单位(如建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、工程质量单位、工程质量监督机等)办理签证确认手续。,1、 同步形成 炼油化工建设项目交工技术文件规定 6.1.19 表格填写和签名，应在检查验收、检测试验、调试调校、交付接收等工作完成后立即进行、当场填写意见并签名 关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定82建发施字50号 第二条：编制各种竣工图，必须在施工过程中（不能在竣工后）及时做好隐蔽工程检验记录，整理好设计变更文件，确保竣工图质量,2、具有原始性、真实准确：为同步形成的原始文件，与工程实际情况相符。 3、齐全完整： 按照“工程实际情况”与“归档范围”产生的文件应全部归档。,4、签证手续完备： 1） “责任人”应本人签署意见和签名。 2）加盖的公章应为单位（公司）的行政章或经过业主备案的该项目的项目经理部公章。 3）锅炉、压力容器设计图加盖印章的管理按国家相关管理规定执行（出图章，压力容器设计资质章、压力管道设计资质章等） 4）若需有执业资格的人员（如监理工程师、岩土工程师、建筑师、结构师、建造师、造价师、试验员、检测人员、调试人员）签名时，应本人签字后再加盖执业资格章。,5、字迹清楚、图形规矩： 1）签署意见和签字时应使用签字笔或碳素笔，字迹清晰可辨。 2）格式应按照中油炼油化工建设项目竣工验收手册下册（2008版）的要求编制。 3）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合复印、打印等设备标定质量的要求。,几种文件原件的认定,设备和材料的产品质量证明文件的原件：加盖生产厂检验专用章或质量证明专用章的产品质量证明文件或供应商及采购单位在产品质量证明文件复印件上加盖确认印章的延续性的质量证明文件 传真件不得作为原件归档，应有接收部门在复印件上签署意见并签字和加盖部门公章方可作为原件。 设计修改通知单采用计算机编制并打印，交各有关人员签署齐全的视为原件。 现场发放的设计修改通知单或工程联络单，原件复印后（包括原件）经有关人员签署齐全并加盖红章的，可视同为原件。,按炼油化工建设项目交工技术文件规定 第6节 交工技术文件的编制规定 对交工技术文件的编制责任、书写材料、用纸幅面、页面尺寸、字体字号标准、 填写要求、资质章及加盖公章的要求都做了详细规定。 在编制文件过程中要严格执行,竣工图的编制要求,竣工图是项目文件重要组成部分，竣工图必须做到齐全、准确。 竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，要做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”。 竣工图按专业编制。使用施工图编制竣工图时，施工图的出图章和其它应加盖的各种设计资格章齐全，施工图应为最终版、干净的新蓝图，不准使用设计院出图的复印件编制竣工图。,凡按施工图施工没有变更的，可在施工图上加盖“竣工图章”作为竣工图； 凡施工图有部分变更的，可在原图上用绘图墨汁或碳素墨水进行修改，修改部位加盖“竣工图核定章”，全图修改后加盖“竣工图章”。,竣工图章的加盖,“竣工图章”采用红色印泥加盖，原图纸目录、说明书、材料表等文字表格加盖在文件首页上。图纸应逐张加盖在标题栏附近空白处。,竣工图核定章的加盖,利用施工图更改，必须在更改处或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，注明更改依据性文件的名称、编号和条款号。“竣工图核定章”若盖在图纸的空白处，必须用箭头标注到所修改的部位。,凡涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重新绘制的竣工图按原施工图编号，加盖并签署竣工图章。,需要重新绘制的竣工图,竣工图章的填写,“竣工图章”中的内容应填写齐全，签名清楚，不得代签。“编制人”“技术负责人”原则上不能填写同一个人，“编制日期”应填写竣工图的编制日期，为管理方便，可统一填写为“工程中交”日期。 “竣工图章”中的“编制单位”“监理单位”均可在图章制作时直接标明。,项目竣工图应包括所有的施工图，其中属于国家和行业的标准图、通用图不作为竣工图编制。项目采用的“院标”或“企标”标准图和通用图，必须编制竣工图，加盖并签署竣工图章。标准图和通用图按单项工程分专业组卷。使用这些标准图和通用图的竣工图应在图纸目录中列出图号和图名，指明该图所在位置。,竣工图编制的范围,竣工图的更改方法,文字、数字一般是杠改，线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改位置，在原图空白处重新绘制。 无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏的上方或左边用文字说明。 图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉、不遮盖其它线条。 有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。 新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。,编制竣工图时对施工图的修改应坚持“十改”“七不改”的要求。,“十改”的内容是：凡隐蔽工程、重要设备、管道、钢筋混凝土工程等，施工与原施工图的差异超过规范许可限度的，必须一律改在竣工图上。 “七不改”的内容是：为减少竣工图编制工作量，凡地面上易于辨认的非原则性的变更，一律不在施工图上修改。,四、归档文件的整理要求,执行的标准 科学技术档案案卷构成的一般要求gb/t11822 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范da/t28-2002 中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目（工程）竣工验收手册 土建工程参照执行辽宁省建筑工程文件编制归档规程db21/1342-2004组卷顺序表,组卷要求,应遵循施工文件及竣工图的形成规律，保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套系统，便于档案的保管和利用。 施工文件和竣工图应在单项工程内按照已划分好的单位工程进行组卷，要求分类清晰，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求，便于查找利用。,各单项工程的分卷,综合卷 各单位工程(专业)卷 竣工图卷,单项工程综合卷应包括以下内容,a） 工程说明 b） 单项工程的施工组织设计、施工计划、安全措施方案、重大（专项）施工技术方案及审批。 c） 工程技术要求、技术交底记录 d） 工程交接项目统计表 e） 主要实物工程量及劳动工日统计表 f） 未完工程明细表 g） 施工分包审批,h） 单项工程开工报告 i） 单项工程质量验收评价表 j） 声像材料交接记录 k） 重大质量事故处理报告 l） 中间交接证书 m） 工程交接证书 n) 单位工程划分及审批、竣工文件审核验收单 o） 其它应归档的单项工程施工综合管理文件,各单位工程(专业)卷的分册,综合册 设备材料验收册 施工及质量检验记录,单位工程综合册应包括以下内容,工程说明 单位工程的单位工程的施工计划、安全措施方案、重大（专项）施工技术方案及审批文件 施工图审查记录 施工技术交底记录 单位工程开工报告 合格焊工登记表 无损检测人员登记表 特种作业人员登记表 计量器具登记表,设计变更通知单明细表（设计变更通知单附在竣工图后归档） 工程联络单明细表 工程联络单（涉及到工程变更的附在竣工图后归档） 单位工程及分部工程质量验收记录 质量保证资料核查表 中间交接证书,设备材料验收册的分册整理,材料及设备的合格证应分类别，按照型号、材质等特征汇总、排列。 材料及设备合格证、检验报告的排列顺序应与合格证汇总表及材料检验（试验）报告明细表中所列条目排列顺序一一对应，方便检索。 合格证及检验报告分册装订时，每册都应按照分册的内容编制合格证汇总表及检验报告明细表。,施工及质量检验记录的分册,土建工程参照执行辽宁省建筑工程文件编制归档规程db21/1342-2004 的组卷顺序表按分部工程成册。,施工及质量检验记录的分册,各安装单位工程产生的文件较多时，可按以下方法分册： 1、电气、仪表安装工程可按分部工程分册 2、管道、设备安装工程 1）按分部工程分册 2）按管道编号、设备位号结合文件种类排列后分册 3）按文件种类结合管道编号、设备位号排列后分册,竣工图的组卷与分册,竣工图按单位工程或专业组卷。数量较多时，可分专业按设计文件编号（图号）分册。每册厚度超过40时，可再按文件种类或图号等特征分册。不同单位工程，不同专业的图纸不允许组在一卷内。,设计变更单的组卷,由施工单位在原施工图上修改、补充编制的竣工图，其设计变更通知单应附在相关竣工图卷内一并组卷，做到原图与变更单相互标注参见。,设计变更单的组卷,竣工图卷内的设计变更单应在卷内目录中按设计变更单编号详细编目。 一份设计变更单的变更内容涉及到不同的案卷，应将其复印件分别附在相关案卷中，并在卷内备考表中说明原件的保存位置。设计变更通知单原件应尽量集中排列在“正本”案卷中。,设备文件的组卷要求,pc或epc总承包的工程项目，由pc或epc总承包单位采购的设备，设备文件（合格证除外）由总承包单位单独组卷归档。 设备文件应按设备台（套）组卷。,卷（册）内文件整理,施工单位进行文件管理的时候要根据工程的实际情况事先进行预立卷。 文件立卷的时候，一定要按照文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 卷（册）内的文件排列一定要有序。,案卷编目,案卷的编目主要有以下几项工作： 编页号 编卷内目录 编制案卷封面 编制案卷内封面 编制卷内备考表 装订及装盒,编页号,单面书写的文件编写在文件的右下角（距右边距20，距下边距15）；双面书写的文件，正面编写在右下角，背面编写下左下角（距左边距20，距下边距15）。,卷内文件有书写内容的页面用打号机从“1”开始连续编写页号，页号应从施工文件首页编起，案卷封面、内封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。 页号的编写应连续，不允许重复编制、漏编页号。 施工文件及竣工图各卷（册）之间不连续编页号。,编卷内目录,文件编号：应填写施工文件编号，竣工图的图号，文件的文号等。 责任者：应填写交工技术文件编制单位的全称（或规范化简称）。 文件题名：应填写施工文件标题全称，按文件种类分册组卷的施工文件应结合文件内容详细登录卷内文件题名。如：管道射线检测报告，应结合管道编号、按等级、介质等特征详细登录。 日期：应填写文件形成日期 页号：应填写每份文件首尾页上标注的页号，首尾页号之间用“-”连接，文件单页时，只标注一个页号即可。,案卷封面的编制,施工文件及竣工图案卷题名一般以建设项目名称单项工程名称单位工程名称（或专业名称）文件名称组成 设备文件案卷题名一般以建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+设备名称+设备位号+文件名称组成。,抚顺石化公司原油集中加工、炼油结构调整技术改造工程,抚顺石化公司原油集中加工、炼油结构调整技术改造工程 单项工程名称单位工程名称文件名称,案卷封面计算机填写的内容一律使用楷体二号字加粗。建设项目名称在案卷封面题名位置单列一行打印。,正本,案卷封面的编制,立卷单位：应填写施工文件组卷单位全称（施工单位、pc总承包单位、epc总承包单位全称）。 起止日期：应填写卷内文件形成的起止日期，即按照卷内目录登录的最早至最晚的日期。格式为2009.3.42009.5.12。 保管期限：中国石油天然气股份有限公司建设项目文件归档范围和保管期限表（节选）所确定的保管期限填写。,卷内备考表的编制,卷内备考表要标明卷内文件的件数，总页数 立卷人：由组卷单位责任立卷人签名，并签署立卷时间。 检查人：由施工单位案卷质量审核者签名确认。,立卷人、检查人、立卷时间、检查时间需当事人本人手书签字确认，字迹清晰可辨，用墨符合档案耐久性要。,内封面的编制,建设项目名称、单项工程名称、单位工程名称应与案卷题名及施工文件表格中填写的建设项目名称、单项工程名称、单位工程名称保持完全一致。建设单位名称填写中国石油抚顺石化公司,装订及装盒,施工文件应按下列顺序排列并装订成册，装订后案卷厚度不超过20mm。 案卷封面内封面卷内目录（或交工技术文件目录）施工文件备考表。 装订方式为竖向左侧装订。先将内封面至备考表之间的文件（上下各加一20mm宽的硬纸条），按三孔一线的方法装订起来，然后在装订好的外表粘贴案卷封面。装订孔距左边距1.5 cm，两孔距之间8cm。,装订的质量要求,装订之前应先去除文件的金属物，粘胶应选用乳白胶或固体胶棒，不得用粮食浆糊、双面胶带。粘胶应尽量刷在硬纸条上，装订线的结打在硬纸条的内部。 装订好的案卷应牢固、整齐、美观，卷内文件无错页、倒页、压字，便于保管和利用。 案卷封面应选用150g/m2以上的牛皮纸制作，内封面、卷内目录、卷内备考表应选用70g/m2以上的打印纸制作。,竣工图的折叠与排列,竣工图不装订，图面向内按297mm210mm的规格折叠成手风琴式，不留装订边，图纸折叠后图签应落在右下角。 竣工图折叠后按照图纸目录排列。,竣工图卷内文件的排列,竣工图整理后按内封面卷内目录文字表格部分竣工图备考表的顺序排列。,文件装盒,档案盒的正面样式与案卷封面的样式相同，建设项目名称单列一行书写。填写内容一律使用钢笔，碳素墨水书写，字体为楷体，字号不小于二号字。档案盒的脊背只填写案卷题名部分，字号可根据案卷题名的字数及脊背的宽度适当调整，但一个单项工程应大体保持一致。,案卷题名由右向左竖向书写，首行空两格，题名字数较多时，可不加建设项目名称，由单项工程名称开始书写,设备随机文件的编目整理,设备随机文件可按件装订整理。 成册的设备随机文件如无金属物，可保持原装订形式 成册的设备随机文件如单独成卷，页号连续，原文件目录标明了文件所在页号的，可不再重新编制卷内目录。与其他文件一同组卷的一律重新编制卷内目录。 进口设备的外文随机文件，应保持原文件的排列、文号及装订形式，应将外文资料的题名、卷内章节目录译成中文；经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档，译文在前，原文在后，编制卷内目录。 由pc/epc组卷的设备随机文件的备考表应由建设单位工程管理部门案卷质量检查人签字，并签署检查时间。 按卷装订整理的随机文件需要加案卷封面。装订时按案卷封面卷内目录文件材料备考表顺序排列。,归档审查与归档,施工（承包）单位应在工程交接后三个月内完成施工文件及竣工图的编制及汇编、组卷（不装订），填报建设项目竣工文件审核验收意见书，对施工文件及竣工图完成自审后，提交建设单位项目管理部门。,档案部门审查重点,按归档范围检查归档文件的完整性，是否应归档的文件全部归档。 检查归档文件是否原件归档，法律性手续是否完备（重点检查审核单位的签字、意见、公章、资质章）。 检查归档文件是否规范,是否与工程同步。 检查归档文件是否成套、系统；是否分类清楚、排列有序；文件之间是否保持有机联系。档案编目是否符合档案标准，装订是否整齐，符合建设单位的归档要求。,归档审查,建设单位项目管理部门负责组织监理单位、质量监督机构对施工文件、竣工图、监理文件完整性、准确性、系统性进行审核与审查，并在建设项目竣工文件审核验收意见书及施工文件、竣工图内封面上签字、盖章确认。 审核不合格的施工文件及竣工图应按程序返回加以整改 审核全部合格后的施工文件及竣工图由建设单位档案管理部门负责指导组卷、编目，装订。 完成组卷、编目、装订的施工文件及竣工图由建设单位档案管理部门验收合格后，由建设单位项目管理部门组织向建设单位档案管理部门归档并办理归档手续。,归档责任,各承包（施工）单位应在工程交接后六个月内，向建设单位归档两套（一套正本、一套副本）整理后的属于职责范围内形成的施工文件及竣工图，其费用由总承包（施工）单位负责。 凡未按本要求整理、归档的施工文件及竣工图，或因施工文件及竣工图内容与工程施工实际不符造成损失的，由编制单位及相关人员承担责任。审核单位及有关人员承担相应责任，建设单位不予进行工程结算。,归档目录编制,向建设单位项目档案管理部门归档时，应同时归档案卷归档目录，案卷归档目录一式三份，归档单位、建设单位项目管理部门、档案部门各执一份。案卷归档目录的样式见附录的附表6和附表7。其中“文件编号”项，竣工图填写图号，施工文件不用填写。,归档案卷的排列,案卷归档单位应编制归档号，综合卷以单项工程编号加流水号编制，各单位工程以单位工程编号加流水号编制，一个单位工程编制一个流水号。归档号用铅笔编制在案卷脊背文件号位置，正本与副本编制一个归档号。案卷按单位工程顺序排列，施工文件在前，竣工图在后，一个归档号内正本在前，副本在后，按正本编制案卷归档目录。,设备文件归档,归档的设备文件应单独编制案卷归档目录，设备文件按设备位号的顺序排列，目录中的文件编号应填写设备位号。,电子文件及声像电子文件的整理,声像文件的归档内容 电子文件的归档内容 声像及电子文件的质量要求 归档光盘的信息组织结构 声像及电子文件的归档,声像文件的归档内容,工程开工前建设地址全貌，项目建成后的外景、鸟瞰照片、录像。 各单位工程（专业）各施工阶段现场（定期拍摄），各单位工程重点部位、关键工序施工及交接，隐蔽工程的隐蔽前、隐蔽后及隐蔽工程检查，分项、分部、单位工程质量验收，工程中间交接现场，重要设备吊装，大型机组安装调试，单机试车，工程交接现场等照片、录像。 重大质量事故处理过程照片、录像。 先进施工工艺、新材料、新技术、新设备照片、录像。 项目竣工验收会场、会标、主要领导人讲话形成的照片、录音、录像。,电子文件归档的内容,各施工（承包）单位应按合同规定向建设单位归档施工文件及竣工图的电子版本。,声像文件的质量要求,录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际工程相符。 录像、照片要突出主题，录像画面要清晰、连续，录音要声音清楚，照片要画面清晰、色彩纯正。 数码照片的像素应不低于300万像素，宜大不宜小。,电子文件的质量要求：,电子版施工文件的文字资料及表格采用word文档，或纸质版施工文件的扫描件（格式为*.tiff或.*pdf）。除word文档中的单位和人员签字可采用打字外，光盘版应与纸质版一致。 竣工图一般为*.dwg格式，也可采用扫描或转化的*.tiff或.*pdf格式向建设单位归档。电子版竣工图应与纸质版竣工图内容一致。 纸质文件的数字化电子文件（扫描件）应图像清晰，线条连续。,归档光盘信息的组织结构,归档光盘信息的组织结构，是进行光盘信息交换和光盘归档时的重要依据，声像及电子文件一般以单项工程、单位工程为单位组织光盘信息组织结构，声像及电子文件应分别刻录光盘保存。 如果一张光盘的容量不够，另一张光盘的组织结构要与第一张保持一致。,说明文件的内容,有关本张光盘的各种信息，每一行表示一个信息项目。至少应具备以下项目： 1、内容：光盘内电子文件内容说明。 2、阅读光盘信息所需要的软硬件环境： 3、电子文件的格式： 4、档案保管单位： 5、光盘制作和检查单位： 6、光盘制作时间： 7、光盘的格式及容量：,电子文件的命名方法,根据纸版文件的卷内排列顺序 声像文件、电子文件的文件名以3位阿拉伯数字命名如001、002、 也可以用文件题名加3位阿拉伯数字命名如： 隐蔽工程记录001，隐蔽工程记录002 ,声像电子文件及电子文件的归档,施工部分声像及电子文件应在施工文件及竣工图归档时一并提交给建设单位施工管理部门审核。 建设单位档案管理部门在接收之前应对归档的光盘进行检验，检验项目如下：载体有无划痕；是否清洁；有无病毒；核实软件、说明资料等是否齐全。 建设单位档案管理部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。,纸质照片的整理与归档,执行标准照 片 档 案 管 理 规 范gb/t 118212002 整理原则：照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。