商务打电话礼仪ppt商务打电话礼仪.doc

商务打电话礼仪ppt商务打电话礼仪 【-商务礼仪】 1、重要的第一声。当打电话给某单位时，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，就会对该单位有较好的印象。 2、要有喜悦的心情。打电话时要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象。 3、清晰明朗的声音。打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。 4、迅速准确的接听。听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。 5、认真清楚的记录。随时牢记5WIH技巧 6、了解来电话的目的。 7、挂电话前的礼貌。 1、接听电话步骤 接听电话前 要准备好笔和纸。要停止一切不必要的动作。要使用正确的姿势。要带着微笑迅速接起电话。 接听电话时。 第一，要在三声之内接起电话。专心听对方讲话。 第二，主动问候，要先自报家门。 第三，如果想知道对方是谁，不要唐突问对方“你是谁”，可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问，“对不起，怎么称呼您呢?” 第四，须搁置电话时或让对方等待时，应给予说明，并致歉。 第五，转接电话时要迅速。 第六，需要留言时，应作好详细的记录。 第七，感谢对方来电，并礼貌地结束电话。在电话结束时，应用积极的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。 第八，要经常称呼对方的名字，表示对对方的尊重。 2、转接电话流程 问对方是否愿意等待转接，并向对方明确解释转接的原因。若对方愿意等待转接，则先要感谢对方的等待，然后转接到负责人的电话机上， 3、电话留言的五要素 致：即电话留言要给谁;发自：即谁想要留言;日期：接到电话留言的具体日期，最好也包括具体时间;记录着签名：接听电话记录者要签名，这样有助于寻找线索，或者弄清不明白的地方;内容：要清楚的记录对方所要转达的内容。 1、时间要适宜。主要包括两个方面，一方面是拨打电话的时间，另一方面是通话的时间长度。 (1)选择时间。打电话应当选择适当的时间。按照惯例，通话的时间原则有二：一是双方预先约定电话通话时间，二是对方便利的时间。 一般说来，若是利用电话谈公事，尽量在受话人上班10分钟以后或下班10分钟以前拨打，这时对方可以比较从容地应答，不会有匆忙之感。 (2)通话长度。在一般通话情况下，每一次通话的具体长度应有意识地加以控制，其基本原则是：以短为佳，宁短勿长。在电话礼仪里，有一条“三分钟原则”。 (3)体谅对方。发话人在打电话时，应当善解人意，将心比心，对受话人多多体谅。不论彼此双方关系如何、熟识到哪种程度，对于这一点都不要疏忽大意。在把握通话时间时，尤须对此加以关注。 2、通话内容要合理。在通话时，要求发话人内容合理简练，不只是礼仪上的规范，而且也是通话长度的必要前提。 (1)事先准备。每次通话之前，发话人应该做好充分准备。 (2)简明扼要。在通话之时，发话人讲话务必求务实，不求虚假客套。问候完毕，即开宗明义，直入主题，少讲空话，不说废话。 3、表现要文明。具体来说，要注意以下几个重要环节： (1)语言文明。在通话时，发话人不仅不能使用“脏、乱、差”的语言，而且还须铭记，有三句话非讲不可，它们被称为“电话基本文明用语”。指的是： 其一，在通话之初，要向受话人首先恭恭敬敬地道一声：“您好!”然后方可再言其他。切勿一上来就“喂”对方，或是开口便讲自己的事情。 其二，在问候对方后，接下来须自报家门，以便对方明确来者何人。 其三，是在终止通话前，双方预感即将结束的片刻，发话人应主动先说一声“再见”