编制三合一制度与划分档案保管期限的方法j.ppt

编制三合一制度和划分文书档案保管期限,湖北省档案局 杨 静,Company Logo,第一讲 编制“三合一”制度,Company Logo,机关文件材料归档范围的文书档案 保管期限规定改进的主要方面,调整期限,备案制改为审批制,合二为一,行政规章,永长短改为永久定期,条款细化,* 资料来源：,Company Logo,第一讲 “三合一”制度的编制,四、常见错误,一、编制和审批的程序,二、编制的一般方法,三、如何突出本单位特色,2,Company Logo,一、编制“三合一”制度的程序,认真细致地做好每一个程序的工作,全部流程,6,机关内部,档案局,Company Logo,1、各机关编制程序,调查研究,形成初稿,形成送审稿,调查的对象：本机关历年档案、原有“三合一”制度、本系统及相近单位“三合一”制度。,由办公室牵头，逐类编制。编制过程中请档案局有关同志指导。,由机关分管领导签发，报送档案局审批。,奠定基础,反复修改,基本定形,报送同级档案局的应有：“三合一”制度送审稿、本单位 三定方案、本单位原有“三合一”制度等。,编制单位,5,Company Logo,2、档案局的审批程序,业务指导部门,全体委员,业务指导部门,业务指导部门,Company Logo,第一讲 “三合一”制度的编制,四、常见错误,一、编制和审批的程序,二、编制的一般方法,三、如何突出本单位特色,2,Company Logo,名称、格式、体例,名称：某单位文件材料分类方案、归档范围、保管期限表 格式：表格式。 体例：按机构条款；问题条款编写,名称、格式、体例的规范化为科学地编制“三合一”制度奠定基础,（一）“三合一”制度的名称、格式、体例,17,Company Logo,（二）“三合一”制度的分类,按 机 构 分 类,分类,按 问 题 分 类,Company Logo,1、按机构分类,机构,类名,排序,其他,Company Logo,2、按问题分类,按 机 构 分 类,分类,按 问 题 分 类,Company Logo,按问题分类,问题类目,2,3,1,类名,排序,其他,类目设置应考虑内设机构的职能 一般可设”党群”、”业务”、“行政”三个类 注意：类名后应加“类”字,10,Company Logo,（三）条款的编制方法,条款编写的要求(后有说明),全,分,准,编号,Company Logo,1条款应列全，即归档范围应列全。一是本机关文件材料归档范围要有全面性。二是上级机关及同级机关文件材料归档范围要有针对性。三是下级机关文件材料归档范围要有重要性。,Company Logo,2条款应列准。一是归档范围要准。二是条款文字要准。三是保管期限要准。,Company Logo,3条款的分类、分层、分条及注释。一是分类（分门类及机构、问题）编写。二是分层（一般先列上级文件，再列本级本类综合性文件，最后列本级本类专业性文件）编写。三是分条（每条一个序号）编写。四是注释（不明确的条款可加注释）。,Company Logo,4条款列举应符合分类原则、符合实际工作、符合历年档案的实际。,Company Logo,5条款的编号。 湖北省内一般用同一类目下的顺序编号法。如：党群类下“1、2、3”，业务类下“1、2、3”。这样便于条款的增、删、改。 机关的条款编号一般不作为分类号，但企事业单位的条款编号可作为分类号。,Company Logo,第一讲 “三合一”制度的编制,四、常见错误,一、编制和审批的程序,二、编制的一般方法,三、如何突出本单位特色,2,Company Logo,三、如何突出本单位特色,对本部分感兴趣的人可参考中国档案2007年第4期相关文章。,职 能 活动,历史 面貌,经济 利益,个人 利益,Company Logo,第一讲 “三合一”制度的编制,四、常见错误,一、编制和审批的程序,二、编制的一般方法,三、如何突出本单位特色,2,Company Logo,四、编制三合一制度时常见的错误（11种）,一、在认识上的错误 二、在适用范围和施行时间上的错误 三、机关编制“三合一”制度的程序及方法错 四、档案行政管理部门的审批程序及方法错 五、“三合一”制度名称与格式的错误,Company Logo,错例之一：,“三合一”制度的名称为“某机关档案归档范围、保管期限表”，问题在于“档案”二字，档案是已归档的文件材料，既然已归档就不用再列入归档范围，应将“档案”改为“文件材料”。,Company Logo,错例之二：,“三合一”制度的名称为“某机关文件材料归档范围、案卷类目、保管期限表”，问题在于“案卷类目”，案卷是过去立卷时的产物，案卷类目是立卷时的分类类目，不是以件为单位整理的分类类目。应删去“案卷类目”或将其改为“分类方案”或“分类类目”。有的机关的“三合一”制度用文字叙述方式，既不用表格，又不分段列举，类目不清晰，归档范围不醒目，不能称其为表。,Company Logo,六、“三合一”制度体例结构上的错误,一是没有分类，二是问题类目下按机构分类编制的体例。,Company Logo,七、“三合一”制度类目设置的错误,（1）按机构设置类目的错误。 一是机构不全。如将党组和独立性不强的二级单位（如某工商局的注册局，税务局的稽查局）漏列，造成文件材料归档不全。 二是层次不清。如将内设二级机构（如国家局某某司的某某处）与一级机构（如国家局的某某司）平列，致使级别混乱，“三合一”制度篇幅增大。 三是范围不明。如在“档案馆室处”下注明：“文件材料归档范围和文书档案保管期限表审委办的归档文件入此。”,Company Logo,（2）按问题设置类目的错误。,一是类目不均。表现为：有的问题类目下的条款太多，有的太少。应将太少条款的类目与邻近类目合并。 二是类名不准。如在档案局用“档案工作”作为问题类目，这个类目过于笼统，等于没有设置类目。 三是职能不符。如有的单位将信访文件列到办公室，有的列到纪检部门。 四是表述不一。如有的问题类后带“类”字，有的没有带。一般来说，问题后都应用“类”字。,Company Logo,（3）按机构设类与按问题设类时共同的错误。,一是类别不清。如将会计部门、科研部门的公务文书全部放到专业档案中去。 二是标准不一。 三是层次不简。 四是排序不当。,Company Logo,八、“三合一”制度归档范围条款归类的错误,一是归类不准。 二是归类交叉。 三是文件多归。 四是文件少归。 五是文件错归。 六是不分主次。,Company Logo,九、“三合一”制度条款编写的错误,一是条款列举不全。 二是条款不准。 三是该分条时未分条。 四是类名不清时没用注释。 五是条款列举不符合分类原则、实际工作和历年档案的实际。 六是条款最后用句号。,Company Logo,十、“三合一”制度条款编号的错误,主要是编大流水号。如不分机构或问题类目，将全部条款按顺序编跨类目的累计流水号。致使修改“三合一”制度时不便于插入新增条款。,Company Logo,十一、“三合一”制度的保管期限列错,一是保管期限划长了。 二是保管期限划短了。 三是没有分重要的与一般的划分保管期限。 关于三合一制度的示例见有关部分。链接 对本部分感兴趣的人可参考中国档案2007年第8期、2008年第2期相关文章。,Company Logo,第二讲 划分档案的保管期限,Company Logo,划分档案保管期限,在制订“三合一”制度时对条款设置保管期限 在归档文件整理时给归档文件划分保管期限,Company Logo,划分档案保管期限的主要分析方法,分析责任者,分析内容,分析形式,确定档案保管期限,Company Logo,（一）分析归档文件的责任者,文件材料保管期限的划分应“以我为主”，即“我”形成的归档文件的保管期限相对较长。这里的“我”，一是指本机关；二是指本系统，指本机关同一系统或同一战线的上级机关，三是指本级密切相关的机关。,Company Logo,（二）分析归档文件的内容,分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。归档文件保管期限的划分应以“重要的”为主。一是反映本机关的主要职能，其中以反映本机关职能的典型性问题尤为重要；二是反映本机关的基本面貌，如年度以上工作总结、综合统计表等；三是反映本机关经济关系，如本机关的房产、物产及其他债权债务文件材料。,Company Logo,（三）分析归档文件的形式,归档文件保管期限划分应以形式重要为主。这里的“重要”指“规范性”、“权威性”、“正式性”和“珍贵性”。,Company Logo,1分析归档文件的文种。,一般来说，反映方针政策、重大事件、主要业务活动，具有权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长。但通知、函等文种却由于其重要性难以判别，这些归档文件要根据其内容的重要程度来决定其保管期限。,Company Logo,2分析归档文件的稿本。,一般来说，归档文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限长。但有些重要文件经反复修改，其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等都很重要，