合同订单管理.doc

合同订单管理一、目的本管理文件明确了物资采购合同管理规程，以规范合同签定、审核和执行的控制制度。二、范围本管理文件适用于大宗采购之外的物料采购合同和订单管理。三、相关程序与制度四、业务流程1、重要合同会签及审核步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1生产管理部使用部门质量管理部财务会计部分管副总总经理年度供货或服务协议经过生产管理部、其他使用部门、质量管理部、财务会计部会签，并经分管副总和总经理审批2采购供应部部长分管副总总经理非年度性质的供货或服务合同按权限级别经过采购供应部部长、分管副总或总经理审批：A关联供应商经分管副总审批；B非关联供应商：经过采购供应部部长、分管副总、总经理审批。3综合行政部经审核和批准的的合同交综合行政部法律顾问审定法律条款，并盖章生效2、 合同、订单跟踪 步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1采购员采购员对合同、订单执行进行跟催，出现较大异常情况，形成采购业务异常记录表，注明合同或订单编号2采购员采购供应部部长重大异常报采购供应部部长，形成处理措施3采购供应部部长如须变更或解除合同，经采购供应部部长批准3、 合同订单报备及档案步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1综合行政部财务会计部所有采购订单、合同均一式四份，同时报备综合行政部法律顾问和财务会计部一份采购供应部留存；一份交财务会计部；一份综合行政部备存；一份供应商留存2采购员采购供应部留存的所有合同订单按供应商分类进行归档，采购员负责汇总、维护、更新和管理调阅五、单据及报告采购业务异常记录表进货价格及采购成本控制一、目的本管理文件明确了采购价格及成本的分析和控制方法，以实现适时监控物料进货价格，合理压缩物料采购成本。二、范围本管理文件适用于非固定资产物资采购价格和成本管理。三、相关程序及制度采购作业控制四、业务流程1、价格分析和成本改进步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1采购员成本会计企业内关联供应商进货成本分析：采购员半年或一年进行一次关联企业供应商利润成本分析或成本审计，确定供货商价格的合理性和进货成本压缩的可能空间；向成本会计提出进货成本改进报告2采购员原材料市场行情收集：采购员每月收集、汇总主要中药材市场行情；每季度收集、汇总主要西药原材料市场行情；采购员对重要供应商进行季度询价，形成重点供应商季度询价表；3采购员采购员不定期提供价格行情报告，并汇总 4成本会计采购员成本会计每月向采购员传递成本分析报告，明确本月存货价格对生产成本的影响，提供进货成本变动趋势和控制要求数据5采购员成本会计采购员定期汇总以上资料（2-4），形成原材料价格变动报告和进货成本改进报告，提交成本会计6成本会计成本会计汇总资料和改进报告，定期（每两月或每季）提出主要生产性物资进货指导价格范围：A企业内关联供应商货源控制价格B非关联供应商货源指导价格7采购供应部部长分管副总财务会计部该指导价格范围提交采购供应部部长和分管副总批准；采购供应部和财务会计部备案；交采购员实施8采购供应部部长采购员在业务操作中严格遵循指导价范围，如有超过，实际执行价格应得到采购供应部部长批准，同时在采购业务异常记录表中体现2、定价控制步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1采购员采购供应部部长财务会计部部长内控审计部部长长期合作供应商年度合同中确定进货价格和变价协议；该价格和变价协议由采购员与供应商草拟；内控审计部部长审定，在合同会签程序中经采购供应部部长、财务会计部部长、分别审核2采购员非年度协议范围的临时采购，采取采购员询报价程序控制进价3采购员询报价申报单经成本会计形式审核4采购员采购供应部部长财务会计部部长内控审计部部长非年度协议的合同，价格经采购员与供应商草拟；内控审计部部长审定采购供应部部长、财务会计部部长分别审核5采购员采购供应部部长分管副总总经理内控审计部对物资采购合同价格赋有审定责任：单价2000元以下，采购员单价2000