2020年学生会秘书处新学期工作计划.doc

学生会秘书处新学期工作计划 学生会秘书处设有部长（副秘书长）一名副部长三名干事若干名按部门工作性质分为联络组文秘组总务组每副部长负责一小组 一、联络组 （一）、日常工作： 1、联系工作负责院学生会各部门以及部门内部的联系事务以保证工作（会议、晚会等活动）及时迅速顺利地开展； 2、物资监管每次活动前联络组须负责整理汇总所有资料收发并记录物资； 3、钥匙保管负责办公室钥匙：弄丢要上报并重配钥匙重配钥匙的费用由个人支付；当重配钥匙数达到3把时为避免学生会财产的损失秘书处应申请换锁该事项由总务组负责） 4、互助协作联络组要做到协助其他组其他部门的工作注意好续后工作要及时反馈信息当出现大家意见不合的情况要适当做好协调工作自己处理不了的再上报 5、博客管理联络组须定时整理部门博客及时把活动的资料和照片放上去 （二）、注意事项： 1、联络过程联络时注意语气和态度要做到有文明有礼以及恰时在休息时间尽可能不要通知或者可选择发短信通知,但是要注明收到请回复；如果在非休息时间还未回复再次电话通知如果情况十分紧急,直接电话通知,说明缘由 2、会议通知在通知时要重点提醒被通知人的会议、活动时间和地点如果是大型会议要在会议前一天或者是会议前一个小时再跟参加者提醒一下确保他们的到场 3、细节提示重大会议或活动须提醒参加者注意着装并佩戴学生会工作证、校徽 4、事宜核准联络组要注意活动的时间如果时间有出入的话要向部长请示清楚再答复他人要多次反复和张部、刘佳老师、刘文基老师、乔华锋老师确认时间做好通知 二、总务组 （一）、日常工作： 1、做好每次会议的记录和会议前的准备工作准备工作主要包括会议开始前要先问清开会的老师需要讨论的资料提前打印、整理 2、写申请书：申请书要按规范写并且要按规范页规范的字体经费申请表也要用规范表写写完要先给主席签名再给刘佳老师 3、物资管理与物资申请：物资由一个干事管理平时物资的损坏、丢失由此干事负责 4、财务报表：由一个干事负责财务一学期写一份财务报表上交 （二）注意事项： 1、平时由此同学负责把举办活动的报销活动收集交给刘佳老师交给刘佳老师时尽可能顺便帮老师贴好发票联提醒老师把钱还给申请报销同学并且提醒申请报销同学平时多与老师沟通才能尽快拿到报销款还要跟进报销情况确保报销人已拿到钱 2、物资申请要用物资申请表表格一式两份分别由监察部和秘书处保留由本部与其他部门干事一起去拿并签名遵循先申请先审批原则秘书处要严格按照档案管理条例填写以上表格,并存档物资借出期间出现任何问题由借用人承担 3、跟学生会有关的文档记录都要用印有学生会水印的模板 三、文秘组 （一）日常工作： 1、写策划书：大型活动要提前一个月出台并且与外联部打招呼提醒外联部可以提前找赞助商策划书交给老师询问老师的意见及时做出修改 2、按时写好计划书主要是下学期工作计划按计划书进行上学期主要是学术活动和田径运动会 3、每次活动后要做好总结工作每学期要写一份秘书处工作总结 4、要收集好各个部门的工作写一份学生会的工作年鉴 5、收集各系的工作计划、工作总结 （二）注意事项： 1、在写策划书的时候要多想几个解决的方案预防突发状况 2、策划书和学期工作计划都要提前写 第二章规章制度 一、日常制度 1、秘书处成员要严于律己遵守学生会的管理制度互助共勉树立秘书处良好的形象和声誉 2、秘书处成员不得以权谋私不得以秘书处或学生会的名义有越权行为一经发现视情节轻重分别处以批评警告、直至辞退 3、秘书处成员在执行任务中出现错误应追究该组负责人及当事人的责任 4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作可以向秘书长或副秘书长提出辞职并上交辞职报告老师、秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后当工作移交完整后方可离开秘书处 5、秘书处人员在值班时间必须做好各项记录工作遇有重大事情无法决断的必须及时向秘书长或副秘书长汇报不得延误工作 6、副秘书长有布置任何任务和下达任何命令秘书处的成员要互相转告尽量使消息让整个部门的人都知道这样才能做到我们互帮互助任务完成的更好 二、会议制