企业企划宣传物料制作申请、申领及保管的暂行办法.doc

关于兴瑞集团企划物料制作申请、申领及保管的暂行办法第一章 总则第一条 为规范公司企划、宣传、活动物料用品的计划、购买、领用、维护等管理，特制定本办法。第二条 集团行政部为管理部门，负责审查及监控各分子公司企划、宣传及活动物料的申购及使用情况以及企划物料费用的监控，负责企划物料的验收、发放和管理等工作。第三条 申请制作部门和个人负责企划物料的日常保养、维护及管理。第四条 本办法所指企划物料包括：1、印刷品：抬头纸、便签纸、手册、手提袋、资料袋、刊物、桌布、警戒栏、水杯等。2、日常企划用品：宣传栏、公示牌、警示牌、指示牌、科室牌、条幅、胸牌、企业文化展板等。3、活动促销品：选定活动组织策划公司、活动宣传单页、升空气球、条幅、拱门、文化衫、酒水、雨伞、帽子、车模等活动所需物料。4、广告投放、活动策划组织及其他。以上不包含普通办公用品，仅指需要印制企业LOGO的非日常办公用品。第二章 企划、宣传物料（活动）的申请办法为明确职责分工，梳理、规范集团内部（含各分子公司）企划、宣传物料日常操作步骤，有效管理和使用公司的宣传物料；规范公司宣传物料的采购、保管、使用等工作；合理控制宣传物料的使用、消耗和费用支出，降低公司宣传物料的费用和经营成本；逐步实现公司管理的规范化、标准化和程序化，提高公司的管理水平和竞争力。各分子公司在企划物料申请制作过程中，应严格遵守流程（见附表1），由申请人到各分子公司行政部填写“兴瑞集团物料制作（设计）申请表”（以下简称申请表），经由各级负责人签字确认后，将申请表扫描后发送电子版至集团行政部企划主管处，由企划主管对提出的诉求进行必要性评估和比价（申请人可自行选择供应商，或由集团行政部代为选择供应商），比价后出具相关设计方案，或根据申请人提供的设计草案进行修改后形成最终设计稿，经与申请人沟通无误后，交付广告公司制作，并由集团行政部监督制作完成的物料质量，由申请人进行签收并付款。各分子公司在举办各类活动时，有活动策划和活动物料采购需求的，应严格遵守流程（见附表1），由申请人到各分子公司行政部填写“兴瑞集团物料制作（设计）申请表”（以下简称申请表），经由各级负责人签字确认后，将申请表扫描后发送电子版至集团行政部企划主管处，由企划主管对提出的诉求（活动策划或活动物料采购）进行必要性评估和比价，申请人可自行选择策划公司或由集团行政部代为选择，与申请人沟通需求后协同广告公司出具活动方案（或采购方案），多方确认后交付相关供应商，并由集团行政部监督活动完成效果和物料质量，由申请人进行签收并付款。第三章 企划、宣传物料的领用及保管办法企划物料制作完成后，交由各分子公司行政部门统一保管，同时负责对本部需求物料进行登记、发放，合理评估物料需求，保持物料库存合理化，及时消化长期库存，对欠缺物料及时补仓，对宣传物料（宣传栏、科室牌、公示栏、胸牌等）及时检查，做好维护和更换工作。出入库流程：企划物料（特指印刷品、日常企划用品）制作完成后，由专人检验、签收物料，合格后开具“物料入库单”，并及时更新填写“兴瑞集团宣传物料品出入库明细表”。宣传物料领用流程：各部行政部收到“宣传物料领用申请”后，审查领用申请的真实性，审查无误后确认需领用的宣传物料，确认实际发放的宣传物料及领用人，由领用人到行政部门填写“物料领用申请表”，经领用部门领导、行政部签字确认后，登记实际发放的宣传物料的名称、数量，领用人或部门，领用时间，经办人等信息，领用人在宣传物料领用登记表上签字确认。各部在使用宣传物料时，需加强保管、发放意识。行政部将宣传物料领用登记表按归档妥善保存。合理有效的控制成本，避免浪费。物品发放时针对公司重要物资切