会议制度推行方案.doc

企业文化-会议制度操作指引文件编号: JQK-QH-001文件页数： 版本号：文件名称拟制适用范围审核收文部门批准保密级别 绝密 秘密 普通日期是否会签 不需会签 需会签副总经理会签日期 更改记录 版本号更改部门更改人/日期审核人/日期批准人/日期生效日期更改内容A1 目的为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。2 适用范围：各部门。3 权责：3.1 总经理：对各部门提交的会议申请方案进行审批，并有权直接调整会议内容；负责会议参与人员的确定，会议形式、流程的修改、确定；负责公司年度会议费用预算方案的审批；对会议结果的考核。3.2 行政总监：负责审核协调参与会议人员的日常工作安排；对会议形式、流程初审；会议费用预算方案的初审；对会议结果进行评定。3.3 部门主管：负责提交会议的形式、内容、主题的申请，并提交给上级主管审批；协调参与会议人员的工作安排；参与会议结果的考核。3.4 行政人事主管：根据会议需求，协调参会人员日程安排，协调会务物料准备、交通安排、会议记录等事项。3.5 参与团队展示人员：积极参与会议活动；主动协助会务人员布置会议现场；不迟到、不早退，保持会议现场安静。4 会议分类：4.1公司级会议：主要包括总经理办公会议、公司周工作例会、公司年终总结表彰大会、全体职工大会等，应分别报请公司总经理批准后，由综合管理部负责组织召开并做好会议纪要。4.2专题会议：即全公司性的政策、业务综合会。比如：营运部门的优惠政策专题会议；企划部门的活动推广协调会等，由相关部门提出计划报总经理批准后送综合管理部备案，由会议召集部门负责会议通知、组织和实施并对会议纪要进行整理和存档。4.3部门工作会议：各部门召开的工作例会，由各部门负责人决定召开并负责组织。4.4各类培训课程：由公司或相关部门组织的各类培训和学习课程。5 会议安排：5.1 例会安排：为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例行会议安排如下：5.1.1总经理办公会议此会议的举行时间为周一，由商业公司高层管理人员参加，主要研究商业公司的重大事件的解决以及重大决策的确定，以宏观掌控商业公司的发展目标及管理动向。由综合管理部部长列席此会议并负责会议纪要的整理和分发。5.1.2公司周工作例会此会议的举行时间为每周六10：00，遇法定假日时间顺延至下一星期的周六进行，如有其它变动综合管理部将提前通知各部门。由各部门部长参加，总结各部门一周工作，汇报下周工作重点及出现的疑难问题需由其它部门配合或公司领导协调解决事宜；由总经理传达集团公司的会议精神；布署下周商业公司的整体工作。周五之前，综合管理部将对各部门本周工作总结与下周工作计划进行汇总，报总经理审阅。5.1.3公司各部门工作会议总结部门工作，并对下一阶段工作进行布署。各部门可以根据实际情况自行安排开会时间。5.1.4公司总结表彰大会总结全年、季度工作情况，布署下一年度、季度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由销售部门具体组织实施。5.1.5各专题会议相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、招商工作、企划工作、物业管理工作、预算管理及合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。5.2 其它会议安排凡涉及到多个部门部长参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单（详见附件）报综合管理部，由综合管理部进行统一安排，方可召开。5.3综合管理部每月统一编制例会会议计划，与月排班表同时公布。5.4凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请综合管理部调整会议计划，未经综合管理部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。5.5各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。5.6会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。6 会议的准备：6.1公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由综合管理部提前做好投影设备连接调试工作；6.2会议之前，综合管理部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；6.3上级重要领导检查指导、座谈性质会议及团体会等会议，公司应准备果品和鲜花；6.4根据会议规模需使用音响设备的，由综合管理部提前做好音响调试安排；6.5特别重大会议，应由综合管理部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：6.5.1会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；6.5.2会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；6.5.3会议场所布置；6.5.4会议服务人员的安排；6.5.5会议签到；6.5.6会后事项安排。6.6会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。7 其他规定：7.1应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。7.2会前，由综合管理部负责通知与会人员，明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。7.3与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会时应予以明示。7.4重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。7.5与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，综合管理部将不定期抽查与会人员的会议记录。7.6公司会议的会议纪要由综合管理部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。7.7会议结束后综合管理部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由综合管理部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。8 会议纪律8.1任何人员不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提前请假（中层干部以上人员请假需总经理批准，其它人员需向会议组织部门请假），否则视为缺席。违者将视情节严重性予以100元以上的处罚。8.2与会人员不得因任何理由迟到（提前请假获批者除外）。中层管理干部迟到将予以100元的处罚，其他人员迟到将予以50元的处罚。8.3召开会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动状态，不准接听电话，如有重要电话应向会议组织者请假后离场接听，以免影响会议效果。违者将予以100元处罚。8.4与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出，应按次序发言，如有急需说明事项，应向会议组织者示意获准后发言。9 附则9.1 本制度解释权归行政部所有；9.2 本制度自 2014 年5月1日开始生效。10 附件附件一、会议申请表附件二、会议纪要表附件三、会议签到表附件四、会议通知表10.1 附件一、会议申请表申请人申请场地申请日期申请会议需使用设备会议基本信息召开时间主持人参会人员会议主题会议需达到的预期目的：具体会议流程发言时间发言人内容： - ： - ： - ： - ： - ：行政部审批部门负责人：相关会议设备情况使用前状态电脑投影仪会议桌椅子写字板投影布音响空调门窗地面其他使用人签字确认：使用后状态电脑投影仪会议桌椅子写字板投影布音响空调门窗地面其他使用人签字确认：备注：各位同事使用完会议室后，请及时关闭空调机使用过的设备，做好卫生，桌椅摆放整齐，恢复至使用前的状态。如发现未按要求整理场地的，将追究会议申请人责任，予以20元/次教育金处罚。10.2 附件二、会议纪要表上报： 抄送： 记录人员：会议名称纪要编号会议时间会议地点主持人参与人员会议主题会议要点会议内容第 6 页 共 8 页第 12 页 共 12 页10.3 附件三、会议签到表主题时间地点主持人记录人序号部门姓名签字签到时间签到情况12345678备注:1.员工需提前到会议地点，进行签到，若有迟到、早退、无故缺席，根据公司规定进行相应惩罚；2.若员工无法参加会议，需提前一天填写请假单，向本部门上级主管申请并征得同意，另附请假 单交于人力行政部留底；3.遇