会议服务承诺.doc

青岛大德年华文化传媒有限公司青岛世界家兔科学大会会议服务承诺WRC 2016 Qingdao Conference Service commitment我们的优势：Why Us:熟悉会议的各个环节，能以最快的时间做出会议的策划方案省时Familiar with the various aspects of the meeting, making right judgement in short time and providing reasonable solution.- Timesaving您只需要填写一份会议预订单，剩下的事就交给我们来办省力Fill in the reservation form, well run the rest of the things for you.- Convenience.与全国各地酒店、航空公司、广告媒体的良好关系，您会发现省钱Good cooperation relationship with hotels, airlines and advertising media all over the country.- Economize完善的服务、专业的各种会议设备、雄厚的实力、会让你绝对放心Perfect service、Professional equipment and Solid strength.-Trust青岛大德文化在承办各种会议方面具有独到的专业优势.我们能够为客户提供吃,住,行,娱,购一整套完善的会议策划及专业的实施团队,区域可以覆盖国内各大商务,旅游城市.从主题创意,内容策划,参会人员的邀请,会场设计安排,接待宴请,媒体支持及政府关系协调等,事无巨细,我们都妥善安排。At home and abroad in the event we have a variety of unique professional strengths. We are able to provide customers with eating, living, travelling,shopping and entertainment, purchase a set of perfect meeting planning and professional implementation team. Our business can cover the major commercial and tourist cities in China.We will get down to professional work,from Theme Creative, Content planning , Guest invitation, Conference site arrangement,Banquet reception to Media Support and Coordination of government relations.会议服务的基本内容Basic content of conference service1、 及时准确提供酒店、机票、火车票信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。Providing hotel, air ticket, train ticket information timely and accurately.Make plan and quotation for the projects you need.2、 如果您需要亲临现场考察，我们会有专人协助您的工作。We will appoint special personnel to assist you if you need visit the site.3、 完整确切的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方的合法权益。Complete and exact terms of the agreement, Protecting the legitimate rights and interests of both you and company under the premise of ensuring the service you need.4、 会议一开始，提供会议报到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。Registration desk and special personnel to assist meetings group with disseminating information and checking in procedure.5、 会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。Providing wake-up service during the meeting.6、参会代表离店前，有专人协助办理离店手续节省大家时间，同时为部分延住、晚离酒店代办理相应手续。7、会议期间，根据具体情况，适时提供会务人员部分免费房（12间）。8、免费给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。9、协助会务组完成相关工作（房，餐，会）。10、如果您需要专业特殊的会议设备，本公司给与您提供并现场指导。11、如果您需要在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动，我们能为您安排最好的节目与演员、乐手，把现场气氛搞好。 会议服务承诺、会议服务的基本内容及会议服务流程12、如果您在会后需要为参会代表提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最好的旅游行程（赠送部分景点）、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。公关礼仪：礼仪人员（现场礼仪接待，派发资料，形象展示）文艺演出（专业表演团，可挑选节目）升空气球（充气、升空）花篮（大、中、小号订做）主持人（男、女均可）签到笔薄（专业用品）摄影摄像（专业摄影公司、专业摄影师）印刷设计：很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。参会证、餐券、胸牌等；意见调查表格；相关资料的打字、复印、印刷；物品运输：有时，会议中是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。小件展品运输：展柜，展桌，椅子，小型设备，小件货物的运送；大件展品运输：大型器械，大件物品的运送；特种展品运输：化学用品，医药用品以及复杂物品的运送；远程展品运输：远距离的展品运送；参展资料运输：宣传资料，印刷品，纪念礼品的运送；会议服务流程详解：总结我们提供会议服务的经验，一般而言，您的会议确定以及成功举行，大多经过以下几个环节：1、策划：我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、会议回执，我们过去的成功经验，都将成为您成功举办会议的基础。2、咨询：在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。3、考察：在双方进一步取得互信后，我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。4、确定：这个时间需要的是耐心与细致我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。5、执行：严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。6、结算：双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。以下为相应的流程介绍。会前服务1.与会议主办方洽谈。2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方。3.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。4.确定方案，签订合同，预付定金。会中服务1.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。2.会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议