机关公文办理程序.doc

机关公文办理程序 机关公文办理包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序 一、拟稿 以党组、局机关名义发文根据内容由各科室拟稿非职能科室业务范围内的综合性和重要文件由办公室拟稿 草拟公文应当做到： 1符合党的方针政策符合局党组、局机关有关规定 2情况确实观点明确条理清楚文字精炼书写工整标点准确篇幅力求简短一律用签字笔或钢笔书写不能用铅笔或圆珠笔 3人名、地名、数字、引文准确引用公文应当先引标题后引发文字号日期应当写具体的年、月、日 4结构层次序数第一层为一、第二层为（一）第三层为第四层为（1） 5公文中的数字除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应使用阿拉伯数字 二、核稿、会签 公文起草后拟稿科室负责人必须认真核稿并签名行文内容涉及两个或两个以上科室或部门必须履行会签手续 三、审核 以党组、局机关名义发文公文送局领导签发之前应当由局办公室进行审核审核的重点是：是否需要行文是否符合党的方针、政策及有关规定是否与有关部门协商、会签文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定 局办公室对下列文稿予以退回重办： 1未经来文科室负责人核稿的 2文件格式混乱、眉目不清、头尾不全、附件遗漏及主抄送单位不清的 3文稿潦草字迹不清自造简化字用铅笔或圆珠笔起草或修改的 四、签发 审批公文主批人应当明确签署意见并写上姓名和审批时间其他审批人圈阅应当视为同意以党组、局机关名义发文由局办公室送党组书记、局长签发 十、公文办理完毕后应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定对具有查考利用价值的公文应及时整理（立卷）、归档按照有关规定定期向档案部门移交个人不得保存应当归档的公文 随着社会的发展科技的进步各机关职能的不断扩展公文以几何级数在增加面对浩如烟海的公文人们不能也没有必要保留全部公文而应有选择地重点保存其中有参考利用价值的公文以备日后查考为此必须规定公文的归档范围 一、应归档的范围 公文的归档范围是指应予立卷归档的公文范围立卷归档就是将办毕公文按照一定的原则组合成案卷后移交档案部门的活动一个单位公文归档范围的划定必须考虑三个要素： （1）本机关职能活动即公文的内容地再现本机关产生、发展的历史轨迹客观地反映了这个单位的管理活动如行政管理、生产、科研、教学等各种性质单位总是形成具有自身职能活动特点的其他单位绝无仅有的公文因此反映本机关主要职能活动和基本状况的公文应作为归档的重点这些内容的公文一旦丢弃或销毁是无法恢复无处可寻的当然这里所言的“职能活动的公文”并不只是“本机关”形成的公文还应包括本机关为了实现自身职能活动所接受的上下级和其他机关的公文因为职能的实现总是在与各级各类组织的配合中完成的 （2）公文办理完毕即公文在处理程序上已经运转完毕一方面是指收文程序如签发登记、拟办、批办、承办等各个环节的工作均以处理完毕完全实现了公文的现实执行效用；另一方面是指发文程序如拟稿、会商、审核、签发、缮印、用印、传递等多种环节的工作已经完成但对于收文机关来说其现实执行效用才刚刚开始可见归档公文强调的是公文处理“程序”的完毕而非指公文“信息内容”的完全处理完毕 （3）具有查考利用价值即归档公文必须对本机关日后的工作具有查考凭据作用或者对社会某一方面的工作具有参考利用价值公文归档的最终目的只有一个：利用公文承载的信息内容了解工作情况解决工作中的问题如果没有保存利用价值人们就没有必要花费如此多的人力、物力和时间来进行公文整理、保管、管理、开发信息等工作 根据国家档案局的有关规定一般机关的公文归档范围应包括以下内容： （1）上级针对本机关的指导性的公文需要本机关认真贯彻执行或参照执行的领导性公文如上级命令、决定、批复、规定、办法等 （2）本级机关主要职能活动中形成的公文材料如工作请示、报告、计划、总结人事管理决定、通知财务预决算报表、分析报告及各类账簿、凭证等 （3）下级机关呈送的报请类公文如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据等 （4）同级或不相隶属机关重要的商洽性或审批性公文或者本机关需参照办理的各种公文如各种问函和复函重要规定、办法、通知等 机关在划定归档范围时要特别注意以下情况的处理： （1）联合办理的公文的处理原件由主办机关整理（立卷）、归档其他机关保存复制件或其他形式的公文副本 （2）兼职公文的处理本机关负责人兼任其他机关职务在履行所兼职权职责过程中形成的公文由其兼职机关整理（立卷）、归档 （3）内部公文的处理内部公文尽管没有正式公文的格式如工作计划、总结、会议记录、调查报告等但它们地的记载了机关的工作活动应划入立卷范围 （4）常用资料的处理机关业务工作接收和收集的有关资料如重要的公文汇集、资料汇编、统计数字、大事记、刊物和有关书籍等是日常机关工作的重要工具其本身并不反映本机关职能活动因此不属于归档范围但为方便利用可将其单独整理保存备查 二、不予归档的范围 根据国家档案局的有关规定不予归档的公文材料包括： （1）重份公文；即同一公文有几份甚至许多份包括一式多份的收文或发文副本为办理而制发的复印件 （2）无查考利用价值的事务性、临时性的公文 （3）未经领导审阅、签发的未生效公文一般公文的多次修改稿（只有非常重要的有查考价值的法规性公文、重要的方针政策公文、长远规划等的历次修改稿可以保存以反映整个公文讨论、修改的全过程） （4）公文起草人为撰写公文而收集的素材公文 （5）与本机关工作活动无关的抄送类公文、无价值的会议公文等 （6）一般的人民来信及无特殊保存价值的信封 以上公文归档和不归档的范围只是一个通用的范围具体到各机关的归档范围的制定时应结合自身职能和业务活动的实际情况制定明确具体的范围便于文书人员或档案人员实际操作保证归档案卷质量 十一、公文立卷就是按照公文的特征和联系将若干具有共同点和联系密切的公文组合成有机联系的集合体的活动从公文的组成结构中概括出来的为所有公文都共有的共同点如作者、内容、地区等是立卷工作的依据立卷工作主要包括两项工作：分类和组卷 分类是将机关产生的公文按照一定的特点分成若干部分组合则是把每一小类的局部的公文按照共同特点组成保管单位但二者又有相似之处：分类的方法主要是分析分中有合其分类结果是将具有不同特点的公文分别集合为不同类别；组卷的方法主要是综合合中有分；其结果是将具有共同特征的单份公文集合为一个集合体（案卷） 一、分类方法 公文的分类应该符合分类的逻辑原则力求简明、严密每一分类层次上只能使用一个分类标准也就是将一大组公文划分成若干小组时只能使用一个相同的标准不允许同时使用几种标准通常机关公文分类可以划分为四个层次：分年度分组织机构分问题分保管期限 （一）分年度 即按照公文形成、处理的年度特征将同一年度的公文分为一类不同年度的公文分为不同的类别在现行机关其工作的计划、总结等都是按照一个自然年度来安排将每年的1月1日12月31日作为一个工作周期其工作周期中同步产生的公文也自然而然就形成了以年度为单位的独立类别因此按年度分类纵向地反映了机关工作的特点和逐年变化、发展的客观情况有利于现行机关利用和归档之后其他机关的利用 年度分类要求根据公文准确日期归入相应的年度不同年度的公文一般不得放在一起立卷否则这会打乱公文的时序给日后的查找利用工作带来极大的不便但是由于工作的连续性有时也会出现跨越两个或两个以上年度的公文针对这类跨年度公文可采用的常规处理方法有： 1回复性公文放在复文年度如XX年的请示与XX年的批复应将请示批复均放入XX年立卷； 2规划性的公文应放在计划或规划针对的第一年立卷如“XXXX年科研工作规划”可以放在XX年立卷； 3总结性的公文应放在其内容针对的最后一年立卷；如XX年完成的“1999XX年*项目财务决算”应放入XX年； 4会议公文放入召开会议的年度； 5规范类公文应放人公文针对的第一年； 6两项内容的公文归入主要内容针对的年度如“XX年工作总结及XX年工作安排”可视内容侧重归入相应年度 （二）分组织机构 即按机关的内部组织机构进行分类立卷 机关中组织机构的框架是根据本机关的职能设立的每一个部门又有各自相对独立的职权、职责由各部门自身产生或承办的公文在内容性质上也就是相对独立的一个类别在一个年度内按照内部各组织机构分类自然能够保持公文之间内容上的主要联系有利于专题查找和利用档案 根据国家有关规定我国党政档案实行统一管理的原则因此一个机关一个年度内的公文按照组织机构标准分类的步骤是：将公文分成党、政、工、团等四大类别；在四大类别中每一类别再按组织机构继续分类这种分类的结果使一个机关的党、工、团等组织的公文与各行政、业务部门的公文分开文秘部门（办公室）的公文与业务部门的公文分开各内部机构的公文也相互分开各自形成不同的类别按组织机构的性质从各个方面层次清楚地反映整个机关各项工作活动的历史面貌 在按组织机构分类时要注意把握好立卷点的深度一般不要将立卷点确定在最基层的执行层而应该根据文书工作的组织形式将立卷点确定在能掌握本部门公文运转控制本部门公文信息的机构层次上 （三）分问题 分问题就是按照公文内容所反映的问题特征来划分类别 问题分类可以使性质、内容相同的公文相对集中较好地保持同一问题公文之间的联系性为利用者提供关于某一问题、事件或人物等的系统、完整的公文信息减少或避免了同一问题公文的分散现象 在选用问题分类时特别要考虑使用的机关对象和分类层次由于人们知识水平不同认识事物的角度不同对同一“问题”的看法各异往往更多地掺入了个人主观成分在内致使同一份公文产生的分类结果也可能出现多种归类使分类时难以给公文准确定位因此问题分类的方法适用于第三、四层次的分类标准通常在组织机构分类下使用适宜在第一层次采用问题分类的往往是一些内部机构设置比较简单或者不太稳定、机构分工不明确而且公文数量较少的机关一些大、中型组织机关其内部组织机构较多且相对稳定各部门职能相对独立公文数量较多应该采取先按组织机构分类再接问题分类的方法一般不要轻易打乱组织机构采取问题分类 问题分类时应遵循问题的伸缩性规律每一个机构对本部门产生和处理的公文总是有主有从、有多有少立卷时应根据具体情况灵活掌握公文多时可将一个大问题分解为几个小的具体问题；公文少时又可以把几个具体的问题概括为一个大问题 （四）分保管期限 即按照公文的保存价值的不同将公文划分成不同的类别分保管期限通常是在同一个问题之下进行一般不作为一个机关第一层次的分类标准 保管期限是根据各类公文客观存在的保存价值确定国家档案局关于机关档案保管期限的规定将应归档公文的保管期限确定为永久、长期（1650年）和短期（15年以下）三种期限这三种期限只是一个大致的规定各个机关在具体的工作中根据本机关的地位、职能和业务活动等客观情况制定出更加详细准确的保管期限表如有必要还可以针对公文具体情况将长期、短期的保存时间划分得更准确、更具体如5年、XX年、20年、25年等 分保管期限时应该密切注意同一问题公文的完整性由于公文自身的记录性、原始性决定了公文的价值（对现行机关的现实凭证价值和对历史的参考价值）划分保管期限应该以此为依据同时公文的价值往往不是单份公文能体现的更多是在相互联系的一组公文中展现这是公文形成的联系性所决定的因此在立卷时应维护同一问题公文的完整性一般情况下机关公文完整程度较高划分保管期限应从严反之则应适当提高残存的不完整公文的保管期限从宽处理这些公文 二、组卷方法 公文组卷即对分类后的各属类按照其共同特征和主要联系将其组合成一个个案卷的活动组卷的依据是从公文结构中概括出来的作者、问题、时间、名称、通讯者、地区等诸要素它们体现了公文在这些方面特有的联系及形成规律因此组卷的常用方法有： （1）按作者特征立卷即将同一作者制发的公文组合成案卷作者指制发公文的机关、部门及其领导人特别强调“同一作者”本机关的发文、直接领导机关、某一个下级机关的来文都可以采用作者特征立卷按此特征组卷有利于反映同一公文作者的工作状况及本机关与某机关之间的工作联系有利于依据公文来源确定其重要程度和保存价值 （2）按问题特征组卷即将反映同一事件、案件、人物、问题、业务活动和同一性质工作的公文集中在一起组卷此处所言的“问题”是指公文内容反映的主题包括事件、案件、人物的处理、具体问题的发生与解决、某项工作业务活动的开展等按问题特征立卷将同一主题的一系列关系密切的公文组合成一个整体正好反映了“同一问题”发生发展以及解决的全过程既能保持公文之间的有机联系又能符合利用者按问题（主题）检索公文的习惯使它成为一种主要的常用的立卷方法就秘：* （3）按时间特征立卷即按照某一问题下公文产生的时间顺序将公文编立成案卷时间特征即指公文形成的时间（同一年度、同一时期、月份、日期）按时间特征组卷可以反映出一个机关（部门）在不同时期的工作特点和发展状况有利于保持同一时间公文的联系可以使利用者从“纵”的（历史）联系中去把握、认识事物的发生、发展、影响等为那些需要从时间特征检索公文的人们提供方便 （4）按名称特征组卷是将名称相同或性质、作用相同、相近的公文集中组卷公文名称即文种它反映了公文的性质、效能和价值因此按公文的名称特征立卷可适当区分公文的重要程度和保存价值还可以把名称相近、保存