关于合同管理应注意的问题.doc

精选资料合同管理应注意的问题今天和大家一块探讨一下企业经营合同管理应注意的一些问题，希望通过我今天的课题可以带给大家一些启发，对大家今后的工作有所帮助。今天和大家探讨的是所有合同的共性，不是针对哪一类合同，具体到哪一类合同，涉及的法律知识和合同条款也不尽相同。一、 合同的作用说到合同，我们首先要认识到合同的重要性，合同的作用是什么？或者也称为合同存在的意义，合同的作用是合理划分合同主体之间权利义务的书面文件，确保合同当事人之间的合作顺利进行，是指引各方工作的规范，当然这种规范，仅是在合同当事人之间有效，具有约束力，合同是处理合同当事人之间纠纷的法律依据，是各方权利得到实现的有效保证。通常我们对合同的重要性认识不够，认为合同仅仅是应付财务付款，应付公司规章制度的要求，这种认识是大错特错。一个企业，除非是公益性企业，都是以追求利润的最大化为目的,顺利实现利润需要做好两个方面：一是成本控制，另一个就是风险控制，而成本控制和风险控制的最大法宝就是合同。通过图纸、规划设计等提前测算制定目标价格、预测工作进展和资金情况确定支付方式，然后预计达到这一个利润目标或完成这个项目需要做哪些工作，以及一些具体工作过程中可能发生的风险和如何妥善解决这些风险，然后将这些都以合同条款的形式组合成合同内容。因此假设说合同=利润也是毫不夸张的，当然利润还牵涉其他很多重要因素。我这么说可能大家还有所疑，认为我夸大了合同的作用，那我举两个简单的例子。案例一，AB两个公司一直是多年的合作伙伴，合作关系极其良好，A公司对B公司每次的货款也都及时结清，在2008年，公司因业务需要，电话通知公司采购了价值几百万的机械设备，鉴于双方以往的良好合作关系，公司没有等到签署合同便立即发货，更甚者其中有一批货，公司说最后一块给开具收货单，然后金融危机爆发了，B公司等待很多天，也没有等到A公司的资金打入账户，公司这才感觉到事态有些不妙，于是找到A公司要求付款，这时公司领导也发生变动，新领导对这批货根本不承认，公司多次讨要无果，只能将公司告上法庭，但是没有合同你这个案子怎么能立案，姑且不说这个案子能否能胜诉，如这个案例中B公司发货前先与A公司订立合同并按合同约定履行，根本不会出现这些难题。我通过这个案子想说明一个问题，同合作单位的合作不能只看到当前的良好关系，合同履行是个漫长的过程，各种不确定的因素太多，影响合同履行的变数太多，我们只有事先想到不好的方面并设计好应对措施，先小人后君子，把风险点及时把控住，而不是等到发生纠纷了才后悔，埋怨对方不讲信义，这样岂不是为时已晚，我们要多做一些未雨绸缪的工作，这样才能确保双方的合作能良性发展。即使合同履行中发生争议，我们也可立于不败之地。案例二，公司订立一个合同，公司在这个合同中利润也很可观，双方在履行过程中因质量问题发生纠纷，多次协商未果，随后诉至法院，经法庭调查，双方签署的合同违反了国家相关强制性规定，当然这个合同是无效的，合同无效的后果就是合同自始不生效，各方返还财产，恢复到合同订立前的状态，利润也就更无从谈起了，公司白白损失了一个商业机会，即便公司各项工作都做得再完美无瑕，又有什么意义呢。我的这两个案例，主要是提醒大家一定要注意合同的重要性。合同不仅关系到公司利益，也和个人利益密切相关，一份违法违规的合同可能会追究合同责任人的责任，不仅牵涉民事赔偿责任，情形严重的，还会被追究刑事责任，尤其是国有控股公司，如在合同签署过程中违法违规，承担的个人责任要比私企更重。二、合同的定义说起合同我们大家都耳熟能详，但是什么叫合同，也就是法律是怎么给合同定义的呢。合同法第二条规定:合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同的表现形式有书面形式、口头形式和其他形式。尽管合同有多种形式，但是我们强调合同应以书面的形式签订，我们日常工作中面对的也主要是书面形式合同。三、合同内容合同应具备的内容，也就是合同应具备的条款，合同一般包括以下内容:1当事人的名称或者姓名和住所；2.标的；3.数量；4.质量；5.价款或者报酬；6.履行期限、地点和方式；7.违约责任；8.解决争议的方法。四、合同成立的条件合同的成立要具备三个要件：1.有两个或两个以上的当事人。2.当事人意思表示须一致，即合意，这是合同成立的根本要件。3.当事人的意思表示须以订立合同的为目的。五、合同的生效合同的生效条件，依法成立的合同才生效；违反法律规定的合同是自始无效的，合同生效要具备三个要件：1.当事人具有相应订立合同的能力，即合同主体据以独立订立合同并独立承担合同义务的主体资格；2.意思表示真实；3.不违反法律、行政法规的强制性规定、社会公共利益和第三人的合法利益。六、合同无效和合同条款无效的情形合同无效的情形：1.一方以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益；如订立虚假合同骗取银行贷款。2.恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益；3.以合法形式掩盖非法目的；4.损害社会公共利益；5.违反法律、行政法规的强制性规定。合同条款的无效：就是合同中约定的己方免责条款，1.造成对方人身伤害的；诸如劳动合同中约定，员工在工作过程中受到的人身伤害，公司不承担责任等2.因故意或者重大过失造成对方财产损失的。诸如合同约定，双方合作过程中对，一方员工故意损害了另一方的财产，不负赔偿责任等。七、合同签订前的准备工作合同订立前的准备工作：1.预测将签订的合同是否要经过行政审批前置手续，诸如必须进行招投标等方面的规定。一旦合同未经过这些程序，将可能导致已签订的合同无效。2. 签订前对合作对象的审查（调查），我们也称作尽职调查，主要是了解合作对象的基本情况，有助于在签订合同的时候，在供货及付款条件上采取相应的对策，避免风险的发生。（1）审查合作单位的基本情况，查看其营业执照原件及是否按时年检并留存营业执照复印件，如果合作单位为个人，应查看其身份证号码及留存复印件、通信地址或家庭住址要登记清楚、以及联系电话登记。审查这些信息是为确保合同的顺利履行，同时，一旦双方发生纠纷，这些资料的准备也是为诉讼和法院的执行打下基础。（2）审查合作单位有无履约资质，如合同的标的与其资质远不相符，且不说发生风险公司的损失无法得到保障，即使合作单位的履约水平能否满足公司要求也是个问题；以及是否超出营业范围。我国法律对某些行业的从业资格做了限制性规定（诸如压力泵生产、安装等），没有从业资格的单位和个人不得从事特定的业务，如果与没有资格的合作单位签订此类合同将给签约方带来巨大的经济损失。3、调查合作单位的商业信誉和履约能力，以及承接过经典案例；如对方信誉很差，质量问题频发，官司缠身，这种情况就要慎重考虑拟签约的合作单位了。（4）调查对方的公司的成立、股东情况、营业情况、财务情况、资产负债、重大担保、授权委托书等。这些均有可能影响合作单位的履约，条件允许的情况下，尽量到对合作单位所在地和承接项目现场查看。3.企业在合同磋商过程中要避免发生缔约过失责任，也可称作先合同义务，约过失责任产生的前提是一方违背基于诚实信用原则所应负的义务。依据诚实信用原则，在缔约过程中，在当事人之间产生一定的附随义务，主要包括以下几种：（1）与合同订立有关的重要事项的告知义务；（2）相互协作和保护的义务，即缔约当事人在缔约之际应尽必要的注意，尽力保护对方的利益，尽可能地为其提供方便；（3）忠实与保密义务，即当事人在缔约之际，不得欺诈、胁迫以及滥用优势地位，也不得随意泄露其在缔约过程中知晓的对方的商业秘密。也就是说我们要对签约过程中知晓的对方信息给予保密，不要构成违约，也不要造成假借订立合同，恶意进行磋商的情形。八、合同的起草一份合同怎么起草呢，我围绕合同的订立目的为中心来阐述一下合同是怎么起草的，首先是签署合同要达到一个什么样的商业目的，也可称作商业目标，考虑要达到这个目标双方应该做哪些工作，以及具体做这些工作中应注意哪些风险并设定解决风险的方法，然后将这些都罗列进来，这样就组成了一个合同的草稿。应注意的问题，具体包括：1.检查合同的各项条款及合同架构是否齐备（见合同内容），有无漏项情况；2.合同条款是否设计合理，是否构成违法、违规，构成条款可撤销或无效的情形；3.合同条款是否符合公司规章制度的规定；4.前后条款是否约定重复，衔接是否妥当，条款之间是否有冲突；5.用词要严谨，用字要准确，不能有歧义，对合同中的一些关键词句，一定要谨慎推敲，不能含糊迁就，有时仅一字之差，却“失之千里”，再就是格式要规范。6.应注意的特殊条款，如图纸规划设计、咨询、技术类合同，要注意保密条款、知识产权的归属约定、侵犯他人知识产权的约定、是否需要备案登记，施工合同中，施工单位采购产品、采用的施工方案是否侵犯第三人知识产权，采购合同的异议期等；7.各方权利义务是否约定详尽，尽可能的做出前瞻性的约定；8.合同中涉及己方的义务是否符合客观情况，是否符合公司内部流程，避免制定明显不能按约完成的义务。简单举两个例子，一是约定合同签订之日起三日内付款多少元，根据公司流程这种约定执行起来一定会违约；二是按相关规定明显属于对方的义务，约定由己方承担。9.违约条款要约定清楚，而不能制定违约方承担违约责任这样模糊的约定，要约定明确的违约金或违约金计算方法；10.合同的解除条款需要引起大家的重视，尽量不要规定对方太多的合同解除权，我曾经看到一个合同，有这么一条约定，甲方违背其任何一项义务时，乙方有权解除合同，这样的合同实在太危险了，如果因为甲方一个微不足道的义务，对方就可以单方解除合同，这对合同履行而言是个巨大的定时炸弹，起草合同时一定要注意；11.合同争议处理方式要约定明确，或仲裁，或诉讼，两者不能同时选择，仲裁是一裁终局，效率较高，但救济方法只能申请法院撤销裁决；诉讼是两审制，不服一审判决还可以上诉，以及判决生效后还可以申诉，时间跨度比较长。九、合同的签订合同签订时应注意的问题：1.合同要清楚、整洁、不能因为缺墨粉而使用打印不清楚的合同，也不能用二次纸打印合同；2.审查合同签约人是否拥有签约权，非法定代表人或公司负责人的，委托代理人是否有书面的授权委托书（授权委托书随合同入档），签约行为是否超出授权权限，表现为除单位负责人以外的人没有授权或授权不明而签订合同的情形。3.签字、签章要清晰，合同为多页的应加盖骑缝章。4. 合同文本经过修改的，应由双方在修改过的地方盖章确认。5.如施工合同等约定必须备案的合同要及时备案，不然可能导致签订的合同未经备案不生效。十、合同存档合同档案管理，看起来是最无关紧要的一个环节，但对诉讼纠纷案件处理来说却是非常关键的，许多企业明明在合同履行中非常诚信，但因合同管理不善，诉讼纠纷发生后不能使出有力的证据，最终反而吃了大亏，相反，一些企业虽然违约在先，但其抓住了对方没有证据的弱点，反而打赢了官司，所以合同档案管理，这一企业风险管理的重要一环，绝不能、也不应该被忽视。1.合同签订后，一定要将合同原件、对方的营业照、资质及尽职调查等资料（有条件的，存原件）存档。2.合同的使用要严格把控，查看原件的批准权需严格授权相关领导；档案管理人做好登记，及时归还。3. 补充协议、合同变更单等应严格审批并及时存档，保持合同履约过程全程资料的原件留存，尤其是盖章文件、工作人员签字的原件。十一、合同履行合同签订完成了，许多人感觉合同一事可以告一段落了，殊不知，万里长征这才刚刚开始，合同的签订是为了确保合同各方的合作顺利开展，合同履行才是达到各方目标的关键，因此合同履约情况的跟踪尤为重要，合同的履行过程应注意以下问题：1.合同相对方的义务履行是否符合合同约定，具体表现为交付的货物是否合格，数量、质量是否无瑕疵，工程的进度、质量、安全文明施工、机械使用等是否符合合同约定和施工方案约定；2.索赔证据的收集，出现了索赔事件要及时留存证据，如拍照、监理处罚单、工作联系函等形式对这些证据进行固定，因为一些如隐蔽工程、脚手架使用不合规范、违反安全文明施工的事实很快就会消失，后续再取证也不可能了。3.审慎办理签证，对合作单位的签证（顺延工期、顺延工期索赔等）、施工变更经济签证、索赔要及时批复，切不可拖而不决，因为超过审批时效，将很可能构成对前述文件的默认，如施工合同31.3约定，工程师应在收到变更工程价款报告之日起14天内予以确认，工程师无正当理由不确认时，自变更工程价款报告送达之日起14天后视为变更工程价款报告已被确认。4.合同对口工作人员对合作单位出具任何形式的证明材料应慎重考虑（包括只有签字无盖章的文件，因为工作人员代表公司，个人行为将由公司进行买单），其他相关部门也不宜出具任何形式证明材料，以免构成了对方的索赔证据。尤其是要注意任何工作人员不得向合作单位出具任何变更合同约定的签字文件，以免构成合同的实际变更，公司对违反此项规定的人员应严厉处罚。5.很多时候因为公司对合作单位的不正当要求拒绝办理，合作单位会以快件方式邮寄公司，以达到形成已通知的事实，因此各部门的资料接受人最好统一归口，避免接收混乱，沟通不及时给公司造成损失；6.对与各方往来的资料信函，要及时编号归档。我曾经遇见过一个建设单位因资料管理混乱，导致资料严重缺失，建设单位的很多资料竟然还要到施工单位去查阅，这种情况