公司管理之物资管理分册.doc

固安九鼎建筑有限责任公司物资管理分册公司管理手册之：物资管理分册（2012版）固安九鼎建筑有限责任公司2012年2月目 录1供应商选择、考评管理31.1流程图31.2工作说明32.物资采购（租赁）管理72.1流程图72.2工作说明73物资进场及发放管理103.1流程图113.2工作说明114对账、付款、结算管理174.1物资对帐17.4.2物资报表管理1744.3物资单据、报表存档管理184.4物资付款管理184.5物资结算管理18181供应商选择、考评管理1.1流程图工作流程供应商资格审查供应商考察流程输入供应商公司及产品简介/营业执照/生产许可证书、准用证/检查报告/材质证明/合格证/其它必要资料职责编制：材料工程师审核：物资主管流程输出物资供应商资格审查表物资供应商资格审查表考察评分标准编制：材料工程师审核：物资主管物资供应商考察报告样品/样本报批样品/样本报批计划编制：材料工程师审核：技术工程师批准：监理/业主物资样品/样本综合评价物资供应商资格审查表；物资供应商考察报告；物资样品/样本编制：材料工程师审核：物资主管物资供应商评价表合格供应商名册物资供应商评价表；其它资料；编制：材料工程师审核：物资主管批准：公司工程技术部合格物资供应商名册供应商年度评价物资供应商的供货能力、物资质量、价格优势等编制：材料工程师审核：物资主管批准：公司工程技术部供应商年度评价表合格物资供应商名册1.2工作说明1.2.1资格审查根据物资对工程重要性影响程度不同，对于不同种类的物资的供应商采取不同的评价与选择要求，具体要求如下表：供应商类型评价内容考察样品/样本报批产品性能比较供应商能力评价采购价格评比钢材、水泥、砂石等主要结构材料 重要机电设备 一般机电设备 门、窗、防水材料 主要装修、机电材料 一般装修、机电材料 零星材料注：必须进行的评价，根据合同约定和需要选用；必须保留的记录，该项评价进行时应保留的记录 。根据项目采购策划，公司采购的物资，由公司物资管理人员对有合作意向的物资供应商进行资格审查；参加资格审查的物资供应商应如实填写供应商资格审查表，并提供以下资料： 企业及产品简介； 营业执照原件（应经过年检）； 产品生产许可证书、准用证； 产品检验报告、材质证明、产品合格证明； 使用该产品的代表工程项目； 其它必要资料。审查人员负责对资格审查表和提供资料的真实性、有效性和符合性进行验证，保存相应资料或复印件，并做出审查结论。附录表001：供应商资格审查表编制：材料工程师 审核：物资主管1.2.2考察在必要时，公司工程物资管理人员/项目物资管理人员应在供应商能力评价前对供应商进行考察。考察的内容应包括：企业信誉、生产能力、产品品质和性能、原料来源、机械装备、管理状况、供货能力、售后服务能力以及对供应商提供保险、保函能力进行必要的调查等。考察结束后，考察组织者应将考察内容和结论写入供应商考察报告，作为供应商进行能力评价的依据。附录表002：供应商考察报告编制：材料工程师 审核：物资主管 审批：公司工程技术部经理、项目经理1.2.3样品/样本报批根据合同规定、业主要求以及工程实际情况，对于需要进行样品/样本审批的物资，项目总工程师应提前确定需要，由项目专业工长提交样品/样本报批计划，明确需要报批物资的名称、规格、数量、报批时间等要求。材料工程师负责样本搜集与询价。收到样品/样本后，材料工程师应填写样本/样品送审表并随样品/样本一起交与物资主管及技术工程师审核。技术工程师负责向业主、监理和设计办理报批手续，并将样品/样本报批的结果通知物资主管。附录表003：样品/样本送审表编制：合约工程师 审核：物资主管、技术工程师 审批：项目经理1.2.4综合评价公司工程部/物资管理人员通过将资格预审情况、考察结果、样品/样本报批结果、价格与工程要求的比较，应对供应商做出以下方面的评价： 供应商和厂家的资质是否符合规定要求； 产品的功能、质量、安全、环保等方面是否符合要求； 价格是否合理（必要时应附成本分析）； 生产能力能否保证工期要求；公司工程部/物资管理人员负责将评价结论记录于供应商评价表中。附录表004： 供应商评价表编制：材料工程师 审核：物资主管 审批：采购总监、项目经理1.2.5合格供应商名册建立及管理项目组织选择的供应商评价，应由物资主管负责评价，项目经理批准，并填报供应商年度评价表附录表005：供应商年度评价表编制：物资主管 审批：项目经理附录表006：合格分供方名册编制：物资主管 审批：项目经理2.物资采购（租赁）管理2.1流程图流程输入职责流程输出工作流程物资现场管理物资申请计划（月度）工程合同；设计图纸；概预算；施工进度；等编制：技术工程师审核：物资主管审批：项目经理物资申请计划表物资采购计划物资申请计划；采购方案；合格供应商名册；编制：采购人员审核：物资主管审批：项目经理物资采购计划表招标采购物资采购计划物资供应商评价表编制：物资主管审核：项目经理、合约预算部、工程部、财务部、生产办公室批准：公司总经理或采购总监文件评审记录表；招标文件领取表；开标签到表；定标记录表；物资采购合同邀请报价采购物资采购计划；合格供应商名册;等编制：物资主管审核：项目经理、合约预算部、工程部、财务部、生产办公室批准：公司总经理或采购总监文件评审记录表；招标文件领取表；开标签到表；定标记录表；物资采购合同;采购的物资签订采购（租赁）合同物资采购计划编制：物资主管 审核：公司工程技术部批准：公司总经理或采购总监文件评审会签单；成本盈亏分析表；物资采购合同物资采购方案策划2.2工作说明2.2.1物资计划物资计划包括物资申请计划和物资采购计划两类。1）物资申请计划物资主管负责编制项目物资申请总计划（在项目部成立后1个月内完成，可以根据工程进展分阶段编制）。项目生产经理负责编制项目月度物资申请计划（每月25日完成下月物资申请计划，可以在下月15日编制小额的物资补充申请计划1次），由项目总工程师（审核技术参数）、物资主管（审核数量）审核、项目经理进行审批，物资设备部留存。每月5日前报公司审核、审批。物资申请计划作为制定采购计划和向供应商订货的依据，应注明产品的名称、规格型号、单位、数量、主要技术要求（含质量）、进场日期、提交样品时间等。对物资的包装、运输等方面有特殊要求时，也应在物资申请计划中注明。项目提出需要采购的物资均应包括在项目物资申请计划以内，且能够被项目预算成本所覆盖。如果需要采购物资在预算成本或采购计划以外，按照计划外物资制定申请计划。附录表007：物资申请计划编制：生产经理审核：物资主管（审核数量）、项目总工（审核技术参数） 审批：项目经理2）物资采购计划物资主管应根据物资申请计划和采购方案，编制物资采购计划报项目经理审批。物资采购计划中应确定采购方式、采购人员、候选供应商名单和采购时间等。物资采购计划中，应根据物资采购的技术复杂程度、市场竞争情况、采购金额以及数量大小确定采购方式：招标采购、邀请报价采购和零星采购。如由公司采购，项目物资管理人员将物资采购计划报送公司相关部门，由公司组织实施采购（由公司采购物资至少提前进场时间30天上报，加工时间较长物资另议）。附录表008：物资采购计划编制：物资主管 审批：项目经理2.2.2物资采购及合同评审采购方式分为：招标采购、独家议标采购、邀请报价采购三类。1）招标采购指对于采购金额数量较大、技术复杂且有较多可供选择供应商时，采用公开招标方式选择供应商。附录表009：招标文件领取表附录表010：开标签到表附录表024：供应商报价对比表附录表011：定标记录表附录表014：成本盈亏分析表公司标准合同项目编制：物资主管 项目审批：项目经理公司审核：项目经理部物资主管公司工程部经理、公司生产副总经理公司审批：公司总经理或采购总监2）独家议标采购特殊情况下可采取独家议标方式，但事先应填写“独家议标审批记录”，公司本部直营项目须由公司生产副总经理审批。附录：附录表013：独家议标审批记录附录表014：成本盈亏分析表编制：项目部物资主管审核：项目经理、合约预算部、公司工程技术部经理、公司生产副总经理审批：公司总经理或采购总监3）邀请报价采购指采购金额数量较小、技术要求程度较低，需要供应商进行技术配合支持时，从公司合格供应商名单当中邀请至少三家参与投标的采购方式。邀请报价采购可由合约预算部物资管理人员或工程技术部组织。具体采购主体在采购方案中确定。附录：附录表023：物资采购报价单 （原件存项目商务部留存）附录表024：供应商报价对比表附录表011：定标记录表附录表014：成本盈亏分析表3物资进场及发放管理3.1流程图工作流程物资进场验证、收料物资复验流程输入订货合同(复印件)；厂家发货通知；相关物资技术标准;设备装箱单;相关法规及管理规定；进场物资材质证明文件；物资验证记录表格职责编制：项目材料工程师审核：现场工程师、质量总监流程输出物资验证记录物资收料单材料试验规定材料标准、规范等物资复验记录表格编制：项目试验员审核：项目总工见证取样表物资实验记录物资采购管理业主验证不合格物资处理订货合同(复印件)；厂家发货通知；相关物资技术标准;设备装箱单;相关法规及管理规定；进场物资材质证明文件；编制：项目试验员业主验证记录采购合同；进场物资材质证明文件；材料标准、规范；不合格物资；编制：材料工程师审核：项目总工不合格评审及处置记录物资验收入库物资发放使用物资仓库管理相关规定物资入库记录表格编制：材料工程师物资采购入库凭证物资仓库管理相关规定物资入库记录表格编制：材料工程师物资发放使用凭证物资调拨进场物资材质证明文件；材料标准、规范；编制：材料工程师审核：物资主管审批：项目经理物资调拨用凭证附：公司内部物资调拨表3.2工作说明3.2.1物资进场验证、收料物资进场验证是指物资到达项目施工现场，由项目组织进行的物资验证及收料工作。1）验证的内容主要有： 产品合格证；质量证明文件(包括出场检验、试验报告)；数量、规格、型号；产品标识；包装完好情况；外观质量等。 验证的方法： 对文件资料逐项核查； 对实物质量抽查的比例按照相应材料标准确定，无具体规定时一般为5%-10%。抽查中如发现不符合规定要求或有问题时应扩大抽查范围或全部重新检验； 进口物资的数量验收，一般要求全部检验。对于规格整齐划一，包装完整者也可按10%-20%进行抽验； 进口物资如果属于国家法定检验的商品，则由商检负责人联系商检机构进行法定检验，取得品质检验证书，如出现质量问题时据此向供应商索赔； 对于现场大宗材料和地材的数量验收，应以实际验收数量为准，每车都必须点数或尺检，并按理论换算方法进行计量换算，作为实际验收数量；验证人员必须根据验证情况填写物资验证记录。2）物资收料：由物资收料人员填写公司统一格式的物资收料单，相关专业现场工程师签认，供应商合同规定送货人签字。收料单填写规范：收料单是指物资进场时，使用我公司统一印制的收料单（商品砼除外），我方收料人员不得在供货方送料单据签字。如明细材料过多，可使用送货方送料明细作为我方收料单附件，我方收料单上填写送料总数量和金额。编号：年.月.日.当天流水号；例：2009110101签字：收料人：合同指定我方收料人、项目相关现场工程师送料人：供应商合同指定送料人附表017： 收料单编制：物资收料人员 审核：现场相关专业工程师3.2.2物资试验项目试验人员负责按照有关规定取样送检，由项目指定实验室出具试验报告，并由项目资料工程师归入工程档案。对于需见证取样的试验，取样时还应邀请业主或监理进行见证，并履行相应手续。对于钢材，商品砼、水泥，红砖，砂石，防水材料等须试验的物资，必须在试验合格后方能发料/使用。3.2.3业主对供应商提供物资的验证当业主提出要在收货地点或供货地点验证供应商提供的物资时，材料工程师负责配合业主的验证，并做好验证记录。业主的验证不能免除公司提供合格产品的责任，也不能排除其后业主对不合格品的拒收。附表015：物资验证记录编制：材料工程师 审核：物资主管、总工程师3.2.4不合格品的控制 评价物资是否合格时，要综合考虑质量标准及环境、职业健康安全标准。 发现不合格物资时，材料工程师将不合格情况记录在进场物资验证记录中；并将不合格物资单独堆放或采取可靠措施使其与合格品隔离；在其堆放处或其包装上（没有包装时，在物资上）设置明显的不合格标识，以防处置前误用。 材料工程师及质量工程师应组织有关人员对不合格物资进行评审，以判定该不合格物资如何处置。 不合格物资的处置方式有以下几种：让步接收、降级使用、改作他用、返修、退货或报废。 对于评审为可让步接收的不合格物资，由项目向业主提出让步申请，只有在得到业主的同意并获取书面证据后，才能将让步接收物资发放使用。项目应保存让步申请及业主批复的记录。 对于评审为降级使用/改作他用的不合格物资，应得到设计或监理的同意并获取相关书面证据。 对于评审为退货或报废的不合格物资，由原采购部门组织退货或作报废处理。 对于评审为返修的物资，验证人员应在其返修后重新进行验证，如仍不合格则应再次进行评审和处置。 不合格评审及处置记录详见附件。附表016：不合格评审及处置记录编制：材料工程师 审核：质量工程师 审批：项目经理3.2.5物资入库项目设立的物资仓库，应配备专职或兼职仓库管理人员和必要的仓储设备及工具。所有物资验证合格后，应由仓库保管员及时办理入库手续入库保管。仓库保管员应对所有入库物资建立物资档案，作好出入库记录。及时填写物资采购验收凭证报项目物资管理人员审核，财务人员记账。物资采购验收凭证编写规范：1)“年月日”：填写项目物资实际进场日期；2)“类别”：是指公司对于物资的分类，分类方法见物资分类编号附件1；3)“编号”：由6位数字组成；分别代表（年-月-流水号） 前两位编码代表“年”：取年份的后两位：如2009，取09两位； 中间两位编码代表“月”：每月以25日为节点，25日以前为当月编码，25日以后为次月编码；例如：2009年3月25日购入材料，中间两位编码为03；2009年3月26日购入材料，中间两位编码为04； 后两位编码代表“物资类别的流水号”，每张验收单一个流水号，编号不得重复。例如：09年03月01日采购钢筋150吨，共填写两张验收单，第一张验收单分类编号为：类别：黑色金属编号：080301第二张验收单分类编号为：类别：黑色金属编号：0803024)“备注”填写内容： 所有采购验收凭证必须注明物资收料单编号、合同编号； 报送规范：当月验收单应每周报送公司工程部物资主管处审核；于次月5日前将全部单据报送公司。附表018：物资采购验收凭证(公司统一印制)编制：材料工程师 审核：公司物资主管3.2.6物资的发放使用 项目应根据情况安排材料工程师或库管员负责物资发放工作。包括办理物资领用手续，建立和保存物资领用记录等。 由库管员填写物资出库单，由领取人签字，报项目物资管理人员审核，财务人员记账。 物资发放使用凭证编写规范：注明项目名称、日期、类别、编号、施工部位、使用单位、物资明细及金额；编号与验收单一致； 报送规范：同物资采购验收单。附表019：物资发放使用凭证(公司统一印制)编制：材料工程师 审核：公司物资主管3.2.7物资调拨当项目之间发生物资调拨时，物资调出项目材料工程师填制物资调拨单据。 物资调出单位材料工程师在调拨单上签认。 物资调入单位材料工程师在调拨单上签收。 调出及调入项目材料工程师、物资主管、项目经理在内部物资调拨表中签认。附表020：物资调拨(公司统一印制)编制：材料