公司行政管理手册新.doc

目 次第一篇 总述前言 04公司简介 05公司组织机构 06颁布令 07第二篇 行政办公管理制度公司公文管理办法 09公司档案管理规定 16公司办公设备管理规定 21公司办公用品管理办法 26公司办公钥匙管理办法 29公司印章管理办法 30公司车辆管理办法 34公司会议管理规定 37公司接待管理办法 39公司保密管理规定 41公司名片使用及印制管理办法 47公司对外宣传工作管理办法 48公司OA办公系统管理制度 50第三篇 人力资源管理制度公司人力资源管理规定110公司员工招聘管理办法117 公司新员工入职管理办法121 公司劳动合同管理规定123 公司员工考勤管理办法131 公司员工患病及非因工负伤医疗期管理办法137 公司薪酬福利管理规定139 公司绩效管理办法145 公司员工行为规范150 公司仪容仪表管理办法154 公司奖惩管理规定157 公司重要岗位任用选拔管理办法163 公司培训管理办法165 公司劳动防护用品发放标准169 第四篇 安全管理制度公司应急救援预案172公司安全生产管理规定182公司消防安全管理规定185 公司动火作业管理规定193公司节能减排管理规定196公司新员工入职安全教育培训规定198方兴地产物业酒店企业安全管理办法201第五篇 公司采购管理办法207第一篇 总 述 前 言1、本手册所包含的任何条文和条款，由公司综合部负责解释。2、本手册所包含任何规定及办法，均属试行版，原相关制度同时废止。2、本手册一经批准下发，即为公司最高行动准则，公司所属员工必须严格遵守执行。3、本手册在执行中，由于工作内容、职责的变化需要修订、增删相关条款的，由公司综合部报公司领导批准后统一进行修正。4、本手册作为内部文件其所有者为北京世纪凯晨物业管理有限公司，任何人不得以任何方式在公司以外的场合出示。公司简介北京世纪凯晨物业管理有限公司( 简称“世纪凯晨物业” )，是由中国中化集团旗下方兴地产(中国)有限公司、北京凯晨置业有限公司共同投资成立的中外合资企业，公司成立于2007年1月，注册资金500万元人民币。世纪凯晨物业成立之初承担起了凯晨世贸中心这一长安街高品质物业的管理重任，为业主和租户提供国际化标准的物业管理服务。公司从项目筹建期开始就注重品牌的建立，运用创造性思维指导企业的经营管理，使这座世界顶级写字楼在原有基础上不断升值，更加凸显其尊贵品质，打造了西长安街上最有品位的地标性建筑。 2007年8月方兴地产在香港成功上市后，开始对中国中化集团内部的两家物业公司-中化物业和世纪凯晨物业进行资源整合，整合后形成以世纪凯晨物业为经营主体统一管理各个物业项目的新格局，通过资源整合世纪凯晨物业将逐步成为一个与方兴地产“中国高端商业地产第一品牌”相匹配的高品质物业管理企业。目前世纪凯晨物业不仅拥有世界知名企业-戴德梁行物业管理公司作为物业管理咨询顾问，还吸收了一批来自于国内各大知名星级酒店、顶级写字楼的资深物业管理人士和复合型管理人才，初步形成了一个专业、敬业、活泼、进取、富有战斗力和创新能力的管理队伍。世纪凯晨物业秉承“整合、创新、规范、发展”的企业精神，始终以提供一流的管理、一流的服务，打造一流的企业为目标，牢固树立“以客户为中心”的思想，紧密围绕“物业增值保值”这个主题，为客户提供持续优质的服务产品，努力成为“国际知名、国内一流”的物业服务企业。公司地址：北京市西城区复兴门内大街28号邮政编码：100031联系电话：010 - 66069000公司组织架构 颁布令为保证北京世纪凯晨物业管理有限公司行政管理工作质量，增强公司的市场竞争力及内部管理标准化，公司依据行业相关行政管理政策要求，并结合公司实际，制定了物业公司行政管理手册。该手册阐明了公司的管理方针和目标，规定了公司各项行政管理要求。自行政管理手册实施之日起，由公司总经理授权公司综合部组织贯彻，适用于北京世纪凯晨物业管理有限公司所属各部门及各项目单位，是本公司全体员工在本公司工作期间的行为准则和应长期遵循的操作性指导文件，必须认真学习理解，严格遵照执行，履行各自的职责和义务，确保各项管理规定执行的有效性。在不违反本手册规章要求前提下，北京世纪凯晨物业管理有限公司所属各项目单位，可根据各自实际管理情况，制定各自的管理办法和实施细则，并报公司综合部备案。现批准此版行政管理手册于2009年月 日发布并实施。 此令 公司总经理： 2009年月日名称定义：公 司北京世纪凯晨物业管理有限公司公司各部门公司综合部、财务部、质量管理部、供应保障部、安全管理部项目单位凯晨世贸物管中心、中化大厦物管中心、华澳项目部、后勤管理学院项目部、总后机关项目部第二篇 行政办公管理制度物业公司公文管理办法第一章 总则第一条 为加强公司各部门及各项目单位的公文流转及管理工作达到规范化、制度化，便于工作，提高效率，特制定本管理办法。第二条 本办法适用于北京世纪凯晨物业管理有限公司（以下简称“公司”）内部文件流转、外部社会单位与公司往来文件的处理。第三条 公文处理是包括公文拟制、办理、管理和立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。第四条 公司综合部负责方兴地产或上级单位文件收发的归口管理；各项目综合部负责本项目与外界单位的公文处理工作，严格执行公文办理程序。第五条 除特别情况外，公司各部门及各项目系统内发文，均要求通过公司OA办公系统完成。第六条 各类公文具体审批程序，按OA系统内审批流程进行。第七条 公文处理原则： （一）遵守法律、法规； （二）严肃认真、实事求是、文字简明准确； （三）传递迅速、处理及时、急事急办、件件有落实； （四）保守机密、内外有别。第二章 公文种类第八条 公司公文种类具体由以下十一种构成：（一）决定：对重要问题、重要事项或重大行动做出安排及决策，用“决定”；（二）决议：经过会议讨论并要求贯彻执行的事项，用“决议”，如，董事会决议； （三）报告：向上级单位和有关部门汇报工作，反映情况，答复询问，用“报告”； （四）请示：向公司上级和有关部门请求指示、批准，用“请示”； （五）批复：答复下级单位请示事项，用“批复”； （六）通知：传达指示，发布要求下级单位办理或知晓的事项；转发文件；批转下级单位的文件，任免和聘用干部等，用“通知”； （七）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况，用“通报”； （八）函：与不相隶属单位商洽工作、询问和答复问题；向无隶属关系的有关主管部门请求批准等，用“函”； （九）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法； （十）会议纪要：记载和传达会议的主要精神、情况和议定事项，用“会议纪要”；（十一）简报：公司内部出差或参与某项重大活动、反映沟通情况等，用“简报”。第三章 公文格式第九条 公文一般由发文单位标识(文头)、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、抄送单位（在公司内又分抄报、抄送）、正文、附件、附注、印章、经办人、经办单位和成文日期等部分组成。第十条 需套公司文头纸（红头文件）的公文必须经公司综合部审核。 （一）文件抬头： 1、公司公文文头统一为“上方为红色的公司标识（LOGO及公司全称），字体为二号黑体的“北京世纪凯晨物业管理有限公司”。2、各项目根据公司制定的文头标准，可单独印制单位统一文头纸。 3、公司各部门需发带文头的文件时，统一套用公司文头纸。4、公文用纸纸型统一为A4型。5、公司文头纸由公司综合部统一管理、控制。 （二）秘密等级：除无需标明密级的公文外，应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”字样。 （三）紧急程度：如需急办的文件，依紧急程度应分别标明“急件”、“特急”字样。 （四）发文字号（发文编号）：包括年份、单位代字、序号。如公司质量管理部发文，字号为“世凯物质字2009第XX号。如套用公司文头，对外发文的编号统一由各项目综合部管理。 （五）签发人：指代表公司最后核查并批准公文向外发出的领导姓名。 （六）主送单位：即对公文负主办或答复责任的单位。 （七）抄报（抄送）单位：即只需了解公文内容而不承担主办或答复责任的单位。公司内部发文时，“抄报”处对应上级领导，“抄送”处对应同级单位，“抄发”处对应下级单位。 （八）标题：准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。字体为三号仿宋加粗。 （九）附件：应在结束语之后、成文时间之前注明附件、顺序号和附件名称。 （十）附注：公文如有需要说明的其他事项，应当加括号标注，并左空2字标识在成文时间的下一行。 （十一）成文时间：成文时间以最高领导签发的日期为准，并要求用汉字标明完整的年、月、日。 （十二）公文生效标识：凡以各项目名义印发的公文，除会议纪要外，一律加盖印章，公文以盖公章为生效标志。印章要居中、下压成文日期；凡以公司领导人名义制发的公文均需签署，否则公文无效。（十三）公文结尾：包括主题词、抄送（抄报）、承办单位、承办人、联系电话、发文时间和印制份数等；公文校对由拟稿者负责。 （十四）公函格式：公函包括标题、主送单位、正文、发文单位、日期等。1、标题：包括发文单位、事由、文种。如关于的函；复函为关于（答复事项）的复函。2、正文：包括背景介绍、询问、商洽、答复的事项和问题、希望和要求等。第四章 公文（行文）流转规定第十一条 各项目对处理完毕的外来文件应及时进行归档，做好登记。涉及公司重大外来文件、秘密文件的，应由公司综合部进行登记并留存。第十二条 各项目向公司的上级单位等行文，应通过公司综合部以公司名义行文，不得以项目名义行文。第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告，因特殊情况必须越级行文的，应报送被越过的部门。第十四条 文件会签单位对有关问题未经协商一致，不得擅自行文。各项目在向公司领导呈报公文前，要就公文所述事项与相关项目和部门充分沟通，应尽可能取得一致意见后再行上报。第十五条 呈报公司领导的文件，要严格按照领导级别及顺序传阅。特殊处理的情形包括：（一）遇公司领导出差：若出差领导已指定了代其主持工作的领导，则由代主持工作领导全权处理文件。若未指定，在排除下述情况下，可等待出差领导回司后批示。1、公司/项目综合部在确认该文件为急件的前提下，可通过电话等形式与领导沟通，并在公司领导批示栏目内注明领导指示意见，之后可继续流转该文，但要在公司领导回司后确认补签该文件。2、在文件为阅件的情况下，由公司/项目综合部视情况决定是否越过出差领导。若能越过，要在对应领导名下注明出差字样后继续传阅，并提示公司领导回司后补阅签该文件。（二）各项目公文流转由综合部跟踪文件签批的全过程，并应及时做好领导之间对同一文件批示意见的传达沟通协调工作，提高文件流转和办公决策效率。 第五章 公文处理流程第十六条 收文办理（一）收文办理一般包括传递、签收、登记、批分、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；（二）发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印（签署）、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。（三）公司公文办理工作由公司/项目综合部统一管理、监督、协调和指导。（四）上级单位交换来的文件，均由公司/项目综合部统一负责接收。凡需签字的来文，收发人员必须认真清点件数和查检状态。第十七条 外来公文处理程序：（一）普通公文的处理：收文部门检查文件是否齐全附件是否完整后进行登记，附上收文处理专用单及部门经理拟办意见，根据文件内容及性质，不必其他部门提供意见的可直接呈主管领导审批；文件需要两个部门以上配合的，需相关部门提供意见的，相关部门阅批意见后收文部门呈主管领导审批，然后交由综合部办理。（二）紧急公文的处理：收文部门应在收文处理专用单上注明公文的紧急程度及紧急原因，上报综合部。综合部会以公文的紧急原因分别上报，应在当日完成公文的流转。（三）特急公文的处理：收文部门可直接上报主管领导及总经理审批，待审批完成后到综合部补办手续。 （四）综合部收文处理：1、凡写给公司领导个人的文件，转公司领导本人按正常手续办理。 2、发给公司或项目但未写明具体收件人姓名及部门的信函，由公司/项目综合部负责处理。3、接收公司机要文件，必须由公司综合部专人接收并履行登记签字的手续。4、接收一般性上级单位或外来文件，公司/项目综合部编号登记后进行流转；根据流转范围由公司/项目综合部传送公司领导阅批，由相关单位文件管理人员传递给本项目负责人阅。（五）来文办复：1、凡要求办复或会签的文件，各经办单位自接到文件之日起，一般应在一个工作日内处理完毕；特急件、重要文件一般应即刻办理，并由经办（拟文）人负责跑签。来文有时间限制的，应在限定时间内办复；因故不能按时办复的，除向有关领导说明情况外，还应及时向来文单位或综合部说明。 2、对办复文件，主办单位在答复时要将与所办文件有关的来文附上，以供公司领导签发时参考。 3、经办人员收到文件后，如认为不属本人或本部门所管业务，应在来文上注明并签名后退综合部转送，不可自行传送。第十八条 发文办理（一）发文处理程序：1、拟搞单位拟稿、编号；2、拟稿单位相关负责人核签（初核、复核）；3、公司内部有关单位或部门会签；4、公司综合部经理审核；5、总经理或项目主管领导签发；6、发文单位综合部文档编号、打印；7、拟稿人校对、签字；8、综合部电子发文、盖章、发送、归档。（二）发文处理须知：1、如需纸质报送签批：经办部门起草公文内容，附上发文专用单及部门经理意见，报主管领导审批后，经办部门将文件交综合部，由综合部统一呈总经理阅批，总经理阅批后综合部将文件下发给经办部门。2、公文程序审批完后，经办部门以发文专用单到公司/项目综合部档案管理人员处进行发文编号登记，进行加盖公章后，经办部门将正式公文发送相关单位。3、公司/项目综合部留存复印件一份，及时进行文件的归档。 4、各项目如以公司名义对外发文，应与公司有关职能部室协商内容、综合部编号、审核后，再按发文程序办理。5、公司对下发文，一般只发到公司各项目综合部，由其根据实际工作需要自行决定是否对其所属部门传达布置。6、公司/项目综合部负责管理、监督以公司/项目名义的对外发文，及以公司名义发文的用印，并决定各种公文的发送方式和渠道。 7、发文如涉及保密问题，要注明密级。来文办复，须坚持密来密复、明来明复的原则，必要时可以明来密复，但不可密来明复。 第十九条 内部公文流转程序（一）公司内部请示（报告）流转程序：（按OA审批流程执行）1、拟稿单位拟稿、编号；2、拟稿单位负责人签报；3、会签相关单位；4、综合部经理复审；5、公司领导批示；6、拟稿单位按批示意见办理、归档；（二）需要公司内部门之间的协助事项，应使用工作联系单进行业务往来。 （三）公司内部发文和对外发文稿，均应经公司相关领导作出正式明确的批示和签发意见之后方可下发。第二十条 公文拟稿要求 （一）符合国家的法律、法规、方针、政策及公司有关规定。 （二）情况确实，观点明确，标题恰当，条理清楚，层次分明，格式规范，文字精炼，标点准确。 （三）公文内容须与公文种类相符；行文方向准确无误；无“多头主送”、滥抄滥报、漏报等现象；主题要清楚概括、会签单位要全面、无越级或多级行文等现象。 （四）国名、地名、人名、数字、引文要准确，日期应写具体(年、月、日)。公文中的数字，除成文时间、部分章节序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词语素等的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字。 （五）用词用字准确、规范。文内使用简称，应先使用全称并注明简称。（六）公文章节层次序数，第一层为“一、二、三、”，第二层为“(一)（二）（三）”，第三层为“123”，第四层为“（1）（2）（3）”。 第二十一条 公文校对：公文的校对由拟稿人或拟稿单位负责。 第二十二条 公文签发 文稿拟好后，按照公司审批程序、各级领导文件签发权限的规定送签。各级领导在签发时应认真遵行以下规则： （一）不得越权签发公文； （二）必须“先核后签”；（三）审批公文时，应在批示相应的栏目内批注意见。对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见（同意与否）、姓名和审批日期；没有请示事项的，已阅表示已阅知。（四）单位负责人出差或休假时，由代为主持工作者代签，不得延误文件处理时间。（指纸质版） 第二十三条 公文登记归档 各类公文归档按照物业公司档案管理规定执行。第二十四条 公文催办与查询 （一）需要办理的公文，各承办单位应指定人员及时督促检查办理情况，防止积压和延误。催办情况要及时反馈主管领导。 （二）已发起的公文，由发起人负责催办。第六章 附则第二十五条 本办法由公司综合部负责解释。第二十六条 本办法自发布之日起执行。 附件1：物业公司公文发送范围 附件2：各单位规范全称及简称 附件3：公文统一编号标准物业公司档案管理规定第一章 总 则 第一条 为规范北京世纪凯晨物业管理有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，有效保护和利用公司档案，依据中华人民共和国档案法和有关档案管理规定，结合公司档案工作实际，制定本规定。第二条 本规定所称的档案，是指公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种门类、载体的历史记录。主要包括：文书档案、业务档案、人事档案、会计档案、实物档案、声像及电子档案等。第三条 公司档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，各项目需分别设立档案管理机构，负责其职责范围内的档案管理工作。第二章 档案管理机构与职责第四条 公司综合部为档案工作的管理机构，履行下列职责：（一） 制定、完善公司档案管理工作各项规章制度；（二） 集中统一管理公司的档案，负责档案的收集、整理、保管、统计、提供利用、鉴定和销毁等工作；（三）负责对各项目档案管理工作的监督、指导、检查；第五条 公司各部门档案人员职责：公司各部门设兼职档案员，负责本部门的档案管理工作，履行下列职责： （一）在档案管理方面，对本部门负责人负责，接受公司综合部对其档案工作的监督、指导、检查。（二）负责指导本部门各门类、载体文件材料的形成、积累工作；第六条 各项目档案管理机构、人员及职责：各项目作为一个独立的立档单位，由各项目综合部负责档案管理工作，其职责如下：（一）在档案管理方面，对本项目负责人负责，接受公司综合部对其档案工作的监督、指导、检查。（二）制定、完善本项目档案管理的具体实施细则； （三）集中统一管理本项目各门类、载体的档案，负责档案的收集、整理、保管、统计、提供利用、鉴定和销毁等工作；（四）负责指导本项目各门类、载体文件材料的形成、积累和归档工作。第七条 公司财务部需单独设立会计档案，制定相应的财务档案管理办法，设置专人负责管理，确保档案安全。第三章 档案归档范围及保存期限第八条 档案的保存期限分为永久、长期和短期三种，划分原则如下： （一）凡是反映公司主要经营管理、战略发展和基本历史面貌的，对本公司和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。 （二）凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管（11年至50年）。（三）凡是在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管（10年以下）。第九条 文件材料归档范围及保管期限（一）上级单位的文件材料1、上级单位召开的需要执行的会议的主要文件材料（长期）； 2、上级单位或有关部门颁发的属于公司主营业务并要执行的文件，以及普发的、非本公司主营业务但需执行的法规性文件材料（长期）。 （二）公司及各项目的文件材料1、召开的各级、各类工作会议和重要的专业会议文件材料、会议纪要、会议决议等，包括：党委（总支、支部）会议、总经理办公会议、年度工作会议、战略规划工作会议、安全生产工作会议（永久）； 2、制发的各种正式文件的签发稿、印制稿。 （1）涉及法规性、主营业务、重要岗位人事任免等文件材料（永久）； （2）涉及非主营业务问题的（长期）；（3）属于事务性但有参考价值的（短期）。 3、工作中形成的年度规划、计划、总结、报告（长期）。 4、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印章等文件材料（永久）。 5、制订的公司制度、工作条例、章程、规定、办法等文件材料（永久）。 6、党委（党总支、支部）、工会在工作中形成的决议、纪要、讨论通过的文件材料等（长期）。 7、组织沿革、大事记、年鉴，反映公司重要活动的声像材料、荣誉证书和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料（永久）。 8、重要外事活动、对外宣传、广告等文件材料（长期）。 9、与国内外单位及租赁客户签订的各种合同、协议及相关重要文件材料。 （1）重大合同（100万人民币以上）及相关重要文件材料（永久）； （2）有未结事宜的（长期）； （3）一般业务合同（短期）。 10、商标管理中形成的文件材料。 （1）商标注册、补正、修正、异议和复审的文件材料（永久）； （2）商标许可使用的申请、批复及使用合同等其他具有保存价值的文件材料（永久）； （3）商标的争议、裁定和起诉的文件材料（长期）； （4）商标的变更、转让和续展的文件材料（长期）。 11、会计档案归档范围按照物业公司会计档案管理办法执行。 12、其他具有保存价值的文件材料。第四章 档案立卷与分类第十条 立档单位对档案应先分类后立卷，分类时应根据立档单位档案来源、时间、内容或业务项目的异同，按照一定的体系，分门别类，系统地区分和整理档案。第十一条 档案夹的背脊应标明卷内所含事件的分类编号及名称，以便查档。 第十二条 公司各部门及各项目实行经办人立卷，全体员工同时应自觉履行立卷归档的职责。 第十三条 文件材料立卷时要根据文件的发文时间、机构、问题、名称等特征，对文件材料进行组卷，将一组具有有机联系的文件材料组成一个案卷。 第十四条 划分文件所属年度应遵循的原则 （一）当年办完的文件应当年立卷； （二）跨年度的请示、批复，来函、复函应一并归入复文年立卷，没有复文的归入请示年立卷； （三）跨年度的会议文件，归入会议开幕年立卷； （四）跨年度的各类案件材料归入结案年立卷； （五）跨年度的条约、条例、规章、制度等归入公布或批准年立卷。 第十五条 卷内文件的排列 卷内文件要根据文件之间的有机联系，按照文件形成的时间顺序、结合文件的重要程度进行排列。 第十六条 卷内文件的编号 在每份文件首页的右上角，加盖档号章，并填写件号。如文件的正本与定稿、正件与附件为一份文件，编一个件号。 第十七条 案卷编目，即编制案卷封面、卷内目录和备考表，需逐项填写。 （一）卷内目录：将卷内文件依其排列顺序填写顺序号、责任者、标题名称、成文日期等，要求一式三份（卷内装订一份，经办人备查一份，交档案管理部门一份）。 （二）备考表：本卷情况说明，填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁情况，并由立卷人、检查人签名。 （三）案卷封面：填写立卷单位名称、案卷标题（包括责任者、问题和文种）、起止日期、保管期限以及案卷号等。 第十八条 声像、实物档案在归档时，均应按保管期限年度问题进行分类，按问题结合时间、重要程度进行排列、编号、填写目录。第五章 档案的管理第十九条 政府部门下发的盖红章的文件正本必须交公司综合部存档，各项目留存备份。第二十条 各项目的工程技术档案由各项目指定专人负责管理。第二十一条 公司各部门/各项目于每年六月底前将上一年度各门类、载体文件材料进行立卷归档，并向公司综合部移交立卷归档报告、总目录及卷内目录，以便查阅；公司综合部定期对案卷归档情况进行检查。第二十二条 编制案卷目录。同一年度的档案需按顺序编制一本目录。第二十三条 公司及各项目档案管理需有专门的保管场所；电子文件、照片、声像档案的保管，应根据存储介质的需要，定期检查，确保档案的安全与完整。第二十四条 涉及机构调整的情况，须向上级管理单位申请档案处置，确定档案的流向，并确定专人负责档案的整理工作，附档案移交目录，并经负责人签字后，向上级单位主管移交。 第二十五条 档案销毁由公司/项目综合部负责对超过保管期限的档案进行鉴定、登记造册，并报主管领导批准后，实行二人监销。并经公司总经理和机构调整相关领导共同审批，方可销毁。第六章 档案的借阅 第二十六条 档案原则上仅供内部人员调阅，若因工作需要，借阅其他单位档案，须经相关单位负责人同意，严格履行借阅手续后方可借阅。 第二十七条 借阅时间一般为一周。借阅人需按照档案借阅登记表填写的借阅时间按期归还。 第二十八条 借阅人对档案卷宗需妥善保管，遵守保密规定，做到不丢失、不泄密、不转借、不翻印、不拆散、不损坏，否则按违反保密法追究当事人责任。 第二十九条 公司内部档案，原则上不允许外借。如确因工作需要，借阅人应持本单位介绍信，经公司综合部上报总经理批准后，方可借阅。 第七章 附 则第三十条 本规定由公司综合部负责解释。第三十一条 本规定自发布之日起实行。附件1：文件材料借阅登记表附件2：档案调阅单附件3：作废档案销毁清单物业公司办公设备管理办法第一章 总则第一条 为加强公司办公设备设施的规范化管理，确保设备设施的正常运行，提高办公设备工作效率和使用效率，特制定本管理办法。第二条 办公设备设施种类：打印机、复印机、传真机、扫描仪、台式电脑、笔记本电脑、通讯类设备等（如办公电话）。第二章 办公设备的采购第三条 办公设备购买由公司/项目综合部根据使用需求计划进行申请，由公司供应保障部采买，由财务部统一列支各部门办公费用。第四条 办公设备均须经公司总经理审批方可购买。第三章 办公设备的使用要求第五条 办公设备均属公司财产，使用时应爱惜和掌握正确使用方法。 第六条 台式电脑、笔记本电脑、复印机、传真机、打印机、扫描仪等由公司/项目综合部负责统一调配，由使用部门负责保管、维护。第七条 各部门使用的公用办公设备应指派专人负责维护和清洁，下班后由最后使用人员负责关闭并切断电源。公司/项目综合部予以检查监督。第四章 复印机、打印机使用管理第八条 各部门需要复印、打印材料，由各部门人员自行操作，并注意节约使用复印纸。使用设备前，必须检查机器运行良好状况下方可使用。保持设备周边的环境卫生，不得随地乱扔废纸。第九条 使用复印机、打印机时如发现有卡纸、零件异常等机械故障，须立即停止使用，并清除机舱内卡纸，查看故障情况。如需维修由公司/项目综合部会同供应保障部负责联系厂家，并保存相关记录。供应保障部负责与其签订设备维修保养协议，并定期对维修方进行工作评定。禁止非专业人员随意拆卸。第十条 为确保复印机安全运转，每天开机时间不宜过长，复印完毕即关闭机器。第十一条 用打印机打印文本原则上只能打印最多两份，如内容较多应复印。第十二条 复印文件完毕由经办人认真填写复印记录。要坚持节俭原则，严格掌握复印范围和数量。 第十三条 打印机硒鼓由公司/项目综合部根据使用情况进行检查。第五章 传真机使用管理第十四条 各部门因工作需要发送传真，需在传真机旁边的“传真发送记录单”上登记。 第十五条 收发传真人员不得随意改动传真机的设置。对自动接收的传真，由各部门指定人员进行分检，对外来文件进行登记，根据传真的内容分别交由相关部门处理。第十六条 使用传真机时如发现有卡纸、零件异常等机械故障，须立即停止使用，并清除机舱内卡纸，查看故障情况。如需维修由公司/项目综合部会同供应保障部负责联系厂家，并保存相关记录。供应保障部负责与其签订设备维修保养协议，并定期对维修方进行工作评定。禁止非专业人员随意拆卸。第十七条 对外发送的传真件，涉及公司保密内容的，应经过发送传真部门经理或主管领导审批。第十八条 每天下班后，传真机应设置为自动接收，以防止遗漏无人情况下的重要文件。第十九条 传真机墨盒由公司/项目综合部根据使用情况进行检查。第六章 扫描仪使用管理第二十条 扫描仪由使用部门指定专人使用和保管。第二十一条 扫描仪使用注意事项： （一）扫描仪通电后，不要热插拔SCSI、EPP接口的电缆，会损坏扫描仪或计算机，使用人承担责任。 （二）扫描仪在工作时不要中途切断电源，要等到扫描仪的镜组完全归位后，再切断电源的。 （三）扫描时应当注意：放置锋利物品时不要随便移动以免划伤玻璃，包括反射稿上的钉书针；放下上盖时不要用力过猛，以免打碎玻璃。 （四）由于扫描仪在工作中会产生静电，吸附大量灰尘进入机体影响镜组的工作。因此，不要用掉渣儿的织物来覆盖（绒制品，棉织品等），可以避免灰尘对扫描仪的影响。 第二十二条 使用扫描仪常见问题 （一）扫描仪在扫描时出现“硬盘空间不够或内存不足”的提示。首先，确认硬盘及内存是否够，若空间很大，请检查设定的扫描分辨率是否太大造成文件数据量过大。 （二）扫描时间过长。检查硬盘剩余容量，将硬盘空间最佳化，先删除无用的TMP文档，做Scandisk，再做Defrag或Speed Disk。请注意：如果最终实际扫描分辨率的设定，高于扫描仪的光学分辨率，则扫描速度会变慢，这是正常现象。第七章 通讯设备使用管理第二十三条 凡由公司购买的办公室固定电话、移动电话（以下简称“通讯工具”) ，产权归公司所有，使用者在调离时应主动交回。第二十四条 通讯工具由使用部门负责管理；电话维修由工程部负责。第二十五条 各部门按人员编制相应配备固定电话（分机或直线）。人员或岗位变动时，不得擅自移机。第二十六条 各部门配置、调整办公电话或因工作需要开通其他业务时，须提出书面申请，经公司/项目综合部核实后向工程部申请办理相关手续。第八章 台式电脑使用管理第二十七条 台式电脑部件包括：主机、显示器、键盘、鼠标。第二十八条 电脑出现故障由公司/项目指定的专人负责维修及维护。第二十九条 电脑保管及领用（一）各部门电脑管理应遵循谁使用，谁负责的原则，未经批准不得擅自调换使用。（二）为防止公司机密泄露，电脑使用人员需自行设置密码。工作之外其他人员不得擅自使用。第三十条 需配置电脑人员应在公司/项目综合部登记备案并办理领用手续。第三十一条 电脑操作规定（一）使用人每天下班后负责关闭电脑及电源，切忌强行关机，因此造成的意外损坏，要追究使用人责任和赔偿经济损失。（二）严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项。（三）不得随意在网站上浏览及下载一些与工作无关的内容，不要随便打开不明来历的邮件及附件，以免网上病毒入侵。（四）外来的信息、光盘，需进行病毒检测，非经允许不准在本公司的电脑读取信息，以防止外界病毒的入侵。（五）严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。（六）各部门应经常检查本部门的电脑使用情况，对电脑的安全使用发现问题及时纠正。第三十二条 电脑硬件保护（一）除负责硬件维护人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备各个部件。（二）各部门负责人须认真落实所辖电脑及配套设施的使用和保养责任。（三）使用人每周定期对电脑进行外部清洁维护，确保所用电脑始终处于整洁和良好状态。发生故障立即报告工程部人员处理。各部门负责人负责监督检查。（四）定期对电脑内资料进行整理，做好备份及删除不必要文件资料，以免电脑出现故障导致文件资料的丢失。（五）若发现电脑有病毒，及时通知网管对电脑进行杀毒，以免通过拷贝或上网交叉感染影响其他电脑正常运行。第九章 笔记本电脑使用管理第三十三条 公司/项目综合部负责笔记本电脑的采购申请、发放、日常管理、监督和协调使用。专用配备使用电脑人员负有保管和维护保养责任。网管负责技术支持和故障情况的维修。第三十四条 因工作需要配备笔记本电脑的部门和个人，需按公司请示程序进行审批。第三十五条 对于共用、处于日常流动使用状态的笔记本电脑，每次使用时应经使用部门经理同意，向综合部办理登记手续后方可领用，并按规定时间归还。第三十六条 电脑使用完毕后交还综合部时，应保证完好无损，如有损坏现象应及时说明情况，以免耽误其他人员使用质量。第三十七条 为避免泄露公司信息，电脑使用完毕后，应及时将相应文件资料和信息进行备份、转存和删除。由此导致的文件丢失、损坏和泄露的，相关责任人应承担责任。第三十八条 笔记本电脑使用要求（一）各使用人应服从公司/项目综合部的分配和协调。（二）笔记本电脑属于贵重易损坏物品，各使用及借用人在使用过程中要注意妥善保管，谨防遗失和盗窃。使用人未尽到应有的保管义务，致使损坏及遗失等严重后果的，相应责任人应自行承担赔偿费用，并可给予纪律处分。（三）在使用过程中，遇到电脑系统出现各种问题时，应立即与综合部取得联系，汇报电脑的故障情况，由综合部会同网管予以维修。使用人不得自行随意拆卸电脑硬件及添减、修改系统程序等，致使系统性能降低或者硬件损害的，应承担相应的赔偿责任。（四）禁止不经过批准私自将笔记本电脑携带回家。（五）任何人员不得将笔记本电脑私自借给非本单位人员使用。如因工作需要确需借出的，须由综合部经理批准。第三十九条 笔记本电脑丢失与赔偿（一）使用人应妥善保管笔记本电脑，因保管不善导致笔记本电脑丢失，笔记本电脑管理使用人员照价赔偿。（二）共用、流动笔记本电脑在借用时，要确定使用人员，如丢失由笔记本电脑使用人员承担相关责任。第十章 设备监管第四十条 综合部负责对办公设备使用情况进行不定期检查。第四十一条 电脑使用管理情况由综合部配合网管定期组织检查。第四十二条 综合部对设备违规操作人员有提请处罚权利。第十一章 附则第四十三条 本管理办法由公司综合部负责解释。第四十四条 本管理办法自公布之日起施行。 物业公司办公用品管理办法第一章 总则第一条 为保证物业公司办公用品的有效使用和妥善保管，规范办公用品的采购、申领、发放、核算等日常管理工作，强化精益管理理念、节约经费开支，特制定本办法。第二条 特殊物品需单独请示，注明购买原因、数量及预算价，按相关程序和管理权限报有关领导审批后方可购买。第三条 办公用品费用分摊到各项目/部门。第二章 使用监督及职责第四条 公司/项目综合部负责对公司各部门及各项目办公用品的申领、使用的合理性以及环保、节约等方面进行不定期检查，发现问题及时通报。第五条 公司/项目综合部负责办公用品的归口管理，办公用品的计划申购、登记保管、入库发放、汇总建账等，每季度审核汇总一次办公用品的使用和保管情况。第六条 公司供应保障部负责公司各部门及持有项目单位办公用品的采购，其它社会项目单位由本单位自行采购。第七条公司/项目财务部进行成本核算，列支各部门办公用品费用。第八条 各部门按照“合理、必须、节约”的原则提出申购计划，填写办公用品申领单，进行统一申请、领用。第三章 办公用品管理规定及程序第九条 办公用品采购、申领和分发：（一）办公用品原则上每个季度申请、发放一次，申领以部门为单位。（二）各部门应于每季度末的20日前对上季度使用的结余、下季度需要领用的办公用品数量进行统计，印刷制品与各种用纸以盘存的台帐为基准，并制订申购计划填写办公用品申领单报公司/项目综合部，逾期不报视为无需求。（三）公司/项目综合部应根据库存情况及消耗水平，确定实际订购数量，审核汇总后交公司供应保障部进行采购。（四）每次申购时对于办公用品二级库的管理参照供应保障部二级库管理办法执行。（五）如有特殊情况确需急购的，提出部门需填写办公用品急购单，并经公司/项目综合部确认，报主管经理批准后进行采购。（六）公司供应保障部采购的办公用品在每季度第一个月10日前到货，办公用品到货后，综合部管理人员要按订货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确认无误后签收。（七）办公用品到货后，各部门凭部门经理签字的办公用品申领单领取办公用品。 （八）使用人为办公用品的具体保管人，使用人应妥善保管个人领用的办公用品，节约使用，减少浪费。（九）除一些低值易耗品，如签字笔、打印纸等允许库里结余外，其他办公用品基本应保持“零库存”。第十条 办公用品的保管（一）办公用品的日常使用管理由使用部门指定专人负责，包括各类办公用品的计划申购、登记保存、领用发放、盘点及台账管理等工作。（二）办公用品管理人员应妥善保管办公用品，随时掌握办公用品的库存情况，做好办公用品出入库、申购领用、对账审核及盘点等工作，每季度出具盘点表。（三）各类办公用品按需领取，非消耗品类办公用品限制使用数量，具体原则由使用部门掌握。（四）新员工在入司时按照“办公用品配置标准”予以配发。 （五）公用复印机、打印机、传真机墨盒及硒鼓、会议室客用纸杯等公用类消耗性办公用品列入综合部办公费用。（六）确认报废的办公用品，应做好登记，写清用品名称、单价、数量及报废处理等相关事项并以旧换新。（七）树立环保和成本节约意识，采取各种适当的措施充分利用各类办公用品。 第十一条 办公用品的配置标准：公司普通岗位的员工一律按通用标准配发办公用品，