《办公软件Excel》PPT课件.ppt

Excel2003是由美国微软公司开发的非常出色的表格处理软件，本章着重介绍Excel2003的基本操作，包括一些常用的操作技术和操作技巧，使大家能够很快掌握Excel2003的基本功能，并能在工作中加以应用，同时，为今后进一步的学习打下良好的基础。,大学计算机基础,3.2电子表格软件Excel2003,3.2.1Excel2003基础知识3.2.2工作表的基本操作3.2.3图表制作3.2.4数据管理与分析3.2.5常用函数,3.2电子表格软件Excel2003,3.2.1Excel2003基础知识,本节主要介绍Excel2003的基本功能、启动Excel2003的方法，以及Excel2003的工作界面等。,Excel2003的基本功能,启动Excel2003,Excel2003的工作界面,菜单栏,常用工具栏,格式工具栏,状态栏,3.2.2工作表的基本操作,方法一：单击常用工具栏上的【新建】按钮。,在开始一项新的工作时，通常要建立新表。,方法二：单击【文件】【新建】菜单命令。,1.向单元格输入数据,在Excel2003的电子表格中，既可以输入数字，也可以输入汉字、英文、标点和一些特殊符号。,（1）直接输入数据输入文本输入数值输入日期和时间输入批注,操作：1、输入起始数据2、单击【编辑】【填充】【序列】菜单命令，打开“序列”对话框,Excel2003提供了很多自动功能，自动填充数据就是其中之一。,（2）填充数据,操作实例1：输入序号列数据，序号为1、2、3等。,操作实例2：插入八列，列标题分别是“五月”至“十二月”。,操作实例3：添加星期序列。,认识公式：,=（C8+10）/SUM（C2:D5）,公式以等号开始,引用区域,单元格地址,常量,函数,运算符,2.使用公式和函数,（1）公式的使用,运算符：常用运算符有三种，如下表所示,单元格地址：单元格引用有三种方式,相对引用:默认为相对引用，如A5、B2、C3:E6等。绝对引用:在行号和列号前均加上“$”符号，如$A$5、$B$2，则表示绝对引用。当复制、移动时，绝对引用将不随公式中位置变化而改变。混合引用:混合引用时指单元格的行号或列号前加上“$”符号，如$A5、B$2。当复制、移动时，混合引用是上述两者的结合。,操作：教材例3.1,命令：单击【插入】【函数】菜单命令，打开“插入函数”对话框，通过引导输入函数。,Excel为用户提供了9大类函数，为用户对数据进行运算和分析带来极大方便。它包括财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息类。,（2）函数的使用,操作（一）：教材例3.2操作（二）：教材例3.3操作（三）：教材例3.4,（1）单元格的编辑包括对单元格的修改、清除、删除、插入、复制、移动、粘贴与选择性粘贴等。“清除”针对的对象是数据，单元格本身还在；“删除”针对的对象是单元格，删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失。“选择性粘贴”就是粘贴单元格中的部分特性。如图3.51所示。,3.工作表编辑和格式化,（2）工作表的编辑工作表的编辑是指对整个工作表的删除、插入、重命名、复制和移动，可指向工作表标签，利用快捷菜单（见下图）进行相应的操作。,操作：1、选择设置数据格式的区域2、单击【格式】【单元格】菜单命令,工作表的格式化实质上是对单元格的数据进行格式化。,选择具体的数据格式,（3）工作表的格式化,操作：1、选择区域2、单击【格式】【单元格】菜单命令，选择“对齐”选项卡,在编制报表的过程中可以看到，文本型数据自动靠左对齐，数值型数据则自动靠右对齐，可通过设置改变这种对齐方式。,设置数据的对齐方式,鼠标指向列标的右边框，然后拖动鼠标。,同列宽一样，在开始建立一个新表时，每行的行高也都是一样的。设置行高的方法和设置列宽的方法基本相同，可以一次设置一行的行高，也可以一次设置若干行行高。,设置行高和列宽,要为单元格或单元格区域加上边框，首先选择单元格或单元格区域，再在“单元格格式”对话框中，通过“边框”选项卡设置，如图所示。,设置边框,选择“格式”菜单中的“条件格式”命令，在“条件格式”对话框中设置条件运算符和条件值如图3.57所示。结果如图3.58所示。,使用条件格式,先选定欲使用套用格式的范围，打开工具栏中的“格式”菜单，选择“自动套用格式”选项，则弹出如图3所示的对话框。选择所需的格式样式后，再单击“确定”按钮。,自动套用表格格式,打开一工作表，如果要使第一行冻结，就单击第二行任意单元格（设置活动单元格），再选择“窗口”菜单中的“冻结窗口”菜单项，这样，第一行就被冻结了。,4.窗口的冻结,选择“文件”菜单的“打印内容”命令，弹出“打印”对话框，如图3-60所示。Execl不仅可以打印整个工作表，也可以只打印选定的单元格区域，还能打印整个工作簿。,5.打印工作表,利用工作表中的数据制作图表，可以更加清楚、直观和生动地表现数据。图表和工作表中的数据是互相链接的，当工作表中的数据发生变化时，图表会自动随之改变。本节主要介绍图表的创建、修改、打印等方法。,3.2.3图表制作,1.创建图表2.图表的编辑和格式化,操作1：选择图表数据所在的区域B3:F9,Excel2003提供了柱形图、直线图、圆饼图等多种图表类型，用户可根据需要进行选择。,1.创建图表,操作2：单击常用工具栏上的【图表向导】按钮，打开“图表向导”对话框，设置图表类型。,操作3：设置图表数据源,操作4:设置图表选项,输入图表标题,操作5:设置图表位置,操作：1、在图表区右击2、根据需要在快捷菜单中选择相应的命令,2.图表的编辑和格式化,图表的编辑是指更改图表类型及对图表中各个对象的编辑，包括数据的增加、删除等。,(1)图表的缩放、移位和删除,单击图表区域便选定了该图表，此时可见到图表边框上出现8个控点，便可对图表进行缩放、移位和删除。,(2)增删图表的数据系列,删除数据系列：选定所需删除的数据系列，按Delete键即可把整个数据系列从图表中删除，不影响工作表的数据源。,添加数据系列：对嵌入式图表，只要选中要添加的数据区域，然后将数据拖曳到图表区即可；对独立图表，通过“图表”菜单的“添加数据”来实现。,(3)修改图表类型,右击图表后从快捷菜单中选择“图表类型”命令，或选择“图表”菜单中的“图表类型”命令，然后通过“图表类型”对话框来修改图表类型。,(3)修改图表类型,右击图表后从快捷菜单中选择“图表类型”命令，或选择“图表”菜单中的“图表类型”命令，然后通过“图表类型”对话框来修改图表类型。,(4)修改图表标题和坐标轴,右击图表后从快捷菜单中选择“图表选项”命令，或选择“图表”菜单中的“图表选项”命令，然后通过“图表选项”对话框来的“标题”选项卡来修改图表标题。,(5)修改图例和网格线,右击图表后从快捷菜单中选择“图表选项”命令，或选择“图表”菜单中的“图表选项”命令，然后通过“图表选项”对话框来的相应选项卡来进行修改。,(6)改变图表的图案和字体,右击图表后从快捷菜单中选择“图表区格式”命令，或选择“图表”菜单中的“图表区”命令，然后通过“图表区格式”对话框中选择“图案”或“字体”选项卡，即可设置图表的背景颜色、边框及字符格式等。,3.2.4数据管理与分析,电子表格不仅具备对表格数据的计算处理能力，还具备强大的数据管理功能。它可对数据进行排序、筛选、分类汇总等操作。其操作方便、直观、高效，比一般数据库更胜一筹，淋漓尽致地发挥了它在表格处理方便的优势，使电子表格得到广泛使用。,1.数据清单2.数据排序3.筛选4.分类汇总5.数据透视表,3.2.4数据管理与分析,数据清单又称为数据列表，是由工作表中的单元格构成的矩形区域，即一张二维表，它与前面介绍的工作表中的数据有所不同，特点如下：,1.数据清单,(1)数据清单包含两部分内容：列标题和记录。与数据库相对应，列标题的名称称为字段名，标题栏下面的每一行包括一组相关的数据，称之为记录。,(2)每一列应包含性质相同、相同类型的数据，如字段名是“姓名”，则该列存放的必须全部是姓名；字段名不能重复。,(3)不能有完全相同的两行内容。,(4)表中不允许加空行或空列；单元格中数据的开头不要加无意义的空格。,(5)避免在一个工作表上建立多个数据清单，因为数据清单的某些功能（如筛选、排序等）一次只能在一个数据清单中使用。,编辑建立一个如下所示的工作表,操作：1、选择需排序的数据区域2、单击【数据】【排序】菜单命令,2.数据排序,工作表中的数据输入完毕以后，表中数据的顺序是按输入数据的先后排列的。若要使数据按照某一特定顺序排列，就要对数据进行排序。,3、在此对话框中，选择排序的主要关键字（如专业），并指定升序或降序。若需要，还可以再选择次要关键字及第三关键字（如平均分和外语），并指定相应的升序或降序。,3.筛选,数据筛选，指从一个工作表中筛选出符合一定条件的记录将其显示，而将其他不满足条件的记录隐藏。,当筛选条件被删除时，隐藏的数据便又恢复显示。,Excel2003提供两种筛选数据的的方法，即自动筛选和高级筛选。,操作：1、选择列标题所在区域,（1）自动筛选,2、单击【数据】【筛选】【自动筛选】菜单命令,3、单击打开所需列的“筛选条件”列表框,自定义筛选条件,（1）自动筛选,操作实例1：从学生成绩表中，筛选出平均分大于75分的女生。,高级筛选则可以对条件任意组合。,（2）高级筛选,高级筛选的操作方法是在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少两行，且首行为与数据清单相对应字段精确匹配的字段。同一行上的条件关系为“逻辑与”，不同行之间为“逻辑或”。筛选的结果可以在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置显示。,【例3.8】在学生成绩表的数据清单中，要“外语”成绩高于或等于80分或者“专业”为“政法”的女生。,在数据清单以外的位置建立条件区域输入条件,打开“数据”菜单，单击“筛选”菜单中的“高级筛选”选项，在其对话框中进行数据区域和条件区域的选择。,（2）高级筛选,4.分类汇总,分类汇总是指数据清单按某字段进行分类将字段值相同连续记录作为一类，对数据清单中的其他字段进行统计汇总，包括最大值、最小值、平均值、求和、计数、标准差等。,在分类汇总之前，必须先对所需分类的数据项进行排序。,【例3.9】在学生成绩表的数据清单中，求各专业学生的各门课程的平均成绩，并统计各专业的人数。,操作：1、以分类的数据项作为第一关键字对工作表进行排序2、选择需分类汇总的数据区域3、单击【数据】【分类汇总】菜单命令,5.数据透视表,数据透视表可以进一步对工作表中的数据进行分析，通过设置数据项，可以重新组织数据，并进行计算。,【例3.10】要统计各专业男女生人数，则既要按“专业”分