公文的内容和格式.ppt

第一章公文的含义及内容一、公文与文书、文件的区别1、文书：政务管理中形成的各种记录材料文书人员、文书工作2、文件：指公文、信件来往文件，工商文件3、公文：国家机关、企事业单位、人民团体等社会组织在各种公务活动中形成、使用的文书（文件）。,国家政务活动,发文红头标识,组织活动记录,二、公文分类,（一）公文形成和使用范围划分,公文,通用公文,专用公文,外交公文财经公文科技公文教学公文军事公文其他专用公文,法定公文,非法定公文,党的机关公文立法机关公文行政机关公文军队机关公文港澳台地区公文,计划、调查报告简报会议记录提案、讲稿发言稿介绍信礼仪电函,（二）根据公文的不同稿本分,草稿,定稿,正本,讨论、修改、审批,最终确定,正式文本,基础,依据,无法定效用,同等法定效用,正本,试行本,修订本,暂行本,XX市XX局关于医药费用报销的试行办法,XX市工商局关于税务登记管理办法（修订本）,XX市XX管理办法（暂行）,（三）行文方向分1、下行文：向被领导、被指导的下级机关制发的公文。命令、决定、批复2、上行文：向上级机关制发的公文。请示、报告3、平行文：向不想隶属的机关之间制发的公文。函、评估性意见,公文除总标题外一般有四个层次，总标题用二号华文中宋字体。第一个层次是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三；第二个层次是小标题，用（一）、（二）、（三）来表示，三号楷体；第三个层次用阿拉伯数字表示，即1.2.3.，可以三号仿宋加粗以醒目；第四个层次用（1）、（2）、（3）表示。,三、行文层次序数的写法及排版,四、公文写作中需要注意的问题,1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述。如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。2、数值范围表述：数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。如表述“3%-8%”，不能写成“38%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。3、表述时间时段，一般不要表述为去年、今年、明年等，应表述出具体的年份，如2007年、2008年。,五、国家行政机关公文格式,（一）公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GBT148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm，尺寸的允许偏差见GBT148。（二）公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。,（三）公文排版格式,正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。,210mm,297mm,37mm,28mm,26mm,35mm,156mm225mm,（四）各要素标识,眉首,主体,版记,（一）眉首：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。,1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,带有密级的公文要有编号,2.秘密等级和保密期限，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。,若无保密期限，秘密等级的两字之间空一字距离,3、紧急程度分为“特急”和“急件”，两字之间空一字，写在等级下一行,4、发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。在紧急程度下空两行标识,联合行文的问题1、行政机关联合行文，主办机关排列在前，原则上文头、文号都用主办机关的，落款时几家单位都要落款并盖印（上行文可只盖主办机关的印）。另一种处理方式是几家单位联合印制红头文件（切忌不能用黑头文件联发），但发文字号原则上用主办机关的。,2、行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。3、联合行文一般用主办单位的文头和文号，一般不用几家单位作文头、字号为联发字号的格式。,5、发文机关标识下空两行。居中排布年份（全称）、序号用阿拉伯数字,6.上报的公文需标识签发人姓名。此时发文字号居右侧。,7.红色反线。,（二）主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。,公务文书的格式,1.标题：由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。在红色反线下空2行标识，居中排布。,例如：,中国银行关于发现伪造人民币的通报,发文机关,主要内容,文种,关于召开教师节表彰大会的通知,省略发文机关,通告,省略发文机关、主要内容,标题常见的病例八方面：,一、要素不全二、乱用文种三、隶属不清四、提炼不精五、题不达义六、用词重叠七、滥用符号八、标注不规范,、部、部、部、部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知,介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。,病例：,标题的提炼,如:xxx（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知改为:XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知或:XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知,从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容：,废止部分规范性文件,某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件。,题不达义,一、事由偏跑XXX关于草原灭鼠的请示XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示二、题大义小关于企业技术、人才开发的若干规定,三、题小义多关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知XX关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知。四、题义不清XX县人民政府关于粮食问题的通知“价格”、“收购”,公务文书的格式,2.主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关,公务文书的格式,3.正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。,公务文书的格式,4.附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。附件后不加标点符号,公务文书的格式,此处的发文机关可以写，也可省略。,公务文书的格式,5.成文日期，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准。日期用汉字书写，零要写成“0”,公务文书的格式,6.公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。,公务文书的格式,7.附注是指需要说明的其他事项。,公务文书的格式,（三）版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。,公务文书的格式,1.主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词，一般不超过5个。,市关于发展外向型经济的若干补充规定主题词：经济开放政策规定国务院关于加强水土保持工作的通知主题词：农业水土保持通知,公务文书的格式,2.抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。,抄送的格式：在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号或逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最