中建八局二公司物资控制程序.doc

6 第0次修改 中建八局二公司物资控制程序 共21页 物资控制程序编 号：ZJBE/MS/P102003版 本：第二版批准人： 中国建筑第八工程局 第 二 建 筑 公 司 2003.07.01发布 2003.07.15实施目 录1 目的、范围（2）2 相关文件（2）3 术语和定义（2）4 职责（2）5工作程序（3）5.1 物资分类（3）5.2 对物资供方的评价（3）5.3物资供方名册和档案建立（4）5.4 采购文件（5）5.5 物资采购（6）5.6 物资验证（7）5.7 标识和可追溯性（7）5.8 不合格物资的控制（8）5.9 物资的搬运、包装、贮存和保管（9）6 记录（10）6.1 物资供方评价表（R10-1）（11）6.2 合格物资供方名册（R10-2）（12）6.3 物资计划（R10-3）（13）6.4 物资管理检查表（R10-4）（14）6.5 物资验证记录（R10-5）（15）6.6 不合格物资处理记录（R10-6）（16）6.7 安装工程物资验证记录（R10-7）（17）6.8 物资紧急放行记录（R10-8）（18）6.9 易产生重大环境影响因素物资管理表（R10-9）（19）7 附录7.1 物资供方环保调查函（20）7.2 物资供方环保管理协议（21）1 目的、范围为对物资的采购、搬运、包装、贮存、保管和发放过程进行有效的控制，保证所有购进和使用到工程的物资满足顾客合同及环保、职业安全健康的规定，特制定本程序。本程序适用于物资采购到发放过程的管理。2 相关文件GB/T19001-2000 idt ISO9001:2000标准；GB/T24001：1996 idt ISO14001:1996标准；GB/T28001-2000标准；国家、行业和地方有关法律、法规、标准、规范等；公司管理手册；公司物资部制定的有关第三层次文件。3、术语和定义参照公司管理手册中的术语解释。供方：本程序中指负责物资供应的供应商。检验：通过观察和判断，适当时结合测量，试验所进行的符合性评价。验证：通过提供客观证据对规定要求已得到满足的认定。 放行：对进入一个过程的下一阶段的许可。合格：满足要求。不合格：未满足要求。让步：对使用或放行不符合规定要求的产品的许可。降级：为使不合格产品符合不同于原有的要求而对其等级的改变。报废：为避免不合格产品原有的预期用途而对其采取的措施。可追溯性：追溯所考虑对象的历史，应用情况或所处场所的能力。注：产品可追溯性涉及到原材料和零部件的来源，加工过程的历史，产品交付后分布和场所。4、职责41公司总经济师负责本程序文件的审批和实施监控。42公司物资部负责对本程序文件的编制和修改，并对下属单位及各项目部的执行情况进行监督、检查。4.3各单位材料科负责建立本单位合格物资供方档案，制定“合格物资供方名册”，登记下发所属项目部有关人员使用，并按本程序规定进行监督、检查、指导、管理。4.4项目材料员向可能产生重要环境因素的物资供方发出“物资供方环保调查函”（附录7.1），并在采购前与该供方签订“物资供方环保管理协议”(附录7.2)。4.5项目部材料员负责将物资供方有关评价资料搜集、索取、送交本单位材料科。5 工作程序5.1 物资分类根据工程物资的特性、用途和重要程度，本公司将工程物资分为以下三类： A 类：土建工程中的钢材、水泥、商品砼、防水材料、砼构件、外加剂、焊剂；安装工程中的成套装置、各类管材、管件、焊接材料、各种阀门、卫生陶瓷设备、各种暖气片、各种电气设备、各种照明灯具、电缆电线；装饰工程中的防火材料、轻钢龙骨、顶板材料、各种墙地面装饰材料（如石材、瓷砖、木地板等）、铝合金及制品。B 类：砖、砌块、瓦、砂、石料、金属构件。C 类：五金、油漆、涂料、木材，安装、装饰辅材及零星建筑物资。5.2 对物资供方的评价5.2.1 评价内容 对物资供方的评价内容应包括以下几个方面：a.供方的经营范围是否满足采购需要，营业执照是否有效；b.供方提供的产品品牌及其产品质量状况，是否符合国家、行业的有关规定，是否有必要的产品生产许可证、使用许可证等；c.是否符合环境保护方面的要求；d.是否符合有关职业安全健康方面的要求；e.以往合作的情况，包括以往供货的质量、及时性、服务信誉、货款支付等情况；f.当顾客有特殊要求时，应评价供方是否满足顾客特殊要求的能力；g.其他需评价的事项。5.2.2 评价时机 a.下属单位材料科在每年的一季度前对本单位上一年的A、B类“合格物资供方名册”中供方进行集中评价，评价供方的持续供应能力，是否继续列入本单位本年合格物资供方名册。b.对新了解调查的A、B类物资供方，应在采购之前评价确认。c.供方提供的物资出现不合格或多次出现不合格时，应对物资供方进行重新评价。5.2.3评价依据a. 下属单位材料科根据所采购产品质量要求，包括环保、安全健康方面要求来进行收集、索取有关的评价依据资料。b. 对主要物资的供方，由采购人员在采购前尽可能收集索取供方营业执照、经营许可证、资质、样品检测报告等有效资料。c. 供方的经营生产范围及规模、产品质量保证能力，对环境、安全健康产生影响的控制保护能力。d. 对物资供方经营业绩、价格情况、交货信誉、服务进行评价。e. 通过索取供方物资质量证明合格证、产品说明书及相关的资料来进行评价满足程度。f. 对重要或特殊物资，必要时应到物资供方处考查该产品生产过程和管理水平。h. 采取由物资供方提供样品方式，并通过检验或试验的结果情况来进行评价其质量。5.2.4 评价方法a. 评价资料由采购人员根据5.2.3条款索取完毕后交本单位材料科，材料科根据采购人员提交的供方评价资料，填写“物资供方评价表”。b. 物资供方评价表中评价意见由各单位材料科长签署意见后交本单位总经济师评价确认，决定是否同意将此供方列入本单位“合格物资供方名册”。c. 项目材料员如发现供方提供的物资不符合质量标准，满足不了顾客要求时，应及时向材料科提供不合格的依据，材料科应依据不合格证件及相关记录进行核实，并填写“物资供方评价表”，评价该供方是否暂时留用或从合格物资供方名册中除名。如确认除名时，由材料科发出通知到名册持有人，持有人在名册中做出“除名”标识，除名供方一年内不准使用。d. 每年第一季度前对上年度本单位合格物资供方集中重新评价时，应依据上一年度“物资验证记录”等资料，结合供方的服务信誉等方面做出客观评价并填写评价表。未供货的供方应按照5.2.3条款评价，确认是否能继续留用。e. 项目部材料员根据工程物资总计划，结合现场物资贮存条件，在物资采购之前应识别哪些会对环境产生重要影响，同时将这些物资列在“易产生重大环境因素物资管理表”中（R10-9），对识别出的物资供方发出“物资供方环保调查函”（附录7.1），并及时交本单位材料科一份，作为评价供方环保满足的依据。采购时应与该供方签订“物资供方环保管理协议”(附录7.2)。f. 项目部对当年初下发的A、B类“合格物资供方名册”中的供方，在当年不必再次向该供方发出“物资供方环保调查函”，在下年度重新评价时，根据需要向供方发出“物资供方环保调查函”。C类“物资供方环保调查函”由项目部材料员负责调查办理后，并报本单位材料科（一式两份），经评价确认后返回项目部一份。5.3物资供方名册和档案建立5.3.1公司下属各单位材料科根据物资供方评价资料，每年第一季度前重新对合格物资供方评价、确认后，制定新一年合格供方名册，经领导确认签字、盖章后下发所属各项目部使用，同时报公司物资部一份备案。5.3.2新增加的合格物资供方应由下属单位材料科下发增补合格物资供方的通知，所有的“合格物资供方名册”持有人应按通知及时将增补的供方添入合格物资供方名册。5.3.3各单位材料科应按照本单位经评价并已确认合格物资供方，及时建立合格物资供方档案。并索取供方有关资料同评价表一同存档。5.4采购文件（主要指物资计划和物资采购合同）5.4.1物资计划5.4.1.1物资计划的确定a. 物资总计划由下属单位预算部门根据顾客提供的工程图纸及时编制，总材料计划应分为顾客提供的和自行采购的两部分。 b. 月物资采购计划由项目部施工员根据当月施工计划和工程进度需要并依据物资总计划进行编制，按照合同要求应分顾客提供和自行采购的计划。c. 自购物资总计划一式三份，编制人、下属单位材料科、项目材料员各一份；自购物资月计划一式三份，编制人、项目材料员各一份，报本单位材料科一份。d. 顾客提供物资总计划和月计划各编制四份，编制人、本单位材料科各一份，项目材料员两份，其中一份报送顾客方作为提供物资的依据。e. 因项目所在地远离本单位，经本单位材料科授权自行采购物资的项目部，月物资计划可不报本单位材料科。5.4.1.2物资计划的审批物资总计划由项目技术负责人审核、项目经理审批；月计划由项目施工员编制，项目经理审批。5.4.1.3物资计划的要求：a.物资名称、规格型号、计量单位、数量；b.特殊物资和委托加工的物资应附样品或图样；c.计划应注有编制日期，编制人、审核人、批准人签字齐全。5.4.1.4物资计划的变更a.物资总计划变更时，由预算部门重新编制物资变更计划，并在变更计划中说明变更的理由，及时按规定审核、审批后交有关人员执行。b.因计划变更迟缓而导致物资误购时（如规格型号不符），及时按本程序5.7条款有关规定处理。c.物资计划资料应保存至工程竣工、结算完毕。5.4.2 采购合同a. 各单位采购的A、B类物资必须从本单位合格物资供方名册中选择供方。所有采购合同和构件外委加工合同，在正式签订前应由项目部材料主管、项目经理参加商讨合同条款内容，由材料科长审核后交本单位总经济师审批。b. 签订正式合同由供需双方盖章后生效，各单位签订合同必须加盖公司物资合同专用章。c. 物资采购合同至少自留2份，一份由下属单位材料科存档，另一份交经办人使用后再存档。d. 所有采购合同及构件外委加工合同中条款应明确规定：供货的物资名称、品种、规格型号、质量要求、验收标准、数量、供货的日期、价格和付款方式、发生质量问题和不按期供货的处理办法等。 e.下属单位在签订合同之前要考虑到供方提供的物资是否对环保产生重大影响，如水泥、化工材料（稀料）油漆、涂料、防水材料、易产生扬尘、污染空气或对安全健康造成影响和伤害的物资，必须在合同中明确要求供方应采取的保证措施，以控制这类物资对环境和安全健康的影响。f. 对产生重大环境影响的物资供方，在签订采购合同时，应与该供方签定“物资供方环保管理协议书”（7.2），采购人员应注意本单位合格物资供方名册中是否确认该供方已满足环境要求，否则在签订采购合同时，还应首先向该供方发出“物资供方环保调查函”（7.1），报本单位材料科一份，自留一份。g.物资采购合同保存至工程竣工，结算完毕。5.5物资采购5.5.1总要求a工程项目较集中，具备招（议）标采购的物资应由下属单位材料科统一组织招（议）标采购。远离下属单位驻地的项目部，材料科可授权项目部执行招（议）标采购。b. 对自购A、B类物资必须在合格供方名册中选择供方。c. 物资采购时，必须计划在先，采购数量必须控制在计划之内。5.5.2物资采购招（议）标a. 编制招（议）标物资计划，明确招（议）标物资范围。b. 组成物资招（议）标、评标小组，由各单位总经济师担任组长，组员由各单位物资部门、合约部门、质量部门、项目负责人等相关人员组成。c. 招（议）标小组根据招（议）标范围发布招标文件，收集投标信息，参加投标物资供方一般不得少于3家。d. 在满足招标文件要求，包括产品质量、价格、付款方式、服务信誉等方面符合要求前提下，体现公开、公正和诚实守信的原则。e. 确定中标供方，签订供需合同。5.5.3顾客委托的物资采购合同中规定由顾客提供的物资，如顾客委托我方采购时，采购部门应与顾客方在物资质量标准、型号、式样等方面协商一致，在选择物资供方、确定报价等方面取得一致意见，由我方按自购物资采购程序实施采购。5.5.4顾客指定的物资供方对顾客指定的物资供方，物资采购部门应按本程序文件5.2.4 条款对该供方进行评价确认，如确认为不合格供方时，物资部门应及时报告顾客，商讨处理办法，顾客如仍坚持使用该供方时，必须由顾客方签字，明确如出现质量等问题，应由顾客方负责并承担全部责任。5.6物资验证5.6.1 物资进入现场后，由项目材料员检验，必要时项目质检员、施工员、技术负责人参加，依据物资计划、合同核对物资的规格、型号、数量以及外观质量，对A、B类物资在验证其对环境、安全健康是否产生影响时，验证情况填入“物资验证记录”（R10-5）中的“验证情况”一栏。5.6.2项目材料员在物资进场的同时，应及时向物资供方索取物资合格证和相关技术文件以及当地政府颁发的物资使用备案证（准用证）等必要证件，索取的证件应及时登记，并与施工员作好交接签字手续。 5.6.3项目部材料员对进场A、B类物资，无论自购或顾客提供都应做好进场记录和验证记录，验证记录一式两份，每季度报本单位材料科一份。安装材料填写“安装工程物资验证记录”。5.6.4对规定必须试验的物资，由材料员负责通知试验员取样送检。试验员按国家现行有关标准规定及时送当地经主管部门认可的试验室进行试验。按时取回试验报告移交项目技术负责人或施工员审核后，将试验结果及时通知或将试验报告送材料员在验证记录中进行登记，再将试验报告返交技术负责人或施工员。5.6.5未经检验或试验的物资一般不得投入使用、加工或安装。因生产急需且可更换的物资需要紧急放行时，必须经项目经理批准并填写紧急放行记录（R108），并进行适当的标识，以便在检验和试验后发现不合格时能立即追回或更换。记录由项目材料员保存，工程竣工后移交本单位物资部门保存至工程保修期满。5.6.6当需要在供方处验证的物资，应在合同中明确要求和规定验证时间和验证方式，必要时项目经理、技术负责人、质检员参加，在供方处验证合格的物资提供到现场后，如发现质量有问题应由供方负责。在供方处对物资的验证情况应由材料员做好记录，记录归档保存至工程保修期满。5.6.7下属单位材料科对所属项目部的物资管理运行工作每季度监督、检查一次，要有检查记录，在每季度末按 “物资管理检查表”（R10-4）填写上报公司物资部一份，公司物资部针对存在的问题，有重点地指导、检查公司物资管理工作。5.7 标识和可追溯性5.7.1 产品标识和状态标识a. 对容易混淆和误用的进场物资由项目材料员做出标识；b.标识可采用标识牌、标识卡等方法。库存物资一般使用标识卡加以标识，露天存放的物资使用标识牌，标识牌（卡）应载明物资名称、规格型号、进场日期、验证质量状态等内容，标识应悬挂或放置在醒目处；c.现场材料员负责对物资作出标识，标识上质量状态应与验证记录上的状态相符；d.物资质量检验和试验状态分为“未检验不准使用”、“已检验合格可以使用”、“检验不合格不准使用”。5.7.2 可追溯性记录除按上述规定作一般性标识外，还应对部分物资进行可追溯性记录，可追溯性记录的范围：a.对工程质量尤其是对工程结构和人身安全有重大影响的物资；b.一般工业与民用建筑工程中有可追溯性要求的物资：钢材、水泥、商品砼、外加剂、重要的焊接材料、结构预制构件、防水材料、防火材料、新型建材以及安装、装饰工程中对质量和人身安全有较大影响的物资，合同或顾客有特殊要求的物资。5.7.3 可追溯性记录的方法可追溯性采用书面记录的方式，除按规定分类做好“物资验证记录”（R105）外，还应在工程相关技术资料（竣工资料）中做好记录，通常应注意以下事项：a.原材料出厂合格证（材质证明）中应注明代表批量（或供应数量），如为中间供方，需加盖中间商红章；b.试验报告中应注明代表批量和使用部位；c.按地方规定填写施工日志，内容填写及时、齐全、真实、具体；d.验证记录和隐蔽验收记录中记录材质证明编号、复试报告号等内容。5.8 不合格物资的控制凡物资外观质量及物理性能、化学成分检验不符合国家标准，达不到有关技术指标或不能满足规定使用要求的物资视为不合格物资。5.8.1 不合格物资的标识与隔离a.进场物资经检验或试验不合格后，立即在物资验证记录（R105）中做出“不合格”标识，妥善保存检验和试验记录及有关资料，并将物资单独存放；b.物资在储存期间发现超过规定期限，或有损坏已不符合原规定质量等要求的，应由物资保管员立即变更标识，做好记录，区别存放，防止混用，并报告项目经理。5.8.2 不合格物资的评审a.出现不合格物资应由项目部经理组织有关人员进行评审，有关人员（如材料员、质检员、试验员、施工技术人员）参加评审，提出处理意见；b.评审依据应根据不合格物资有关的试验报告，不符合要求检查记录，验证记录进行评审；c.参加评审人员在评审时应对不合格物资提出处理意见，处理意见由材料员作好记录并保存；d.不合格物资处置方法一般情况有：退货、更换、降级使用或报废。5.8.3 不合格物资的处置a. 不合格物资处置由项目材料员按照商讨处理意见，并填写“不合格物资处理记录”（R10-6）；b.物资供方或顾客提供的不合格物资处理之前，必须要求物资供方签字认可所采取的处理意见； c.库存不合格物资处理，由本单位材料科长在“不合格物资处理记录”上签字；d.“不合格物资处理记录”应交本单位材料科存档一份。必要时对提供不合格的物资供方重新评价。5.9 物资的搬运、包装、贮存和保管5.9.1 物资的搬运a.根据物资的特性，选用适宜的设备和工具，确定不同的搬运方法。b.易燃、易爆、易损、易腐蚀、有毒、怕振动的物资，如供方直接负责送货到使用地点的，应在采购合同或协议中明确规定搬运的要求，属本单位自己运输的，应按物资说明书，确定运输的具体方法。c.对砼构配件的搬运，如钢筋砼屋架、梁、柱、板等，要选择适宜的起重设备、运输设备、熟练的操作、指挥人员。d.搬运过程中，搬运者要切实保护好原有物资的标识，以免损坏、丢失。5.9.2 物资的包装在物资采购合同中，必要时应明确对物资的包装要求，防止物资在运输、搬运和使用过程中因包装不当而导致损坏、变质或污染。5.9.3 物资的贮存和保管a.物资的贮存分为露天存放和仓库贮存两种，贮存方法根据物资的特性要求而定。b.物资进场后，项目部材料员根据施工现场平面布置图和物资的特性确定贮存地点和贮存方式。露天存放要求存放场地平整，排水良好，留有运输的通道，物资堆放要采取下垫上盖，必要时加盖遮阳避雨设施；仓库贮存要求仓库清洁卫生、通风良好，并应采取防火、防盗、防雨、防潮措施，防止物资变质、损坏及丢失。c.物资在储存期间应按物资规格型号分类堆放整齐、作好标识。d.物资贮存期间，材料员应不定期检查物资是否有损坏变质的现象，如出现这样的情况，应及时做出与物资质量相符合的标识、隔离或单独堆放，处理按5.7条中有关规定执行。e.对易燃、易爆、油品及化学品，特别对环境，在采购、验证、运输、贮存、保管和发放按易燃、易爆、油品及化学品控制程序（ZIBE/MS/P16-2003）执行。f.对易产生重大环境因素影响的物资的贮存保管，应按照项目部材料员所列出易产生重大环境、安全因素物资管理表（R109）中管理措施进行。6.记录7.附录物资供方评价表（R101） 编号：企业名称地 址企业地址负责人联系电话通过何种认证/证书号企业经营范围拟供产品评价内容产品质量价格水平环保能力服 务其 他评价意见和建议（下属单位材料科）审批确认（下属单位总经济师）注：评价情况和企业信誉应附证明材料。合格物资供方名册（R102）单位： 年 序号评价表编 号供方名称企业地址联系电话负责人主要产品备 注注：如供方为中间商,备注栏中应注明其提供产品的品牌或生产厂家。 物 资 计 划（R103）工程名称： 年 月 日编号物 资名 称规 格型 号计 量单 位数 量备 注编制人： 审核： 批准人： 注：备注栏中说明有特殊要求的品牌、厂家等。物资管理检查表（R10-4）序号检 查 内 容是（）否（）简 要 情 况1是否及时建立合格物资供方名册2采购A、B类物资是否在“合格物资供方名册”中选择供方3是否建立了合格物资供方档案4物资供方的评价是否按程序规定进行评价5每年底是否对物资供方供货情况进行评价6每年初是否评价确认合格的物资供方，新制定“合格物资供方名册“并下发执行7材料（总）计划、月计划是否及时齐全8对进场的物资是否及时验证9物资质量证明资料是否齐全，各种质量证明资料、材料质量验证资料及有关记录是否保存整理齐全并归档10现场及仓库存放的物资是否有明显的质量状态标识11物资采购是否按规定实行招（议）标存在问题的处理结果填报单位： 填报人： 日期：物资验证记录（R10-5）物资来源：自购材料（顾客提供材料） 进货起止日期：生产厂家材料名称规格型号单位数量验证情况验证人及时间试验单编号物资状态试验完毕时间用料工程名称施工员签字备注未验证，不准使用年 月 日已验证合格，可以使用 年 月 日验证不合格，不准使用 年 月 日报表单位： 不合格物资处理记录（R106）工程名称： 编号：物资名称规格型号数 量来源（）业主提供（ ）供应部门采购（ ）项目自购（ ）不合格原因：处理意见： 项目材料员： 年 月 日项目经理审批意见： 签字： 年 月 日供方意见： 签字（盖章） 年 月 日处理结果： 执行人： 年 月 日安装工程物资验证记录（R10-7）工程项目名称： 物资来源：自购材料（顾客提供材料）到货日期物资名称规格型号计量单位到货数量供 货 验 收经办人供 应 商名 称（生产厂家）合 格 证外观检验情 况（标准号）检验试验合格可以使用日期检验不合格处置日期施工员签 字年月日单 位经办人交证日期原件份数复印件份 数抄件份数原件存何 处收证人签 名物资紧急放行记录(R10-8)工程名称: 编号:物资名称规格型号使用部位及数量紧急放行原因:标识方法 记录： 批准： 日期：易产生重大环境因素物资管理表 （R10-9）单位：物资名称易产生影响的环境影响贮存、保管措施制表人： 日期： 项目经理： 日期：物资供方环保调查函（附录7.1） 单位：我公司已通过ISO14001环境管理体系认证，我公司提出的质量、环境、职业安全健康三个管理体系的整合型管理方针是“诚信守法、优良服务、以满意回报顾客；预防为主、持续改进、以精品回报社会；安全健康、保护环境、以绿色回报自然”。望贵单位接到本函后认真填写“物资供方环保调查函”,请及时并反馈我单位。 中建八局二公司_ 年 月 日调 查 内 容填报时间：供方名称（签章）：供方联系人：联系电话：供货物资名称1.2.3.4.5.6.供方通过ISO14001环境管理体系认证情况已经通过认证 是 否正在考虑进行 是 否未考虑此问题 是 否供方产品是否符