湖工大后勤财务内控及其优化设计.doc

湖工大后勤财务内控及其优化设计第3章影响高校后勤财务内控的因素及分析3.1高校后勤（集团）改革模式及财务管理的现状随着我国高教事业的迅猛发展，高校后勤社会化改革可以说是我国高等教育领域的一项重大改革。从最早以政府为主导的后勤社会化改革到当前各省各校深层次的内涵式改革，我国高校后勤改革整体还处于各自探索，多种模式并存的现状，尚未形成统一模式。3.1.1高校后勤服务公司（集团）社会化改革的模式高校后勤社会化改革模式按照管理体制划分可以有两种基本模式，即“小机关多实体”和“小机关大实体”两种模式。高校后勤社会化改革的模式按照运作方式划分归纳起来主要有四种模式：1、社会化管理模式社会化管理模式是在依托高校母体的前提下，将高校后勤实体（集团）服务的基础设施、管理运作、生活服务项目等等均交给社会承担，从而分离产生并形成新的后勤服务经济实体，后勤人事用工制度、分配制度和运行机制等都发生了根本变化。此外，高校后勤的基础设施建设、大型设备添置仍由政府和学校投入，小型设备更替及新雇佣农民工的工资待遇则由高校后勤（集团）公司或后勤经济实体承担。每个实体都将按不同情况实行企业自主经营、自负盈亏、独立核算，从管理资产体制及劳动用工制度等全面改变现行的管理运行机制。2、社会和高校合作型模式社会和高校合作型模式是指由学校与社会携手来办高校后勤，由高校后勤与政府或社会第三产业联系，吸引社会力量参与，让社会参与高校后勤服务工作，高校选择社会服务行业，实行联合建设联合办理的形式。采用的社会和高校合作型模式，高校就将后勤中社会行业可承担的项目都交给社会办理。此外，后勤队伍人数，经过竞争上岗后，管理人员可以择优录用人，学校整个后勤服务基本实现了社会化。3、校际联合模式高校校际间联合办后勤有两种可行操作方式：一是由几所高校联合组成后勤控股联盟公司形成后勤服务网络，为各高校提供后勤服务。二是彻底解决原有各高校办后勤的格局，重新组建高校后勤服务力量，建立独立于高校之外的后勤专业公司，面向各个高校服务。校际联合模式要求各高校之间打破封闭体制，打破“围墙”，按照市场统筹，项目分组，统一结算，按股赢利分红的经营思想，利用社会上丰富充足的商品资源和高校较大的生活消费市场，学校之间加强联合，组织高校间专项配货经营，形成采购上的规模效益。4、服务实体独立模式高校后勤服务实体独立模式是特指由教育部门牵头，联合组建高校后勤服务实体或由高校本身单独成立后勤集团，采取实体并入、联办、托管、独立、连锁等方式，使各高校后勤部门与学校行政队伍分离，成为独立经济实体。方式很多：并入、联办、托管、独立、连锁等。这种服务实体模式将后勤和产业集团两大集团合二为一，融合高校后勤和产业两大资源，成立具有独立法人资格企业性质的经济实体。这样的学院重新配置了学校资源并进行综合利用，进行了高校后勤一系列改革。由于各个高校的改革基础不同，改革的力度与措施也存在较大差异，在推进改革的过程中，坚持要“因地、因校、因事制宜”的多元化改革模式，在基本改革原则确定，基本方向与最终目标一致的前提下，各个学校应根据自己的情况大胆探索，积极创新。实践证明，高校后勤体制改革有利于提高服务质量和管理水平，减轻学校和学生负担，降低服务成本，提高办学效益。在于通过记录与核算所反映的数据。采用科学现代的分析法，深入透视数据内涵，为企业经营管理者提供全面的、有效的财务信息和决策依据。目前高校后勤财务管理部门对财务分析滞后，甚至缺乏分析，造成财务管理难以在企业经营管理发展中发挥其重要的作用。4公司财务资金控制不到位高校后勤在资金的运用管理上缺乏有效的监督和约束作用。管理措施不得力，制度落实不到位，资金投向不合理，利用效率低下，甚至出现重复性投资而造成滥用资金等现象。高校后勤财务管理应该充分发挥资金流动性强、容易增值等财务资金优点来进一步创造经济效益。5公司财会人员的业务素质需待提高高校后勤财务管理队伍整体素质不高，业务水平有待加强。表现在实际工作中，随意性较强，法制观念淡薄，原则性差，没有成文的职业道德规范标准，存在大量不规范的操作行为，削弱了财务管理的严肃性，使高校后勤应有的财务管理与核算职能得不到充分有效的发挥。3.1.3高校后勤公司（集团）绩效审计的现状高校后勤绩效审计是通过对各实体资源占用、消耗与业绩的综合分析，对衡量后勤集团管理服务和经营服务各方面的经济性（Economy）、效率性（Efficiency）、效果性（Effectiveness）审计，即“三E审计”。1、高校后勤绩效审计意识淡薄：高校管理层对后勤服务公司（集团）绩效审计的重要性还没有引起足够的重视；2、高校后勤缺乏绩效审计评价体系和标准：审计评价体系和标准是审计人员评价后勤集团经营和管理的合理性、经济性、有效性等方面的客观尺度；服务育人管理育人的评价的指标体系尚待建立和完善；3、高校后勤缺乏绩效审计力量：目前内部审计机构大部分是财务人员和工程造价审计人员，缺乏精通绩效审计人员和技术。3.2财务内控在高校后勤公司（集团）管理中的特点3.2.1财务内控在高校后勤管理中的作用财务内控是通过业务控制、内部会计控制等环节对企业实施内部控制的。内部控制作为企业生产经营活动的自我调节和自我制约的内在机制，处于企业中枢神经系统的重要位置。企业规模越大，其重要性越显著。可以说，内部控制的健全与否，是单位经营成败的关键。内部控制的目的是指内部控制想要达到的目22标，大致包括：保护企业资产的安全、完整及对其的有效使用：保证会计信息及其他各种管理信息的存在、可靠和及时提供：保证企业制定的各项管理方针、制度和措施的贯彻执行；尽量压缩、控制成本、费用，减少不必要的成本、费用，以求企业达到更大的盈利目标；预防和控制查明错误和弊端，及时准确制定和采取纠正措施；保证企业各项生产和经营活动有秩序有效地进行。具体讲，财务内控在高校后勤管理中主要有以下几方面的作用：一、保证会计信息的真实性和准确性。内部控制可以保证会计信息的采集、记录、归类和汇总过程，反映后勤企业经营活动的真实情况，及时发现和纠正各种错误，保证会计信息的真实和准确。二、有效地防范企业经营风险。在后勤企业的生产经营活动中，企业要达到生存发展的目标，就必须对各类风险进行有效的预防和控制，内部控制作为企业管理的中枢环节，是防范企业风险最为行之有效的一种手段。它通过对企业风险的有效评估，不断加强对企业经营薄弱环节的控制，把企业的各种风险消灭在萌芽之中，是企业风险防范的一种最佳方法。三、维护财产和资源的安全完整。健全完善的内部控制能够科学有效地监督和制约财产物资的采购、计量、验收等各个环节，从而确保财产物资的安全完整，并能有效地纠正各种损失浪费现象。四、促进企业的有效经营。健全有效的内部控制，可以利用会计、统计、业务等各部门的制度规划及有关报告，把后勤企业的生产、营销、财务等各部门及其工作结合在一起，从而使各部门密切配合，充分发挥整体的作用，以顺利达到企业的经营目标。严密的监督与考核，真实地反映实绩，配合合理的奖惩制度，便能激发员工的工作热情及潜能，从而促进整个企业经营效率的提高。3.2.2高校后勤公司(集团)财务内控的难点高校后勤内部控制制度应该达到以下标准：一是控制触角涉及后勤经营的各个环节，高校后勤公司的各项经营管理活动均应纳入内部控制范围；二是事权划分具体可操作，高校后勤服务公司内部会计控制制度作为一种制度要能真正成为后勤企业管理者的行为规范，操作方便；三是控制程序规范，重视过程控制，就是说高校后勤服务公司内部控制要形成科学的机制，尤其是把对经营管理过程的控制放在突出的地位，通过有效控制23能防患于未然；四是重视良好的控制效果，内部控制的功能得到有效发挥。从目前高校后勤服务公司内部会计控制制度实践操作来看，必须研究和解决以下的问题，既是难点也是特点：1、后勤公司被控对象的受控度。健全的内部财务控制制度是对高校后勤服务公司经营的所有环节和从事经营管理活动的所有个人实施全方位的控制。有效性就存在一个控制与反控制的问题，受控程度度高不高就直接体现内部财务控制制度的有效性。2、后勤公司规范控制的提升度。高校后勤内部会计控制制度内容涉及到公司经营服务管理的各个方面和所有环节。对于这系统工程的控制，应靠一套科学规范的内部会计控制制度，用制度来规范管理的行为，让管理者在从事经营服务管理活动中，按照规定的制度来完成工作任务、接受规定的控制管理。重点是高校后勤公司的管理人员应针对企业不同的经营服务管理活动制定出具体的标准，而要完成这个任务，就要提升领导者的企业管理理论与实践水平，要具备丰富的知识、超前的意识、广阔的视野和扎实的作风。3、后勤公司控制人员的熟练度。高校后勤服务公司内部会计控制制度中承担内部控制职责的主要是公司财务会计人员。因此，财会人员必须更新知识、提高实际工作能力，真正担当起内部控制的重任。培养大批管理“全才”，对现有的高校后勤服务公司来说是个很长的过程。3.2.3高校后勤公司（集团）绩效审计的特点高校后勤（集团）公司具有公共管理服务与经营服务的综合职能，其组织结构一般包括管理服务实体和经营服务实体两个部分。由于高校后勤（集团）公司与一般企业的活动和目标差别很大，决定了高校后勤集团绩效审计的特点。1审计指标体系的多样和标准的模糊性高校后勤服务（集团）为广大师生创造良好的学习、工作和生活的条件，其各个实体的目标具有多元性，绝不是简单的以省心、省钱为目的，必须是兼顾社会效益和经济效益。管理服务实体基本职能是对学校公共事务进行管理，基本特征就是公共性，这是管理服务实体绩效与经营服务实体绩效最大的不同；管理服务实体的产出多是无形的服务，难以量化评估，这是绩效审计面临的最大难题。2审计内容包含对管理服务和经营服务两系统的审计管理服务系统绩效审计倾向于评价高校后勤实体各项管理职能如组织形式、管理决策、目标与计划、内部控制等,找出后勤管理工作的薄弱环节,提高管理人员的素质、管理水平和管理效率,进而提高经济效益。经营服务系统的绩效审计24是评价高校后勤人财物等经济资源利用的合理性、经济性、有效性，促进后勤集团改进资源配置与经营管理,谋求最大限度的经济效益。3.3影响高校后勤公司（集团）财务内控的因素分析3.3.1影响高校后勤财务内控的主要原因当前我国高校后勤内部控制存在的问题，是同众多原因协同产生的，极大地影响了高校后勤的健康发展。企业内部控制体系的建立，应重点体现在控制环境和财务控制两个方面。研究表明，高校内部控制治理结构不完善，对内部控制存在认识偏误和缺乏有效的内部控制体制安排等是导致我国高校后勤内部控制问题的重要原因。1、产权不明晰，管理形式复杂现代企业制度的实质是以企业所有权与经营管理权相分离、经营管理权与监督权相互制衡为特点的一种相互制约、相互依存的制度安排。按高校后勤社会化的思路，高校后勤管理必须与市场接轨。按企业制度的要求，高校后勤必须做到产权明晰、权责明确、政企分开和科学管理，后勤实体必须成为一个有着独立法人、独立会计核算、自主经营、自负盈亏的经济组织。然而，很多高校并没有真正的从高校母体中脱离出来，造成了后勤资产的产权（所有权、经营权、处置权、收益权）不明晰。学校对后勤经营者奖惩不清，后勤组织积极性不高。学校与后勤只在名称上的变换，没有真正意义上的独立。后勤组织使用的资产基本上都是学校在长期办学过程中逐步积累的存量资产。后勤自购资产与学校其他资产交织在一起难以划分，很多资产有物无帐或有帐无物，没有专人、专职的管理机构，为加强内部财务控制对后勤资产清查、评估、划拨等带来了很大的障碍。2、对内部财务控制认识偏差,缺乏内部控制环境现行的高等学校会计制度以收付实现制为会计核算基础，不适合成本计算的需要，不注重反映教育成本和办学的经济效益，导致高校后勤普遍存在内部控制观念淡薄的现象。我国高校后勤企业成立时间不长，企业负责人多从学校机关转岗过来，重经营、轻管理，一些后勤企业管理者缺乏内部会计控制管理理念，对企业内部会计控制建设认识不足、重视不够，忽视内部控制制度的建立和实施；根据调查统计，较多高校后勤企业没有按财政部的内部会计控制规范建立健全企业内部会计控制制度，有的虽然建立内控会计制度但很不健全，如仅制定了货币资金、实物资产方面的内部会计控制制度，而忽略了采购、销售、工程等方面的内部控制；或者，没有严格进行授权控制和对不相容岗位进行分离；有的即使制定了较为全面的内部控制制度，但仅仅“印在纸上，挂在墙上”而不执行、难25落实，对违规行为一味宽容，频频使用例外原则，使内部会计控制制度失去应有的刚性和严肃性。3、财务管理制度不完善,缺乏有效的财务内控体制财务管理制度不统一、不完善，各个高校或者同一高校的各个后勤单位财务管理不同程度的存在各行其是的现象。高校后勤财务管理制度不统一、不完善主要表现在：一是应该由主管部门组织制定、要求各个高校的后勤财务管理都必须共同执行或遵守的一些财务管理制度（比如后勤会计核算制度等）至今仍然未能统一制定，致使各个高校在处理后勤的一些同类财务管理事项时无“法”可依，各行其是，从而造成各个高校之间后勤财务信息无法可比、甚至严重失真，使教育主管部门对高校后勤的业务指导和行业管理失去了可靠的信息基础。二是应该由各个高校自行统一制定、要求校内各个后勤单位的财务管理都必须共同执行或遵守的一些财务管理制度（比如资产管理制度、薪酬管理制度等），有的高校也未能统一起来，统一了的也未能达到完善，致使同一个高校内部不同的后勤单位之间在处理一些同类的财务管理事项时也是无“法”可依，各自为政，因人而异，因时而异，因势而异，从而滋生了一些不规范、甚至违法乱纪的行为和事件，不仅给后勤财务管理造成了一种乱象，而且也给学校的财产造成了损失,是造成高校后勤财务内控问题的重要原因之一。4、资产的安全性控制较薄弱，缺乏对企业风险的控制虽然高校后勤企业在货币资金、实物资产方面的内部会计控制总体做得较好，但是，企业的资金和资产的安全管理尚存在一些隐患。据调查统计仍有较多企业的银行对帐工作和银行余额调节表由出纳兼任。主要是会计人员的职责权限设置不当，不相容岗位没有分离。可能潜伏着资金安全隐患。一些高校后勤企业在存货、固定资产和工程物资没有进行严格管理。存货、固定资产和工程物资采购、验收、保管、付款等职责未严格分离，其出入库未按规定程序办理，还有部分后勤企业未定期进行固定资产盘点，也未及时与会计记录相核对，没有真正使“帐实、帐卡、账账”相符。对多年来资产的短缺、积压、毁损、报废等不及时处理，致使巨额潜亏隐藏在库存中，造成资产不清、债务不实等等。随着高校后勤社会化的进一步深入，后勤企业的经营风险可能逐步增大并更具有不确定性。在诸多风险中，大多数企业最主要的风险是营运风险。但不管是什么风险，企业都应该建立可以辨认、分析和管理风险的机制，来规避风险。目前高校后勤企业缺乏这种风险管理机制，决策随意。对外投资、筹资、资产处置、资金调度等重要经济事项的集体决策机制尚未有效形成。有些后勤企业追求跨跃式发展，在重大项目决策时，被学校行政所左右，没有进行项目可行性论证及风险评估。盲目扩张，超规模投资、过度举债，使企业面临巨大的潜在风险。5、行业跨度大及经营、管理双重性，成本费用的控制亟待加强高校后勤工作涉及多项服务行业，有物业管理、旅店、建筑维修、园林绿化、汽车运输、餐饮业等，每一行都有自己的规则，相对涉及的管理内容要求也更高,内部财务控制难度也相应增大。由于高校后勤企业服务对象的特殊性，决定了高校后勤企业只能微利经营，通过节约成本费用来提高经济效益，因此，企业经营的成本费用控制显得尤为重要，事实上，高校后勤企业在成本费用控制方面较薄弱，较多后勤企业未制定了成本费用预算，还有一部分后勤企业没有制定主要成本费用的标准、差异控制及考核办法或未落实奖罚措施；有些后勤企业的成本费用核算不规范、乱挤乱摊成本。如在餐饮材料成本计算上，大多数的后勤企业采用实地盘存法，永续盘存法仅占很小比例。种种成本费用核算不实、成本费用控制不严导致经营成本费用居高不下，浪费严重。另外,还有部分后勤企业未建立内部审计机构，或者一些学校的审计机构对后勤企业缺乏审计监督，或因审计人员缺乏、内部审计制度不健全、业务不规范、内部监督作用未能充分发挥，企业的财务成果的真实性和可信度就大打折扣，不可避免会有会计信息失真现象的存在，可能会存在资产不实、债务不清、设置账外账、隐瞒或虚报收入和利润等情况；甚至可能有违法违纪现象发生。3.3.2加强并完善高校后勤财务内控的对策对于高校后勤实施的内部控制，在每个机构里，设置多个互相牵制的岗位和人员，起到互相监督与互相制约的目的。通过制定相关的内部控制制度，达到保护集团国有资产、防止舞弊、减少差错，提高会计、其他业务资料和报告的正确性和可靠性，达到提高公司(集团)各方面活动的经营效率与经济效益的目的。(一)重视对行为主体“人”的控制，选好控制制度执行者人的因素，尤其是单位负责人的思想认识、道德水平和综合素质是内部会计控制的关键，再完善的法律法规也只能给企业提供一个框架。如果企业内部出现领导滥用职权、串通舞弊等情况时，内部会计控制的实际效果就会大打折扣。提高全体员工思想道德和业务素质，是有效实施内部会计控制的组织保证。具体讲，高校后勤企业应加强对管理者和员工的培训，实行科学的聘用、培训、轮岗、考评、晋升、淘汰、薪酬等人事管理制度，确保公司员工具备和保持正直、诚实、公正、廉洁的品质与应有的专业胜任能力。首先要加强企业高级管理人员的教育，使企业负责人认识到自己是保证会计信息的真实、完整的第一责任人，从而加强自我约束；其次，加强对会计人员进行职业道德教育和业务培训。职业道德教育要从正反两方面加强对会计人员的法纪政纪、反腐倡廉等方面的教育，增强会计人员自我约束能力，自觉执行各项法律法规，遵守财经纪律，做到奉公守法、廉洁自律；加强对会计人员的继续教育，组织会计人员参加多种形式的会计业务培训，掌握并运用新知识、新技能，以提高其专业技术水平。作为内部控制制度的执行者不但要是“专才”，而且应是通晓投资、金融、市场、法律、材料、信息的“全才”人物，才能担当高校后勤内部控制的重任。(二)健全内部财务控制制度，控制面与控制点有机结合这是有效实施企业内部控制的核心内容。内部会计控制的主要形式是制度控制。高校后勤企业应根据财政部内部会计控制规范的要求，结合自已的实际状况，建立并完善企业内部会计控制制度，实现各级控制主体及经济行为的规范化和标准化，以达到内部会计控制的目的。内部会计控制制度按对象划分，应主要包括：货币资金控制制度、实物资产控制制度、对外投资控制制度、工程项目控制制度、采购与付款控制制度、销售与收款控制制度、成本费用控制制度、筹资控制制度等。这些制度既可单立又可根据所涵盖的内容，细分为若干具体制度，从而构成完整的内部会计控制制度体系。高校后勤财务管理的总体目标应该确定为服务最优化和耗费最小化，在为学校的教学、科研活动和师生员工的生活福利提供优质服务的同时，使各种资源的耗费尽量达到最小。高校后勤财务管理的分部目标和具体目标应该根据各个业务分部和具体业务来加以确定，在服务最优化和耗费最小化这个总体目标的基础上进一步明细化、具体化。(三)坚持适当的授权批准与不相容职务相分离控制坚持适当的授权批准控制与不相容岗位相分离控制是企业内部会计控制的二大法则。高校后勤企业一方面要明确规定涉及经济业务及相关工作的授权批准的方式、范围、权限、程序、责任等内容，企业内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任。对于审批人超越授权范围的业务，经办人有权拒绝办理，并向上级主管部门报告。另一方面，高校后勤企业要按照不相容职务相分离的原则，合理设置会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制。因此，企业在处理经济业务时，要使每项经济业务至少两个人或两个部门参与，这样就能用一个人的工作去证实另一个人的准确性。只要有关人员之间没有串通，差错和舞弊就可能被发现。如出纳人员不能兼任会计档案保管、不能登记往来账等。(四)加强财产保全与经营风险控制，建立经济业务流程环节加强企业的实物资产管理是企业内部会计控制的一项重要内容。高校后勤企业一方面应限制未经授权的人员对财产的直接接触，采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施，确保各种财产安全完整。具体包括（1）建立严格的入库、出库手续。（2）建立安全、科学的保管制度。（3）财产物资盘存要实行永续盘存制，随时在账上反映出结存额。（4）建立完善财产清查制度，及时处理发现的问题。另一方面高校后勤企业应在经营过程中加强风险评估和风险管理，对于对外投资、资产处置等重大经济事项应进行市场调查研究、项目可行性分析，实行集体审议联签制度，防止重大决策失误和不讲科学的个人专断，避免重大投资、筹资失误引起经营风险。此外应充分发挥后勤企业董事会各专业委员会的作用，对重大项目及早进行收益与风险评价。(五)加大后勤企业内外监督力度，发挥绩效审计评价作用要加强高校后勤企业内外部的审计监督，后勤企业成立集团公司的，应设立内部审计机构，对公司及下属企业的经济活动及财务收支进行审核，不仅能帮助企业提高经营效率，还可减少会计信息失真现象；高校作为出资人应加强对后勤企业的监管，可采取会计委派制，设立财务总监等，学校的审计部门应着重对后勤企业的大宗物资采购、工程招标等重要经济事项的审计和企业负责人离任的审计；此外，还要利用财税、会计师事务所等部门对后勤企业的纳税进行监督，后勤企业的年度会计报表必须经注册会计师审计等。高校后勤工作的绩效审计，是高校内部审计工作的一个重要组成部分，是高校内部审计工作的“先行”与尝试，是一项重大的改革举措。这项工作的开展有利于高校后勤加强管理，全面提升服务质量，积极推进后勤改革和内部控制工作，提升后勤的核心竞争力,也有利于高校后勤和教学基层单位的平衡与评价。(六)建立有效的激励机制，完善内部财务控制评价体系高校后勤企业一方面要加强对员工特别是会计业务相关人员的激励，明晰责权利，对于严格执行内部会计控制制度的，给予精神鼓励和物质奖励；对于违规违章的，要给予行政处分和经济处罚，并与年度考核和职务升降挂钩。另一方面应建立和完善其内部会计控制评价体系，企业定期对内部会计控制的执行情况进行检查与考核，看企业内部会计控制是否得到有效遵循，执行中有何成绩，出现了什么问题，为什么某项内部会计控制制度不能执行或不完全执行。根据情况的变化和出现的问题对相应的内部会计控制制度作出及时修正，只有这样，才能不断完善内部会计控制体系，才能实现内部控制的目标。此外，高校后勤企业还应不断完善公司法人治理结构，切实履行企业的董事会、监事会职能，进一步提高企业经营管理水平，推行ISO9000质量论证体系，实行企业管理规范化、标准化，为更好地实施企业内部会计控制提供一个良好的管理环境。第4章湖工大后勤财务内控的现状分析4.1湖工大后勤总公司基本情况4.1.1公司情况简介湖南工业大学按照国务院和湖南省的总体部署和要求，抓住有利时机，努力实现学校后勤社会化改革的整体推进。2000年，后勤社会化改革列入学校党政工作要点，成立了后勤社会化改革工作小组，在广泛调研和征求意见的基础上，提出了后勤社会化改革实施方案草案。2000年10月，学校通过株洲工学院后勤社会化改革实施方案，后勤社会化改革全面启动。2001年元月，学校召开后勤社会化改革动员大会。同年6月，挂牌成立株洲工学院后勤总公司,随着学校更名为湖南工业大学后勤总公司(简称“湖工大后勤”)。“后勤就是服务”，湖工大后勤总公司根据市场经济规律和高等教育规律服务管理、经营开发，实现资源优化配置，形成一定的规模效益和社会效益。强调学生食堂在高校发展的重要地位，大手笔投入高规格配备，全方位支持。后勤总公司学生食堂荣获“湖南省高等学校标准化学生食堂”“湖南省普通高等学校先进基层党组织”“株洲市食品卫生A级单位”“湖南省先进工会小组”等荣誉称号。湖工大后勤总公司由于成绩卓着，备受推崇，被中国高校伙食专业委员会吸纳为理事单位。后勤社会化改革任重道远，湖南工业大学后勤总公司正朝着具有我校特色，适合我校发展，符合改革方向的道路不断前进。4.1.2公司生产经营服务情况湖工大后勤公司始终坚持“以服务求生存，以市场求发展，以管理求效益，以奉献求支持”的后勤工作理念，建立健全适应市场经济需要的较完备的基本制度体系。公司经过这几年经营，一方面实现了“资产养人”，为学校节余上千万元的开支。另一方面，实现了固定资产增殖，建立了完善的后勤保障系统，为广大师生员提供优质服务(如2006年-2008年经营目标完成情况图4.1-1)。三校融合后的经营目标完成情况以学生食堂为例：2009年9月份结算，后勤总公司三校区四个食堂总收入合计：60.3万元，其中营业业务收入55.7万元,营业外收入1.75万元,其他业务收入2.45万元，总支出合计63.1万元，利润总额-2.8万元。工大后勤公司狠抓基础服务，做好重点服务。湖工大后勤公司成立以来，紧紧围绕经济效益这一中心，采取了一系列行之有效的举措狠抓生产与经营管理工作。当前正对公司下属部门全面实行目标经济责任制管理，有收益的单位都确定了年度经济计划目标。4.1.3公司财务内控制度公司自成立以来，逐步建立了费用管理、会计管理、成本及预算管理、销售结算管理、采购结算管理、工程结算管理、投资管理、物流管理等制度，是学校的二级财务，涵盖了财务核算与管理的各个方面，这套制度体系在规范财务核算流程、堵塞漏洞、规避财务风险、深入挖潜增效等方面取得了较好的效果。尤其在三校进行实质融合阶段，完成了四个统一的任务，既机制、人员、财务、采购等四个方面的协调与统一管理。4.1.4公司内部审计情况目前的学校审计工作大多停留在以往的财务收支审计做法。自湖工大后勤总公司成立来，已经顺利通过了三次内部审计工作，两次是学校内部审计，一次是省级内部投资项目审计工作，还有一次是对工大幼儿园的整改审计。通过了内审部门的审查评价，查证账簿资料及其他信息反映的内容是否准确、真实、及时，检查信息渠道是否健全通畅，有效防范资产的流失等检查，后勤总公司财务管理水平大幅度提高，在一定程度上促进了公司的管理效益。4.2内部财务控制的现状4.2.1控制环境公司控制环境决定着企业其他具体控制能否实施，以及实施的效果。影响后勤实体控制环境的因素包括：管理者的素质、品行和对内部控制的认识、管理者的管理哲学和理念、员工的诚实性和道德观、责任的分配与授权、人力资源政策及实务等。1、战略规划和经营管理理念坚持“教育属性”的特色，坚持面向大学生生活后勤服务不追求利润的最大化，坚持从一般劳动密集型企业向知识技术含量较高的劳动密集型企业发展，主动适应高校后勤社会化和高校走向现代大学的多种需求和教育属性的特殊需求。把湖南工业大学后勤总公司建成具有教育属性、具有创新能力和可持续发展的高校后勤作为追求的目标。同时工大后勤公司实践工作中十分重视管理的科学性，在管理上坚持规范化；在服务上坚持标准化；在队伍建设上坚持专业化；注重运行机制的创新、服务和产品的创新、坚持商业模式的探索与创新。当你走进湖南工业大学学生食堂，墙上鲜红的字体马上就映入你的眼帘：“一切为了学生，为了学生一切”。这么多年来，后勤总公司就本着这种学生食堂经营理念，努力提高伙食质量，全心全意为全校师生提供优质服务。2、组织管理体系根据自身特点和发展的需要，根据“精干高效、优化结构、职责明确、有效配合”的原则，由公司定期对组织机构进行调整，以满足不断发展的要求。公司总经理负责全面行政工作的组织协调，其余高层领导负责各自分管范围内部门之间的协调。确定了各职能部门相互之间的合作与协调职能，形成各司其职、各负其责、相互配合、相互制约、环环相扣的内部控制体系，为经营服务、提高质量、增加效益、确保安全等方面都发挥了至关重要的作用。（见图表4.2-1组织机构图）三项监督：内部民主监督、外部审计监督、全校师生监督；四型目标：服务型团队、学习型组织、效益型单位、和谐型集体；五心工程：放心工程、省心工程、舒心工程、爱心工程、同心工程。3授权控制和议事决策授权，又称委托式领导，根据公司管理章程及各项管理制度规定，采取不同的交易授权。对于经常发生的经营业务、采购业务、其他正常业务的费用报销、授权范围内融资等，严格按公司预算管理规则规定和权限，采用公司各单位、部门逐级授权审批制度，实行审批联签制；采购、工程施工等实行招标制，建立并实施了以招标为主、议标比价为辅，采购业务、财务管理等相关人员参加的采购综合管理系统；对非经常性业务交易，规定五千元以上由主管后勤的副校长审批后再由总经理签字财务报销。公司每双周召开总经理办公会，对公司重大事项采取集体决策的办法，日常工作由总经理办公室具体负责各部门之间的协调配合工作。4人力资源管理随着学校事业的不断发展，高校后勤队伍的整体素质不断提高。目前的后勤队伍具有高度奉献精神和职业操守，业务熟练、经验丰富、顾全大局、勇于拼搏、能确保学校服务保障工作稳定运行，是一支关键时刻能打硬仗的队伍。（1）湖工大后勤总公司职工队伍基本情况学历情况看,后勤服务总公司正式职工62名，从学历结构来看，受过大学教育（大专以上）仅占总人数的39.6%。专业技术职称情况：后勤总公司正副教授3人，高级政工师1人，讲师2人，工程师（会计师）8人，具有中级技术职称以上人员14名，占总人数的24.1%，真正经过专业技能培训人才缺乏。年龄结构情况看,后勤总公司人均年龄是46周岁，50岁以上有18人占男性总数的46.2%，其中55岁以上有11人；女职工19人，3039岁2人，40岁以上17人占女性总数的89.5%，其中45岁以上有6人。男职工最年轻的是36岁两人，女职工最年轻的是31岁和33岁两人。跟其他高校后勤公司（集团）情况相比，年龄结构严重偏老化。（2）湖工大后勤总公司干部队伍基本情况后勤总公司领导班子基本情况：后勤总公司领导班子成员五人，平均年龄43岁，其中博士生一人，硕士两人，硕士生一人，本科一人；从职称情况来看，高级职称（副教授）两人，讲师工程师各一人。五人都在后勤战线上工作多年，比较熟悉了解高校后勤情况和后勤工作规律。后勤总公司中层干部基本情况：公司中层管理干部13人，平均年龄为48周岁，有男同志50岁以上6人，女同志45岁以上2人；从学历职称结构还看，33硕士副教授一人，具有中级职称6人，占总数的46.2%，低学历管理干部占总数的38.5%，整体年龄结构偏老化。从以上可见，湖工大后勤公司目前人力资源的素质结构与技术装备水平的提升不相适应，存在着一定的人力资源结构性矛盾。高素质的管理精英、技术带头人不足，实用型、技能型人才不能满足需求，专业及工种结构欠合理。4.2.2控制活动1、财务活动的组织湖工大后勤设立财务管理部门，明确公司领导和财务管理部门的权利和责任，确保财务部门履行投资、预算、成本控制等财务管理职能和落实财务管理责任。已按公司法、会计法、企业会计准则和企业会计制度等法律法规及其补充规定的要求制订了工大后勤财务会计管理制度、财务岗位设置、财务制度汇编，建立了完善的货币资金管理制度和货币资金业务的授权审批程序，并分别设置了出纳管理岗、稽核岗、会计凭证编制岗，明确了相关岗位的职责权限。公司每月召开月度资金平衡会，按月对上月资金计划执行情况进行差异分析。通过编制资金动态月报、月度资金计划执行情况表，及时监控资金回笼及使用情况；对计划外资金实行严格审批制度。建立了包括流动资产、流动负债和货款支出、财务费用等在内的资金分析体系，按月对应收账款、应付账款、流动资金占用进行对比分析、考核，控制不合理的资金占用，减少和杜绝新欠，保证了年度资金预算得以顺利实施。2、财务活动的控制湖工大后勤按照财务会计的要求以及会计法、企业会计准则等法律法规的规定，结合公司经营实际，制定了货币资金、实物资产、对外投资、工程项目、采购与付款、销售与收款、筹资、成本费用、担保等财务管理制度。（1）货币资金控制在办理货币资金人员岗位职责分工方面，做到出纳、会计等不相容岗位相互分离；银行印鉴章两枚（法人代表印章和财务专用章），财务专用章由财务部门负责保管使用，法人代表印章由公司办公室保管使用，分别按照公司审批权限制度、授权批准制度和印章使用规定使用，达到部门之间的相互制约，确保货币资金的安全。在货币资金支付环节，按照支付申请、支付审批、支付复核、办理支付的规定程序办理货币资金支付业务。对经营单位的收款和用款实行收支两条线管理。通过这些制度的实施，保证了公司货币的安全和有效使用。（2）实物资产控制湖工大后勤对实物资产实行分部门和分专业管理相结合的方法，对固定资34产、耐用低值易耗品、存货，制定固定资产管理制度、仓库物资保管制度、各项资产盘点等制度。公司通过对各项资产入库、领用、出库的严格管理，并按规定进行实地盘点和抽查，确保了各项资产的完整。对实物资产的采购、验收、报废等环节分部门审批，公司统一采购的管理方式来控制。（3）对外投资控制湖工大后勤对外投资已建立了投资决策机制，并制定了相应的投资分析程序。根据规定，建立严格的审查和决策程序，重大投资项目将组织有关专家，专业人员进行评审尽职调查，投资额占公司最近一期经审计净资产30%以上的提交公司经理（中心主任）大会批准上报学校主管校长。（4）工程项目控制为加强和规范公司工程项目的管理和监督，加快工程结算进度，并对工程项目及其项目负责人进行正确评价，学校制定工程造价全过程控制制度，对工程管理制定了控制措施。通过项目评审和招标的方法，加强了项目的事前控制；通过现场监理和复核的方法，加强了事中控制；通过竣工验收和审价，加强了事后控制，使工程建设项目保证了工程质量和建设工期，控制了工程造价。（5）采购与付款控制湖工大后勤为了加强对采购物资和资金的管理，降低采购成本并保证生产经营活动的正常进行，制订了以下制度：公司实行统一采购管理制度，所有部门所需物资，向各部门分管领导申请后，报相关领导签字批准后，由采购组统一办理对外采购，物资在验收入库后办理领用手续；对主要原材料供应商进行综合评估，评估内容包括：材料价格、质量、购货周期等；按照生产周期、库存存量等申请制定采购计划，根据采购计划下达采购定单，所有原材料采购要求实行货比三家；采购进公司的原材料进行质量和数量的验收和清点，确保准确无误；付款当月首先要根据合同约定编制请款计划，并按照公司付款审批程序，经财务部审核后支付货款。（6）物业与收款控制按照公司合同管理规定、合同评定和管理流程的规定，对屋业租赁经营合同进行管理，公司领导牵头，由物业中心、办公室、财务部对合同进行会审，从源头上进行控制。在信用管理方面，公司针对经销商和工程项目渠道进行信用等级评定。加强对应收帐款的管理，建立应收帐款风险预警，订立了应收帐款责任制度、管理制度和考核制度。加强联系和沟通，防止对不良欠款单位或个人继续签定合同；要求及时签收凭证并妥善保管，发现客户不良情况及时与公司有关部门联系，组织催讨或实施法律手段，避免和防止坏帐产生。（7）成本开支范围控制成本是考核和评价公司生产经营成果的一项重要经济指标，是公司进行投资、经营、技术和价格等决策的重要依据。加强成本管理，搞好成本控制，降低生产成本，是提高企业经济效益的重要途径。湖工大后勤下属各部门、中心应严格按经营指令号或规定的名称代号填原材料出（入）库单，以保证成本核算的真实性、准确性。各单位应对经营成本较高的原因要进行分析，对造成成本升高因素要采取措施进行控制。（8）关联交易为规范公司的关联交易活动，保障公司权益，制订了关联交易规定。公司与关联人之间合理、必要的关联交易应遵循市场公正、公开、公平的原则，关联交易定价应符合商业原则，按照公司关联交易的决策程序审核批准，并按规定进行信息披露。4.2.3风险评估作为高校后勤实体，要保持持续增长的能力，必须将各类不确定因素产生的结果控制在预期可接受范围内的方法和过程，以确保和促进公司发展目标的实现。湖工大后勤己经开展的主要风险管理活动有:1、建立了总经理办公会议制度和职工代表大会制度，重大决策由总经理办公会研究决定，关系职工切身利益的重大问题须经职工代表大会讨论通过，并邀请职工代表对重大经营活动进行监督。2、建立了一系列控制企业风险的内部控制制度和业务流程，明确了各级管理人员的权利与责任，每年签定安全风险责任状，各职能部门和业务单位据此对各自业务进行风险管理，重大问题向主管副总经理报告。3、自觉接受学校审计和检查，成立了独立的内部监督机构和纪检监察机构，对各级管理人员遵守纪律和履行职责的情况以及公司的财务及经济活动进行审计与监察，内部审计工作的重点正在由传统的财务收支审计向管理审计、效益审计与财务收支审计并重的方向转移。4、成立了事务公开领导小组，制订事物公开制度对职工关心的重大事项进行定期或不定期的公开，并组织职工代表进行巡视检查，及时听取职工群众的反馈意见。4.2.4绩效评价湖工大后勤从实际出发，根据年度目标制订年度预算报告、年度经营工作计划、年度投资预案和年度分配预案，在此基础上，正着手制定绩效评价和考核办法、经济责任制实施办法等考核制度，逐步形成科学的组织绩效评价体系。从财务、顾客与市场、内部流程、学习成长四大类指标来评价组织绩效，并当包括推进事务公开、深化民主管理、扩大民主选举、党员干部作风建设和完善举报、纠查、落实、反馈的绿色通道这几项主要内容。(2)外部审计监督：a.公司高层积极加强与学校审计部门的沟通，接受工作指导和对公司领导责任人进行的任期审计；b.接受省审计厅的固定资产投资绩效审计；c.自觉接受上级组织的财务收支及有关经济活动（内部控制制度的健全、有效及风险管理）的审计。（3）全校师生监督加大事务公开力度，把公司事务和问题整改通过公开栏向全校公开，自觉接受全校师生员工的监督，并开通各种监督投诉热线电话和网络信箱。2规范领导的经营责任(1)按照有关规定，科学设置机构，架构完善、合理的组织治理系统；(2)制定公司规章制度，包括管理制度、条例、规定、办法等，从制度上明确管理者的责任与义务；(3)公司制订规避决策风险的防范机制，外聘后勤工作资深专家组成的专家咨询委员会，设立职工代表组成的民主议事会，作为高层的决策支持系统，为公司出谋划策，避免决策失误；(4)公司建立了一整套干群互控、单位互动的双向监督机制，对组织进行有效的监督，确保组织在正确的轨道上运行；(5)成立事务公开领导小组，按季度对公司的经营、技术改造、招标、财务开支和相关工作完成情况进行事务公开；(6)加强二级单位和职能部门职责完成情况的效能监察，组织职工代表和相关专业技术人员对公司作风整治、工资分配、安全管理、劳动保护、服务质量等进行专项性巡视检查；(7)邀请职工代表参与重大项目审计、人才招聘等的监督。4.3公司内部财务控制分析4.3.1公司内部财务控制的问题湖工大后勤内部财务控制层侧重于公司外部环境的梳理，而忽视了内部各环节、各岗位的牵制；侧重于内部控制的制度学习，而忽视了执行制度的人的素质提高；侧重于对货币、实物的控制，而忽视了企业文化环境的建设。主要体现在：1控制环境基础比较薄弱38在现代企业制度的基础上构建良好的公司治理结构和完善的内部控制制度，这是健全财务控制体制的基础43。控制环境直接关系到企业内部财务控制的执行和贯彻。它涵盖对建立、加强或削弱特定政策程序及其效率产生影响的各种因素，包括企业管理人员的品行、操守、价值观、素质和能力，管理人员的管理哲学、经营观念，公司各种规章制度、信息沟通体系、业绩评价机制等。(1)组织机构设置不合理。公司在组织机构设置较多的是纵向间的权利与义务关系，缺乏横向间的协调，导致各中心各部门间缺乏必要的交流，信息沟通不够灵敏。(2)企业文化建设没有引起足够的重视。企业文化是企业的经营理念、经营制度依存于企业而存在的共同价值观念的组合。公司内部控制制度的贯彻执行有赖于企业文化建设的支持和维护。公司虽然提出了自己的经营理念和宗旨，但并未充分重视企业文化的环境建设，忽视企业文化建设及其在内部控制制度建设中的作用。2内审部门责权不对称，监督不力在湖工大后勤的实际运作中，作为承担内部控制主要任务的学校财会、审计部门存在严重的责权不对称现象。内部审计作为内部控制的重要组成部分，是企业改善经营管理、提高经济效益的自我需要。但是，公司的内部审计并没能真正履行其应有的职能，其存在问题主要有:(1)独立性不够。内部审计作为内部控制的再控制工作，本身的地位应当是相对或超然独立的。而根据高校管理规程规定，内部财务审计部门是界定在学校部门层面，二级财务受双重领导，学校部门之间是平级单位。这就造成内部审计既不能监督上司，也不能监督同级，内部财务及审计无法在地位