合同管理流程最终.docx

青岛伟东置业集团合同管理流程1、目的1.1 为规范公司合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，指导各地区公司完善合同管理流程，从而保证合同规范管理，根据青岛伟东置业集团合同管理办法制定本流程。2、适用范围2.1 本管理流程适用于集团公司及所属分子公司，不属本流程范围的项目，总部根据实际情况确定其具体办法。3、工作流程3.1合同文本的编制3.1.1标准合同文本的编制3.1.1.1 集团成本控制中心合同主管负责组织编制、修订标准合同文本，标准合同文本组成应包括合同文本、报价清单附表、廉洁合作协议书，工程类的还包括关于设计变更、现场签证的协议、工程质量保修书等，其中廉洁合作协议书，工程类的还包括关于设计变更、现场签证的协议、工程质量保修协议书为固定文本，初步拟制标准文本后，填写标准合同文本审批表，报分管领导审核后，提交业务部门、成本控制中心、财务管理中心、集团法务主管进行审核会签；（审核过程中各部门权责，见合同草拟、会签各部门的审核/审批职责和权限），由业务职能中心分管领导审批。3.1.1.2 标准合同审核部门收到标准合同文本及标准合同文本审批表2个工作日内必须提出审核意见；审核会签时，各相关部门对相关条款与成本控制中心合同主管进行充分沟通，确认无误后由合同主管把审批后的标准合同录入标准合同库。3.1.1.3标准合同文本由成本控制中心公布使用，并备案存档。3.1.14 根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，应持续及时修改标准合同文本。3.1.1.5标准文本仅作为参考，随着业务的特点，应进行具体的修订和调整3.1.1.6 集团集团法务主管负责公司标准合同法律事务的审核，对各标准合同的编制、修订进行动态监督管理，对标准合同的建立进行实时指导。3.1.2非标准合同文本的编制3.1.2.1 政策类或国家格式化合同执行标准格式合同，由成本控制中心合同主管会同业务部门及相关部门按要求对合同内容完成填写。3.1.2.2 垄断行业或行业独立性强的合同，由成本控制中心合同主管会同业务部门及相关部门按要求对合同内容完成编制。3.1.2.3 非标准合同文本编制过程，均要求集团法务主管进行审核确认，其中凡大型或重要合同的，必要时，须由法律事务顾问机构参与审核，审核后合同按会签流程通过ERP流程进行会签。3.2合同计划3.2.1各业务部门根据各项目工程开发情况，编制项目开发合同需求计划，于计划年前12月5日前提交成本控制中心，由成本控制中心合同主管负责核实、汇总并编制集团项目开发合同签订计划，报集团审核。3.2.2 各业务部门根据实际情况编制月度合同需求计划，计划上月25日前提交成本控制中心，由成本控制中心合同主管负责核实、汇总。3.2.3业务部门按计划进行招标及免招标流程，当发生变动时，应于招标前7天提出合同需求计划变更，报成本控制中心合同主管，由合同主管调整合同签订计划。3.3单项合同签订和执行3.3.1成本控制中心合同主管根据提报需求确定标准合同模板；政策类或国家格式化合同由合同主管会同业务部门按实际要求填写。3.3.2合同主管会同各相关部门完成合同内容填写，内容包括合同范围、工程量、付款方式、结算方式、技术标准、职责、违约责任等（合同填写过程中各部门权责，见合同草拟、会签各部门的审核/审批职责和权限），各部门在收到合同模板2个工作日内必须完成合同内容的填写，以文件形式返回合同主管，完成标准合同草拟；国家格式化合同由合同主管会同业务部门按实际要求填写；必要时通过会议确定内容，合同主管在2个工作日内整理、汇总后交业务部门作为招投标或免招标的合同依据。3.3.3属招投标类合同的，标准合同必须作为招标文件的合同文本，属免招标类合同的，标准合同必须作为合同约谈的依据。3.3.4合作方必须按照各类相应的供应商选择管理流程的规定来选择。3.3.5 政府行为、行业垄断的合作方可由直接约谈竞价后，按本程序签订合同。3.4合同约谈3.4.1订立合同前须进行合同约谈，由成本控制中心会同相关部门（必要时可邀集团有关部门共同参与）组成合同谈判小组，共同参与合同签订的调研、定价、谈判；未经合同谈判小组参与订立的重要合同，合同为无效合同，发生问题由业务部门负责；集团法务主管对合同约谈实行监督与指导； 3.4.1.1必要时，成本控制中心合同主管应在谈判前对合同约谈对象的以下资质进行复核：1) 对方当事人主体资格审查：包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资金以及依法应当办理的行政许可证。2) 对方当事人资信情况及履约能力审查。包括：资产负债、技术设备、 产品质量、商业信誉等。3) 属对方当事人委托代理人签订合同的，经办人必须要求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面授权委托书，同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核，以防委托代理人越权签订合同。4) 对于重大合同应进行实地考察。3.4.1.2合同约谈前，需就以下谈判准备事项进行安排：1) 确定谈判的目标；2) 确定必要时可作出的让步；3) 确定我方及对方的实际需求（或目标）和强制（或约束）条件；4) 准备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序；3.4.1.3合同谈判小组与谈判单位进行约谈，填写形成约谈记录，经双方签字后的约谈记录将作为合同组成部分。3.4.2合同谈判小组应包括业务部门负责人、各专业人员、成本负责人、合同主管等，合同谈判需至少2个部门以上的人员参加，凡遇重大合同集团法务主管应参与合同约谈，并对约谈过程及结果实行监督及指导。3.4.1.4合同主管整理谈判资料及结论，并及时进行备案。3.5资料提供3.5.1 招标确定合同的，由招标业务部门在开标后2个工作日内向成本控制中心合同主管提供招投标相关资料及审批结果（包括招标文件、投标文件、纪要与承诺、合同拟签订对象的资信情况、评标报告、审批结果等）。3.5.2 免招标确定合同的，由业务部门在合同约谈前2个工作日向成本控制中心合同主管提供合同拟签订对象的资信情况、经审批通过的免于招标、供方选择申请书等。3.5.3 合同主管应对相关资料进行审核，因资料不齐全或与实事发生不符的，应不予以处理，并根据实际情况向公司汇报。3.6合同会签和审核3.6.1合同按会签流程通过ERP流程进行会签。青岛区域公司工程类（工程、材料）合同由成本控制中心项目管理人员或专业人员发起会签，并负责制单、上传，非工程类合同由合同执行单位发起会签，并负责制单、上传；其他区域公司暂由其他区域公司人员发起会签。会签部门收到会签申请2个工作日内必须提出会签意见。3.6.2各会签人应在各自的职权范围内对合同提出合理修改意见，并同成本控制中心或业务部门进行充分沟通，成本控制中心合同主管根据修改意见整理出最终的合同文本。3.6.3如会签部门对合同提出修改意见，必须重新履行以上流程，组织与供应商的约谈，必要时各意见提出部门均应参加约谈，双方取得一致后进行修改。3.7合同审批和签署3.7.1 会签后的合同按照集团合同会签流程提报进行审批。3.7.2合同主管负责跟踪相关部门和领导在审批时提出相关调整修改意见的落实情况，并在合同盖章前作条款终审。3.7.3 青岛区域公司的合同由合同主管负责合同生效，其他区域公司暂由其他区域公司人员负责合同生效（合同盖章后，合同原件须寄存3份交集团备案）。3.7.4.3 合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应避免我方先行签字盖章；对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。3.7.4.4 法律、法规规定合同应当办理登记、备案的，经办人员应当及时办理有关手续。3.7.4.5 合同按公司规定统一编号，成本控制中心负责建立公司合同台帐，并进行分发；原则上合同一式六份，甲方留存四份，乙方两份，分别为合同原件和副本，其中合同原件由行政管理中心（正本）、成本控制中心（正本）、财务管理中心、业务部门各保存一份。业务部门应及时在本部门的合同管理台帐内登记。3.7.4 合同执行和监督3.7.4.1 合同签订之后，业务部门负责合同的执行，并根据实际履行情况在合同结算前填写合同执行情况表对整个合同执行情况进行反馈，经业务部门分管领导、成本管理人员审核、提出意见后，交合同主管审核，经成本控制中心负责人、业务中心分管副总审核后，交财务管理中心作为结算付款的依据。3.7.4.2 合同签订之后，成本控制中心对合同的履约情况进行评估和监督，除即时结清者外，成本控制中心合同主管根据合同内容，应填写合同执行跟踪单，附合同交财务管理中心，应以此作为履约付款审核；合同主管根据合同执行情况表的内容，补充进合同管理台帐对过程进行更新及公示，并将关键数据作为的成本数据库的依据。3.7.4.3 在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，业务部门经办人员须及时向部门负责人报告，并请示主管领导，通知合同主管，由合同主管会同法务主管及相关部门，决定依法采取何种措施。3.7.4.4 合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进行签字的。3.7.4.5 合同履行过程中，对所有合同付款按相关流程执执行。3.8合同的变更与解除3.8.1 合同变更和解除的提出。3.8.2合同订立后，因客观条件发生变化，我方和对方均可可提出变更合同内容或解除合同需求，并进行初步接触沟通。3.8.3业务部门经办人员应会同成本控制中心相关人员及时提交部门分管领导审核；如果审核不同意，则仍按原合同执行。3.8.4 如果审核同意，则由业务部门会同成本控制中心相关人员填写合同变更/解除审批表，提请审核；成本控制中心合同主管会同相关部门、财务管理中心、集团法务主管对变更的原因、影响进行论证，签署相关意见。3.8.5 成本控制中心合同主管整理论证意见，按审批流程提交公司相关领导审批；如果经审批不同意，则仍按原合同执行。3.8.6如果审批同意变更或解除合同后，成本控制中心合同主管会同相关部门负责后续事务办理。3.8.7对于由对方提出变更或解除合同需求的，直接与对方重新签署合同（或补充协议）或解除原合同；3.8.8对于我方提出变更或解除合同需求的，还需与对方商洽，如多次商洽无法达成共识，则停止变更或解除，仍按原合同执行；如果对方同意，则与对方重新签署合同（或补充协议）或解除原合同。3.9合同纠纷的解决3.9.1 合同履行过程中如与对方当事人发生纠纷，业务部门应按合同的约定、法律法规的有关规定妥善处理。发生合同纠纷后，业务部门应及时上报公司成本控制中心合同主管，由合同主管应会同集团法务主管以及相关部门认真应对、处理，法务主管作出处理意见，同时向集团作出汇报。3.9.1 合同双方在履行过程中发生纠纷时，应按照实事求是的原则，平等协商解决。3.9.2 合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，成本控制中心合同主管应会同集团法务主管进行商议，拟定处理意见，经相关部门会签，并及时书面报告公司执行总裁、总裁批准。3.9.3 公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，合同主管应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报集团法务主管备案，同时向集团作出书面汇报。4、合同草拟、会签各部门的审核/审批职责和权限4.1 工程类合同的业务部门经办人、部门负责人、分管领导在合同评审及合同填写过程中，应首先对签订合同的可行性负责，再针对不同的合同对合同范围、技术指标、技术施工风险控制、施工工期、工序、质量要求、验收标准、采购材料设备的技术指标、规格型号、材质、质量和验收标准等负责。4.2 非工程类合同的业务部门（行政管理中心、投资开发中心、营销资产中心、产品研发中心、成本控制中心、财务管理中心等）经办人、部门负责人、分管领导在合同评审及合同填写过程,应首先对签订合同的可行性负责，再对合同涉及的合同范围、技术指标、工艺要求负责。4.3 产品研发中心：负责合同中对所有涉及工程、材料采购、营销等设计方案、设计效果、技术标准、技术指标等审核。4.4 成本控制中心：负责合同管理工作，对合同签订、执行监督过程负责；负责对所有涉及经济条款等相关业务进行预算审核，即对经济合同中工程量、单价、总金额及付款方式进行审核并承担责任。 4.5 财务管理中心：审核合同时应根据公司财务管理制度和资金预决算状况对合同草稿中涉及资金支付和税费问题进行审核；财务工作人员应严格按照公司流程及合同中约定的付款条款支付价款。4.6 集团法务主管：合同管理工作的协助、审查部门，负责公司合同中法律条款的审核，负责解决合同纠纷，以及对合同管理各环节进行动态监督管理，并进行实时指导。5、相关支持文件及表格5.1 支持表格标准合同文本审批表免于招标、供方选择申请书约谈记录合同执行跟踪单，合同执行情况表合同变更/解除审批表6、本管理流程仅适用于集团公司及所属分子公司。7、本流程由集团成本控制中心负责解释。8、本流程自集团发布之日起施行。合同标准文件审批表 申请日期： 合同编号：合同名称提出部门合同类型工程施工 材料设备 配套 零星工程 行政管理 工程咨询 设计及咨询 销售及代理 融资 规划拓展 客服物业 其他类范围内容会签审批意见合同主管分管领导发起会签日期审核审批意见业务部门负责人日期：产品研发中心日期：成本控制中心日期：财务管理中心日期：法务主管日期：业务职能中心分管领导 日期：备注申请部门：经办人：申请时间：申请免招标情况说明：业务部门 负责人：业务职能中心分管领导：评标小组成员：审计总监：总裁：执行总裁：免于招标、供方选择申请书注：1、该表适应于免招标程序的供方选择方式。2、该表流转完毕后统一由业务部门存档，留复印件交合同主管作为合同签订的依据。3、附约谈记录作为合同上传的附件。约 谈 记 录约谈项目约谈单位约谈时间地点参加人员我方： 对方： 技术约谈内容记录 记录人商务约谈内容记录 记录人约谈结果参与人员会签我方对方注：1、该表由合同主管组织填写，并作为合同签订的依据。2、附评标报告、免于招标、供方选择申请书作为合同上传的附件。合同执行跟踪单 编号： -合同名称 合同编号合同对方 合同执行部门 1. 合同内容：2. 合同价款： 暂定价（） 包死价（）固定单价（）： 万元（大写 ）3. 合同期限： 年 月 日- 年 月 日4. 拨款方式： 5. 其他事项：本栏签发部门成本控制中心经办人负责人签发日期合同最终结算值： 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 （￥ ）经办人： 负责人： 年 月 日合同执行阶段的付款情况合同拨付阶段合同执行部门财务部门申请人申请付款金额财务实付金额付款经办人付款日期累计付款金额备注：注：1、本合同跟踪单由合同执行部门负责保管，每次请款随费用审批单上报2、财务部拨款后，将跟踪单返回合同执行部门