公文交换系统操作手册.doc

公文交换系统操作手册人人爱投（银内科技）技术支持第一部分 系统操作一、客户端程序安装1、程序安装客户端安装非常简单，运行安装程序，就是下载的EXE文件。系统弹出安装向导：按【下一步】继续：如果要修改安装目录，按浏览，否则按一步继续： 继续点击下一步：人人爱投（银内科技）技术支持如果需要在桌面创建快捷方式或在在快速运行栏创建快捷方式则勾选上相应的选项，之后点击下一步：查看当前安装设置，如果没有问题，按【安装】开始安装：安装过程需要几分钟时间，请耐心等候，安装期间不需要任何操作。安装完成后，系统自动弹出安装完成的对话框：按【完成】结束安装，结束安装后自动启动客户端程序。3、运行客户端程序 双击桌面上的“云南省商务厅公文交换系统”图标，即可打开客户端操作界面。第一次运行客户端程序时，系统会自动检测客户端与服务器端的连接状态，并自动下载、更新必要的模块，这需要等候几分钟的时间。系统自动更新完毕后，弹出登录界面：人人爱投（银内科技）技术支持输入系统管理员分配的用户名、密码，按【确定】，如果输入没有错误，就进入用户操作主界面（工作大厅）:工作大厅的左边是功能导航条，系统将主要的业务功能分成：公文交换、统计查询、OA接口。“公文交换”模块包含了发送系统和收文系统的基本业务功能，统计查询为公文统计使用，OA接口用于公文交换系统和OA的数据交互。不同的用户登录进入系统后，根据用户权限的不同，在系统导航条上显示的模块标签和功能标签也不相同。二、业务功能1、发文系统1.1、发文 首先登录公文交换系统，输入用户名和密码： 进入系统之后，点击横向的导航条的发文系统，左边的导航栏就出现发文系统的子项（如下图）:发文、发文查询、已发公文管理、全区已发公文查看、自定义公文接收组。人人爱投（银内科技）技术支持然后点击左边的导航条的发文，出现以下界面:如果要发送公文，请填写：标题、文号、主题词、公文页数、打印份数、备注。然后选择：紧急程度、文件密级。填完如上选项，就可以上载公文正文和公文附件。点击公文正文后面的上载按钮之后弹出标题为公文正文的窗口如下：点击添加文件按钮之后，弹出选择文件的对话框，选好要发送的文件之后，该窗口变化如下：可以添加多个文件，也可以把添加错误的文件点删除文件按钮删除。添加好之后点确定按钮。发文界面就多出了添加的公文，如下：按照上面的上载公文正文的操作可以上载公文附件的操作。所有信息填写完毕之后。点击发文界面上的按钮，弹出窗口：分别点击横向的导航条：域单位、云南省、自定义公文接收组。找到接收公文单位的位置，点击接收单位前面的方块，接收单位就被勾选，如下：右边的界面内就会出现接收单位的名称：在确认所有已接收单位都被显示出来之后，点击按钮。发文界面就会显示接收单位的列表：如果接收单位错误还可以点，然后再点，重新添加。以上步骤都完成之后，点按钮发送公文，根据公文的大小和网络速度的快慢，来确定公文的发送速度。发送完后，会显示“公文发送完毕”。点 按钮后，公文就发送成功了。1.2、发文查询发文查询的主要功能就是：查看已经发送的公文和接收单位的签收情况和回复情况。点击左边的导航条的按钮后弹出界面如下：点击年份以及下面的月份后，界面显示如下：就可以看到已发送公文的列表，单击列表中的某一条就可以查看签收情况，公文是否被签收，以及回复情况。鼠标双击列表中的某一条，可以查看已发送公文的内容，如下图：可以点按钮来查看已发送公文的正文以及附件。也可以点和来看列表中的其它已发公文内容。查看完毕后，可以点击按钮，返回列表。1.3、已发公文管理 该项的主要功能是：对已发公文的公文查询、销毁、归档管理。点击左边导航条的 弹出以下界面：这个界面出来之后，可以点击月份,来查看当月的公文发送。点击月份后，已发送的公文将显示在右边的列表中。如果要按具体时间来查询，请点击按钮来完成。查询按钮还可以实现：按收文单位、按时间、按标题、按文号、按主题词来查询。点击按钮后弹出如下界面：按照上面的提示内容选好或者填好查询条件，点击确定来完成该工作。查询结果的显示如下图所示：鼠标单击列表中的某一条已发公文后，在和的两个列表中将会显示相关的内容，如下图：在已发公文的列表中，可以点击和来选中某一条已发公文的基础信息和签收回复情况。当选中某条已发公文后，可以双击鼠标左键，也可以单击按钮，来查看已发公文的信息和内容。其界面如下：这个界面下可以点击和来查看其它已发公文内容。可以点击公文正文和公文附件栏下的按钮来查看已发公文的正文和附件。查看完毕后，可以点击按钮返回已发公文的列表。如果要对已发公文做删除处理，可以在公文列表中选中要处理的已发公文，然后点击按钮来销毁公文。也可以将已发公文做一个归档处理，只需点击处理，弹出如下界面：选择路径，填写要归档的文件名，然后点击保存即可。1.4、自定义公文接收组自定义公文接收组的功能就是把经常接收公文的单位划分到一个组里面。方便发送公文时，在添加收文单位节省查找收文单位的时间。当点击时便进入了自定义公文接收组的功能界面：首先，点击：填写分组名称如:测试。如果需要还可以填写下备注信息。然后点击确定按钮。新增加的组就显示在组的列表中如下：分组信息填好后，如果发现错误可以点击来修改分组名称和备注信息。如果不需要分组的话可以点击来删除分组列表中不需要的分组。其次，添加好分组后，点击来添加收文单位：选中要添加的公文接收单位，前面的方格中就会显示的样子。如果选择的接收单位是非公文交换单位则不能添加。选好公文接收单位后，点击确定按钮。添加的公文接收单位就会显示在下面的列表中：如果发现有选错的公文接收单位，可以选中它，然后点击按钮来完成。如果需要更多的公文接收组，只需按以上步骤完成即可。当自定义的公文接收组添加完成后，可以点击发文，填好相关信息，然后点击弹出对话框后，选择自定义公文接收组，其显示如下：这个界面就能看到刚刚新建的分组，选择要发送的收文单位即可。2、收文系统2.1、公文签收点击横向导航栏的左边的导航栏显示如下：然后点击后，其右边的功能界面显示如下：如果系统刚登陆的话，如果有未签收的公文，在任务栏中就有一个红色的区域提示有新的公文以及没有签收的公文数。如果点击它就会跳转到公文签收的功能界面如上图。功能界面中的按钮用来刷新公文签收的列表，来查看是否有新的未签收公文。功能界面中的按钮用来对公文进行签收，选中列表中公文，然后点击按钮，弹出对话框点击确定即可。然后可以点击按钮来查看公文的地内容。也可以点击按钮来把公文保存到自己的计算机上，点击下载按钮后弹出如下对话框：在点击：选择好路径后，也可以修改文件名，然后点击保存。功能界面上的按钮是用来回复对已签收公文的情况描述。其界面如下：可以选填发件人以及主体和内容。填好内容后，点击按钮即可。功能界面上的按钮是对公文退回的处理，点击按钮之后，弹出如下对话框：可以选填发件人以及主体和内容。填好内容后，点击按钮即可。2.2、收文查询收文查询是对已经签收的公文进行查看,如果未签收的公文将无法查看到。点击左边导航栏的后，其功能界面如下图：功能界面左边的导航栏,是按日期来查询已签收的公文的。如下图：点击其中的月份，就按月份来显示已签收的公文到右边的列表中。还有另一种方法就是按条件来查询，包括：按发文单位、按具体日期、按标题、按文号、按主题词。点击功能界面上的按钮，弹出下面的对话框：按所需的条件填好后，点击确定按钮即可。查询后的结果将显示在功能界面的列表中：可以用鼠标左键单击选中列表中的公文，然后按和按钮来查找所要查看的公文。用鼠标左键双击选中的公文，将对其进行内容查看。例如双击上图列表中，公文标题为“测试版”的已签收公文，功能界面变为如下界面：到这个界面中可以点击和来逐一来查看其他公文内容。点击功能界面的可以查看公文的基础信息以及签收信息，点击之后显示如下：功能界面上的可以查看是否有退文。如果没有会弹出如下对话框：功能界面上的点击打开按钮可以查看已签收公文的正文和附件，点击下载按钮可以把公文正文和附件下载在本地机子上。点击功能界