企业计算机信息系统的管理.ppt

司有和-企业信息管理学-第五章,主讲：司有和教授(经济与工商管理学院信息管理系)E-mail：siyouhe,重庆大学经济与工商管理学院本科专业课,企业信息管理学EnterpriseInformationManagement,（教材：司有和企业信息管理学(第二版)科学出版社）,司有和-企业信息管理学-第五章,司有和-企业信息管理学-第五章,5.1.1企业非计算机信息系统管理的内容,非计算机信息系统，又称非在线信息系统，指不需要使用计算机或只有部分工作需要使用计算管理的信息系统。非计算机信息系统管理的内容包括：1企业非在线信息系统的运行与维护2企业非在线信息系统的修补与审计3企业文献信息系统的管理4企业信息活动的管理5企业非在线信息系统内人员的管理,司有和-企业信息管理学-第五章,5.1.1企业非计算机信息系统管理的内容,5.1.2企业非计算机信息系统管理的思路,所有不使用计算机的正式信息系统的工作就属于非在线信息系统的工作。比如：企业内各种会议的管理企业内职能科室发布和传递纸质文件的工作企业非计算机系统信息职能机构的组建和运作企业信息非网上发布的管理企业信息保护的管理企业各种非数字化文献信息系统的建设和管理等,1.强化正式信息系统的功能,这些工作是企业信息管理中不可缺少的工作内容，计算机对它们无能为力，它们还得依靠手工方式或管理者直接参与的方式来完成,司有和-企业信息管理学-第五章,5.1.1企业非计算机信息系统管理的内容,5.1.2企业非计算机信息系统管理的思路,1.强化正式信息系统的功能,2.充分利用非正式信息系统为企业管理服务,（1）学会利用非正式信息系统为企业管理服务尤其是那些需要全体员工执行、但员工中又有不同意见的工作，在实施前通过非正式信息系统，与员工沟通思想，了解员工真实想法，对统一员工思想认识会有很好的效果。,（2）学会利用非正式信息系统塑造良好的自身形象管理者在这种场合下与员工的亲切交流往往会在个人形象塑造、第一手信息获取等方面获得很好的收获。,司有和-企业信息管理学-第五章,第四章思考题与案例分析,2,案例2005年8月的一天晚上，联新机械公司的CIO何其昌一个人在喝闷酒，下午和生产部经理李凯军吵了一架，到现在心里还很不爽快。他想，公司投巨资建起来的ERP系统上线已经3个月了，原以为系统一上线，我也可以借此大功告成，在公司里扬眉吐气一下，没想到如今落得这个下场，现在生产部、采购部不用，最可恨的是生产部的李凯军，从系统建设初期就和我们对抗，如今系统上线了竟然鼓动员工“罢工”，不使用新系统。下午还和我吵架，差点动起手来。他除了扳手，还会用什么？整个一个电脑白痴，再傻瓜的界面和功能也不会用。可是生产部门是核心部门，他们不用，系统怎么运转起来呢？还有那个采购部的许铭天，官腔十足，也是抵制着不用系统。这个部门问题大，当初让他们准备基础数据，就老是拖着。后来才知道，他根本没有入库账、出库账的完整数据，漏洞很大。现在顶着不使用系统，肯定有鬼。章总这个人，还是有魄力，手一挥，就决定上ERP。他倒是很支持我的工作，可是对生产部李凯军也是太宽容了，还要我尊重他们，说什么上ERP的资金是他们生产部门赚来的。真不知道章总下一步怎么打算。照这样下去，我不干了(164页),不了解，不熟悉抵触与懈怠反对信息部门和业务部门不配合,从系统建设初期,就和我们对抗,再傻瓜的界面和功能也不会用,没有入库账、出库账的完整数据，漏洞很大,系统应用管理阻力的化解（1）更新观念，强化宣传（2）抓紧培训员工（3）区别阻力性质，坚决堵住漏洞（4）做好部门之间的协调工作,：解决“抵触与懈怠”的阻力,：解决“不了解、不熟悉”的阻力,：解决“反对”的阻力,：解决“不协调”的阻力,司有和-企业信息管理学-第五章,5.1.1企业非计算机信息系统管理的内容,5.1.2企业非计算机信息系统管理的思路,1.强化正式信息系统的功能,2.充分利用非正式信息系统为企业管理服务,3.抓紧企业软件信息系统的建设,（1）提高对软件信息系统作用的认识软件系统哪怕一点微小的改进，都可能引起效益的重大突破。如：改革开放政策。,（2）做好软件系统与在线系统的协调指对文件、备忘录、报表、操作程序、管理制度等软件信息系统，要与在线信息系统的进行整体协调。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.1.1企业非计算机信息系统管理的内容,5.1.2企业非计算机信息系统管理的思路,1.强化正式信息系统的功能,2.充分利用非正式信息系统为企业管理服务,3.抓紧企业软件信息系统的建设,4.加强企业管理者自我提高，提高主体系统水平,虽然主体系统不能脱离客体系统发挥作用，但是，客体系统并不能代替管理者的思维，不能决定管理者的行为，有效的管理决定于主体系统对客体系统所发出信息的理解、接受和使用，即决定于主体系统的努力和主体系统的水平。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.2.1企业竞争情报的概念,5.2.2企业竞争情报的基本内容5.2.3企业竞争情报工作的步骤5.2.4企业竞争情报的方法,鉴于企业竞争情报将在三年级开设专门课程本课程就不专门讲授了,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,1.企业信息公开的必要性,（1）社会信息资源共享的需要,国家进行宏观调控，需要社会经济指标数据国民生产总值、固定资产投资、人口就业率、社会劳动生产率、资金利税率、人均消费额等这些数据都是一个一个企业具体数值的总和,这些数据是各级政府决策部门制定方案的依据这些数据是各类社会、经济、管理类的研究机构进行科学研究的重要资料,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,1.企业信息公开的必要性,（1）社会信息资源共享的需要,（2）企业生产经营管理的需要,企业为了推销产品，必须公开产品信息企业为了了解市场需求，必须和消费者交流信息,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,1.企业信息公开的必要性,（1）社会信息资源共享的需要,（2）企业生产经营管理的需要,（3）树立企业形象的需要,让消费者了解本企业让投资者了解本企业让合作者（供应商和销售商）了解本企业,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,1.企业信息公开的必要性,2.企业信息公开的内容,（1）向上级主管部门公开信息报告企业的有关技术创新、产品开发、市场营销、基本建设、人员选聘和培训等方面的情况和计划。国家宏观经济管理信息系统中信息的重要来源。国家实现国民经济宏观调控的重要依据之一。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,1.企业信息公开的必要性,2.企业信息公开的内容,（1）向上级主管部门公开信息,（2）向社会监督部门公开信息向国家统计、审计、银行等社会监督部门提供企业的总产值、销售额、利润率、固定资产、流动资产、无形资产、全员劳动生产率、上缴利税等数据信息。这是有关部门对企业发展予以支持的需要国家了解国民经济发展状况、进行宏观调控和宏观决策的需要。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,1.企业信息公开的必要性,2.企业信息公开的内容,（1）向上级主管部门公开信息,（2）向社会监督部门公开信息,（3）向社会信息网络公开信息向各类网络、网站、信息中心、咨询机构、图书馆、档案馆、情报所组成的社会信息网络，方便用户和消费者，对企业的发展十分有利。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,1.企业信息公开的必要性,2.企业信息公开的内容,（1）向上级主管部门公开信息,（2）向社会监督部门公开信息,（3）向社会信息网络公开信息,（4）向其他企业公开信息向上游的有供应商企业公开信息向下游的有经销商企业公开信息向平行的有生产、技术方面合作的企业公开信息以便在信息交流中获得企业间的最佳配合。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,1.企业信息公开的必要性,2.企业信息公开的内容,（1）向上级主管部门公开信息,（2）向社会监督部门公开信息,（3）向社会信息网络公开信息,（4）向其他企业公开信息,（5）向用户和消费者公布信息让用户和消费者了解本企业的产品信息，吸引用户和消费者购买自己企业的产品。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,1.企业信息公开的必要性,2.企业信息公开的内容,（1）向上级主管部门公开信息,（2）向社会监督部门公开信息,（3）向社会信息网络公开信息,（4）向其他企业公开信息,（5）向用户和消费者公布信息,（6）向股东和股民公开信息股票持有者了解上市企业的信息是他们的权利。企业应该及时地或定期地、如实地向他们公布有关信息。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,5.3.2企业信息公开的方法,1.信息发布会、新闻发布会、记者招待会,信息发布会是一种发布企业信息的专门会议，由需要发布信息的企业职能部门组织，参加会议的主要是新闻媒体的记者，所以又称新闻发布会或记者招待会。,向社会各界公开发布各种生产、经营、服务和社会承诺等信息。功能：以期引起社会各界、用户和消费者的关注周知本企业的相关事项开辟新的市场获得某些有效的支援与合作企业管理者与社会公众对话的双向沟通方法要开好信息发布会，必须事先进行精心的策划,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,5.3.2企业信息公开的方法,1.信息发布会、新闻发布会、记者招待会,2.产品展览会、商品交易会,这是指参展的企业把各自的产品拿到会上展示，供用户和消费者参观的集会形式。由于在产品展览会上总是要进行商品交易的，所以有时又叫做商品交易会。,优点：用户和消费者在现场能见到产品的实物，直观，明白，还可现场操作，检验产品的性能，所以最能够显示本企业产品的优势。缺点：展览的时间有限，不可能一只展览下去，且到场参观的人数也有限，所以宣传效果受到一定限制。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,5.3.2企业信息公开的方法,1.信息发布会、新闻发布会、记者招待会,2.产品展览会、商品交易会,企业参加产品展览会、商品交易会的注意点：慎重选择对口的展会，不要将展会就上,精心布置展台，备有详细材料，以备索取热情接待，百问不烦注意获取竞争对手的情报（在竞争情报课程中再详细介绍）,注意做好反竞争情报工作,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,5.3.2企业信息公开的方法,1.信息发布会、新闻发布会、记者招待会,2.产品展览会、商品交易会,3.广告,广告是企业向用户和消费者公开信息的最主要渠道。广告与企业的收入盈利息息相关。,管好企业的广告，是典型的企业信息管理工作。广告设计可以找广告企业。广告媒体的选择、推出的时间、广告诉求出发点的确立以及推出前的审查是由企业管理者决策的。如果我们企业管理者不懂，就会闹出一些笑话来。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,5.3.2企业信息公开的方法,1.信息发布会、新闻发布会、记者招待会,2.产品展览会、商品交易会,3.广告,4.企业新闻报道正式的新闻报道，具有对报道对象的肯定、褒扬、推广的内涵，企业能够在电视、广播和报纸的新闻中得到报道，比广告所获得的效果还要大。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,5.3.2企业信息公开的方法,1.信息发布会、新闻发布会、记者招待会,2.产品展览会、商品交易会,3.广告,4.企业新闻报道,5.企业冠名的公益活动，可以提高企业的知名度赞助、参与支持希望工程的活动开展关爱残疾人的爱心活动举办冠名学术活动、冠名的节目或报纸专栏为用户提供免费学习使用本产品的培训,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,5.3.2企业信息公开的方法,1.信息发布会、新闻发布会、记者招待会,2.产品展览会、商品交易会,3.广告,4.企业新闻报道,5.企业冠名的公益活动，可以提高企业的知名度,6.企业网站网站是企业信息公开的现代化手段。它具有突破时空限制的极大优点，是全天候的、不关门的企业门市部，是不闭幕的商品交易会，企业应该知道充分用这个宣传渠道。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.1企业信息公开概述,5.3.2企业信息公开的方法,1.信息发布会、新闻发布会、记者招待会,2.产品展览会、商品交易会,3.广告,4.企业新闻报道,5.企业冠名的公益活动，可以提高企业的知名度,6.企业网站,7.企业出版物、书面报告、报表,8.电话、传真、电子邮件,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,关于企业信息的公开，仅仅知道方法还不够，还需要懂得信息公开的策略。什么是策略？因为媒体仅仅是信息公开的工具，如何选择工具，如何使用工具，在什么时间、什么地点、使用什么工具，才能获得最好的信息公开效果是有讲究的。总结近几年来企业信息发布的实践可有五大策略。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,企业争夺消费者，始终是信息公开的直接目的。这里的“争夺”不是强制，因为企业不能强制消费者购买自己的产品，但是任何人的行为都是由动机驱动的，企业可以通过所公开的信息，促使消费者产生购买本企业产品的动机，然后在这种动机的驱使下产生购买本企业产品的行为。于是，“争夺”就表现为谁的信息能够抢先进入、并牢固地占领消费者的大脑。所以，第一个策略就是“攻心”：为您服务，满足需求,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,（1）动之以情，亲密接触,企业的各种生产经营行为从“情”切入，寻求产品对应人的情感枢纽相应的部位与层次，赋予在包装、广告、促销、设计上面，进行定向准确而又有分寸的“切入”。使消费者受到感染或被冲击，产生对本企业的好感。,案例1：农夫山泉：“你购买一瓶农夫山泉饮用天然水，就向贫困地区捐出一分钱”的广告语。,案例2：1997年，美国西北航空公司免费空运一位患重病的中国小孩到美国做手术。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,（1）动之以情，亲密接触,（2）热点热炒，投其所好,热点是在一段时期内整个社会关注的问题、舆论的焦点。社会热点对所有企业都是存在的，某一热点对哪个企业会产生作用，即哪个企业能在热点上有所作为，并不决定于热点本身，而完全取决于企业对热点的精准把握和恰当发挥。,案例：神舟5号载人飞船成功发射之后，新天下电脑公司将其电脑取名“神舟”，借神舟的东风，卖自己的电脑。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,（1）动之以情，亲密接触,（2）热点热炒，投其所好,消费者对具有民族文化要素的产品情感上比较容易接近。一个消费者选择一种商品，在一定意义上说，是他对这种商品所含文化的认同，消费者个人在选择时可能不会意识到，但它确确实实存在。所以，企业要“为您服务”，自然就应该是企业的产品本土化、民族化。,（3）文化渗透，深层接触,泰国饮料“红牛”在进入中国市场时宣称是华裔科学家研究成果。加拿大多伦多的“张飞牛肉”提篮叫卖卖不出去。海尔的冰箱在阿拉伯国家卖不出去。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,2.策略二：善假于物，为我所用,为您服务，煽情攻心，是从消费者身上找“刺激物”。还可以从客观的社会环境中寻找可利用的“刺激物”。企业的社会环境中有各种各样的人物、事件、组织、物品等，都可以作为利用的对象。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,2.策略二：善假于物，为我所用,明星：电影明星、戏剧明星、行业里出名的人物。明星以他长时间的工作实绩，积累了很高的知名度、美誉度、吸引力。社会公众对明星总有一种崇拜的心理。喜欢模仿明星的行为是一个普遍现象。要打开产品的路子，借助明星，聚集人气，是一条捷径。,（1）借力明星，引领潮流,2003年，搜狐公司出资200万取得攀登珠峰的国家登山队的独家冠名权，张朝阳的身影随着中国搜狐登山队一起出现在珠穆朗玛峰的峰顶，并且第一次从8848米的海拔成功地发出了彩信。,内生明星：张朝阳,外生明星：牛群,借力明星的注意点：明星知名度和美誉度是两回事。明星的基本特征与企业产品特征不一致明星的光芒盖过产品企业明星形象代言人不宜频繁更换与明星“交情”要深双星鞋厂总裁汪海与马俊仁的关系。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,2.策略二：善假于物，为我所用,专家，在社会中具有权威效应，即专家个人或群体的权威性、可信性对消费者的安全心理的作用以及由此产生的对信息公开效果的影响。,（1）借力明星，引领潮流,（2）借力专家，树立权威,金龙鱼的“111”,舒肤佳：中华医学会的鉴定,金龙鱼受到鲁花牌花生油的巨大压力时，在第二代调和油进入市场时，在多种场合请专家说明：人体饮食中饱和脂肪酸、单不饱和脂肪酸和多不饱和脂肪酸达到111的比例时，最有益于健康。,舒肤佳利用“中华医学会”的鉴定证实自己的香皂产品可以持续抑制细菌生长高路洁牙膏也利用“中华口腔医学会”的鉴定，也起到相同的作用。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,2.策略二：善假于物，为我所用,这是指通过合同、协议或其他相互信任的合作方式，将企业的信息公开的业务，外包给企业外的专业广告公司。,（1）借力明星，引领潮流,（2）借力专家，树立权威,（3）借力组织，业务外包,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,2.策略二：善假于物，为我所用,3.策略三：自我造势，强化效果,为您服务，是从消费者出发善假于物，是从他人出发第三个策略就从自己出发：自我造势，强化效果,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,2.策略二：善假于物，为我所用,3.策略三：自我造势，强化效果,企业信息公开活动都是事先策划的。因此，可通过渲染信息公开现场的气氛来提高现场效果,（1）渲染气氛，提高效果,富亚涂料公司老板喝涂料的策划,司有和-企业信息管理学-第五章,单项选择题1和行政CIO相比较，下面哪一项不是企业CIO特点：A专注本企业和用户需求B快速反应客户需求C面临来自本单位高层管理者的压力D面临社会媒体监督的压力2下面选项中哪一项不属于企业信息公开的内容：A参加产品交易会，在会上发布新产品信息B向国家有关部门报送企业的销售额、利润等信息C在企业网站上宣传企业的产品信息。D申请专利后，企业的技术信息在专利公报上公布,第五章思考题与案例分析,1,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,2.策略二：善假于物，为我所用,3.策略三：自我造势，强化效果,悬念是文学创作中那种使读者或观众对故事发展或人物命运产生关切心情的情节安排手段。这一手法也可以运用到企业信息公开中来。,（1）渲染气氛，提高效果,台湾三阳摩托车公司在新产品上市前的做法,（2）制造悬念，吸引注意,第一天：今天不要买摩托车，请您稍候6天，有一部意想不到的好车就要来了。连登四天，内容一样，只是换一下天数。第五天：让您久候的野狼125摩托车就要来了。烦您再稍候两天。第六天对不起，让您久候的三阳野狼125摩托车，明天就要来了。第七天，野狼125摩托车正式上市。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,2.策略二：善假于物，为我所用,3.策略三：自我造势，强化效果,企业在经营过程中遇到突发事件时，可以通过信息公开，力挽狂澜，转危为安。通常，这时的策略就是喊冤辟谣，唤起消费者的同情和支持。,（1）渲染气氛，提高效果,（2）制造悬念，吸引注意,（3）喊冤辟谣，唤起同情,2002年，格兰仕在面对国外竞争者关于微波炉有害人体健康的诽谤时，立即果断做出决策，派出得力人员进京向媒体“喊冤”，在京召开有政府领导和专家出席的大规模“辟谣会”，从科学上阐明微波炉的安全性，在各大媒体包括自己的网站上揭露国外竞争对手的险恶用心，对诽谤进行反击等，终于洗刷了自己的不白之冤。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,2.策略二：善假于物，为我所用,3.策略三：自我造势，强化效果,4.策略四：挑战对手，获取优势（1）创新形象，差异竞争,企业可采用差别化竞争的策略这里的关键在于寻找“差别”信息。在抓准“差别”信息之后，在不贬低对手的情况下，通过有特色的宣传活动、灵活的推销手段、周到的售后服务，赢得消费者的芳心。,农夫果园果汁饮料在初入市场时的广告词是“农夫果园，喝前摇一摇”和“农夫果园，三种水果的果汁”。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,2.策略二：善假于物，为我所用,3.策略三：自我造势，强化效果,4.策略四：挑战对手，获取优势（1）创新形象，差异竞争,北极绒公司明买养鸭场，暗做鹅绒服，就是这种策略。,（2）明修栈道，暗度陈仓,司有和-企业信息管理学-第五章,5.3.3企业信息公开的策略,1.策略一：为您服务，满足需求,2.策略二：善假于物，为我所用,3.策略三：自我造势，强化效果,4.策略四：挑战对手，获取优势,5.策略五：运用博弈，竞争取胜,运用博弈论的方法，分析判断别人可能会怎样做，再来判断本企业究竟应该怎么做。2002级耿华同学本科毕业论文的企业信息发布投资策略的博弈分析在这方面作了可贵的探索。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.4.1企业会议概述,1.企业会议的内涵企业会议是企业管理者有组织有领导地商议事情的集会。企业会议是典型的企业信息活动。,企业会议缺乏科学管理：议而不决，不仅无助于问题的解决，反而使有待解决的问题复杂化，只好再开会，形成恶性循环。前不见头、后不见尾的会议和高层管理者们的随意决策成为员工们新的梦魔。企业管理者自己也感到太多的时间花费在无效率的会议上，增加了企业运营成本，造成了工作效率的低下。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.4.1企业会议概述,1.企业会议的内涵,2.企业会议的类型,（1）企业会议的信息传播方向类型传达型会议汇报型会议（2）企业会议的工作状态类型例行型会议（例会）紧急型会议（3）企业会议的思维状态类型创意型会议执行型会议报告型会议座谈型会议,司有和-企业信息管理学-第五章,5.4.1企业会议概述,1.企业会议的内涵,2.企业会议的类型,3.企业会议的功能,（1）管理者实施管理的重要手段。管理者的管理意图是通过会议传播给被管理者的，又被管理者实施。（2）企业实施管理创新的特定条件。会议上与会者集思广益，通过信息交流，观念碰撞，可以产生创新的成果。（3）发现人才的重要渠道。企业的会议上，是与会者表现自己水平的极好平台，优秀人才极易发现。（4）学习、宣传、教育的载体。,企业会议的负面效应有：少数或个别人左右会议的进程，使会议得出不符合企业集体利益的结论。会议组织者缺乏能力，议而不决，决而不办，使会议流于形式，浪费人力物力，贻误管理时机。会议组织者一言堂，与会者不能或者不敢充分发表意见，使会议变成了高层管理者独断专行的合法渠道等。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.4.1企业会议概述,1.企业会议的内涵,2.企业会议的类型,3.企业会议的功能,4.企业会议管理的含义,企业会议管理是为了实现企业目标，充分发挥企业会议的功能，力求降低或避免会议负面效应的发生，对企业会议的计划、组织、指挥和控制的社会活动的全过程。这里强调“全过程”，是指对会前准备，会中组织、指挥和控制，会后总结的整个过程的管理。不能把会议管理仅仅看成是对会议进程的管理。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.4.2企业会议管理的内容,1.会前准备,（1）会议议题和目标的确定,常见的毛病有：缺乏针对性，议题抓得不准；议题和目标不具体，达到什么要求不明确，以致议不出明确具体的办法。“一会多题”，什么问题都议，什么问题都没有解决。,（2）会议议程的安排,会议应该按照议程进行，遵循先紧后松、先重后轻、先共同后个别的原则。,（3）会议人员的确定,会议会议人员的确定要遵循相关性原则。与会人员必须与会议议题相关。无关人员参加，会增大会议成本，会对会议造成干扰。,（4）会议资料和会务的准备,下列情况不宜开会：会议所需材料不全会上准备解决的问题可以用电话、备忘录或个别谈话等方式解决会议议题属于不宜扩大知情范围的事务会议议题均属琐碎小事，或者已经做出决定与会人员之间的对立情绪严重等,司有和-企业信息管理学-第五章,5.4.2企业会议管理的内容,1.会前准备,（1）会议开始,2.会中组织、指挥和控制,会议开始前，应该由会议主持人进行会议规则的讲解。最好的办法是提前到达会议室，将会议规则打在电脑投影屏幕上。,（2）会议的组织和指挥,常用的会议规则有要守时，坚持到底手机处于振动状态积极发言，但请针对主题，简短扼要等别人把话说完，倾听他人发言讨论中对事不对人，不做人身攻击，用积极的话代替消极的话不要开小会,按照事先确定的会议议程组织和指挥会议开始用明晰的语言说明会议的议题；主持人要善于引导，充分发扬民主，提倡各抒己见对各种意见进行综合,（3）会议的控制会议安排不当的控制会议主持者的自我控制与会者不良倾向的控制,会议开始之后，到会议结束之前，发生与会议事先安排不一致的情况时必须立即处理，及时调整，不能一成不变。,会议主持者要思维高度集中，随时发现自己主持会议中存在的问题，调整自己主持会议的语气和行为，调动与会者的积极性。,常见的不良倾向：迟到个别人发言占用时间较多发言内容偏离会议议题大多数与会者不发言,司有和-企业信息管理学-第五章,5.4.2企业会议管理的内容,1.会前准备,2.会中组织、指挥和控制,3.会后总结一是清理和回收会议文件，以免发生泄密二是从会议组织的角度进行总结，总结经验，汲取教训,司有和-企业信息管理学-第五章,5.4.3企业会议管理的艺术,1.会议主持者的语言艺术,（1）明晰、简洁、清新（2）注意引导、启迪（3）讲究语言的感染力,会议主持者在会议所有的场合都要如此：开幕词或开场白时回答与会者提问时在会议发言偏离会议中心议题时,会议主持者的语言：不是在作裁判不是一锤定音，搞一言堂让与会者明白从哪个方向上进行讨论,语言的情感信息是自发产生的，不管会议主持者是否意识到，只要他在会上说话，就同时传播出他的情感信息。讲究语言运用艺术，就在于他要有意识地在自己的讲话中讲究语言情感信息，要富有感染力。,感染力的表现：语言中要充满热情表现出对工作的高度责任心同全体与会者的平等、融洽的态度对与会者关怀、友好的心情,司有和-企业信息管理学-第五章,5.4.3企业会议管理的艺术,1.会议主持者的语言艺术,（1）直接会议成本（2）会议时间成本（3）效率损失成本,2.讲究对会议成本进行经济核算,有形成本、显性成本会议支付的各种费用总和包括：会议的设施费、场地费、差旅费、食宿费、招待费、文件准备费和水、电、暖、空调费等。,整个会议消耗的时间总量T=R（T1T2T3T4T5）T-时间成本；R-参加会议人数；T1-与会者准备时间；T2-与会者在会时间；T3-与会者赴会路途时间；T4-会议秘书工作时间；T5-会议服务人员工作时间按与会人员的平均小时工资把时间成本转换成货币形式,这是主管人员因为开会而离开工作岗位，造成企业整体管理效率的下降，由于管理效率下降而造成的损失。,因为不能及时接听重要客户电话可能损失一笔业务因为不能及时处理客户的投诉而得罪的一批客户因为不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而可能造成的停工停产,会议组织者对于直接成本比较关注，而对时间成本、效率损失成本不大敏感。,司有和-企业信息管理学-第五章,选择题1企业会议管理中的会中控制包括（可多选）：A会议安排不当的控制B会议主持者的自我控制C会议经费的控制D与会者不良倾向的控制2会议时间成本使用的单位，是（单项选）：A小时B分钟C人民币元D公里3.“你购买一瓶农夫山泉饮用天然水，就是向贫困地区捐出一分钱”，这一广告语的信息发布策略，是（单项选）：A挑战对手，获取优势B为您服务，满足需求C善假于物，为我所用D自我造势，强化效果,第五章思考题与案例分析,2,司有和-企业信息管理学-第五章,5.4.3企业会议管理的艺术,1.会议主持者的语言艺术,会议效率不高的原因：重要会议时间安排不当：星期五下午，星期一何时开会，几乎都不征询员工的意见“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席实际到会的往往与议题关系并不是最密切的人,2.讲究对会议成本进行经济核算,3.掌握提高会议效率的规范,司有和-企业信息管理学-第五章,5.4.3企业会议管理的艺术,1.会议主持者的语言艺术,2.讲究对会议成本进行经济核算,3.掌握提高会议效率的规范,只在必要时才开的会议；只在认真筹划过后才开的会议一切准备工作就绪后才开的会总是提前拟订和分发会议程序所有与会者都遵守时间，不迟到，不早退会议邀请了在与会者中具有威望的人出席会议具有明确的议题和结论会议记录了所有决议、建议和负责人,（1）高效率会议的特征,司有和-企业信息管理学-第五章,5.4.3企业会议管理的艺术,1.会议主持者的语言艺术,2.讲究对会议成本进行经济核算,3.掌握提高会议效率的规范,（1）高效率会议的特征,（2）高效率会议应该遵循的规范会议时间安排的规范。2-3天以上的会，安排在主要与会者有时间与会,上午8-9时，不宜进行业务分析上午9-10时，比较适合进行一对一会谈，业务会议的最佳时间上午10时-12时，下午上班后-3时比较适合集思广益类的会议。下午3时到下班，不宜安排会议,1-2小时的会议，则讲究会议时间的选择,司有和-企业信息管理学-第五章,5.4.3企业会议管理的艺术,1.会议主持者的语言艺术,2.讲究对会议成本进行经济核算,3.掌握提高会议效率的规范,（1）高效率会议的特征,（2）高效率会议应该遵循的规范会议时间安排的规范。,会议组织和运作程序的规范,会议准备期间首先了解所有与会者的每周工作安排时间表，以便找出保证所有与会人到会的开会时间准备会议议程表及相关资料通知所有与会者准备发言,会议召开期间一定要准时开会对迟到者要予以批评所有与会者都应该知道尊重别人的意见各与会的业务单位负责人对会议能否达成一致负直接责任。,会议结束应该准时结束不要动辄延长会议时间结束2-3天后发出会议纪要所有与会者应该承担起对会议质量进行反馈的职责,司有和-企业信息管理学-第五章,5.4.3企业会议管理的艺术,1.会议主持者的语言艺术,2.讲究对会议成本进行经济核算,3.掌握提高会议效率的规范,（1）高效率会议的特征,（2）高效率会议应该遵循的规范会议时间安排的规范。,会议组织和运作程序的规范,固定的会议流程规范,一个中心以整个会议的议程为中心，明确的议程可以帮助会议有序进行两个基本点会议开始前的准会议结束后的跟踪,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.1企业文献信息系统管理概述,1.企业文献信息系统管理的内容,（1）传统纸质文献信息系统的管理（档案管理）文献存储管理文献服务管理文献保护（2）电子档案系统管理电子档案的归档、维护、利用和安全管理,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.1企业文献信息系统管理概述,1.企业文献信息系统管理的内容,2.企业文献信息系统管理的类型,形式：图纸、图表、照片、影片、录像、文字材料以及计算材料、录音带、磁带、光盘等。功能：,（1）技术档案系统含义：企业的技术档案是企业在生产工艺设计、产品设计、生产设备设计等活动中形成并积累起来的、经过整理、鉴定、留作历史记录的技术文件材料。,技术管理功能借鉴继承前人成果的认识功能生产科研原始信息的存储功能原始凭证功能提高经济效益功能,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.1企业文献信息系统管理概述,1.企业文献信息系统管理的内容,2.企业文献信息系统管理的类型,（1）技术档案系统,种类：干部档案、工人档案功能：,（2）人事档案系统含义：员工个人在社会实践中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位经过鉴别、整理后保存起来、以备查考的文字材料。,考察员工的重要途径之一澄清个人历史问题的凭证为人才开发提供信息编写人物专记和专业史的史料,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.1企业文献信息系统管理概述,1.企业文献信息系统管理的内容,2.企业文献信息系统管理的类型,（1）技术档案系统,（2）人事档案系统,（3）文书档案系统含义：在企业管理公务活动中形成和使用之后、经过整理归档、以备查考的各种书面文字材料。,功能：,传达贯彻政府方针和政策发布法规请示和答复问题指示和接洽工作报告情况和交流经验,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.1企业文献信息系统管理概述,1.企业文献信息系统管理的内容,2.企业文献信息系统管理的类型,（1）技术档案系统,（2）人事档案系统,（3）文书档案系统,（4）书、报、刊资料系统图书是全面、系统地了解某一问题的工具报纸是了解竞争环境、竞争对手的极好渠道期刊可以为企业管理活动提供有效专业帮助,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.1企业文献信息系统管理概述,1.企业文献信息系统管理的内容,2.企业文献信息系统管理的类型,（1）技术档案系统,（2）人事档案系统,（3）文书档案系统,（4）书、报、刊资料系统,（5）电子档案系统电子档案指的是归档后的、具有档案保存价值的电子文件的总称。,电子文件的含义电子文件是能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质，并能在网络上传输的数字代码序列。录像带、录音带不属于电子文件。,电子文件的优势存储密度高、传递速度快、便于检索利用，可以大大缩短查档时间，提高工作效率；不同地区、不同单位之间很容易实现电子档案信息资源共享,电子文件的不足一是缺乏历史凭证性，电子文件是数字化的，很容易被修改二是计算机设备的依赖性，使用者无法从载体直接阅读三是网络传输不安全性,目前，从技术和管理的角度基本上解决了这个问题。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.1企业文献信息系统管理概述,1.企业文献信息系统管理的内容,2.企业文献信息系统管理的类型,3.企业文献信息管理的认识误区,认为：企业文献信息管理可以照搬图书馆、档案馆模式,收藏与使用的矛盾,图书馆：只注重收藏利用是读者的事企业：不仅注重收藏利用是本企业的事,收藏与清理的矛盾,图书馆：收藏越多越古越全越好现在没用也可供历史研究。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.1企业文献信息系统管理概述,1.企业文献信息系统管理的内容,2.企业文献信息系统管理的类型,3.企业文献信息管理的认识误区,认为：企业文献信息管理可以照搬图书馆、档案馆模式,收藏与使用的矛盾,收藏与清理的矛盾,图书馆：收藏越多越古越全越好现在没用也可供历史研究。,企业：只能收藏对企业有用的信息对企业无用的信息必须清除,服务与责任的矛盾,图书馆：如果不能满足读者需要自身没有责任，也无损失企业：如果不能满足企业需要是工作失职，负有责任企业因此可能遭受损失,企业不能照搬图书馆、档案馆的模式,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.2传统纸质文献信息的管理,1.传统纸质文献信息的存储管理,传统纸质文献信息管理（档案管理）中的存储管理，又称档案保管工作。其内容包括归档、登录、编目、编码、排架等环节。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.2传统纸质文献信息的管理,1.传统纸质文献信息的存储管理,（1）归档,归档的含义,归档是指企业将在生产、经营活动中不断产生的文献信息，在活动结束后由相关业务部门整理立案，定期移交给企业档案室集中保存的活动过程。,归档，不只是指文书档案、人事档案。还有企业在研发中形成的科研技术档案、专利档案，生产活动中形成的产品标准、操作规程等管理档案，经营活动中形成的客户档案、营销点档案。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.2传统纸质文献信息的管理,1.传统纸质文献信息的存储管理,（1）归档,归档的含义,归档制度的内容,归档范围上级主管部门的文件材料本企业的文件材料供应商、经销商、合作企业的文件材料,归档时间一般应在第二年的上半年有些文书处理和档案工作由一人兼管的企业，可以采取随立卷随归档的作法,归档案卷的内容质量和结构质量案卷内容质量,内容必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，完整无缺、系统有序，加设封面，便于保管和利用。,案卷结构质量,结构要种类齐全，份数完整，不缺张少页，每份案卷可以组成一个保管单位，便于保管和利用。每份案卷的封面符合要求。,归档手续移交人员说明立卷情况；档案室人员进行清点核对，交接双方签字，将案卷目录的副本交于移交单位保存。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.2传统纸质文献信息的管理,1.传统纸质文献信息的存储管理,（1）归档,（2）登录,登录的含义,这是建立账目对加工后的信息进行登记的工作。,登录的类型,总括登录，又称形式登录个别登录，又称内容登录,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.2传统纸质文献信息的管理,1.传统纸质文献信息的存储管理,（1）归档,（2）登录,（3）编目,编制案卷目录（档案室内全部案卷的目录）,案卷编目（案卷内的文件目录）,卷内文件目录卷内备考表案卷封皮,封面和扉页目次序言或说明简称对照表案卷目录表备考表,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.2传统纸质文献信息的管理,1.传统纸质文献信息的存储管理,（1）归档,（2）登录,（3）编目,（4）编码,编码的含义,这是将已经登记的信息按照排序时所确定的体系结构分别归入各类，并在信息载体上标明该体系结构序号的工作。,编码的基本原则,预留足够的位置，具有扩展性编码的方法合理，具有科学性和可操作性每一编码代表一个确定的内容，具有惟一性编码含义清楚，具有明确性编码体系规范、统一，具有标准性,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.2传统纸质文献信息的管理,1.传统纸质文献信息的存储管理,（1）归档,（2）登录,（3）编目,（4）编码,（5）排架,常用的排架方法,按登录顺序排架按编码号排架按信息来源排架按首字笔画排架按文献内容分类排架按文献主题排架,全宗编号,全宗编号的要求全宗编号的方法,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.2传统纸质文献信息的管理,1.传统纸质文献信息的存储管理,2.传统纸质文献信息的服务管理,传统纸质文献信息服务管理，包括：文献的阅览、报道、检索和咨询目前，企业内的文献信息管理机构的人员往往只是扮演着文献资料保管者的角色。这是不妥当的,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.2传统纸质文献信息的管理,1.传统纸质文献信息的存储管理,2.传统纸质文献信息的服务管理,（1）企业文献阅览服务,这是指企业文献管理机构，提供专门的阅览条件，让本企业成员在指定时间和场所阅读所收藏的企业文献资料的信息服务工作。,主要是阅览室的管理包括：阅览室类型定位、阅览室室藏文献的组织阅览室现场条件的准备用户接待,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.2传统纸质文献信息的管理,1.传统纸质文献信息的存储管理,2.传统纸质文献信息的服务管理,（1）企业文献阅览服务,这是指文献管理机构将自身拥有的文献信息，经过加工整理、以便于使用的形式、主动及时地向全企业广泛传播，以引导对企业文献信息有效利用的服务工作。文献报道的方法：口头报道、直观报道和媒介物报道。报道的体裁有：文献目录、简介、文摘、文献动态、文献译报、文献汇编、文献综述和述评等。,（2）企业文献报道服务,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.2传统纸质文献信息的管理,1.传统纸质文献信息的存储管理,2.传统纸质文献信息的服务管理,（1）企业文献阅览服务,（2）企业文献报道服务,这是指文献管理机构根据企业用户的要求，从企业收藏的文献信息和社会公共信息库中寻找所需信息的过程。文献检索服务包括：文献线索检索，数据检索，事实检索文献检索服务方式：手工检索、联机检索、机器检索,（3）企业文献检索服务,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.2传统纸质文献信息的管理,1.传统纸质文献信息的存储管理,2.传统纸质文献信息的服务管理,（1）企业文献阅览服务,（2）企业文献报道服务,咨询服务是一个很大的概念。它指的是咨询机构根据用户的要求，以专门知识、技能和经验，运用科学方法和先进手段，进行调研、分析、预测，客观地提供最佳的或几种可供选择的方案，帮助委托方解决疑难问题的服务活动。,（3）企业文献检索服务,（4）企业文献咨询服务,企业文献咨询服务是其中的一种，是企业文献信息管理机构根据企业内的用户对企业文献方面的需求，帮助用户解决疑难问题的服务活动。咨询服务类型：指导性咨询服务线索性咨询服务专题性研究性咨询服务,司有和-企业信息管理学-第五章,填空题1.传统纸质文献信息的服务管理包括对、文献报道服务、文献检索服务的管理、。2.传统纸质文献信息的存储管理的内容包括、登录、编目、排架等环节。3.我国档案归档制度内容包括：归档范围、归档时间、归档案卷的内容质量和结构质量、等四大部分。4.企业文献信息的管理与图书馆、档案馆的管理模式的三大矛盾是：收藏与使用的矛盾、服务与责任的矛盾。,第五章思考题与案例分析,3,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.2传统纸质文献信息的管理,1.传统纸质文献信息的存储管理,2.传统纸质文献信息的服务管理,3.传统纸质文献信息的保护,（1）文献保护的含义,狭义的文献保护，是指保护文献实体的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的自然寿命。广义的文献保护，除上述内容之外，还包括维护文献实体的秩序状态，使文献在存放和使用中始终有序，即：文献信息存储。,司有和-企业信息管理学-第五章,5.5.2传统纸质文献信息的管理,1.传统纸质文献信息的存储管理,2.传统纸质文献信息的服务管理,3.传统纸质文献信息的保护,（1）文献保护的含义,（2）文献保护的内容,文献库房的建设库房选址,地势较高，地基坚硬、干燥，排水顺畅，空气流通，远离易燃易爆场所和产生大气污染的工矿企业,防水、防潮、防热、防火、防大气污染物、防光和防虫，设置安全出口，安装档案柜等基本设备。,库房质量标准,司有和-企业信息管理学-第五章,5.