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Excel在财务中的应用 主讲老师：高莹莹QQ:294311748第1节 ：认识excel 1.excel软件的功能 Excel是Microsoft公司推出的办公软件Office中的一个重要组成成员,也是目前最流行的关于电子表格处理的软件之一.它具有强大的计算、分析和图表等功能，是公司目前最常用的办公数据表格软件。 在Word中也有表格,在Excel表格与W表格的最大不同在于Excel表格具有强大的数字运算和数字分析能力.Excel中内置的公式和函数,可能帮忙用户进行复杂的计算.由于E在数据运算方面有强大的功能,使它成为用户办公必不可少的一个常用办公软件。2. .启动Excel程序单击【开始】 【程序】 【Microsoft Office】 【Microsoft Office Excel 2003】菜单命令，即可启动Excel应用程序。Excel 2003的启动与退出方法与Office 2003其他应用程序的启动与退出类似，且均有多种方法 (1) 通过Windows【开始】菜单启动Excel 2003(2) 利用已有Excel工作表启动Excel 2003(3) 利用快捷方式启动Excel 20032. Excel 2003的退出(1) 单击【文件】菜单，在子菜单中单击【退出】命令。(2) 单击窗口右上方的【关闭】按钮。(3) 按“Alt+F4”组合键。3.Excel工作界面 Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等。1.标题栏 显示当前工作簿的名称，同时提供与窗口相关的控制按钮，如右端的“最小化”按钮、“最大化/还原”按钮和“关闭”按钮。2.菜单栏 提供Excel 2003的操作命令，默认有9组菜单项。通过选择菜单栏上菜单项中的命令就可以实现Excel 2003中的相应功能。3.常用工具栏 在常用工具栏中，存放着一组制表过程中经常使用的命令按钮，主要包括对表格文件的操作命令、简单编辑命令和常用计算命令等。4.格式工具栏 在格式工具栏中，集中了用于修饰单元格格式的一组常用命令按钮，包括文本格式、对齐方式、框线及背景等。5.单元格 单元格是表格中行列交叉处的一个方格，在单元格中可以存放数据信息，单元格一般用地址来描述，即用“列标”+“行标”来指定单元格的地址。6.名称框 用于显示当前单元格的名称或地址。7.编辑栏：编辑栏位于工作窗口的上方，它由单元名字框、工具按钮和编辑框三部分组成。当某个单元格被激活时，其编号(例如A1)就出现在单元格名字框中。用户输入的数据将在该单元格与编辑框中同时显示。编辑栏的工具按钮有“输入确认”按钮、“取消输入”按钮、及“插入函数”按钮，用来输入、编辑单元格的内容或计算公式。4.Excel的几个专业名称 1.）单元格 Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存储单元”即是单元格。这是Excel最小的最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中，这此数据可是字符串、数学、公式等不同类型的内容。2.）列标和行号：Excel使用字母标识列，从A到IV，共256列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到65536，共65536行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的单元格。一个工作表由若干行列标明的单元格组成。一个工作表最多可包含256列，65536行。每一列列标由A、B、C、X、Y、Z、AA、AB、AZ、BA、BB、等表示；每一行行标由1、2、3、65536等表示。每一个单元格由交叉的列，行名表示。如A1，A2，分别表示A列第一行、第二行的单元格。将工作表中当前工作的单元格称为活动单元格，它在屏幕上显示为带粗线黑框的单元格。活动单元格的名字显示在编辑栏中名称框内。3.）名称框和公式编辑框4.）名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。5. ）工作表 工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由25665536个单元格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标签名为sheet1、sheet2、sheet3。可能通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。6. ）工作薄 工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名字。Excel默认的工作簿名称为“book1”。每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含张工作表，但是张工作表往往不能满足用户的需要，所以一个工作簿中可能包含多张工作表，最多时一个工作簿中可能包含255张工作表。5.工作簿的建立1.新建一个工作簿文件 启动Excel 2003后即可打开Excel 2003窗口，窗口标题栏中显示新文档的名称“Microsoft Excel-Book1”，也就是说系统自动产生一个名为Book1的新工作簿。2.建立表格结构 在输入表格内容之前，应根据表格所要实现的管理目标建立表格结构。只有设计好合理的表格结构才能方便日后的管理。3.输入表格数据(1) 输入文本 如果是文字，可以直接输入。如果要将一个数字作为文本，则可以先输入一个英文的单引号“”，再输入数字，按回车键即可。(2) 输入数值 如果是正数，可以直接输入；如果是负数，要在负数前加一个“-”号；如果是分数，要在分数前加上“0”和空格，再输入分数。(3) 输入日期和时间 日期是用连字符“/” “-”隔日期的年、月、日部分。4.保存工作簿 在当前Excel窗口中，单击【文件】菜单，在子菜单中单击【保存】命令，打开“另存为”对话框，在“另存为”对话框的文件名区输入工作簿的名称，单击【保存】按钮，则该工作簿以扩展名“ .xls”保存在磁盘上。6.打开文件有三种方法：1. 双击xcel文件2.单击菜单【文件】 【打开】 3.单击工具栏上的【打开】按钮 7.、保存文件有两种方法：1.单击菜单【文件】【保存】输入文件名2.单击工具栏上的【保存】按钮 三、关闭文件单击菜单栏右上角【关闭】按钮单击菜单【文件】【关闭】一、Excel数据输入数据输入：单击要输入数据的单元格，利用键盘输入相应的内容提示： 默认情况下，输入数据后，按nter键，将确认输入并切换到下方的单元格按ab 键，可切换到右方的单元格；按键盘上的单元格，可灵活选择下一个数据输入的位置修改数据： 直接替换数据。单击选中要修改的单元格，输入新内容， 会替换原单元格中的内容。 修改单元格中的部分内容。双击单元格，单元格变录入状态，光标成“”形，表示文字插入的位置，然后在要修改的文字上拖动鼠标选中要修改的文字，然后输入新的内容。如下图：8.填充和自动填充填充击编辑填充菜单命令，弹出如图所示子菜单： 在Excel中，对于一些规律性比较强的数据，如果逐个手动输入比较浪费时间，而且容易造成数据输入错误，为此， Excel提供了填充和自动填充功能，可帮助用户快速输入此类数据填充：向上填充、向左填充、向下填充、向右填充选定一个单元格，然后选择向上填充选项，则会将选中单元格的内容，复制到上面的单元格中，其他类推。自动填充： 选定一个单元格，仔细观察后，会发现在单元格右下方有一个小黑方块，这就是填充句柄。自动填充：就是通过简单的双击或拖动操作快速、准确地输入大量有规律的数据。自动填充操作步骤:当鼠标光移动到填充句柄上方时,鼠标会变成“ + ”字形状,此时可能通过按住鼠标左键拖动实行自动填充操作。自动填充操作步骤:竖向单击拖动鼠标,释放鼠标左键后,自动完成填充操作。在最后一个填充的单元格右下角,会出现一个“自动填充选项”,单击“自动填充选项”标记,会出现如图所示的自动填充选项,在这里我们可以重新选择自动填充的方式,默认填充方式为“以序列方式填充”。第二节 单元格的基本操作1.针对单元格的编辑操作单元格区域的选定 选定一个单元格：用鼠标单击该单元格选定连续的单元格区域，用鼠标拖动该单元格区域选定不相连的单元格区域，按住Ctrl键的同时，选中单元格区域。我们除了对单元格的内容进行修改外,还可以对单元格进行移动、复制、插入、删除等操作。移动单元格 单击选择单元格或多个单元格，按住鼠标左键拖动目标位置，即可完成对单元格的移动操作。将鼠标移动到单元格边框图上，鼠标变成移动状态，然后拖动鼠标到目标位置即可。复制单元格传统方法是通过选择单元格，单击编辑-复制菜单命令，将单元格内容复制到剪贴板中，然后选择目标单元格，单击编辑-粘贴菜单命令，完成对单元格的复制。提示： 在执行移动单元格的过程中，按住【Ctrl】键，在箭头的右上角会出现一个“+”号，这进可以完成对单元格的复制操作。清除与删除清除：只要选中单元格，然后按【Delete】键，就可以清除单元格中的内容，或在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【清除内容】命令。删除：要删除单元格，则在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，在“删除”对话框中选择一种删除形式，然后单击【确定】按钮。二、行、列的基本操作插入行在要插入的行的下方，单击左侧的行号，选择一行单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令。插入列单击要插入位置后面的列标，选择一列单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令。删除行、列：在要删除的行或列上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令即可。行高和列宽调整行高：将光标移动到行号中间的分隔线上，此时鼠标变成 ,单击鼠标左键向上(或向下)拖动,即可调整单元格的行高。行高和列宽。调整列宽：将光标移动到列标中间的分隔线上，此时鼠标变成 ,单击鼠标左键向左(或向右)拖动,即可调整单元格的列宽。最合适的行高和列宽 单击【格式】菜单，鼠标指向“行”命令，在下级菜单中单击【最合适行高】设置最合适的行高。用同样的方法，鼠标指向“列”命令，在下级菜单中单击【最合适列宽】命令，设置最合适的列宽。行、列隐藏 选择多列（或多行）单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击选择【隐藏】命令，即可隐藏单元格的列（或行）。行、列取消隐藏要恢复单元格的显示，可以通过选择被隐藏单元格的前后两列单元格，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【取消隐藏】命令，即可重新显示被隐藏的单元格。单元格属性的设置选择单元格后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单选项单元格属性的设置 Excel中为了方便对数据处理，可以通过定义单元格的“数字”选项卡，来定义不同的单元格数据格式。1.设置数字格式 设置数字格式可以设置数字的小数位数，负数形式以及货币符号等。 2.设置对齐方式 设置对齐方式可以设置字符的水平和垂直对齐方式以及文字方向等。3.设置字体 通过“字体”选项卡可以设置字符的字体、字形、字号以及颜色等。4.设置边框通过设置边框可以给表格加上所需的框线。5.设置图案通过图案设置可以改变表格中单元格的背景颜色。例：输入电话号码的区号“010” 如果直接输入，“010”中的第一个“0”会被忽略掉。此类数据已经不是数字，这是我们需要通过先将单元格的数据格式修改成“文本”类型后，再在该单元格处输入“010”。【对齐】选项卡，可以对单元格的文本进行对齐方式、文本方向等的控制。其中“文本控制”中的“自动换行”选项，在单元格内容比较多需要用多行来进行显示 时，可能使用这个选项达到换行的效果。Excel中的字体、边框、图案的设置与word里面的基本相同。表间切换单击表标签，可以进行表格间的切换。Excel中，当前的表格标签为白色，默认的非当前表格为浅灰色。多表的选择若要选择相邻的多张工作表，可以通过shift键+单击实现；若要选择不相邻的多张工作表，可以通过ctrl+单击实现。标签的重命名。在表标签上双击鼠标，当光标变成“I”状态后，即可进行编辑修改状态，对表标签进行重命名。更改标签的颜色在表格的上方，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择工作表标签颜色命令，在弹出的颜色面板中，选择所需要的颜色，然后单击 确定按钮，单击另外一个工作表后，即可看到效果。添加工作表在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【插入】命令，在弹出的对话框中选择【工作表】即可删除工作表在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【删除】命令.移动、复制工作表在表标签上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令，弹出对话框单击“工作簿”下拉列表，可以选择工作表要移动到的位置即可。调整工作表显示顺序在工作簿内可以进行工作表的位置移动，即单击一个工作表的表标签，然后进行拖动，可以调整工作表的前后排列顺序。拖动过程中出现的黑色倒立的三角形表示拖动工作表将要插入的位置。第三节 三、条件格式的设置。1.创建条件格式 选择要设置条件格式的单元格区域，单击【格式】菜单，在子菜单中单击【条件格式】命令，在“条件格式”对话框，设置条件格式。2.删除条件格式 选定创建条件格式的单元格区域，单击【格式】菜单，在子菜单中单击【条件格式】命令，在弹出的“条件格式”对话框中单击【删除】按钮，打开“删除条件格式”对话框，选择需要删除的条件。创建公式公式是电子表格最重要的核心部分，它是对数据进行分析的等式。 1.设置公式 Excel中的公式是以等号开头的式子，语法为：“表达式”。2.复制公式 利用“填充柄”复制公式。四、在公式中使用函数函数是一个预先定义好的内置公式，在公式中使用函数也很方便。1.自动求和 在要求和的单元格中，单击常用工具栏中的“自动求和”按钮。 2.插入函数 单击常用工具栏中的“自动求和”按钮旁的下拉“箭头”，单击【其他函数】，打开“插入函数”对话框 ，选择需要使用的函数。函数的讲解Sum 求和：sum选择要求和的数据，并多选一格用于显示结果，然后单击工具栏上的自动求和按钮。求平均值、计数等操作如此类推。Sumif 条件求和Product MinMaxCountIf五、分析和管理数据 1.建立数据清单1.数据清单就是包含字段名的数据表。 2.排序排序可以让表格中的数据按某种规则排列，数据间的顺序只有两种：升序与降序。对于数值， Excel按数值大小排序；对于文本，Excel将根据字母顺序、首字母的拼音顺序或笔画顺序来排序，空格将始终被排在最后。简单排序选中要排序内容，单击工具栏中的升序排序或降序排序按钮，可以完成简单的排序。复杂排序通过单击数据菜单下的【排序】菜单命令，弹出“排序”对话框，如图提示：排序对话框中，最多可以设置3个关键字。3.筛选1.设置自动筛选 单击数据清单内任一单元格，单击【数据】菜单，鼠标指向“筛选”，在下级菜单中单击【自动筛选】命令，进入自动筛选状态。每个列标题的右侧出现下拉箭头 ，可设置筛选的条件。2取消某个字段的筛选条件 单击该字段的筛选箭头，选择“全部”即可。3取消所有的筛选条件 单击【数据】菜单，鼠标指向“筛选”选项，在下级菜单中单击【自动筛选】命令即可。4.分类汇总1.建立分类汇总 先按关键字进行排序。然后，单击【数据】菜单，在子菜单中单击【分类汇总】命令，选择分类字段、汇总方式、汇总项进行分类汇总。2撤消分类汇总 如果要撤消分类汇总，打开“分类汇总”对话框，然后单击【全部删除】命令按钮。 第四节 图表设计1.创建图表 可以通过常用工具栏上的【图表向导】按钮来创建图表。1.选中用于制表的数据区域2.打开“图表向导”对话框3.设置图表数据源4.设置图表选项5.设置图表位置编辑图表数据1.移动图表 单击选中图表，图表周围出现八个尺寸控点，把鼠标指针移到图表中，拖动鼠标，移动图表到新的位置。2.调整图表的大小 单击图表，把鼠标指针移到某个尺寸柄上，鼠标指针成双箭头形状；拖动鼠标，改变图表大小。3.改变图表的类型单击图表，单击【图表】菜单，在子菜单中单击【图表类型】命令，显示“图表类型”对话框，在“图表类型”对话框中选择要更改的类型。 右键单击图表，单击快捷菜单的【图表类型】命令，显示“图表类型”对话框，在“图表类型”对话框中选择要更改的类型。 利用“图表”工具栏的【图表类型】下拉按