新入伙现场管理方案.doc

入伙现场管理方案一入伙流程1.0 目的 对入伙管理的职责、方法、要求实施控制，确保业主/住户及时、顺利、有序入伙，为日常物业管理服务打下良好基础。2.0 适用范围 适用于工业小区承接的物业管理服务项目的入伙手续办理。3.0 职责 3.1 管理处经理负责入伙工作的组织、统筹管理工作； 3.2 客服部管理员负责办理业主/住户入伙事宜；3.3 保安部负责入伙现场秩序维持、安全事宜。 3.4 工程部负责带领入伙业主验收房屋； 3.5 财务人员负责收缴有关费用。4.0 工作程序4.1 入伙前期准备4.1.1 入伙前期资料准备。(1) 整理好业主清册；(2) 印刷入伙资料（包括以下资料）：入伙指南、管理规约、住户手册、钥匙领用登记表、前期物业服务协议、入伙费用一览表、验楼交接表、防火责任书、业主/住户家庭情况登记 表等(3) 配合开发公司一起邮寄发放通知入伙资料（包括以下资料）：入伙通知书、入伙指南、入伙费用一览表、业主/住户家庭情况登记表4.1.2环境准备(1) 区内环境准备:大门安置拱形迎宾、彩旗、彩球，内容主题以营造热烈气氛为主；明示指引路牌，标明“入伙现场由此入”类似字样，以引领路径；指引牌上标明入伙地点及办公时间。（2）入伙现场环境准备：营造隆重、喜庆、祥和的整体气氛；以醒目的形式公示办理入住手续流程图，并在各办理窗口设置显眼标识，从环境布局上做到“一条龙服务”；员工着装统一、整洁、精神饱满、热情。4.2 入伙办理程序4.2.1公示入伙办理手续流程图业主备齐资料 到管理处办理入住登记、验证到财务处缴纳入伙费用领取、签订相关入伙资料限期整改验房领取钥匙完成入伙4.2.2 业主办理入住手续须带以下证件：a）入伙通知书；b）购房合同或银行按揭抵押合同原件和复印件各一份；c）付清楼款证明书d) 业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份，家庭常住成员每人各1张小一寸彩照；e) 单位购房的尚须备齐营业执照副本及其复印件各一份（复印件须加盖公章）；f) 委托他人办理的，须带业主委托书、业主身份证原件及复印件、购房发票和代理人身份证原件及复印件。4.2.3 验证业主资料(1) 管理员在接到业主入伙通知书原件或入住证明原件，办理业主入住手续时应首先对下列证件进行验证：购房合同或银行按揭抵押合同原件；业主的身份证原件；单位购房的还须检查其单位营业执照副本；委托他人办理的，还须验证业主的委托书及代理人的身份证原件。（2） 确认无误后，管理员应将购房合同或银行按揭抵押合同原件、业主(代理人)及业主身份证原件、单位营业执照副本返还业主，证件复印件及业主委托书存入业主档案。4.2.4 缴纳入住费用礼仪人员引领业主到收银处缴纳费用，财务人员根据收款项目开具收款收据。一般情况下，入住费用包括以下项目：a）管理费：以入住之日起计预交三个月管理费。b) 水电费预交款。4.2.5 发放、签订相关资料:1） 管理员向业主（代理人）发放业主手册、房屋质量保证书、房屋使用说明书、前期物业管理协议、管理规约、防火责任书业主/住户家庭情况登记表以 及入伙流程单等资料，并请业主详细阅读前期物业管理协议、管理规约、防火责任书。2）管理员请业主签订前期物业管理协议、管理规约、防火责任书等协议，协议一式两份，并协助业主填写入伙文件表格，包括业主/住户家庭情况登记表。3) 管理员将签订好的前期物业管理协议、管理规约、区域防火责任书一份交给业主保存，另一份与填写好并贴好相片的业主/住户家庭情况登记表一并存入业主档案5.4.5 验房收楼a) 业主交清入住费用后由工程组工程人员带领业主验收房屋，请业主将房屋存在的问题填入业主验房交接表中，并同业主一起将水电表底数抄录在业主验楼交接表中；b) 房屋经验收合格的，管理员应请业主在业主验楼交接表中签字确认；c) 验收中发现问题，业主要求搬入或二次装修前维修的，管理处应通知开发商施工队在一周内给予解决，并跟踪处理结果；维修一周内未整改完毕的，管理员应将整改情况反馈给业主，并告之具体验收时间；整改完毕后，由管理员通知业主二次验收；如二次验收不合格的，工程人员进行跟进，限期尽快解决。5.4.6 移交钥匙a) 业主收楼后，工程人员将业主单元房屋钥匙全部交给业主，并要求业主在业主验楼交接表内签名确认；b) 业主收楼如有问题的，管理处需入户整改的，工程人员将钥匙全部交给业主后，征得业主同意，向业主借取一把入户门钥匙存管理处以供整改时使用。借用钥匙应开具借条并做好记录；5.4.7完成入伙二人员安排成立入伙工作小组，李道腾任组长，贺小强现场协调。下设礼仪接待组、收银服务组、签约服务组、收楼服务组、装修服务组、后勤保障组等12个组，具体架构如下图：营销部项目部盘协调：贺小强总负责：李道腾装修咨询组验房组专业项目组礼仪组秩序维护组签约组验证组保洁组后勤组收银组值班组施工整改组岗位设置及工作职责序号岗位名称人数岗位负责人职责1总负责人1李道腾、部署入伙工作方案，明确物业服务中心入伙工作小组任务；、组织入伙前工作人员的培训；、检查入伙前后过程的工作情况；、向上级领导提出入伙时间需增派的人、财、物计划；、完成公司领导交办的各项工作。2协调人1贺小强、编制入伙方案；、协调所负责各组间的工作；、及时解决各组在入伙工作期间所遇问题；、组织落实入伙前人员培训及入伙预演；、完成总负责人临时交办的各项工作。3验证组4吴彬（地产公司）、发放业主入伙通知书；、联系业主办理入伙、现场验证业主身份，证件真实性、协助物业其他各项工作。4收银组（共需4人） （物业服务中心2人，需外借2人） 待定、负责收取管理费、装修等相关费用；、签订托收协议（管理费、水电费的银行托收协议）；、收取或发放管理费及其它费用的银行代扣存折复印件或原件。5签约组8卓泽钦、签订业主登记表前期物业管理服务协议临时管理规约 、发放住户手册；、登记及收集住户成员登记表；、发放入住指南、专业服务单位电话一览表（便民卡）；、登记业主资料。、入伙结束后及时收集、整理、装袋业主资料。6装修咨询组2蒋勇军、负责业主房屋装修事项咨询及装修的办理；、处理带装修户业主在收楼过程中所遇问题的咨询及投诉的受理。7验房组25蒋勇军、负责钥匙的发放与登记；、收集整理小区业主验楼单并将问题及时整理交物业服务中心统一发给施工单位整改；、陪同业主视察房屋、验收房屋及设施设备，办好交接手续对业主提出的问题，耐心解答，做好记录，及时反馈和处理。8专业项目代办组待定待定、负责配合专业公司为业主办理相关手续；、负责指导业主填制申请表格（电、煤气、有线电视、电话等）；、指导业主签订委托扣款协议并收集归类；入伙前联系供电、电话、煤气、有线电视派员到现场为业主办理。9礼仪组6待定、接待前来办理入伙手续的业主；、引导业主按程序办理入伙手续，引导特殊户到客户接待室；、协助派发礼品，提供礼仪服务，及复印业务；、收取、统计发展商随入伙通知书寄出的有关意见征询资料，并交地产公司营销部。、安排两人在业主休息区招待业主。10安全组35待定、部署入伙现场的安全护卫工作方案，确立入伙现场的执勤岗位和人员；、联系当地公安派出所，请其协助维护入伙现场秩序；、储备数名收楼人员，根据需要增援收楼组工作；组织疏导人流、控制车辆的停放，确保小区安全并顺利入伙。11保洁组8赵广盈、确保接待现场环境的整洁12后勤保障组4待定、协助布置入伙现场；、组织配送入伙人员就餐；、接待外借工作人员；、筹备入伙工作办公用品。、负责入伙饮料糕点、报刊的供应。13施工方现场整改组100待定、及时整改业主提出问题。14物业服务中心值班2待定、接待来访业户；、处理日常事务，接听业主咨询电话、受理业户投诉并作好详细记录。物业公司提供总人数：96人 总人数：200人 其他待定。三、物资需求4.2客服类（入伙、装修资料印刷类）物资名称规格型号单位数量单价（元）估算金额（元）采购期限用途业主智能卡张10004月10日客服用每层业主3张消防安全责任书本4月5日客服用精神文明建设公约本4月5日客服用委托银行代收款协议本4月5日客服用业户办理入伙签收单本4月5日客服用小区入伙会签表本4月5日客服用业户办理入伙房屋钥匙签收单本4月5日客服用业主/商户情况登记表本4月5日客服用楼宇交接书本4月5日交楼用业户房门钥匙签收条本4月5日客服用信封个10004月5日客服用业主资料袋个10004月5日客服用装修申请/验收表本4月5日装修用装修管理协议本4月5日装修用小区二次装修进场检查表本4月5日装修用业户自装声明本4月5日装修用装修承诺书本4月5日装修用进出物品放行条本4月5日装修用委托书本4月5日装修用违规装修整改通知书本4月5日装修用临时出入证盒204月5日装修用出入证吊夹盒204月5日装修用防火责任书4月5日装修用小计：元入伙所需办公用品序号名称规格数量备注1文件架7个2文件夹30个3计算器2个4标签纸大小各10张20张5印泥2个6胶水6只7签字笔3盒8圆珠笔2盒9剪刀3把10戒刀3把11涂改液5只12A4纸5包13A3纸1包14回形针5盒15钉书机3个16钉书钉10盒17直尺3把18装订打孔机1个打孔（2孔）19文件扣铁1合20铅笔、1盒21橡皮4块22文件盒300个业主资料与各类资料存档23相片过胶机1台24相片过胶片比身份证大些10包25出入证挂扣1000个开孔钳1把26复印机1部三、现场效果布置图（A4一楼）报刊展示区（三证一书）等糕点、水果、饮料入口入伙流程图供水供电电信网络等保修咨询验房及装修咨询签约缴费验证卫生间卫生间员工休息区（另隔）电房当库房咨询投诉区（另隔）电梯厅入伙现场布置要求： 1.要求：突出喜庆、舒适。 2.方法：用鲜花篮、绿植、大气球、拱形门、彩带、彩旗、红地毯等装饰。 3.具体要求： （1）大门为拱形门，标语为：贺 李朗国际珠宝园隆重入伙。拱形门旁边挂五个大氢气球，标语为广告。 （2）现场入口处横幅，标语为：欢迎业主乔迁李朗国际珠宝园 （3）签约组后面横幅，标语为：携手业主，共建和谐 （4）外围道路两旁用彩旗装饰，突出喜庆气氛。 （5）大门入口及现场入口摆放鲜花庆祝，台阶用红地毯包裹，门前为“欢迎光临”地毯。 （6）现场地板用红地毯铺盖，立柱用墙纸包裹。 （7）现场门口排放：入伙流