Excel操作.doc

Excel（电子表格）的操作（完成后一定要保存文件，否则没有分）认识电子表格Excle是专门用来制作表格、编辑表格、统计表格中的数据和数据的各种操作等功能于一身的软件。认识表格及操作：工作表的命名：在excel中，工作表就是用来制作和编辑表格的地方。若工作表没有改名，默认为sheet1、sheet2等。改名方法：双击工作表的名称，输入新名称，按回车选择工作表：单击工作表的名或按住CTRL不放，再单击工作表（选择多个表）插入新工作表：允许一次插入一个或多个工作表。选定一个或多个工作表，单击鼠标的右键，在弹出的菜单中选择“插入”命令。移动或复制工作表：通过拖动工作表顺序即可删除工作表：选定工作表，选择“开始”选项卡的“单元格”命令组，选择“删除”命令或右击要删除的表，单击删除单元格：即一个个格子，可以输入文字或数字，每个格子都有一标号，列用字母表示，行用数字表示，如：A2表示A列第2行单元格。 单元格的编辑：选择单元格：单击所需的单元格即可选择多个或不相邻的单元可：（按住ctrl不放，再用鼠标圈选单元格，则可选择多个单元格）插入行或列与单元格：单击“开始”选项卡“单元格”命令组的“插入”命令，选择相关命令。删除行、列与单元格：单击“开始”选项卡“单元格”命令组的“删除”命令，周围单元格补充；若按delete仅删除内容，行、列与单元格仍存在。1、 在单元格中输入文本或数据 单击单元格，切换输入法，按需要输入文本或数据删除单元格或修改内容：单击单元格，按下delete键；或输入新内容移动或复制单元格内容：通过剪切、粘贴或复制、粘贴进行操作自动填充单元格数据序列：当光标移动至单元格右下角时会出现“+”形状，按住鼠标拖动，即可快速自动填充如何快速填充有序数据：如1、2、3.或A、B、C. 方法：先在单元格中输入第一个有序数据，将鼠标移动至单元格右下角时会出现“+”形状并按住ctrl键不放，按住鼠标往下拖动，即可快速自动填充有序数据（若是英文字母，需定义好顺序）计算单元格的数据：有求和、平均值、最大值、最小值等操作 方法1：选择结果保存的单元格，在计算栏输入计算公式，按回车 +：表示加法运算、：表示减法运算、*：表示乘法运算、/：表示除法运算 ：不等于 =：大于等于 =5 方法2：选择结果保存的单元格，在计算栏中插入计算的函数公式(单击fx按钮，选择计算函数名，定义要参与计算的单元格，按确定)，按回车 求和（sum）、平均值(average)、最大值(max)、最小值(min)、sumif(按条件求和)、count(统计个数)、countif(按条件统计个数)、rank（排位函数）、mode（求一组数据中出现次数最多的数据）等函数的应用2、 格式化单元格：单击“开始”选项卡中的“数字”命令组，单击其右下的小按钮，在弹出的“单元格格式”，出现对话框，在对话框中设置参数（有数字、对齐、字体、边框、填充和保护等设置操作）（第一套）设置单元格文本对齐方式：选择单元格，利用“单元格格式”对话框中的“对齐”即可（水平、垂直、文本方向）设置单元格文本字体：选择单元格，利用“单元格格式”对话框中的“字体”即可设置单元格的颜色：选择单元格，利用“单元格格式”对话框中的“填充”即可设置单元格的边框：选择单元格，利用“单元格格式”对话框中的“边框”即可设置单元格数字格式：选择单元格，利用“单元格格式”对话框中的“数字”中的数值，按需设置即可（有常规、数值、分数、百分比等）按条件设置单元格格式：条件格式可以对含有数值或其他内容的单元格或者有公式的单元格应用某种条件来决定数值的显示格式。设置方法如下：选择单元格区域，单击“开始”选项卡中的“样式”命令组中的条件格式（有突出显示单元格规则、项目选取规则、数据条、色阶、图标、新建规则等），按需选择进行设置。合并单元格：将多个连续的格子合成一个格子方法1：单击“开始”选项卡中的“数字”命令组，单击其右下的小按钮，在弹出的“单元格格式”，出现对话框，单击对齐按钮，勾选“文本控制”中的“合并单元格”。方法2：单击【开始】中【对齐方式】中的“合并后居中”按钮，3、 调整列宽、行高：单击“开始”选项卡“单元格”命令组的“格式”命令，选择相关命令4、 将数据制作成图表：在excel中，图表有二维图表和三维图表。图表主要由图表标题、坐标与坐标轴标题、图例、绘图区、数据系列、网格线、背景墙（三维图表才有背景墙）图表的制作方法：选择数据区，单击“插入”选项卡下的“图表”命令组，选择相关图表命令，选择对应的图表类型。当图表制作完成后，可以通过功能区的相关选项进行其属性修改。（第一套）5、 图表的样式、背景墙、坐标、位置等修改：单击图表，功能区会出现“图表工具”中的相关命令，按需求设置（有设计、布局、格式等命令）在设计项中有：更改图表类型、数据项、图表的布局、图表的样式及图表的位置等设置操作。在布局项中有：插入、标签、坐标轴、背景、分析、属性等设置操作。在格式项中有：形状样式、填充、轮廓、效果、艺术字、排列、大小等操作。控制图表系列产生在“行”或“列”（X轴的项）：单击图表，单击图表工具中的设计命令，在数据项中单击切换行/列，要注意观察图表的行列变化。（若选择区中的首行做横坐标为产生在行，若选择区中的首列做横坐标为产生在行列）（一级计算机基础及MS Office应用上机中的第一套）图表添加标题：单击图表，单击图表工具中的布局命令，在标签项分组中单击“图例标题”命令，选择相应的命令，并输入图表的标题名。添加主要网格线：单击图表，单击分类轴（X轴或Y轴），单击右键弹出快捷菜单，在快捷菜单中选择“添加主要网格线”。同理，选定数值轴（Y轴）中，在快捷菜单中选择“添加次要网格线”，可添加次要网格线。设置坐标轴格式：右击需要设置的坐标轴（如X轴或Y轴），选择设置坐标格式命令，在对话框中单击坐标轴选项命令，按需设置参数。（有：坐标轴选项、数字、填充、线条设置等8方面设置）改变显示较例位置：单击图表，单击图表工具中的布局命令，在标签项分组中单击“图例”命令，选择相应的命令。如“在左侧显示图例”。背景墙设置：右图表，选择设置背影墙格式（立体图表）显示数据标签：单击图表，单击图表工具中的布局命令，在标签项分组中单击“数据标签”命令，选择相应的命令。移动图表：选定图表，按住鼠标不放，拖动图表到目标区域内，还可以用鼠标拖拉图表的四个改变图表的大小。在注意：若需要更改图表的属性，也可右击相应的项目(坐标轴、图区等)，选择格式命令进行更改。6、 设置单元格的样式：样式就是对单元格字体、字号、对齐、边框和图案的设置，有内置样式和用户自定义两方式。方法如下：圈选要设置的单元格，单击开始命令，在样式组中单击单元格命令，选择合适的样式，即可。用户也可以自定义样式设置单元格格式，方法如下：圈选要设置的单元格，单击开始命令，在样式组中单击单元格命令，单击单元格样式，单击新建单元格样式，弹出样式对话框，输入需要的样式名，单击格式按钮，出现设置单元格格式的对话框，在对话中可以完成数字、对齐、字体、边框和图案的设置等操作，完成后单击确定命令。在样式框的包括样式例子中，可以勾选所需的选项，完成后单击确定命令。（旧练习题的第45套）7、 设置单元格的自动套用样式：圈选要设置的单元格，单击开始命令，单击样式的套用表格格式，单击对应的样式，即可（第2套）8、 筛选数据：按条件对数据进行整理。有自动筛选、自定义筛选、高级筛选和数据的全部显示。9、 自动筛选数据（一般要配合自定义筛选）：选定筛选数据区，单击“数据”选项卡下的“排序与筛选”命令组的“筛选”命令，此时工作表中的数据清单的列题全部变成下拉列表框，按需要设置条件（第3、11套）例：筛选数学大于等于60的同学10、 高级筛选（旧练习题的第25套、一级计算机基础及MS Office应用上机的第75套）在工作表中按需插入行或列的方法：右击表格的行或列，选择插入即可在光标位置处插行或列1）、在数据表的空单元格中定义：筛选项及值（若值同行，条件同时满足才筛选；若值不同行，主要有一条件满足则进行筛选）2）、单击“数据”选项卡下的“排序与筛选”命令组的“高级”命令，弹出“高级筛选”对话框，设置数据区域及条件区域及结果位置3）、完成后，单击确定取消筛选：单击“数据”选项卡下的“排序与筛选”命令组的“清除”命令。11、 单字段排序数据：选择要排序的列，单击“数据”选项卡下的“排序与筛选”命令组，选要排序的列，选降序还是升序。12、 多字段排序数据：选择要排序的数据区，单击“数据”选项卡下的“排序与筛选”命令组的“排序”命令，出现对话框，按需设置参数。（第3套）利用count函数进行统计个数：对指定的数据区进行个数统计英文：value：数据区（该区域的数据必须是数值型）格式：count(要统计个数的数据区域)例：COUNT(B3:B32) 计算从B3到B32中的数据个数。（B3：B32为数据区）利用if函数填写单元格文本（第4套）：对指定的单元格按条件进行数据填充几个英文：logical_test：条件表达式、value_if_true：条件成立时的值、value_if_false：条件不成立时的值1、 单击要操作的单元格，选择if函数2、 定义if函数格式(条件，满足条件时的值，不满足条件时的值)，即可条件运算符号：=：表示等于 ：表示大于 =：表示大于等于 =：表示小于等于 ：表示不等于例：若性别(该项数据位于c2列)是女的，则将备注项设置为挑水，否则为种树If(b2=”女”,”挑水”,”种树”) 与运算（and）： 表示多个条件同时成立，才能完成任务。格式：and (条件1，条件2.)或运算（or）： 表示只要有一个条件成立，就能完成任务。格式：or（条件1，条件2）例：若性别(该项数据位于c2列)是女的且年龄(该项数据位于b2列)大于等于36，则将备注项设置为种树，否则为挑水 If(and(c2=”女”,b2=36),”种树”,”挑水”)单元格的相对引用和绝对引用：相对引用（诸如用A1，D2等表示）是表示在单元格中当含有地址的公式被复制到目标单元格时，公式不是照搬原来单元格的内容，而是根据公式原来位置和复制到的目标位置推算出公式中单元格地址相对原来位置的变化，使用变化后的单元格地址的内容进行计算。例如：在D1单元格有公式“=(A1+B1+C1)/3”，当将公式复制到D2时变为“=(A2+B2+C2)/3”，当将公式复制到E3时变为“=(B3+C3+D3)/3”。原因是D1单元格公式复制到D2时，列号不变，行号加1；原因是D1单元格公式复制到E3时，列号加1，行号加2。绝对引用：绝对引用的形式为$A$2，$D$3等表示，表示在单元格中当含有地址的公式被复制到目标单元格时，公式永远是照搬原来单元格的内容。例如：在D1单元格有公式“=($A$1+$B$1+$C$1)/3”，当将公式复制到D2时变为“=($A$1+$B$1+$C$1)/3”，当将公式复制到E3时变为“=($A$1+$B$1+$C$1)/3”。原因是D1单元格公式复制到D2、 E3时，由于使作的是绝对引用，所以公式不变。若单元各中的数据或公式需要重复使用，就要使用绝对引用，即加$符号。利用rank函数进行数据排名次：对数据区进行排名次（第5、8、9套）Rank函数格式：rank（number,ref,order） Number：需要排位的数据 ref：排位的数据组 order：为一数字，指明排位方式，可省略 注意：排位数据组需要用绝对引用（即加$符号，若数据需要重复使用，就要加$符号），否则出现排位错误。利用countif函数进行按条件统计个数：按条件，对指定的数据区进行个数统计（第六套）英文：range：数据区、criteria：条件的值 数据区中的数据与条件的值必须是相同的数据类型格式：countif(统计数据区域，条件)例：COUNTIF(B3:B32,男) 从B3到B32中统计出性别为男的个数。（B3：B32为数据区）利用sumif函数进行按条件求和：对符合条件的数据进行求和运算（第六套）几个英文：range：条件数据区、criteria：条件的值、sum_range：要求和的数据区格式：sumif(条件数据区域，条件，要求和的数据区域) 条件区中的数据与条件的值必须是相同的数据类型例：SUMIF(B3:B32,男,C3:C32) 求从B3到B32性别为男的成绩和（B3：B32为性别区，C3：C32为数据区）1、 将数据分类统计(汇总)：先对要分类汇总的项进行数据排序，单击工作表中带数据的单元格，在【数据】选项卡【分级显示】分组中，单击“分类汇总”命令，在弹出对话框，按需求设置参数。如“分类字段”中选择相关字段，在“汇总方式”中选择相关汇总方式，在“选定汇总项”中选择相关汇总项，并选中“汇总结果显示在数据下方”复选框，单击“确定”按钮即可。在对话框中， “分类字段”、“汇总方式”、“汇总项”。（第6、7、10套）利用条件设置单元格的格式：对选定的单元格按条件进行格式化（第16、27套）1、 选择单元格，在【开始】选项卡【样式】分组中，单击“条件格式”， （有突出显示单元格规则、项目选取规则、数据条、色阶、图标、新建规则等）在弹出的下拉列表中选择“突出显示单元格规”中单击“其他规则”命令，打开【新建格式规则】弹出对话框。2、 在出现对话框中设置条件参数。单击“格式”按钮，弹出【设置单元格格式】对话框，在“颜色”中选择所需的颜色，单击“确定”按钮返回前一对话框，单击“确定”按钮完成操作。注意：若需要对多个单元格进行格式化，先选择要格式化的多个单元格，再按上面的方法进行操作。例如：将性别是女的数据设置为红色，为男的设置为蓝色利用mode函数求一组数据中