外贸跟单实务第4章-采购跟单.ppt

第四章物料采购跟单实务,本章学习要点,1掌握采购的含义、特征、目标；2掌握物料采购的含义、内容；3掌握物料采购跟单的含义；4掌握物料采购的起因；5掌握物料采购中经常出现的问题；6掌握物料采购跟单流程；7掌握物料采购跟单的要求。,第一节物料采购跟单概述,一.采购的含义,“采购”的“采”是从众多对象中选择若干的意思；“购”就是取得或购买，是通过商品交易的手段把所选对象从对方手上转到自己手中一种活动。,一.采购的含义,采购就是指在一定的时间、地点、条件下，通过交易手段，实现从多个备选对象中选择取得能满足自身需求的物品的活动过程。,二采购基本的特征,1所有采购都是从资源市场获取资源的过程；采购既是一个信息流、商流和物流相结合的过程；采购是一种经济活动。,采购对企业的重要作用还表现在：1.是保证产品质量的关键。只有优质的输入，才能保证优质的产出；2.是提升产品竞争力的重要手段。,三物料采购的含义,资源市场是指经过买家认可的、信得过的采购资源，由一些供应商组成。资源可能是一个有形的物品，如一颗螺丝，一块集成电路；资源也可能是一个无形的物品，或者是参与一个系统运行的组成部分，如一个软件，一项服务。,三物料采购的含义,有形物品的采购称之为“有形采购”；无形物品的采购称之为“无形采购”。在有形采购中仅用于生产目的的采购，称之为“物料采购”。,物料采购的起因,1.生产企业因生产交货需要，在接单备货生产前，为控制和计算成本，需进行物料采购备料。2.生产企业因产品（成套）配套生产需要，需向外企业物料采购相应零部件、组件、辅料。3.外贸公司等因来料加工、供料加工需要，需物料采购物料提供给生产企业生产加工，有利降低出口成本。,4.外贸公司等因成套出口需要，需物料采购物料、设备、零部件等，供生产企业配套，有利降低出口成本。5.外贸公司在物料价格上涨行情中，为锁定内外销合同成本，确保对外合同的签订及签订后的正常履行，需进行物料采购，向生产企业直接提供材料。,四采购的目标,1降低生产成本;2提高产品质量;3提供最新信息;4推进产品开发;5提升企业竞争力。,五物料采购的内容,企业的物料采购主要有以下内容：（一）原料（二）辅助材料（三）半成品（四）成品（五）固定设备（六）MRO物品,第二节物料采购跟单的流程,一物料采购跟单的含义,物料采购跟单是指外贸跟单员根据对外合同、订单所列明的产品名称、规格、质量、数量以交货期等，需要在国内其他企业物料采购，并向生产企业提供对外合同、订单所需产品的物料、零部件或辅料的物料采购跟进工作。,二、物料采购跟单的原因,（1）供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。工程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低、完不成等原因。,二、物料采购跟单的原因,（2）企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。（3）沟通方面的原因：信息交换不及时。,物料采购流程,物料采购跟单的流程图,四物料采购流程具体阐述,采购实施是指采购工作的具体过程，主要包括采购认证、选择供应商、签订合同、合同跟踪、付款操作等几个方面。,一个完整的采购流程应包括以下环节,（一）确认需求采购的起点是确认需求。在采购之前，应先确定需要采购哪些货品、需要多少、何时需要、何时采购、由谁决定等。采购部门应协助生产部门预测物料需求。,（二）描述需求描述需求是指对所需的物品、商品或服务的特点和数量进行准确的叙述。在采购部门保留一份文件，列出经常购买的物品名称。,知识链接:在采购申请中应包含下列内容,（）采购日期；（）采购品的编号；（）采购申请的发出部门；（）采购所涉及的金额；（）对于所需采购品本身的型号、品名、规格、产地和数量的完整描述；（）采购品需要的日期；,（三）选择供应商选择供应商是采购作业中的重要一环。供应商的质量直接关系到采购品的质量、交付、数量、价格和售后服务等。供应商与采购相关的品质要素，包括历史记录、设备状况、技术力量、财务状况、组织管理、声誉、系统、通信、位置和供应柔性等也是采购部门要关注的。,小知识:为了有效地采购，采购部门必须做到：,对合同的履行情况进行监控；提供多购货品项目的分类表；做好供应商记录；提供合同样本。,（四）确定价格确定价格是采购过程中的一项重要决策。选定可能的供应商后，对供应商的报价进行分析，与供应商谈判，选择好供应商，最后发出订单。,（五）订单安排价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单和合约，均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求及权利、义务要明确列出。在采购过程中，如果使用的订单不是供应商的销售协议或总括订单，采购人员就要拟定采购订单。,小知识:采购订单包括哪些要素？,采购订单应包括以下几个基本要素：（1）采购品序列编号；（2）采购订单发出的日期；（3）接受订单的供应商名称和地址；（4）所需货品的数量和描述；（5）发货日期；（6）运输要求；（7）价格；（8）付款条件；（9）对订单有约束的各种条件。,（六）货物跟催采购订单签订和发出后，为使供应商按期、按质、按时、按量交货，应根据合同规定，督促供应商按规定交运。,（七）验收货物货物验收的基本目的是为了确保以前发出的订单所采购的货物已经实际到达并检查是否完好无损，数量质量是否与订单相符合。,（八）支付货款供应商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，采购部门应核查发票的内容是否正确后财务部门才能付清货款。,（九）不符与退货处理凡供应商所交货品与合同不符的，应依照合约规定退货，并立即办理重购手续，予以结案。,（十）结案凡验收合格付款或验收不合格退货的采购事项，均需办理结案手续，查清各项书面资料有无缺失，审查采购成效好坏等，签报高级管理部门或权责部门校阅批示。,（十一）记录并维护档案经过上述所有步骤后，对于一次完整的采购活动而言就是更新采购部门的记录。凡经结案的采购事项均应列入档案、登记编号分类予以保管，以便参阅或事后发生问题时查考。,知识链接:在采购实物务中要保存的档案有,1.采购订单目录2.采购订单卷宗3.商品文件4.供应商历史文件5.合同管理6.投标历史文件7.工具和寿命记录。,五物料采购单跟踪,物料采购单跟踪是外贸跟单员花费精力最多的环节，对于那些长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行物料采购单跟踪。但对一些重要或紧急的物料的物料采购单，外贸跟单员则应全力跟踪。,应改为斜纹,应改为2016/12860,应改为黑色,应改为206844,应改为2%,请供应以下产品：,应改为3-4级,应改为肆拾壹万叁千陆佰捌拾捌元整,采购单采购单编号：086616日期：2008年12月7日供应商：长乐金峰纺织有限公司,时间太紧，应改为08年12月15日左右,1、交货日期和交货地点：2009年1月4日以前一次性送至我公司2、供方所提供的产品不得侵犯第三方的专利权、制造权、商标权和其他有关权利3、供方须严格按合同规定时间交货，若要延迟交货，需事先征得需方书面同意，否则由此造成相应订单的额外费用（空运费、配额、误事费、扣款等）和其他费用，均由供方承担，并且需方有权取消合同，并提出索赔,4、按产品责任法规定：货物出运后，供方仍需对其产品的品质、数量、颜色等负责。若因产品款式不符，包装或产品本身或其他缺陷和质量原因而造成索赔的，需方有权追索供方，供方有责任进行理赔5、产品入库仅表明需方仓库对供方产品的数量验收，对于产品的质量、颜色等问题需由需方采购员验收6、付款方式：货到交货地，经我公司验收合格后付50%款项，其余60天后付款7、凡因执行本合同所发生的或与本合同有关的一切争议，应由双方通过友好协商解决。如果协商不成，可由需方向所在地人民法院提起诉讼8、其他：本合同未设计的事宜，经双方书面同意的协议可作为本合同的补充部分,外贸跟单员在制作物料采购单时应注意：,（一）审查采购物料申请单外贸跟单员在审查采购物料申请单时应注重以下内容：适当的物料采购人。以书面方式提出物料的物料采购。明确表明物料的要求。以型号规格表明物料采购的标准。,（二）确认质量标准,物料质量直接影响生产产品的质量，必须认真检查物料采购物料的质量，使物料符合对外合同的要求。,（三）确认物料采购量,物料的物料采购数量应与对外合同、订单总量相匹配，或者稍小对外合同订单总量。,小知识:采购单是物料采购跟单的重要内容，主要内容有:交货方式验收方式处罚条款履约保证品质保证仲裁或诉讼,（四）物料采购单跟综的工作内容,六物料检验跟单,确定检验日期通知检验人员进行物料检验处理质量问题,六物料进仓流程跟单,协调送货协调接收物料入库处理物料接受问题,物料的库房接收过程有,1.检查即将送达的货物清单信息是否完整；2.接受物料，对应物料采购单进行核查；3.检查送货单据及装箱单据；4.检查包装与外观，注意物料检验合格后才能卸货；5.卸货；6.清点物料；7.搬运入库；8.填写“物料入库单据”，注意物料检验合格后才能填写物料入库单；9.将物料入库信息录入存储信息系统中。,由于供应商或者外贸跟单员方面的原因，物料在接收环节上可能会出现以下问题：,1.物料型号与物料采购单中要求不一致；2.未按照物料采购单中指定的物料数量送货；3.交货日期不对；4.物料的包装质量不符合要求等。,小知识:JIT物料采购具有以下特点,（1）合理选择供应商。（2）小批量物料采购。（3）实现零库存或少库存。（4）交货准时，包装标准。（5）信息共享。（6）重视教育与培训。（7）严格的质量控制，产品国际认证。,知识扩充：日商物料采购流程简介JIT（）物料采购是准时化生产系统（JIT）的重要组成部分。JIT是近四十年来由日本企业首创的一种新的生产管理系统，最早使用这一系统的公司是全球知名的丰田汽车公司。JIT系统是指企业在生产自动化、电算化的情况下，合理规划并大大简化物料采购、生产及销售过程，使物料进厂到产成品出厂进入市场能够紧密衔接，尽可能减少库存，从而达到降低产品成本、全面提高产品质量、劳动生产率和综合济效益目的的一种先进生产系统。JIT物料采购是JIT系统得以顺利运行的重要内容，是JIT系统循环的起点，推行JIT物料采购是实施JIT生产经营的必然要求和前提条件。日本企业的供应商开拓(3个月-1年),第三节物料采购跟单的要求,一物料采购的起因,1.生产企业因生产交货需要，在接单备货生产前，为控制和计算成本，2.需进行物料采购备料。3.生产企业因产品（成套）配套生产需要，需向外企业物料采购相应零部件、组件、辅料。,4.外贸公司等因来料加工、供料加工需要，需物料采购物料提供给生产企业生产加工，有利降低出口成本。5.外贸公司等因成套出口需要，需物料采购物料、设备、零部件等，供生产企业配套，有利降低出口成本。6.外贸公司在物料价格上涨行情中，为锁定内外销合同成本，确保对外合同的签订及签订后的正常履行，需进行物料采购，向生产企业直接提供材料。,二物料采购中经常出现的问题,在物料等物料采购跟单工作中，外贸跟单员要事先预计到可能发生的问题，其关键环节主要在物料供应商、物料采购方企业等控制方面。,（一）供应商方面的原因，,（二）物料采购方企业方面的原因,1.物料采购方的生产能力或技术能力调查不深入，出现物料供应商选定失误；2.物料采购方提供材料、零部件给生产方加工的供应延迟，造成生产方下道工序加工耽误；3.物料采购方与供应商沟通存在问题，物料采购单或者指示联络事项阐述不清，指示联络不切实际，单方面指定交货期，业务手续不全造成工作耽误；4.物料采购方对供应商生产工艺等技术指导、图纸接洽、变更说明等不到位，质量要求不明确，造成产品交货不符要求；5.外贸跟单员经验不足，确保货期意识不强，未能掌握供应商产能的变动，对进度掌握与督促不够。,三物料采购跟单的基本要求,物料采购跟单的基本要求是：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。,小知识：物料质量达不到企业使用要求的严重后果1.导致企业内部花费大量的时间与精力去处理，增加大量的管理费用；2.会导致企业的重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加；3.会导致生产线返工增多，降低生产效率；4.会导致生产计划推迟，不能按时间客户交货，会降低客户对企业的信任度；5.会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重的会丢失客户。,知识链接:为什么交货不能太早也不能太迟？,1延迟交货成为增加企业成本的原因1)由于物料进货的延误，出现生产待货空等或延误，导致生产效率下降；2)为追上生产进度，需要加班或增加员工，致使人工费用加；3)采用替代品或使用低品质的物料，造成产品质量不符合要求，引起纠纷；4)交货延误的频率越高，跟催工作费用就越高。,2提早交货增加经营成本1)不急于要用的货品提早交货，会增加物料采购方仓储费、短途搬运费等费用；2)供应商提前交货，物料采购方提前付款，增加物料采购方库存货物的资金占用时间，导致资金使用效率下降；允许供应商提早交货，会导致供应商发生其他交货的延迟。因为供应商为提高自身资金使用效率，会优先生产高价格的货品以提早交货，会造成其他低价格产品的延迟交货。,第四节物料采购跟单的方法,一物料采购催单的方法,（一）按物料采购单跟催1.联单法2.统计法3.跟催箱法4.计算机提醒法（二）定期跟催,二物料采购催单的规划,（一）一般监控（二）预定进度管理时间（三）生产企业实地考察,三物料采购催单的工作要点,（一）事前规划1.确定交货日期及数量；2.了解供应商生产设备利用率；3.供应商提供生产计划表或交货日程表；4.提高供应商的物料