采购合同管理.doc

采购合同管理 采购合同管理篇一：采购合同管理制度 采购合同管理制度 采购合同管理篇二：采购合同管理制度0918 采购合同管理制度 一 总则 10目的 为了规范采购合同签订的管理，降低采购风险，最大限度维护企业利益，特制定本管理制度。 2。0适用范围。 本制度适用于生产原辅料、外协加工、设备、工装模具、办公用品等采购单价100元（含）和采购交易金额1000元（含）以上的单项采购。小额零星采购项目直接由部门总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署采购单即可！ 3。0权责划分。 1各部门总经理或其授权人负责合同签订的批准。 2各事业部采购：常备材料由生产管理部门制定；预备材料由物料管理部门制定；非常备材料由使用部门制定。 3采购部负责合同条款的商讨和合同的履行跟踪。 4合同审计部门负责对合同签定和执行的合理性进行审核监督！ 二、合同拟定、审批和签署 1合同拟订。 11合同拟订必须在进行供应商调查和询价、比价、议价的基础上进行。 111采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。 112采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。 113采购人员接获“请购单”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。 114若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。 115对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。 116采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，应立即先行询价、议价，待接到请购单后优先办理。 117 如属新品开发“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。 118采购人员询价完成后，送“请购单”附呈三家以上报价单（供应商名称，生产/销售许可证，营业执照，联系人，电话，公章等）及详细询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。 12采购人员根据对方资信情况，起草符合本制度规定的采购合同。 13企业采购合同采用统一的标准格式和条款，依据不同物品的特性各由事业部门总经理会同法律顾问共同拟定；应至少包括但不限于以下内容： 131交货地点、方式。 132交货期。 133包装要求。 134规格、特性指标。对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的设备或非标准件等，必要时签订技术协议书。 135验收：供应商应严格遵守合同约定，按期、如数、保质于指定地点交货。136标识要求：对不同批次混用可能导致品质问题或带来生产不便的货品，应要求明确标识，以便进行区分管理。 137不合格品处理。 （1）不合格品应由供应商取回，并由企业另定期限补齐。 （2）鉴别不合格品时所产生的人工费用由供应商承担。 （3）企业降低验收水准接受供应商的货品时，货款应酌情折让。 （4）因货品不合格所产生的一切损失及费用由供应商负担。 138保密条款：供应商不得泄露企业订购物品或估价的零件、材料规格、数量、货物及其他业务机密。 139付款方式。 （1）应尽量采用货到后每月按特定时间段付款的方式； （2）如采取付定金 %，货到付 %，验收合格在一个月后付 %的方式，原则上定金不超过 %，最后一笔款在 %以上。 （3）款到发货的方式应尽量避免，不得已时也应以此为条件争取折扣。 2。合同审批。 2。1部门采购计划申请人将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。 2。2公司副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。 2。3公司合同审计部门负责对合同内容条款的合法性和合理性进行审查并提出审查意见。并负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。审查作业中，若发现异常情况，审查部门应立即通知有关部门处理。 2。4公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。 2。5公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。 3。采购作业方式：除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购： 3。1集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。 3。2长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定稳定的供应商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购，此后以每一采购单作为合同附件的方式进行交易。 4、采购合同归档管理： 采购合同经公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署盖章生效后，采购经办人员返还供应商一份，并以电话或传真确定交货(到货)日期；其余三份，一份交集团总裁审阅后经财务总监转财务部门留存；一份交各部门采购部门遵照执行；合同正本交档案室存档备查。 三 合同履行 1合同履行。 1。1合同生效即具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的通知、协助、保密等义务。 1。2在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况做详细、全面的书面记录，并保留相关原始凭证。如合同履行困难，必须及时向相关参与合同管理的部门通报和相关公司领导。 1。3物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分，应由部门副总级以上主管在送货单签字确认品质没有问题)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送财务部门。财务部门应于结帐前，办妥付款手续。1。4材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。 1。5短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。 1。6超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。 2 合同变更。 严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在合同履行中出现下列情况之一，执行机构应及时报告公司，并按照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。 2。1由于不可抗力致使合同不能履行的。 2。2由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。 2。3因情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。 2。4其他合同约定的或法律规定的情形出现。 3合同发生纠纷时，会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。 四 采购合同的管理 1 各部门采购人员负责设置合同文本签收记录。记录内容包含合同签定时间、供应商、规格、订单量、订单金额、预定交期、包装方式等资料。 2 每周由各部门采购人员书面统计当月累计签定采购合同总量；已交量、未交量等；并报告预计影响合同交付的困难等！ 3 采购合同按年、月、按装订成册，保存一年以作备查。 4采购合同保存两年以上的，各部门采购人员应将其中未付款或有欠款单位的合同清理另册保管，已付款合同报部门总经理批准后作销毁处理。 五 附则 1 本制度由集团办公室审计监督部门负责制定、解释及修改。 2 本制度经董事长批准后实施，未尽事宜适时修订，增补亦同。 3附件：采购合同审计笺 编制： 审核： 批准：采购合同管理篇三：采购合同管理制度 采购合同管理制度 一、总则： 1、为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符 合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。 2、 本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。 二、采购合同的编写： 1、采购部是采购合同的管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。 2、ACD类物资须签订采购合同，B类物资可签订采购订单或采购合同。 3、采购合同编写程序： 1）采购主管负责起草合同模版，部门经理审核后，发法律顾问修正，形成初稿。 2）报总经理审批模版。 3）发生业务时，采购员根据物料特性，套用合同模版，附技术条款，按流程报相关人员审批。 三、合同审核、审批权限： 1、采购合同（订单）由采购主管复核。 2、固定资产合同报设备经理和主管副总，书面复核技术要求及验收条款。 3、1万元以下采购合同由采购经理审批。 4、1万元以上采购合同由总经理审批，其中固定资产超过2000元以上报董事长核准。 四、采购合同包括以下九个方面内容： 1） 合同签订双方的姓名、地址和联系方式。 2） 采购物品的单价、总价。 3） 采购物品的数量与规格型号。 4） 采购物品的品质和技术要求。 5） 采购物品的履约方式、期限、到货地点。 6） 采购物品的验收标准和方式。 7） 付款方式和期限。 8） 售后服务和其他优惠条件。 9） 违约责任和解决争议的方法。 五、采购合同的签订和保管： 1、签订采购合同，供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代 签，采购部应审验其委托证明。 2、公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。 3、采购合同可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖 章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。4、回传确认的合同和附件，应保证字迹和盖章清晰。 5、5万元以上的设备合同，签订传真合同的同时，还应保管合同原件。 6、固定资产合同签订成立后，应分别交一份给设备部和财务部存档。 7、2000元以上的新固定资产到货，应按合同要求验收，验收报告应与合同一同保存。 六、采购合同的执行与控制： 1、合同或订单签订后即具有了法律约束力，使供应商及时准备公司所需的物品。 2、 采购部应配合质管部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量 要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。 3、 采购部合同管理人员应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登 记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。 4、 对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比 较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。 5、 在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便 于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。 6、 采购部应本着型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最 低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。 七、采购合同的修改与终止： 1、采购合同及附件的修改与终止条款，报合同审核、审批人员签字才能生效。 2、在合同执行过程中，因供应商原因造成无法按量供应的采购物料，可与供应商签订新的采购物 料的数量规定，作为合同的附件执行。 3、 在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原价格或工资出现上涨，供应商无法 按规定的价格交货），可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。 4、 在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，可与供应商进行协商签订双方的 延期交货规定，作为采购合同的附件执行。 5、 有下列情形之一者，视为合同终止。 1）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。 2）因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。 3）出现违背合同条款的状况。 4）逾期没有履行合同约定的。 5）发生符合合同条款中合约解除的事项。 八、合同纠纷的处理与合同管理： 1、当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。1）与供应商协商解决。 2）请第三方协调解决。 3）由仲裁机构进行仲裁。 4）通过法律途径解决。 2、采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理