审计业务档案的整理方法.doc

审计业务档案的整理方法 档案管理工作看似简单其实有许多学问在里面下面就为大家整理了一些审计业务档案的整理方法希望对大家有所帮助 一、分类排序 审计项目档案材料的整理应遵循审计成文规律和特点并保持文件材料之间的有机联系按照结论类、证明类、立项类、备查类四个单元进行排列并按照“正件在前、附件在后定稿在前、修改稿在后”的原则排序实践中按以下单元分类归档排序比较合理： 第一单元：结论类文件材料(凡带号的条目为必备文件材料) 1.上级机关(领导)对审计项目形成的审计报告、审计决定、审计移送及审计要情、专题报告等审计信息的批示、签报 2.审计情况报告及审计情况报告代拟稿 审计结果报告及审计结果报告代拟稿 审计综合报告及审计综合报告代拟稿 3.审计报告 审计报告代拟稿 审计报告送达回证 业务部门复核意见书 审计组对被审计对象反馈意见的说明 被审计单位对审计报告(征求意见稿)的答复 审计报告征求意见书、审计报告征求意见稿及送达回证 审计组审计报告 4.审计决定书 审计决定书代拟稿 审计决定书送达回证 5.审计移送处理书 审计移送处理书代拟稿 审计移送处理书送达回证 6.审计移送处理书审理意见书 审计项目审理意见书 审理意见采纳情况说明书 7.审计业务会议纪要 8.审计组会议记录 9.重要管理事项记录 第二单元证明类文件材料 10.被审计单位承诺书 11.汇总工作底稿 12.审计工作底稿及审计证据 13.审计移送处理书附件原始取证单 14.审计要情、专题报告涉及问题的证据材料 15.举报问题情况核实材料或取证材料 16.查询被审计单位银行存款、账户有关资料 第三单元立项类文件资料 17.上级审计机关或本级政府的指令性文件 举报材料及领导批示 审计工作方案 审计工作方案调整及相关材料 审计报告模板 18.调查了解记录 调查了解记录及相关的审计取证 19.审计实施方案 审计实施方案调整说明及相关材料 20.审计通知书及送达回证 审计通知书代拟稿 授权审计通知书 第四单元备查类文件资料 21.审计结果公告 22.审计整改情况报告 审计整改检查取证资料 被审单位整改情况报告 23.审计宣传信息 24.审计工作报告 25.相关部门出台的管理制度、办法 26.审计移送案件受理、立案、起诉及判决、处理处分材料 27.审计评估表、测算表 28.被审计单位自查报告或自查表 二、加工整理 首先应检查每一份档案资料察看是否留有充分的装订线;其次应对纸张破损、幅面不规则或字迹模糊的档案材料进行加工处理具体应注意做好以下几项工作： 1.确定每份审计工作底稿及附件审计取证材料的顺序避免把资料放错位置同时撤出冗余资料 2.对纸张破损或字迹模糊不清的档案材料应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制复制件应附在原件后并注明复制原因 3.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁保证每页最终都为A4纸大小折叠后的档案材料要保持平整文字、照片不得损坏便于展开阅读剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容 4.幅面过小的材料应进行托举有些材料幅面太小无法装订应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张 5.装订边线过窄或装订线内有文字的材料应加边档案材料一般应留够2厘米的装订边 6.拆除档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物 三、编写目录 编写目录包括分卷、编页、编目三个过程： 1.分卷在所有资料都已经齐全并且符合归档要求时就可以分卷了同类档案如果太厚应该分成多卷装订(并于编目时在文件标题或备注中注明分卷顺序)分卷装订时必须保证同一份材料分在同一卷中每卷厚薄以恰好能装进档案卷夹为宜卷夹背脊等整体应做到不凹不凸 2.编页每卷材料应独立编页以便于查阅编写页码要用铅笔以便于修改;页码标记应在材料的正面右上角、背面左上角字体不能过大或者过小过大影响美观过小则可能在扫描后的电子档案中显示不清晰 3.编目档案材料应按照排列顺序逐份逐项编写目录做到目录清楚填写准确目录包括顺序号、文件作者、收发文号、页码、文件标题、文件日期、备注等填写“顺序号”用阿拉伯数字;“文件作者”填写单位、处科股室或审计组名称;“收发文号”有文号的填写没有的不填;“页码”按照编好的页数如实填写;“文件标题”根据材料题目或主要内容填写标题必须确切反映材料的主要内容或性质特点;“文件时间”填写材料落款的具体年月日时间;“备注”填写需要说明的情况 四、装订成册 装订