企业采购业务内部控制与核算系统的设计.ppt

第九章企业采购业务内部控制与核算系统的设计,第一节采购业务内部控制要求与内容第二节采购业务核算方法的设计第三节采购业务核算程序的设计,第一节采购业务内部控制要求与内容,一、采购业务内部控制要求二、采购业务内部控制内容,一、采购业务的内部控制要求,合理设置采购与付款业务的机构和岗位，实行钱、账、物分管，以互相牵制、强化监督建立和完善采购与付款的内部控制程序，加强请购、审批、合同订立、采购、验收、付款等环节的会计控制保证采购合同的严格执行堵塞采购与付款环节的漏洞，减少风险，维护采购物资的安全与完整,二、采购业务的内部控制内容,（一）职务分离制度（二）采购的请购单控制制度（三）订货控制制度（四）货物验收控制制度（五）入账付款或应付账款控制制度（六）会计稽核与对账制度,（一）职务分离制度,请购与审批询价与确定供应商采购合同的订立与审计采购与验收采购、验收与相关会计记录付款审批与付款执行,（二）采购的请购单控制制度,货物的使用部门根据未来一定期间的需要量提前通知货物保管部门由保管部门再根据现有货物的库存量计算出请购量后，正式提交请购单经过货物使用部门和物料保管部门主管签字的请购单还必须通过采购部门和财务部门的确认后方可生效货物采购的请购单由四部门签署同意执行的意见后，再交采购部门将请购单存档备案，并办理招标订货手续,（三）订货控制制度,采购部门应拟订采购方式及日程呈报核准后，必须向不同的多家供应商发出询价单，初步确定适合的供应商并准备谈判采购部门根据谈判结果签订订货合同及订货单，并将订单及时传送给生产、销售、保管和财会等有关部门,（四）货物验收控制制度,仓库保管部门根据订货单和供货方发货单进行验收保管到达的货物仓库保管部门必须及时填制收货单一式数联，并分别传送给采购部门和财会部门,保证所购货物符合预定的品名、数量和质量标准，明确保管部门和有关人员的经济责任,（五）入账付款或应付账款控制制度,会计部门取得了供货方的发票和收货单等原始凭证并审核无误后，应及时记录存货的增加和银行存款的减少或应付账款的增加,记入适当的账户和适当的会计期间；正确地进行计量,（六）会计稽核与对账制度,涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后才能记账对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账,第二节采购业务核算方法的设计,一、按实际成本的会计核算设计二、按计划成本的会计核算设计三、按实际成本计价与按计划成本计价的比较,一、按实际成本的会计核算设计,（一）总分类核算（二）明细分类核算,（一）总分类核算,1.结算凭证和发票等单据与材料同时到达2.已支付货款或已开出、承兑商业汇票，但材料尚未到达或尚未验收入库3.材料已到，结算凭证未到，货款尚未支付4.采用预付货款的方式采购材料,1.结算凭证和发票等单据与材料同时到达,购料,借：物资采购应交税金应交增值税（进项税额）贷：银行存款（应付账款、应付票据）,材料验收入库,借：原材料贷：物资采购,2.已支付货款或已开出、承兑商业汇票，但材料尚未到达或尚未验收入库,购料,借：物资采购应交税金应交增值税（进项税额）贷：应付票据,材料验收入库,借：原材料贷：物资采购,3.材料已到，结算凭证未到，货款尚未支付,在月份之中发生的，可以暂不进行总分类核算只将收到的材料登入明细分类账月末时，对于那些结算凭证和发票账单尚未到达的入库材料，可以按材料的合同价格或计划成本计价，暂估入账,下月初，用红字作同样的记账凭证，予以冲回,借：原材料贷：应付账款,4.采用预付货款的方式采购材料,预付材料价款,借：预付账款贷：银行存款（应付账款、应付票据）,预付款的材料到达,借：物资采购应交税金应交增值税（进项税额）贷：预付账款,（二）明细分类核算,1.明细分类账的种类：材料卡片和材料明细分类账（数量金额式）2.明细分类账的设置方法,两套账方式：由仓库设置和登记材料卡片，由财会部门设置和登记材料明细分类账。适用于仓储和会计部门距离较远的企业。,一套账方式：将材料卡片和材料明细分类账合并为一套账，实行账卡合一。适用于仓储和会计部门距离较近，能够经常检查的企业。,二、按计划成本的会计核算设计,（一）总分类核算（二）明细分类核算,（一）总分类核算,材料入库和货款支付的四种情况的核算与按实际成本核算基本相同区别在于计算并结转材料成本差异,（二）明细分类核算,“原材料”明细分类账：数量金额式“物资采购”明细分类账：数量金额式“材料成本差异”明细分类账：三栏式,三、按实际成本计价与按计划成本计价的比较,便于考核各类或各种物资采购业务的经营成果，有利于改进物资采购环节的经营管理工作可以剔除材料价格变动对产品成本的影响，有利于考核车间的经营成果可以加速和简化材料收发凭证的计价和材料明细分类账的登记工作缺点：材料成本计算的准确性相对差一些，因为它起到了平滑采购成本的作用。适用范围：材料收发业务频繁，且具备材料计划成本资料的大型企业。,第三节采购业务凭证流转程序的设计,一、设计采购凭证及其流转程序的原则二、采购凭证的设计三、凭证流转程序的设计,一、设计采购凭证及其流转程序的原则1、有利于加速货物及其流转程序的原则2、有利于明确经济责任，防止差错和损失3、保证企业内部各环节及时取得所需的业务资料与核算资料4、落实各项内部控制制度5、保证及时、正确地组织会计核算,二、采购凭证的设计（一）材料采购计划设计编制采购计划的步骤是：（1）确定各种物资的需要量。一般按下列公式计算：（2）确定各种物资的储备量和核定储备资金定额。（3）编制采购申请计划表和采购计划表。（二）订货合同设计,（三）请购单设计（四）收货（料）单设计（五）退货单设计采购凭证设计的科学性：1、完善：适合任何企业采购任何货物2、理性：约定给出各种条款供选择,三、凭证流转程序的设计,1、日常采购计划编制、合同签订程序设计2、临时采购申请程序设计3、材料采购验货付款程序设计4、退货及折让程序设计,1、日常采购计划编制、合同签订程序设计,2、临时采购申请程序设计,3,2,请购单1,临时采购计划,1、2,3,2,1,1,审核,3、材料采购验货付款程序设计,4、退货及折让程序设计,由储存部门或用料部门填制“请购单”；由采购部门填制“订购单”或其他契约由检验部门验收并编制验收报告储存部门对照验收报告收料入库，如有差异应报告给会计部门会计部门比较购货订单、验收报告及卖方