高等教育自学考试项目时间管理实践

案例一：某软件公司的进度计划控制问题1答：（1）因项目是政府性项目，没有充分考虑政府内部和政府体制对项目进度的影响，项目进度由省养老保险局控制有待更改；（2）进度计划没有考虑一些不可预见的事件发生。如放假、社会环境、项目环境等要素对项目进度控制的影响，并在出现问题时没有更合理的调整项目进度计划;（3）没有与客户同步，没有真正了解客户需求的。没能将客户急需要的，在方便客户工作的需求提前完成，没有和客户之间进行有效的沟通和互动，从而不能保证项目更好的完成。问题2答：通过对影响进度的因素进行分析，影响此项目的主要因素是项目进度是由客户省养老保险局控制，加强和省养老保险局的互动和沟通，及时采取必要的措施，尽量缩小计划进度与实际进度的偏差，从而实现对项目的主动控制。软件开发项目中影响进度的因素中人的因素是最重要的因素，技术的因素归根到底是人的因素。（1）软件公司对项目需求分析不准确。造成这个问题的主要原因有两个方面:一是缺乏项目所在行业养老保险统筹管理的专业知识,不能准确的理解客户的需求,造成需求偏差。另一方面是客户在开始时没有清晰完整的项目目标。（2）由和省养老保险局沟通和互动的问题，没有把进度计划作为项目过程行动的基础，而是因为省养老保险局相关处室对项目进度的控制，从而把计划放在一边，比较随意去做。因此造成项目执行上的错误，给项目进度带来麻烦。项目的客户没有及时为项目中出现的情况采取必要的措施或者所采取的措施的不适合具体的情况、没有效果或者有副作用等，造成进度上的延误。问题3答：如果我是该项目的负责人我将通过以下方法更好的把握项目进度：项目的进度不仅是时间因素，还受到资源方面的影响，该项目进度中的项目时间管理同时受到资源等方面的影响，需要从整体上关注影响项目进度的各个因素，其主要是对项目进度中的时间点的控制。（1）首先在和省养老保险局沟通前,先了解一些反映养老保险业务的资料和相关书籍,有针对性的阅读,弄清养老保险的业务流程及每一步要达到的功能。如果对业务流程的具体细节不是很清楚,可以让养老保险局的工作人员带领参观业务流程。这样准备工作做完了以后,再进行正式的洽谈,从而提出具有针对性的问题或关键的问题,省养老保险局也会轻松,准确的回答你所提出的问题。作为有益补充还可以用无记名问卷进行调查,因为在无压力的情况下需求更接近真实。（2）建立良好的沟通。良好的沟通是协调各方面的润滑剂。项目负责人做了一个很好的计划,不和客户省养老保险局进行沟通,客户不理解,不会对此积极响应,或是按自认为对的方法去做,这都可能导致恶性循环,项目很难继续下去。比较合适的做法是,确定客户的沟通需求,再找到合适的沟通方式,进行及时有效的沟通。（3）采用关键路径方法进行项目进度安排，生成描述项目进展状态的任务网络图。网络图中按一定的次序列出所有的子任务和任务进展的里程碑： 关键路径。完成关键路径上所有任务时间的总和，确定该是项目开发所需要的最短时间。 用统计模型估算开发每个子任务需要的工作量和时间。 计算各子任务的最早启动时间和最迟启动时间，即确定启动子任务的时间窗口边界。 某个子任务的最早启动时间被定义为该子任务的所有前导任务完成的最早时间。反之，某个子任务的最迟启动时间被定义为在保证项目按时完成的前提下，最迟启动该子任务的时间。与最早启动时间和最迟启动时间对应的概念是最早结束时间和最迟结束时间。它们分别是最早启动时间和最迟启动时间与完成该子任务所需要时间的和：在任务进度安排过程中，应先寻求关键路径并在关键路径上安排一定的机动时间和节假日，以便应付意想不到的困难和问题。采用以上这些工具和方法可以大大提高工作质量。（4）在制定项目进度计划时，必须以项目范围管理为基础，针对项目范围的内容要求，有针对性的安排项目活动，首先列出项目活动清单，确定项目活动之间的依赖关系，从资源库中选择资源分配到项目活动中，然后根据资源的配置情况估计各项目活动所需的工期，从而得到整个项目的进度时间表。对于各项活动的时间安排，需要考虑比较多的因素，例如，为保证项目活动所需要的资源的时间与资源本身的日程安排不冲突，要根据项目活动的工作复杂度和工作量，结合资源来估计项目活动所需的工期，要考虑某些项目活动之间所必需的间隔时间，还有一些外部所要求的强制的时间方面的限制条件，包括国家规定的法定节假日、特别规定的特殊生产时间要求等。因此，在项目时间表中，包括了紧密围绕项目的各项活动、活动之间的依赖关系、活动的工期和完成各项活动所需的资源。当分配给项目活动的资源是具体人或组织（小组、部门等）时，这个时间表同时也决定了项目中各个参与方在项目中的工作时间安排。（5）在项目执行和控制过程中，要对项目进度进行跟踪。其实对项目进度其实有两种不同的表示方法，一种是纯粹的时间表示，对照计划中的时间进度来检查是否在规定的时间内完成了计划的任务，另一种是以工作量来表示的，在计划中对整个项目的工作内容预先做出估算，在跟踪实际进度时看实际的工作量完成情况，而不是单纯看时间，即使某些项目活动有拖延，但如果实际完成的工作量不少于计划的工作量，那么也认为是正常的。这两种方法要配合使用的，同时跟踪时间进度和工作量进度这两项指标。在掌握了实际进度及其与计划进度的偏差情况后，就可以对项目将来的实际完成时间做出预测，从而提高工作质量。案例二：西安标准工业股份有限公司新产品研制项目进度管理问题1答：新产品研发任务估算出现问题：（1）任务本身的工作量估算不合理。进度出现偏差首先要考虑的工作量的估算是否合理，应该深入分析工作中存在的技术难点，分析项目成员、技术人员及工人自身的技能问题并分析可能存在的风险。任务计划下达给项目成员时候获取的承诺和是否能完成承诺跟项目成员的个人经验和技能有太大的关系。 （2）当项目开始的偏差出在估算上，而且项目后续工作都是采用的相同估算模式的情况，必须调整项目计划。对于该项目，如果这个时候才发现是项目成员技能问题，工作量完成出现问题时而想通过培训来提高技能和学习新技术是难以取得立竿见影的效果。 （3）如果项目任务中存在着技术攻关或技术难点需要解决，对于这种任务往往是很难估计工作量的，而且一旦在技术问题上被卡住往往对项目进度产生致命的影响。唯一的方式就是把无法预测和不透明的东西转换为透明，在项目开始之前就应该进行风险分析和应对，提前进行技术问题的预研，开发原型，积累相关的知识和经验。 （4）信息不守务造成估算问题出现偏差。估算问题的根源又出在历史项目或版本对项目历史数据的采集和分析不够，准确的估算依赖于专家的经验，但专家的经验同样是依赖于历史项目和历史数据。估算问题的根源还在于对项目成员技能和生产率水平没有较清楚的认识，一个新产品研发任务的完成往往存在着巨大的个人生产率差异和进度差异。 问题2答：过于相信自身能力且项目过程前松后紧（1）在项目的跟踪过程中往往体现的较多的是项目管理能力，但在项目控制过程中体现更多的则是业务和技术能力。控制的目的是真正去发现问题的根源，去解决问题并纠正偏差。就本项目而言，企业给项目成员安排了一个任务，要求一周完成，到了周末项目成员反馈无法完成需要延期到二周，企业就确认延期两天周并调整后续任务。这就是我们常看到的，整个任务和项目计划都变得不可控制了，项目成员有责任，但企业同样有责任，企业在第一次出现偏差时候就应该介入任务或问题本身，帮忙一次诊断和分析问题，挖掘问题延期根源，或者调整项目进度，改进监控方式。 （2）在第一次出现进度偏差的时候，企业应及时介入问题，查找问题根源而不是简单的关注成员反馈的下一个可能完成的时间点。只有这样才可能进度小偏差就立即查找根源并控制，而不是进度大偏差的时候进行应急。 问题3：答：新产品没有充分的利用科学的方法，只是采用传统的思维和经验。对进度影响因素没有做全面的分析，时间控制没有抓住重点，控制应在事前，事中，事后及时做出。对于一个新产品项目，出现1-2天的偏差很容易得到纠正。而如果出现1-2周以上的偏差则很难再进行纠正。任务本身的工作量直接和偏差的大小相关。当任务本身是不适宜进行跟踪的，任务本身是否会偏差不在取决于跟踪者或专家，而是执行者对于任务是否有很好的细分和自我控制能力。 任何一个任务，要么不出现偏差，要么出现成倍的偏差。一个单项任务如果是1个周，那这个任务很有可能要2个周才能完成，如果我们的进度偏差最多允许一周，则需要把任务细化到天，按天进行跟踪。任务跟踪目的就是要消除不确定性因素和风险，尽可能早的发现任务中的问题，这样才有可能有时间来解决问题和纠正偏差。 对于该项目，本身也存在跟踪但一般只能有项目成员自己进行。任务没有细分，成员反馈的任何任务完成情况都是不可靠和主观的数据。项目成员的自我监控能力对进度是否偏差起到重要的影响，在这种情况下，任务是否能够按期完成对企业来说是不可控的。案例十：同学聚会项目工作结构分解1.同学聚会筹备计划 （第一日）1.1.决定同学聚会日期、地点、仪式及宴会方式 1.2.确定同学聚会预算 1.3.草拟老师和客人名单 1.4.召集好朋友讨论同学聚会计划 1.5.在同学中确定主持人及备份人选 1.6.成立同学聚会筹备组 1.6.1.召开项目启动会 1.6.2.制定同学聚会项目计划书 1.6.3.明确分工 2.同学聚会前准备（ 第二日）2.1.与同学聚会的所有项目干系人沟通 2.1.1.就同学聚会筹备计划和进展与宴会场所负责人沟通 2.1.2.打电话、发短信、邮件及QQ中留言给同学 2.1.3.电话通知在外地生活和工作的同学和老师 2.1.4.网上发布聚会通知 2.1.5.再次确认主持人并就同学聚会当天计划与设想与之沟通2.1.6.及时反馈受邀老师、客人及同学信息 2.1.7.对于重要客人和重点老师再次确认 2.2.物品采购及设备解决方案 2.2.1.聚会现场布置用品和摄影和摄像设备准备及风险解决方案2.2.1.1.确认摄影和摄像设备及风险解决方案2.2.1.2.彩色气球 2.2.1.3.彩灯（冷光） 2.2.1.4.胶布、插线板和其它物品2.2.2.同学聚会物品订购 2.2.2.1.香槟和烟火2.2.2.2.烟、酒、饮料 和水果2.2.2.4.录像带、胶卷 2.3.聚会场地预约 （第三日）2.3.1.估计来宾人数 2.3.2.选择聚会地点，主要选择松花湖附近的度假山庄等能够举行篝火晚会的场所2.3.3.确认菜单、价格 2.3.4确认现场的音响效果及风险解决方案 2.3.5.与度假山庄协调场地布置等细节及协调意外情况的解决方案2.3.6摄像准备2.3.6.1选定同学聚会当天摄影、摄像人员 2.3.6.2安排摄影及摄像分工 2.3.6.3准备摄影像器材和胶卷录像带 3.同学聚会前一天准备 （第三日）3.1.与同学聚会的所有项目干系人沟通 3.1.1.就同学聚会准备工作完成情况进行沟通并就出现的项目进度延期和项目存在的风险情况提出解决方案3.1.2.就准备情况和同学聚会当天分工作最后沟通 3.1.3.根据准备情况就同学聚会当天仪式进程与主持人作最后沟通 3.2.确认同学聚会当天要发言人的准备情况 3.2.1.重要客人发言准备情况 3.2.2.老师发言准备情况 3.2.3.同学代表发言准备情况 3.3.最后确认同学聚会当天所有物品准备情况 3.4.外地同学、老师及客人接机和接站并安排住宿3.5.确定聚会当晚篝火晚会娱乐节目及游戏4.同学聚会当天流程 （第四日）4.1.准备 4.1.1 16：00 将烟、酒、茶、饮料等带至度假山庄 4.1.2 16：10 最后检查酒席安排、音响、签到处等细节 4.2.迎宾 4.2.1 18：00 签到处同学就位 4.2.2 18：00 引导同学门口就位 4.3.同学聚会仪式 4.3.1. 18：30 主持人准备 4.3.2 18：30 音响准备 4.3.3 18：30摄影及摄像设备准备 4.3.4 18：30 现场香槟到位 重要客人致词并提议大家举杯庆祝 班主任老师上台致词 同学代表（正副班长）讲话 开香槟、举杯欢庆 游戏