英文电子邮件的格式.ppt

EnglishinElectricAutomation,专业英语培训讲义,据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。,英文电子邮件的重要性,商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。,商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。,2/64,商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件常用句式,Contents,3/64,商务英语电子邮件由五部分组成：,Address-收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址Subject-主题Salutation-称呼、Opening-开头、Body-正文、Ending-结尾句ComplimentaryClose-礼貌结束语WritersFullName-写信人全名、WritersTitleandDepartment-写信人职务及所属部门、Address-地址、Tel-电话号码、Fax-传真,商务英语电子邮件的格式(1/15),4/64,Address地址,收信人地址To:抄送收信人地址Cc:密送收信人地址Bcc:,Cc:CarbonCopyBcc:BlindCarbonCopy,To:12Cc:456Bcc:789,多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开。,商务英语电子邮件的格式(2/15),5/64,Subject主题(1/3),1.主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整的句子，但长度一般不超过35个字母。,YES：SuppliertrainingNO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany,商务英语电子邮件的格式(3/15),6/64,Subject主题(2/3),2.主题框的内容切忌含糊不清。,NO：NewsaboutthemeetingYES：Tomorrowsmeetingcanceled,3.视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI(ForYourInformation，供参考),例如：URGENT:Submityourreporttoday!,商务英语电子邮件的格式(4/15),7/64,Subject主题(3/3),4.一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。,YES：NewE-mailAddressNotificationDetailedcalculationNO：detailedcalculation,商务英语电子邮件的格式(5/15),8/64,Salutation-称呼(1/4),根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之间的关系而定。,在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。,TomHanks,Dear/HiTom,DearMrHanks,收信人的名字千万不要写错。,商务英语电子邮件的格式(6/15),JenniferAniston,Miss/Mrs/MsAniston,9/64,Salutation-称呼(2/4),收信人是多个男性用Messrs；多个女性用Mesdames,Mmes,或Mses；有男有女，弄清楚每个人的称呼。,Messrs.Smith,Wyatt,andFury,有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。,Mses.Dicaprio,Lionel,andGreen,Mr.HaroldWrightandMissMargaretWright,Dr./Prof./General/SenatorWright,商务英语电子邮件的格式(7/15),10/64,Salutation-称呼(3/4),老外的名字有时有Jr.或Sr.,罗马数字I，II等,MartinLutherKing,Jr.,JohnParker,Sr.isthefatherofJohnParker,Jr.,GeorgeBushSr.,GeorgeVI,WhenGeorgeVIdied,ElizabethIIsucceededtothethrone.,商务英语电子邮件的格式(8/15),11/64,Salutation-称呼(4/4),如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：,DearCommitteeMember:,DearColleagues:,DearMeetingPlanner:,ToAllSalesReps:,ToWhomItMayConcern:,商务英语电子邮件的格式(9/15),DearMadamorSir:,DearPurchasingAgent:,LadiesorGentlemen:,DearCustomers，,12/64,Opening开头(1/3),澄清你的意图,在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。,商务英语电子邮件的格式(10/15),记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了且句意前后一致。,13/64,Opening开头(2/3),商务英语电子邮件的格式(11/15),如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢,Thankyouforcontactingus.,如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复,Thankyouforyourpromptreply.,Thanksforgettingbacktome.,如果你主动给别人写邮件，表明意图,Iamwritingto,14/64,Opening开头(3/3),商务英语电子邮件的格式(12/15),如果有人给了你特别的帮助,Thankyouforallyourassistance.,某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑,Itrulyappreciate,Thankyouforyourfeedback.,如果你询问一些信息，对方花了点时间才发送给你,Thankyouforprovidingtherequestedinformation.,15/64,Body正文,正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分成几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一两句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。,商务英语电子邮件的格式(13/15),正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。,称呼和开头之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行。,16/64,Ending结尾,在邮件结束之前，应再次感谢收信人。,商务英语电子邮件的格式(14/15),Thankyouforyourpatienceandcooperation.或Thankyouforyourconsideration.,Ifyouhaveanyquestionsorconcerns,donthesitatetoletmeknow.或Ilookforwardtohearingfromyou.,17/64,ComplimentaryClose礼貌结束语(1/2),结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。,商务英语电子邮件的格式(15/15),VeryFormal非常正规的(例如给政府官员的),Respectfullyyours,Yoursrespectfully,Formal正规的(例如客户公司之间),Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,18/64,ComplimentaryClose礼貌结束语(2/2),商务英语电子邮件的格式(16/15),LessFormal不太正规的(例如客户),Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,Informal非正规的(例如朋友，同事之间),Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!,19/64,Signature签名,邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息。,商务英语电子邮件的格式(15/15),签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。,LocalOrganizingCommitteePhone:+7-3822-491-776Fax:+7-3822-492-410E-mail:isdeiv2012hcei.tsc.ru,20/64,商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件常用句式,Contents,21/64,商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则,Correctness准确Conciseness简洁Complete完整Clarity清楚Courtesy礼貌,五C原则(1/14),22/64,Correctness准确原则,由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务管理与沟通至关重要。,具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。,五C原则(2/14),23/64,Conciseness简洁原则(1/3),简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。,在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。,五C原则(3/14),24/64,Conciseness简洁原则(2/3),为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语。,UPlsFYIInfoQtyBTW,Postscript,ASAP/asapFOBL/CIMOFAQPS,五C原则(4/14),Assoonaspossible,FreeonBoard,LetterofCredit,Inmyopinion,Frequentlyaskedquestions,25/64,Conciseness简洁原则(3/3),ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.Price：FOBShanghaiUSD1.96PCHopeyoucanacceptit.,舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征，缩略语的使用，不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。,五C原则(5/14),26/64,Complete完整原则,商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像报盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。,邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。,五C原则(6/14),27/64,Clarity清楚原则(1/2),商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：,结构方面语法方面,尽量使用短段落，必要时使用主题句。,用词要肯定准确，切忌使用语义模糊、模棱两可的词或词组，以免产生歧义，造成误解，延误商务沟通和贸易。,五C原则(7/14),28/64,Clarity清楚原则(2/2),Thefiguresshowasignificantincrease.Wewilldeliveryourgoodssoon.,Thefiguresshowayear-on-yearincreaseof15%.WewilldeliveryourgoodsonDec10th.,五C原则(8/14),29/64,Courtesy礼貌原则(1/6),商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方容易接受。在写电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。,五C原则(9/14),30/64,Courtesy礼貌原则(2/6),Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.Notforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomer,wecannotquoteforsuppliesevenatthatprice.,虚拟语气：要不是我们接到许多老客户的大量定单，我们尚不能给这些货物报如此低的价格。,五C原则(10/14),31/64,Courtesy礼貌原则(3/6),IwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationforCIFshanghai.GivemeyourbestquotationforCIFshanghai.,委婉语气：如果你能报出成本加运费到上海的最低价，我将非常感激。,虚拟语气和委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，易为对方接受。,五C原则(11/14),32/64,Courtesy礼貌原则(4/6),Ithastobestressedthatshipmentmustbeeffectedwithintheprescribedtimelimit,asafurtherextensionwillnotbeconsidered.Wehavetostressthatyoumusteffectshipmentwithintheprescribedtimelimit,asafurtherextensionwillnotbeconsidered.,表示批评、建议、要求时，用被动语态可以避免直接触及施动者(自己或对方)，使口气更加婉转。,五C原则(12/14),33/64,Courtesy礼貌原则(5/6),Asyou(seemto)takeadvantageofourleniencyinthismatter,wenowhavetogiveyouthefinalnotice.,使用半动词表示说话人对所说事情的推测，从而使话语的肯定语气趋于缓和。,五C原则(13/14),半动词在功能上介于主动词与助动词之间,本身带有词义，但词义模糊。seemappearbelikelyto,34/64,Courtesy礼貌原则(6/6),Unfortunatelywearenothiringanynewstaffatthemoment.Iamafraidthatwewillbeunabletomeetyourorderontimeduetoproblemswithoursupplier.,如果是写一些坏消息或是道歉，你就应该写的礼貌而得体，并说明问题的原因。,五C原则(14/14),35/64,商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件常用句式,Contents,36/64,Sometips文法(1/8),切忌主客不分或模糊,例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.,应改为：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.,问题：decide的主语是we,而不是report,注意事项(1/12),37/64,Sometips文法(2/8),句子不要凌碎,例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.,应改为：Hedecidednottoauditthelasttencontractsbecauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.,问题：第二句是第一句的原因，应合并成为一句,注意事项(2/12),38/64,Sometips文法(3/8),结构对称,例子：Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.,应改为：Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.,问题：and连接两个相同的成分，结构应对称,注意事项(3/12),39/64,Sometips文法(4/8),单复数前后一致,例子：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.,应改为：Authorizedpersonsmustshowthattheyhavesecurityclearance.,问题：anperson与they矛盾,注意事项(4/12),40/64,Sometips文法(5/8),动词和主语要呼应,例子：Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunder-budgeted.,应改为：Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunder-budgeted.,问题：functions与is矛盾,注意事项(5/12),41/64,Sometips文法(6/8),时态和语气不要转变太多,affect动词，effect名词；operative（计划、法律等）实施中的，起作用的operational（机器、设备等）正常运转的，可使用的；军事行动的,affect和effect，operative和operational,选词要正确,注意事项(6/12),42/64,Sometips文法(7/8),标点要准确拼写要正确大小写要注意,非必要的话，整个词不要都大写，除非要骂人。,MUSTchangetoOSimmediately.,要强调的话，用底线，斜体或者粗体。,注意事项(7/12),43/64,Sometips文法(8/8),地址上的数字直接用阿拉伯数字，除了One,127NinthAvenue,North390VeteransBoulevard,Carlstadt,NJ070725ParkAvenueOneWingrenPlaza556-91Street,注意事项(8/12),44/64,Sometips文体(1/3),可读性-多用短句注意段落的开头,一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落的开头。,Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.,注意事项(9/12),45/64,Sometips文体(2/3),轻重有分,同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里。,转接词要留神,but,therefore,also,forexample,furthermore,moreover,修饰词的位置要小心,例子：HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.,注意事项(10/12),46/64,Sometips文体(3/3),句子开头不要含糊不清的代词,例子：Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.,开头少用this,that,it,they,或which。,用语要肯定准确，切忌含糊立场观点一致，少用被动句,注意事项(11/12),47/64,Sometips格调,式样和句子长度不要太单调弱软的词(e.g.was,were,is,are.)可以加强一点,Bayerproductsarehighlyeffectivein.Bayerproductsexcelin.,口语化比较受欢迎,Thisinformationwillbesincerelyappreciated.Wesincerelyappreciateyourinformation.,注意事项(12/12),48/64,商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件常用句式,Contents,49/64,Greetingmessage祝福,Hopeyouhaveagoodtripback.Howareyou?Howistheprojectgoingon?,祝旅途愉快。,你好吗?,项目进行顺利吗?,英语电子邮件常用句式(1/16),50/64,Initiateameeting发起会议(1/2),IwanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdevelopmentandtheXXXproject.IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.,我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。,我建议我们今天下午就A项目的发展计划开会讨论一下。,英语电子邮件常用句式(2/16),51/64,Initiateameeting发起会议(2/2),WedliketohavethemeetingonOct30.Sametime.LetsmakeameetingnextMondayat5:30PMS.L.C.time.,十月三十号，老时间开会。,下周一盐湖城时区下午五点半开会。,英语电子邮件常用句式(3/16),52/64,Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议(1/4),Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.,如果存取文件有任何问题请和我联系。,期待您的反馈建议!,英语电子邮件常用句式(4/16),53/64,Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议(2/4),Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?,谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。,你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做?,英语电子邮件常用句式(5/16),54/64,Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议(3/4),Whatdoyouthinkaboutthis?Anyquestion,pleasedonthesitatetoletmeknow.Anyquestion,pleaseletmeknow.Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.,英语电子邮件常用句式(6/16),55/64,Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议(4/4),Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!Feelfreetogiveyourcomments.Pleaseletmeknowwhatyouthink.Doyouhaveanyideaaboutthis?Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheusersbehavior.,英语电子邮件常用句式(7/16),56/64,Givefeedback意见反馈,Pleaseseecommentsbelow.Myanswersareinbluebelow.Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.,请看下面的评论。,我的回答已标蓝。,我就文档添加了一些备注，仅供参考。,英语电子邮件常用句式(8/16),57/64,Attachment附件(1/2),Ienclosetheevaluationreportforyourreference.Pleasefindenclosedacopyofourpricelist.Pleasefindtheattachedreportyouwillneedfortomorrowsmeeting.,我附加了评估报告供您阅读。,随函附寄我公司价目表一份。,随信附上你明天开会所需的报告，请查收。,英语电子邮件常用句式(9/16),58/64,Attachment附件(2/2),Attachedisthedesigndocument,pleasereviewit.Attachedpleasefindtodaysmeetingnotes.Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.,设计文档在附件里，请评阅。,今天的会议记录在附件里。,其他个人特征方面的信息请见附件。,英语电子邮件常用句式(10/16),59/64,Poi