Project+2007基础应用知识.doc

第1章Project 2007基础知识 Project 2007是微软公司最新研发的集实用性、功能性与灵活性于一体的项目管理软件，在项目管理领域中占据着重要地位。利用Project 2007不仅可以合理地安排项目计划与有效地组织任务与资源，而且还可以帮助用户跟踪进度、协作资源及进行日程安排等工作。在运用Project 2007管理项目之前，用户需要了解Project 2007的安装、工作界面与基础操作等基础知识。通过了解Project 2007基础知识，可以为用户提供良好的学习基础，从而加快后面学习的进度。本章学习要点： 安装与卸载Project 2007 Project 2007工作界面 Project 2007中的视图 Project 2007中的表 Project 2007基础操作1.1 项目管理概述在讲解Project 2007之前，首先需要了解一下项目管理的基础知识。例如，了解一下什么是项目管理、项目管理的要素、项目管理的流程与知识领域等基础知识。下面便开始详细讲解项目管理概述的内容。1.1.1 什么是项目管理“项目”一词在我国最早出现于20世纪50年代，是指一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动必须在特定的时间、预算、资源的限定内依据规范完成。其参数主要包括范围、质量、成本、时间与资源。项目管理是第二次世界大战后期发展起来的技术之一。最早源于美国，后来于20世纪50年代由华罗庚教授引进中国，即中国早期的统筹法与优选法。项目管理是“管理科学与工程”学科的分支，是基于管理原则的一套计算方法，主要用于计划、评估、控制工作活动，保证按时、按预算、依据规范达到理想的最终效果。任何项目在管理的过程中都会受到时间要素、成本要素及范围要素三大要素的限制。其中，时间要素表示完成项目所需用的时间，成本要素表示完成的项目所需要的人员、设备及材料的费用，范围要素表示项目的目标与任务。三大要素之间的限制关系如图1-1所示。1.1.2 项目管理的步骤三大要素之间的关系在项目管理过程中，需要根据先后顺序按部就班地进行，其主要具有以下5个关键步骤。1项目的启动项目管理的首要阶段便是启动项目。启动阶段是项目规划阶段的开始。在此阶段中，需要制定项目的合同、目标等工作。2项目的计划由于项目计划涉及到9个项目管理知识领域，所以编辑项目计划是项目管理中最复杂的阶段。在此阶段中，需要规划成本与预算资源、规划风险与建立日程安排等工作。3项目的实施与控制项目的实施阶段是项目管理中最占用资源的阶段。在此阶段中，项目的实际运作未必会按照上一阶段的计划进行，所以在此阶段中项目经理需要利用Project中的高级功能监视与控制项目，以确保在预算允许的范围内按计划提交可交付的产品。4项目的收尾由于项目的收尾过程涉及到整个项目的阶段性结束（项目的干系人对项目的正式接收），所以此阶段是项目管理中的重要阶段。在此阶段中，需要记录项目各阶段产生与管理的文档、报表等。5项目的维护期对于某项项目来讲，项目的收尾并不代表项目的结束。例如，信息技术工程便需要在项目收尾阶段结束后进入后续的维护期。在此阶段中，主要是保证项目的产品正常运转。1.1.3 项目管理的属性虽然项目管理已被应用到各个领域中，但项目管理所具有的六大属性是每个领域所共有的。项目管理的六大属性如下所述。1一次性项目的一次性属性，表示每个项目只能执行一次，不能重复执行。在项目管理过程中，由于每个项目的领域、内容、开始时间、结束时间等因素的不可重复性，决定了项目的一次性属性。2独特性项目的独特性属性，表示每个项目都具有自身独特的特点，都具有不可复制性。在项目管理过程中，由于每个项目的时间、地点与环境各不相同，所以决定了项目的独特性属性。3整体性项目的整体性属性，表示每个项目中的各项活动都是相互关联的一个整体，缺一不可。在项目管理过程中，多于项目规划中的活动或少于项目规划中的活动都会影响项目的完成情况，所以上述特点决定了项目的整体性。4目标的确定性项目目标的确定性，表示每个项目都必须具有明确的目标。项目管理的目标，主要分为时间目标、成果性目标、约束性目标等。目标的确定性具有一定的变动幅度，如果在项目的实施过程中大幅度地更改项目目标，将致使此项目变成另外一个项目。5临时性与开放性项目的临时性与开放性，又称为项目组织的临时性与开放性，表示每个项目的人员、人数与职责随着项目的执行而改变。在项目实施过程中，由于参与项目的组织通常通过某些关系介于项目活动之中，等项目结束之后，各自分散，所以上述特点决定了项目组织的临时性与开放性。6不可挽回性项目的不可挽回性，表示每个项目只能执行一次，不可以重复执行。如果项目失败，将注定该项目失去重新执行的机会，该属性决定了项目的不确定性与风险性。1.1.4 项目管理的流程由于项目管理的流程决定了项目的发展方向与最终目标，所以在进行项目管理时，项目经理需要关注下述10个关键流程。1生命周期与方法论生命周期是由项目的启动、计划、实施、控制等阶段组成的，一般会根据项目与要求的改变而改变。其生命周期的标准主要体现在项目的管理、交付与沟通方面。在项目管理过程中，项目方法是由公司而定，并非项目团队自行决定，而且不同的项目需要使用不同的方法。例如，产品开发项目的方法包括工具、系统等方面，而信息技术项目的方法主要包括技术文档、系统开发等方面。2项目定义项目定义是对项目进行详细的书面定义，其主要包括项目目标定义、项目回报、项目范围、项目时间与成本、项目风险与技术等内容。3合同与采购管理合同与采购管理是对项目合同及采购进行管理，其内容主要包括明确合同内的责任与细节和记录采购中的评估与接收标准、要求与规定等。4项目的规划、执行与跟踪项目的规划、执行与跟踪是通过制定规划、执行与跟踪流程，建立项目的控制基础，并通过激励员工的积极性与自我性，减轻项目的控制工作。5变化管理变化管理是对技术性项目进行具体变化的管理控制，并在项目中制定变化管理流程。例如，制定变化提案的细则与多方认可的流程图等方面。6风险管理风险管理是为项目制定出一套完善的风险管理流程。通过风险管理流程，可以为项目制定出全面的规划，并通过规划寻找潜在的项目风险。7质量管理质量管理是项目管理中搭建项目结构的流程，主要分为全球性的质量标准与项目中的质量标准。通过质量管理，可以保证项目的质量标准，促使项目遵守报告、评估等要求。8问题管理问题管理是在项目管理中为资源、工期等方面制定管理流程。同时，为项目建立跟踪流程，记录项目中的问题描述、问题特征、责任人等信息。9决策决策是为项目建立一个决策流程。通过决策流程，可帮助项目经理解决项目中的各项问题，从而确保项目的顺利实施。10信息管理信息管理是为项目建设一个信息平台，方便项目信息的存储、交流与管理。例如，使用网络或服务器管理项目信息或者使用信息管理系统管理项目信息等。1.1.5 项目管理的知识领域由于项目管理涉及到多个领域，所以在制定项目规划及执行项目运作时，项目管理人员需要具备广泛的知识与能力，以便对项目进行计划、组织、评估、控制等。项目管理所涉及的领域主要包括以下九大领域。1项目范围管理项目范围管理是控制项目工作内容的管理过程，主要分为产品范围与项目范围。其管理过程主要包括启动、范围规划、范围定义、范围审核、范围变更控制5个过程。2项目时间管理项目时间管理是确保项目最终按时完成而实施的一系列的管理过程。其管理过程主要包括活动定义、活动安排、进度安排、进度控制、工期估算5个过程。3项目成本管理项目成本管理是控制各项成本与费用预算的管理过程。其管理过程主要包括资源计划、成本估算、成本预算、成本控制4个过程。4项目质量管理项目质量管理是为确保项目质量而实施的一系列的管理过程。其管理过程主要包括质量计划、质量保证、质量控制3个过程。5人力资源管理人力资源管理是促进项目关系人的能力与积极性的管理过程。其管理过程主要包括组织的计划、人员获取、团队计划3个过程。6项目沟通管理项目沟通管理是收集与传输项目信息而实施的一系列的管理过程。其管理过程主要包括沟通规划、信息传输、性能汇报、项目关闭4个过程。7项目风险管理项目风险管理是解决项目实施过程中所涉及或可能遇到的不确定因素的管理过程。其管理过程主要包括风险管理计划、风险辨识、定性风险分析、定量风险分析、风险响应计划、风险监控6个过程。8项目的采购管理项目的采购管理是获取项目实施组织之外的资源或服务所实施的一系列的管理过程。其管理过程主要包括采购规划、招标规则、招标、招标对象选择、合同管理5个过程。9项目的集成管理项目的集成管理是协调与配合项目各项工作的综合性与全局性所实施的一系列的管理过程。其管理过程主要包括制定项目计划、执行项目计划、总体变更控制3个过程。1.2 Project 2007基础内容Project 2007是微软公司最新开发的项目管理软件，具有强大的项目管理功能。在使用Project 2007管理项目之前，需要先了解一下Project 2007的功能、组成、安装与卸载等方面的基础知识。1.2.1 Project 2007的元素在讲解Project 2007的基础知识之前，需要先了解Project 2007中的各类元素以及每类元素所代表的意思。通过了解Project 2007中的元素，可以帮助用户快速熟悉Project 2007。1工期工期表示完成任务所经历的实际时间，默认单位为天。在Project 2007中设定任务的开始时间后，当输入工期时，系统会自动计算任务的结束日期。2工时工时表示每个资源执行任务的时间，默认单位为小时。在Project 2007中，工时=工期资源单位。3资源单位资源单位表示资源的工作情况，默认情况下以百分比的形式进行显示。4任务类型在Project 2007中，主要定义了固定单位、固定工期与固定工时3种任务类型。在默认状态下，Project 2007显示为固定单位任务类型。5资源类型在Project 2007中，资源类型主要分为工时、材料、成本与费用。其中，工时表示任务中所使用的人员与设备；材料表示任务所使用的消耗物品；成本与费用表示任务中所使用的成本与费用。1.2.2 Project 2007的功能Project 2007作为功能强大的项目管理软件，已受到广大项目管理者的青睐。本软件具有其他软件所不能比拟的功能，其主要功能如下所述。1管理项目日程在Project 2007中，可以为管理者、项目工作组制定并安排项目日程。另外，还可以通过任务驱动因素及突出显示的功能，了解与管理项目日程。2提高工作效率Project 2007中直观的菜单栏、工具栏可使用户快速掌握软件的使用方法。3充分利用现有数据Project 2007是Office组件之一，可以将Office其他组件中的数据转换到项目计划中。4专业的图表与图示Project 2007为用户提供了可视报表，可以生成Visio图表与Excel图表，方便用户分析项目数据5有效地交流信息Project 2007为用户提供了多种传递项目信息的方法，如网络共享信息、打印图表信息等。6控制资源与成本Project 2007为用户提供了分配资源、调配资源、分配预算等功能，从而帮助用户有效地控制资源及成本。7快速访问信息在Project 2007中，可以对资源、任务等信息进行分组，从而帮助用户快速查找与分析各类信息。8准确地跟踪项目在Project 2007中，可以利用预算成本、盈余分析等功能跟踪项目。9检测和维护Project 2007为用户提供了解决资源过度分配、成本超出预算等功能，可以帮助用户随时检测项目计划，并针对具体问题提供解决方案。1.2.3 安装Project 2007使用Project 2007管理项目的第一步便是安装Project 2007软件。安装Project 2007软件之前，首先需要安装Office 2007，否则无法安装本软件。Project 2007的安装方法分为光盘安装与本地安装，两种安装的步骤一致。此处以本地安装法来详细讲解安装Project 2007的具体步骤。在安装文件夹中双击“setup”文件，弹出【Microsoft Office Project Professional 2007-输入您的产品密钥】对话框。输入产品密钥，单击【继续】按钮，弹出在【Microsoft Office Project Professional 2007-选择所需的安装】对话框，单击【自定义】按钮，如图1-2所示。自定义安装选择安装位置在【文件位置】选项卡中将安装位置设置为“H:2007”，单击【立即安装】按钮，开始安装Project 2007软件，如图1-3所示。最后，单击【关闭】按钮，完成Project 2007的安装操作。在【Microsoft Office Project Professional 2007-选择所需的安装】对话框中单击【立即安装】按钮，系统会自动将软件安装在默认目录中。1.2.4 卸载Project 2007卸载Project2007，是从系统中删除Project 2007，其操作方法可分为自动卸载与控制面板卸载。此处以自动卸载的方法来详细讲解卸载Project 2007的操作方法。在安装文件夹中双击“setup”文件，弹出【Microsoft Office Project Professional 2007-更改Microsoft Office Project Professio- nal 2007的安装】对话框。选中【删除】单选按钮，并单击【继续】按钮，弹出【安装】对话框。单击【是】按钮，开始卸载软件，如图1-4所示。最后，单击【关闭】按钮，完成Project 2007的卸载操作。1.3 Project 2007的工作界面 卸载Project 2007安装完Project 2007之后，首先需要认识一下Project 2007的工作界面。其实，Project 2007的工作界面与Excel 2003的工作界面大体相同，都是由标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏及工作区组成的。下面便开始详细讲解Project 2007的工作界面。1.3.1 标题栏标题栏位于Project窗口的最上方，主要用来显示Project文件的名称。在标题栏的最左侧为Project的程序图标，程序图标的右侧为文件名称。在标题栏的最右侧为最小化、最大化与关闭按钮，如图1-5所示。标题栏菜单栏双击标题栏，可以更改窗口的大小。1.3.2 菜单栏菜单栏位于标题栏的下方，工具栏的上方。主要包括文件、编辑、视图、插入、格式、工具、项目、报表、协作、窗口与帮助11个菜单。单击菜单，可展开菜单中的各项命令，如图1-6所示。1.3.3 工具栏工具栏介于菜单栏与编辑栏之间，主要包括常用、格式、跟踪、资源管理、项目向导等12种工具栏。其中，最常用的工具栏如下所述。1【常用】工具栏【常用】工具栏是系统默认显示的工具栏，主要用于项目文档的保存、新建、打开、打印、超链接、分配资源等常用操作，如图1-7所示。【常用】工具栏【格式】工具栏2【格式】工具栏【格式】工具栏也是系统默认显示的工具栏，主要用于设置文字样式、显示子任务、升级等操作，如图1-8所示。3【项目向导】工具栏【项目向导】工具栏不是系统默认显示的工具栏。用户可执行【视图】|【工具栏】|【项目向导】命令，添加此工具栏。【项目向导】工具栏主要用于计划与安排项目的日程、建立项目工作组、分配资源等操作，如图1-9所示。4【跟踪】工具栏【跟踪】工具栏不是系统默认显示的工具栏。用户可执行【视图】|【工具栏】|【跟踪】命令，添加此工具栏。【跟踪】工具栏主要用户统计项目、按日程更新、重排工时、添加进度线等操作，如图1-10所示。 【项目向导】工具栏 【跟踪】工具栏1.3.4 编辑栏编辑栏位于工具栏的下方，主要用于输入、修改或删除项目中的数据。单击编辑栏或单击单元格时，在编辑栏的左侧将会显示【确认】与【取消】按钮，如图1-11所示。1.3.5 工作区编辑栏工作区窗格工作区位于Project窗口的中央部分，系统默认的是以【甘特图】视图为主工作区，主要由数据区与图表区两部分组成。其中，数据区主要用来输入、编辑项目任务、工期、开始时间等项目信息，图表区主要以甘特条图形显示项目的数据状态，如图1-12所示。1.3.6 窗格窗格位于工作区的左侧，主要用来显示一些隐藏的功能，如图1-13所示。其中，主要包括【项目向导】工具栏中的【任务】、【资源】、【跟踪】与【报表】窗格，另外还包括【文件】菜单中的【新建项目】窗格。1.4 Project 2007中的视图与表视图与表是Project 2007软件的基础平台，在利用Project 2007进行项目管理时，必须依赖于视图与表来完成。Project 2007为用户提供了若干个视图与表，通过视图与表可以帮助用户查看、编辑、分析项目中的各种信息。下面便详细讲解Project 2007中视图与表的各项功能。1.4.1 Project 2007中的视图Project 2007为用户提供了24种视图，每种视图都具有独特的功能与作用，并以不同的格式与组件来显示项目信息。例如，【甘特图】视图主要用来显示项目任务的详细信息，而【资源工作表】视图则主要用来显示项目资源的详细信息。其中各种视图的具体情况如下所述。1【甘特图】视图【甘特图】视图是系统默认的视图，主要用来输入任务并安排任务工期，同时还可以在条形图中按时间查看项目的任务与工期。整个【甘特图】视图是由表格和图表组成的。视图的左侧部分是表格，主要显示任务名称、工期、开始时间、完成时间、前置任务等信息；视图的右侧部分是图表，主要以条形图格式显示任务信息，如图1-14所示。【甘特图】视图【跟踪甘特图】视图【任务分配状况】视图【日历】视图2【跟踪甘特图】视图【跟踪甘特图】视图主要用来比较基准日程与实际日程。其外观样式与【甘特图】视图的外观样式一样，也是由表格与图表组成的。两者的区别在于【跟踪甘特图】视图中的条形图将以上下两种方式进行显示。上方的条形图表示任务的当前计划，下方的条形图表示任务的比较基准，如图1-15所示。用户可通过执行【视图】|【跟踪甘特图】命令来打开【跟踪甘特图】视图。3【任务分配状况】视图【任务分配状况】视图主要用来编辑与审阅项目的工作分配情况。【任务分配状况】视图也是由表格与图表组成的。视图的左侧部分显示任务分配状况表，每个任务下面都分别列出已分配的资源。视图的右侧部分按照时间刻度显示了任务与工作分配的工时、成本等信息，如图1-16所示。4【日历】视图【日历】视图主要用来查看某一特定周的任务与工期，或以月历格式查看周的范围。在视图中，子任务是以细长蓝色轮廓的长方形显示，摘要任务是以蓝色粗体字体进行显示，里程碑是以深色阴影的长方形显示，如图1-17所示。5【网络图】视图【网络图】视图主要用来审阅、编辑任务与任务的相关性，并以流程图的格式创建与调整日程。【网络图】视图中的流程图格式相似于PERT（计划评审技术）图，一个方框代表一个任务，方框之间的连线代表任务之间的连接状态，两条交叉斜线的方框则表示已完成的任务，如图1-18所示。6【资源工作表】视图【资源工作表】视图主要用于输入、编辑与审阅项目的资源信息。【资源工作表】视图是由一个数据工作表组成的，如图1-19所示。7【资源使用状况】视图【资源使用状况】视图主要按照资源编辑与审阅工作分配情况。【资源使用状况】视图类似于【任务分配状况】视图，也是由表格与图表组成的。表格部分显示资源使用状况表，每个资源下面都列出了相关联的任务分配信息。在图表部分，按照时间刻度列出了任务与工作分配的工时、成本等信息，如图1-20所示。【网络图】视图【资源工作表】视图【资源使用状况】视图8【资源图表】视图【资源图表】视图主要是按照时间查看项目的资源分配、成本或工时。通过观察可知，【资源图表】视图是以条形图格式进行显示项目信息的。其中，蓝色条形图代表工时，红色条形图代表过度分配，如图1-21所示。9【详细甘特图】视图【详细甘特图】视图主要用来查看任务的可宽延时间与任务进度落后情况。此视图存放在【其他视图】对话框中，用户可执行【视图】|【其他视图】命令，在弹出的【其他视图】对话框中选择“详细甘特图”选项。【详细甘特图】视图的外观样式与【甘特图】视图的外观样式一样，也是由表格与图表组成的。两者的区别在于，【详细甘特图】视图中新增加了“资源调配延迟”列，如图1-22所示。 【资源图表】视图 【详细甘特图】视图1.4.2 Project 2007中的表Project 2007除了为用户提供了若干个视图之外，还为用户提供了若干个表，主要包括差异、成本、跟踪、工时、日程、项、超链接、使用状况等表。用户可执行【视图】|【表】命令，来调整与显示各种表视图。通过各种表可帮助用户查看、比较及分析项目信息。其中每种表的具体功能与内容如下所述。1【差异】表【差异】表主要用来查看任务的比较基准开始、完成时间的信息与其之间的差异情况。该表视图中主要显示了任务的开始时间、完成时间、比较基准开始时间、比较基准完成时间、开始时间差异及完成时间差异，如图1-23所示。2【超链接】表【超链接】表主要用来显示任务的链接情况，主要包括任务名称、超链接、地址、子地址等信息，如图1-24所示。通过【超链接】表，可以帮助用户详细记录任务的附加信息与链接信息。3【成本】表【成本】表主要用于查看任务的成本情况，主要包括固定成本、固定成本累算、总成本、比较基准、差异、实际与剩余，如图1-25所示。通过【成本】表，可以帮助用户设置任务的固定成本及成本累算方式。【差异】表【超链接】表【成本】表【跟踪】表4【跟踪】表【跟踪】表主要用来显示任务的实际完成情况。主要包括任务的实际开始时间、实际完成时间、完成百分比、实际完成百分比、实际工期、剩余工期、实际成本及实际工时，如图1-26所示。通过【跟踪】表，可以帮助用户根据项目的实际运作状态，设置任务的实际完成百分比情况。5【工时】表【工时】表主要用来查看任务的计划工时与实际工时之间的差异情况。主要包括任务的工时、比较基准、差异、实际、剩余及工时完成百分比，如图1-27所示。通过【工时】表，可以帮助用户根据项目的运作状态来设置任务的实际工时。6【日程】表【日程】表主要用来查看任务的可拖延情况。主要包括任务的开始时间、完成时间、最晚开始时间、最晚完成时间、可用可宽延时间及可宽延的总时间，如图1-28所示。通过【日程】表，可以帮助用户审阅任务的最晚开始时间及可宽延时间，从而帮助用户详细地安排任务的日程。7【使用状况】表【使用状况】表主要用来显示任务的具体安排情况。主要显示了任务名称、工时、工期、开始时间及完成时间，如图1-29所示。通过【使用状况】表，可以帮助用户查看任务的工时与工期情况。【工时】表【日程】表【使用状况】表8【项】表【项】表是【甘特图】视图中默认的表，主要用来查看任务的基本信息。主要包括任务的工期、开始时间、完成时间、前置任务及资源名称，如图1-30所示。通过【项】表，可以帮助用户查看任务的具体安排与资源分配情况。9【摘要】表【摘要】表主要用来显示任务的成本、工时与完成情况。主要包括任务的工期、工时、开始时间、完成时间、完成百分比与成本，如图1-31所示。 【项】表 【摘要】表1.5 Project 2007的基础操作Project 2007的基础操作主要包括启动Project 2007软件、打开文件、选择单元格、复制数据、查找与替换等内容。通过了解Project 2007的基础操作，可帮助用户快速掌握操作Project 2007软件的方法与技巧。1.5.1 启动Project 2007启动Project 2007，其实就是打开Project 2007软件。可双击Project 2007项目文档来启动软件。另外，还可以选择程序来启动软件，即选择【开始】|【程序】| Microsoft Office | Microsoft Office Project 2007选项，如图1-32所示。启动Project 20071.5.2 打开Project 2007文件用户可通过双击本地计算机中的Project项目文件的方法来打开Project 2007文件，也可以在Project 2007运行的文件中打开已保存在本地计算机中的Project 2007项目文档。单击【常用】工具栏中的【打开】按钮，在弹出的【打开】对话框中选择文件，单击【打 开】按钮，即可打开Project 2007文件，如图1-33所示。【打开】对话框1.5.3 编辑Project 2007文件编辑Project 2007文件是利用Project 2007管理项目的基础操作。所编辑的元素也都是Project 2007中的基本元素，其内容主要包括复制、剪切、粘贴、填充、定位等内容。其具体的操作方法与技巧如下所述。1选择单元格在Project 2007中，用户可通过鼠标或键盘来选择单个单元格、相邻的多个单元格与不相邻的多个单元格。其操作方法如下所述。 鼠标选择单个单元格 用户可通过单击鼠标的方法，选取文件数据区中的任意一个单元格。 键盘选择单个单元格 用户可按键盘中的“上”、“下”、“左”、“右”键来选择单元格。 单键选择单元格 用户可按Tab键或Enter键，横向或纵向地选择单元格。 选择相邻的多个单元格 用户可拖动鼠标，选择连续的多个单元格。 选择不相邻的多个单元格 用户可按住Ctrl键并单击鼠标，选择不连续