常用Excel、Powerpoint的使用技巧.ppt

2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,Excel、Powerpoint的使用技巧,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,Excel篇,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,Excel篇,快速填入相同的内容快速复制上一单元格求字符串中某字符出现的次数如何在Excel中设置单元格编辑权限（保护部分单元格）Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色Excel中如何控制每列数据的长度并避免重复录入去掉默认的表格线增加工作簿的页数,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,相对地址、绝对地址、混合地址数据的输入输入相同数据的两种情况数据的行列对调跨表操作数据两次选定单元格两列数据巧合并用快捷键设置单元格文本自动调整为合适的列宽,Excel篇,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,1.快速填入相同内容,选中多个单元格后，输入字符，然后按Ctrl+Enter组合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,2.快速复制上一单元格,选中下面的单元格，按Ctrl+（为西文的单引号）组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,3.求字符串中某字符出现的次数,例如：求A1单元格中字符“a”出现的次数：=LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,“a”,“”)LEN(text)：返回文本字符串的个数SUBSTITUTE（text,old_text,new_text,instance_num）:将字符串中的部分字符串以新字符串替换。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,4.如何在EXCEL中设置单元格编辑权限（保护部分单元格）,先选定所有单元格，点“格式”“单元格”“保护”，取消“锁定”前面的“”。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,再选定你要保护的单元格，点“格式”“单元格”“保护”，在“锁定”前面打上“”。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,3.点“工具”“保护”“保护工作表”，输入两次密码，点两次“确定”即可。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,5.Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色,比如：A11时，C1显示红色0A10,A11）,点“格式”“字体”“颜色”，点击绿色后点“确定”。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,3.条件3设为：公式=A11”,点“格式”一“字体”一“颜色”，选定红色后点两次“确定”。COUNTIF(range,criteria)：计算某个区域中满足给定条件的单元格数目。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,这样设定好后，输入数据如果长度不对会有提示，如果数据重复字体将会变成红色。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,7.去掉默认的表格线,单击“工具”菜单中的“选项”，再单击对话框中的“视图”，找到“网格线”，使之失效（将左边的“”去掉）。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,8.增加工作簿的页数,单击“插入”菜单下的“工作表”，即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,9.相对地址、绝对地址、混合地址,相对地址的形式是地址直接用列号行号组成。绝对地址的形式为：$A$1,$B$1。有些公式引用单元格是用混合型地址。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,10.数据的输入,日期和时间的输入当前系统日期的输入：ctrl+；当前系统时间的输入：ctrl+shift+；12小时制输入时间，在时间数字后空一格，并键入字母a或p，例如，8：00a改变日期格式在“格式-单元格”中修改,Word里：Alt+Shift+D：当前日期Alt+Shift+T：当前时间,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,数值的输入,负数输入：直接输入负号和数字，或用圆括号输入。分数输入：先输入0和一个空格，再输入分数。直接输入分数则认为是日期。输入据用自动设置小数点或尾随零的数字。在“工具一选项一编辑”选项卡中设置自动小数点.,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,公式的输入,公式以等号“=”开头，Excel有很多可利用的公式。如果想在工作簿中看到的是公式，而不是具体的值，则在“工具一选项一视图”选项卡中，选中“窗口选项”下的“公式”复选框。注意，这样在打印的时候打印的也是公式。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,11.输入相同数据的两种情况,同时在多个单元格中输入相同的数据。方法：选择要输入数据的单元格，如果不连续可以使用Ctrl键进行选择，然后输入数据，再按下Ctrl+Enter键就可以了。同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据选中多个工作表后后在相应单元格中输入数据，选择多个工作表的方法也是使用Ctrl或Shift键。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,12.数据的行列对调,选取要对调的数据范围，复制。在目的单元格上单击鼠标右键，选择“选择性粘贴”，在对话框中选择“转置”，确定。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,13.跨表操作数据,设有名称为sheet1、sheet2和sheet3的三张工作表，现要用sheet1的D8单元格的内容乘以40%，再加上sheet2的B8单元格内容乘以60%作为sheet3的A8单元格的内容。则应该在sheet3的A8单元格输入以下算式：=sheet1！D8*40%+sheet2！B8*60%。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,14.两次选定单元格,有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按Enter键，活动单元格默认下移一个单元格，非常不便。单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,15.两列数据巧合并,在EXCEL表格中，如果有两列数据需要合并起来，如果是数字的话，一般情况下可以使用四则运算的方法进行计算；但是如果有一列是文字，另一列是数字（或者文字），那么可以先在这两列后面的一个空列中单击，并输入=号，然后输入第一列的第一个单元格的相对引用名，输入&号，然后再输入第二个列单元格的相对引用名，最后按一下回车键即可。然后，鼠标移动到这个单元格的拖动柄上，向下拖动知道需要合并的数据最后一行。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,16.用快捷键设置单元格文本,在Excel中，熟练使用快捷键可以帮助我们设置单元格文本。在选择好要设置格式的单元格后，如果要设置为粗体，可以按Ctrl+B；如果要设置为斜体，可以按Ctrl+I；如果要设置为下划线，可以按Ctrl+U。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,17.自动调整为合适的列宽,在Excel中，如果一个单元格中文字内容过长，就无法为系统全部显示出来，手工调整又很麻烦。这时可以将鼠标移动到该列的列标与下一列的交界处，当鼠标指针变为两个方面的箭头时，双击，这时系统就会把列宽设置为该列中最宽的那个单元格的宽度。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,Powerpoint篇,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,Powerpoint篇,保护你的PowerPoint演示文稿重复上一动作（F4键）更改Undo的次数幻灯片自动更新日期与时间让文字闪烁不停计算字数、段落放映时指定跳到某张幻灯片放映时进到下一张幻灯片放映时退到上一张幻灯片终止幻灯片放映放映时鼠标指针的隐藏与显现,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,Powerpoint篇,在播放的PPT中使用画笔标记控制放映时白屏或黑屏窗口播放模式在“幻灯片浏览视图”中检查切换方式人工设置幻灯片放映时间间距幻灯片上做标记利用PowerPoint上网播放多种音视频文件插入Flash影片让PowerPoint文档中的数据图表动起来,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,1.保护你的PowerPoint演示文稿,在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“安全性”选项卡，根据你保护文档不被查看或是不被更改的要求，把密码键入“打开权限密码”或“修改权限密码”框中，单击“确定”。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,例如，将一些文字设置为粗体，然后再选择另外一些文字，按一下F4键，这些字也变成了粗体。,2.重复上一动作（F4键）,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,3.更改Undo的次数,一般PowerPoint可以撤消的操作数的默认值是20次。点击菜单“工具”/“选项”/“编辑”/“最多可取消操作数”，即可更改。注：最高限制次数为150次。此数值越大占用系统资源越多,这是很简单的道理。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,4.幻灯片自动更新日期与时间,如果想实现自动更新日期与时间，可以进行下述操作:单击“视图页眉与页脚”命令，在打开的对话框中选择幻灯片，选中日期与时间，选择“自动更新“，则每次打开文件，系统会自动更新日期与时间。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,假如想在幻灯片的任何位置上添加日期、时间，可按下列步骤进行：在幻灯片上，定位占位符或文本框内的插入点。点击“插入日期和时间”，系统弹出“日期和时间”对话框，用户可以选择自己喜欢的时间格式。选完以后单击“确定”就可以了。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,5.让文字闪烁不停,在PowerPoint中可以利用“自定义动画”来制作闪烁文字，但无论选择“慢速”、“中速”还是“快速”，文字都是一闪而过，无法让文字连续闪烁。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,其实在这种情况下，我们只需要按照下例步骤做，就可以实现连续闪烁:选中要闪烁的文字，单击鼠标右键选择“自定义动画（M）”命令，在出现的“自定义动画”中单击“添加效果”命令，如下图所示：,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,依次单击“强调”“闪烁”命令；,在“修改：闪烁”选项中单击属性下拉式菜单（即在“开始”、“属性”、“速度”下方），选择“计时（T）”命令,如下图所示：,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,系统自动弹出“闪烁”对话框，单击“计时”命令，在“重复（R）”的下拉式菜单中单击要重复的次数或控制要求（比如选中“2、5、10、直到下次单击”等），然后单击“确定”，文字即可按设定的次数或控制要求进行连续闪烁。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,Powerpoint课件制作,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,6.计算字数、段落,Powerpoint能否像Word那样计算字数呢?可以，不过形式略有不同。执行“文件”/“属性”/“统计信息”，即会列出所有文件的字数、段落等信息。在“摘要信息”标签下还有标题、主题等信息。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,7.放映时指定跳到某张幻灯片,如果在放映过程中需要临时跳到某一张，如果你记得那是第几张，例如是第6张，那么很简单，键入“6”然后回车，就会跳到第6张幻灯片。或者按鼠标右键，选择“定位”。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,8.放映时进到下一张幻灯片,进到下一张幻灯片:N、Enter、PageDown、右箭头、下箭头、空格键（或单击鼠标）,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,9.放映时退到上一张幻灯片,退到上一张幻灯片:P、PageUp、左箭头、上箭头,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,10.终止幻灯片放映：Esc或“-”键,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,11.放映时鼠标指针的隐藏与显现,隐藏鼠标指针：Ctrl+H显示鼠标指针：Ctrl+A,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,12.在播放的PPT中使用画笔标记：CTRL+P；擦除所画的内容：E键,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,13.控制放映时白屏或黑屏,上课时，如果想让学生的注意力集中到讲课上而屏蔽掉幻灯片画面对讲课的干扰，可设置为白屏或黑屏。按一下“B”键会显示黑屏，再按一次则返回刚才放映的那张幻灯片。按一下“W”键会显示一张空白画面，再按一次则返回刚才放映的那张幻灯片。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,14.窗口播放模式,在实际使用PowerPoint的演示文稿过程中，往往需要与其它程序窗口的数据配合使用以增强演示的效果，可是用鼠标点击PowerPoint幻灯片放映菜单中的“观看幻灯片”选项，将启动默认的全屏放映模式，而在这种模式下则必须使用“AltTab”或“AltEsc”组合键与其它窗口切换。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,播放幻灯片时，先按住Alt键不放，再依次按下D、V键激活幻灯片播放，这时我们所启动的幻灯片放映模式就是一个带标题栏和菜单栏的形式了。这样一来，就可以在幻灯片播放时也能对播放窗口进行操作了，如最小化和自定义大小等。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,15.在“幻灯片浏览视图”中检查切换方式,1.切换到“幻灯片浏览”视图，幻灯片左下方会出现一个查看切换方式的小图标。2.单击想查看的幻灯片下方的图标，PPT就会对该张幻灯片演示一遍切换效果。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,16.人工设置幻灯片放映时间间距,1、选择要设置时间的幻灯片。2、选择“幻灯片放映/幻灯片切换”命令，打开对话框。3、选择“换页方式”栏下的“每隔”选项，在下方框中输入希望幻灯片在屏幕上出现的秒数。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,4、如果要将此时间应用到当前幻灯片上，则点“应用”按钮，如果应用到所有幻灯片上，就单击“全部应用”按钮。5、对要设置时间的每张幻灯片重复上述步骤。说明：如果希望在单击鼠标和经过预定时间后都能换页，请同时选中“单击鼠标换页”和“每隔”复选框。至于哪个起作用，则以较早发生者为准。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,17.幻灯片上做标记,1、在放映时，单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“指针选项”命令，在打开的子菜单“圆珠笔”/“毡尖笔”/“荧光笔”。2、如果你对绘图笔颜色不满意，还可在右击幻灯片时弹出的快捷菜单中选择“指针选项”命令，再选择“墨迹颜色”，你就可以挑一种喜欢的颜色啦。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,3、做这些标记不会修改幻灯片本身的内容，在右键弹出的菜单中选择“指针选项”中的“擦除幻灯片上的所有墨迹”命令，幻灯片就复原了。4、如果不需要进行绘图笔操作时，可以再次在屏幕上单击鼠标右键，在“指针选项”中选取“自动”，就把鼠标指针恢复为箭头状了。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,18.利用PowerPoint上网,运行PowerPoint时也可轻松上网，而不用打开IE浏览器。方法是:在幻灯片视图下，单击视图工具栏Web可发现在工具栏上有地址栏，在此地址栏中输入地址即可上网，另外，它还将IE中浏览过的地址也记录于其下，做到了完全与IE的兼容。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,19.播放多种音视频文件,在PowerPoint中往往通过“插入影片和声音文件中的影片（或文件中的声音）”来播放音频视频文件，这种方法不方便对音视频进行控制。,2019/11/22,华中农业大学图书馆数字化部,