常用办公软件小技巧.ppt

2015年8月,常用办公软件小技巧,谁都离不开办公软件,工作中常常为调整文件的格式花费很多时间么？,还在为数据统计而手忙脚乱么？,2,3,你可能需要知道这些小技巧,WORD,页眉去横线快速另起一页表格复制不变形,EXCEL,数据转置强制换行合并计算两行数据冻结窗口打印区域设置首行重复打印数据分析模型,WORD和EXCEL的联合运用,WORD小技巧,4,1.如何去掉页眉上“顽固”的横线？,WORD小技巧,5,“视图”-“页眉和页脚”按钮，进入页眉页脚编辑模式；然后进入菜单栏的“格式”中的“样式与格式”“修改”（如下图）,1.如何去掉页眉上“顽固”的横线？,WORD小技巧,6,在“修改格式”对话框，选择“格式”“边框”（如下图）,1.如何去掉页眉上“顽固”的横线？,WORD小技巧,7,在“边框与底纹”对话框，选择“无”，并“应用于”“段落”（如右图）,1.如何去掉页眉上“顽固”的横线？,WORD小技巧,8,2.如何迅速另起一页？,无数个回车。,Ctrl+Enter,WORD小技巧,9,3.如何把EXCEL的表格复制到WORD中，但保持表格格式不变？,选择性粘贴图片,10,EXCEL小技巧,1.如何快速完成表格列和行的互换？,EXCEL小技巧,11,选中要转换的表格，右击选择“复制”；在放置新表格的区域，点击标题行“开始”“粘贴”“选择性粘贴”“转置”（如右图）,1.如何快速完成表格列和行的互换？,12,EXCEL小技巧,2.如何在单元格内强制换行？,Alt+Enter,13,EXCEL小技巧,3.如何将两行数据直接加总后替换？,EXCEL小技巧,14,选中被加总的数据，右击选择“复制”；选中“加数”所在列，标题行“文件粘贴选择性粘贴数值加确定”（如右图）,3.如何将两行数据直接加总后替换？,15,EXCEL小技巧,.如何冻结特定行或列？,可活动区域,EXCEL小技巧,16,选中可活动区域的首个单元格，选择标题行“窗口冻结窗口”（如右图）；或者“视图冻结窗口冻结拆分窗格,.如何冻结特定行或列？,可活动区域,17,EXCEL小技巧,.如何打印特定区域？,选中需打印的特定区域，选择标题行“文件打印区域设置打印区域”（如右图）；,EXCEL小技巧,18,选择标题行“文件页面设置”（如下图）；在“页面设置”窗口，选择“顶端标题行”或者“左端标题行”的区域，确定即可（如右图）。,.如何重复打印标题栏？,19,EXCEL小技巧,6.如何建立EXCEL数据分析模型？,一般情况下，数据表分为四个层次：1、原始数据表。也就是我们直接能获取的数据，可以是信息系统自动生成的，也可能是手工完成的；2、数据源表。是对原始数据表进行加工以及格式规范化之后的数据（该表具备无合计、无合并单元格、单层表头、无标题等特性）；3、工作底稿。这张（系列）表包含所有最终要呈现报表的字段，数据则直接或间接来自于数据源表（需要函数等多种技巧）。4、结果报告表。也就是我们最终要呈现的报表。,WORD与EXCEL综合运用,20,1、如何用模板让数据自动生成？,WORD与EXCEL综合运用,21,1、如何用模板让数据自动生成？,由于数据来源的表格是固定的（资产负债表、利润表等），可以通过特殊粘贴方式达到WORD中数据自动生成的目的。建立EXCEL和WORD模板（确定格式和常规的内容），并单独保存，保持文件名称、位置不发生变化；更新EXCEL中的数据，注意只能数字变化，不能更改格式；复制EXCEL中特定数据（右击复制）；在WORD中，该数据需要粘贴的位置，选择标题行“编辑选择性粘贴粘贴链接无格式文本”（如后图）；以此不断重复，待WORD中所有数据都以此方式粘贴完毕；模板建立完毕后，保存。,WORD与EXCEL综合运用,22,1、如何用模板让数据自动生成？,WORD与EXCEL综合运用,23,1、如何用模板让数据自动生成？,下次使用时，打开word文档，会出现对话框“此文件包括其他文件的链接，确实要用链接文件中的数据更新该文档么？”，选择“确定”。链接自动更新，另存为新的文